Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Liceum Ogólnokształcącym w Wysokiem Mazowieckiem

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28 czerwca 2004 roku (znak: RIO.I.6012 - 14/04), o treści jak niżej:

                                                                                  Pan

                                                                                  Ryszard Flanc

                                                                                  Dyrektor Liceum Ogólnokształcącego

                                                                                  w Wysokiem Mazowieckiem

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2003 roku, przeprowadzonej w Liceum Ogólnokształcącym w Wysokiem Mazowieckiem na podstawie art. l ust. l oraz w trybie art. 5 ust. l ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego l egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Badając stan wewnętrznych regulacji dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości stwierdzono, iż w kontrolowanej jednostce został wprowadzony zakładowy plan kont oraz instrukcje: obiegu i kontroli dokumentów, inwentaryzacyjna oraz kontroli wewnętrznej. Analiza prawidłowości opracowania wewnętrznych przepisów wykazała, że zakładowy plan kont nie zawierał niektórych kont występujących w księdze głównej, np. 130/1, 852, oraz sposobu ich funkcjonowania. Podstawę opracowania zakładowego planu kont winien stanowić wykaz kont podany w jednolitym planie kont dla jednostek budżetowych, zawarty w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz jednolitych planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752). Spośród ujętych w wyżej wymienionym wykazie kont (które należy traktować jako standardową liczbę kont), w zakładowym planie kont można pominąć tylko te, które służą do ujęcia operacji gospodarczych nie występujących w danej jednostce lub uzupełnić o dodatkowe konta nie występujące w wykazie, pod warunkiem zachowania zgodności co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami planu kont – s. 6 protokołu kontroli.

Ponadto, dokumentacja zasad rachunkowości nie zawierała wykazu stosowanych ksiąg rachunkowych, jak tego wymaga art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b) ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) – s. 7 protokołu kontroli.

Z przyjętych uregulowań nie wynikał też sposób sporządzania raportów kasowych, odrębnych dla środków rachunku podstawowego i rachunku ZFŚS oraz środków specjalnych – s. 11, 12 protokołu kontroli.

         Nieprawidłowości stwierdzono w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, bowiem są one prowadzone w sposób, który nie odpowiada wymogom przepisów rozdziału 2 ustawy o rachunkowości. Przede wszystkim należy wskazać, iż jednostka dokonuje, w prowadzonych ręcznie księgach (tzw. dziennik główna), łącznych zapisów księgowych operacji gospodarczych dotyczących danego miesiąca. Z załącznika nr 2 do protokołu kontroli wynika, że w miesiącu dokonuje się jednego do trzech zapisów księgowych, a daty operacji są oznaczane np. (w kolejności zapisów): 1-12.09, 1-30.09, 13-30.09. Podstawą zapisów są zestawienia zbiorcze, zawierające wykaz kont, na których zaewidencjonowano określone kwoty po stronie Wn i Ma oraz ich ujęcie na tzw. kontach teowych.

         Zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy, księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które powinny tworzyć m.in. dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze oraz zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych. Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych przez kontrolowaną jednostkę nie wypełnia cech przewidzianych ustawą o rachunkowości, ponieważ nie spełnia wymogów art. 14 i 15 ustawy, dotyczących dziennika i kont księgi głównej. Dziennik, jako element składowy ksiąg rachunkowych, powinien zawierać chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, a także umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obrotów) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Natomiast zgodnie z art. 15 ustawy, konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach, zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku, w ujęciu systematycznym, przy czym zapisów na określonym koncie dokonuje się również w kolejności chronologicznej.

Podkreślić też należy, iż rejestrowanie w księgach zdarzeń wyłącznie na podstawie zestawień zbiorczych (w formie wskazanej w załączniku nr 2 do protokołu) narusza wymogi ustawy, dotyczące dokumentowania zapisów księgowych. W art. 20 ust. 2 ustawy została zawarta zasada, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, tj. dowody źródłowe: zewnętrzne obce, zewnętrzne własne oraz wewnętrzne. Podstawą zapisu mogą być także m.in. sporządzone przez jednostkę dowody księgowe zbiorcze, służące do łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione - art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy. Zestawienia zbiorcze sporządzane przez kontrolowaną jednostkę nie zawierają wymaganej cechy dowodu zbiorczego. Ponadto nie wypełniają normy art. 21 ust. 1 ustawy, ustanawiającego katalog wymaganych elementów, które powinien zawierać prawidłowo sporządzony dowód księgowy.

