Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zambrowskim Związku Gmin z siedzibą w Zambrowie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Łomży

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 8 marca 2004 roku (znak: RIO.IV.6012 - 2/04), o treści jak niżej:

Pan Kazimierz Dąbrowski

Przewodniczący Zarządu

Zambrowskiego Związku Gmin

ul. Fabryczna 3

18 – 300 Zambrów

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Zambrowskiego Związku Gmin w Zambrowie za okres 2003 roku, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 roku Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Stosownie do postanowień art. 67 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), podstawą utworzenia i funkcjonowania związku międzygminnego jest jego statut. Badanie statutu Zambrowskiego Związku Gmin wykazało, iż jego postanowienia nie odpowiadają w pełni przepisom ustawy określającym wymaganą treść takiego aktu (art. 67 ust. 2 ustawy): nie wskazuje on wszystkich uczestników związku, nie zawiera postanowień w kwestii zakresu i trybu pracy komisji rewizyjnej, wyboru Przewodniczącego Zarządu, który jest jednocześnie Przewodniczącym Związku.

Nie został też określony regulamin obrad Zgromadzenia oraz regulamin pracy Zarządu, przyjęcie których zawarto w § 8 pkt 3 statutu Związku.

W zakresie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości Związku stwierdzono, iż zakładowy plan kont, obowiązujący na mocy zarządzenia Przewodniczącego Związku od 17 marca 1996 roku, ograniczono do wykazu symboli kont i ich nazwy. Zgodnie z przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a) ustawy z 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2002 roku Nr 76 poz. 694 ze zm.), zakładowy plan kont powinien określać, oprócz wykazu kont księgi głównej, także przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Nie stwierdzono też instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów lub innej regulacji określającej procedury wewnętrznej kontroli finansowej.

Stwierdzone uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości związku międzygminnego. Stosownie do postanowienia art. 73a ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, do gospodarki finansowej związku międzygminnego stosuje się odpowiednio przepisy o gospodarce finansowej gmin. Zasady ogólne finansów publicznych określa ustawa z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 155, poz. 1014 ze zm.). Przepisy tej ustawy nakładają na podmioty zaliczane do sektora finansów publicznych, w tym jednostki samorządu terytorialnego ich organy oraz związki (art. 5 pkt 1 ustawy), obowiązki i odpowiedzialność za gospodarkę finansową, m.in. w zakresie kontroli finansowej dotyczącej procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowania mieniem – o czym mowa w art. 35a ustawy.

Według postanowień art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości jednostki (w tym także związki gmin – art. 2 ust. 1 pkt 4 i art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy) obowiązane są stosować określone ustawą zasady rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową oraz wynik finansowy. Zgodnie natomiast z przepisem art. 24 ust. 4 pkt 2 wymienionej ustawy, zapisy w księgach rachunkowych powinny być uporządkowane chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1.      Podjęcie stosownych procedur w celu dostosowania statutu Związku Gmin do wymogów art. 67 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym, a także przyjęcia regulaminu obrad Zgromadzenia Związku i regulaminu Zarządu.

2.       Uzupełnienie postanowień zakładowego planu kont o elementy wskazane w części opisowej wystąpienia oraz wykonanie obowiązku w zakresie opracowania procedur wewnętrznej kontroli finansowej.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa Izby do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3 – 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30 – dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

  Z-ca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Łomży