      W zakresie poprawności prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono także:

- dokonywanie poprawek błędnych zapisów w księgach rachunkowych w sposób naruszający wskazania art. 25 ust. 1 ustawy o rachunkowości (czyniono poprawki poprzez zamazywanie błędnego zapisu korektorem i nanoszenie prawidłowego lub poprzez poprawianie pojedynczych cyfr) – s. 8 protokołu kontroli,

- zaniechanie wskazywania w kwitariuszach przychodowych K-103 daty dokonanej operacji gospodarczej, jak tego wymaga przepis art. 21 ust. 1 pkt 4 ustawy – s. 12 protokołu kontroli,

- ewidencjonowanie rozrachunków z kontrahentami dopiero w momencie zapłaty, co skutkowało naruszeniem zasady, ustalonej przepisem art. 20 ust. l ustawy, iż do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym – s. 14 protokołu kontroli,

- niezgodne z przepisami, zawartymi w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości..., prowadzenie zapisów na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”, poprzez zaniechanie stosowania zasady czystości obrotów. W myśl tej zasady, do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat i korekt stosuje się dodatkowo techniczny zapis ujemny – s. 12 protokołu kontroli.

Kontroli poddano również prawidłowość wypełniania przez badaną jednostkę obowiązków sprawozdawczych, nałożonych przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279 ze zm.). W wyniku analizy okazanej sprawozdawczości stwierdzono wykazanie w kolumnie „Zobowiązania ogółem” w sprawozdaniach Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych Liceum Ogólnokształcącego, sporządzonych za miesiące kończące okresy kwartalne oraz za rok budżetowy, danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej – s. 9, 10 protokołu kontroli. Obowiązek wykazywania w sprawozdaniach Rb-28S wszystkich bezspornych zobowiązań niespłaconych do końca okresu sprawozdawczego został wskazany w § 8 ust. 2 pkt 4 załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Wykazane w sprawozdaniach dane powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, o czym stanowi przepis § 10 ust. 2 rozporządzenia. W związku z tą normą prawną pozostaje także przepis § 8 ust. l pkt l tego aktu, nakazujący sporządzanie sprawozdań jednostkowych na podstawie ksiąg rachunkowych.

Stwierdzone przypadki niezgodności danych ksiąg z danymi sprawozdań, dotyczące zobowiązań z tytułu wynagrodzeń i pochodnych, wynikały z faktu sporządzania sprawozdań na podstawie zestawień miesięcznych („zbiorówek”) list płac, bez uzgadniania z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Wyjaśnienie głównego księgowego, iż sprawozdania były przedkładane przed zaksięgowaniem i uzgodnieniem zobowiązań (załącznik nr 3 do protokołu), wskazuje na niebieżące prowadzenie ksiąg w rozumieniu art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy o rachunkowości.

Kontrola wykazała ponadto, iż w sprawozdaniu Rb- 28S za okres od początku roku do dnia 30.11.2003 r., w rozdz. 80120 Licea ogólnokształcące, par. 4300 Zakup usług pozostałych, badana jednostka wykazała wykonanie wydatków na kwotę 18.000 zł, podczas gdy z ewidencji księgowej wynikała kwota 18.703,60 zł, natomiast w par. 4260 Zakup energii kwotę 71.501,84 zł, gdy w ewidencji księgowej zaewidencjonowano 70.798,24 zł (różnica 703,60 zł). Wykazanie w przedstawionych podziałkach klasyfikacyjnych danych niezgodnych z ewidencją miało związek, jak należy wnioskować, z przekroczeniem na koniec okresu sprawozdawczego limitu wydatków (o sumę 703,60 zł) na zakup usług pozostałych. Przekroczenie, według wyjaśnień, wynikało ze zrealizowanych, a nieplanowanych dotychczas wydatków na udział uczniów w turnieju szachowym. Należy wskazać, że zgodnie z zasadami określonymi w art. 28 ust. 1 i art. 92 pkt 3 w zw. z art. 129 ust. 1 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.), wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień – s. 21 protokołu kontroli.

            W trakcie czynności sprawdzających prawidłowość wynagradzania pracowników administracji i obsługi ustalono, iż badana jednostka posiada „Regulamin wynagradzania pracowników administracji i obsługi LO w Wysokiem Mazowieckiem”, opracowany pod datą 24 kwietnia 1999 r. Jako podstawę prawną jego opracowania wskazano w nagłówku m.in. przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 stycznia 1999 r. w sprawie wynagradzania pracowników komunalnych zakładów budżetowych.

Należy wskazać, iż od dnia 1 sierpnia 2000 r. obowiązuje rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 61 poz. 707 ze zm.), które reguluje zasady wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego. Wykaz stanowisk, zaszeregowań i wymagań kwalifikacyjnych pracowników jednostek oświatowych niebędących nauczycielami zawiera tabela stanowiąca załącznik Nr 4 do rozporządzenia. Stosowanie przepisów tego rozporządzenia wymaga jednakże podjęcia przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego uchwały w sprawie ustalenia najniższego wynagrodzenia zasadniczego w pierwszej kategorii zaszeregowania (§ 2 pkt 2 rozporządzenia) oraz ustalenia przez dyrektora Liceum, w porozumieniu z organem stanowiącym, wartości jednego punktu w złotych, niezbędnego do ustalenia tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego (§ 3 ust. 2 – 5 rozporządzenia). Badana jednostka nie okazała postanowień organu stanowiącego Powiatu Wysokomazowieckiego, ustalających wartości umożliwiających stosowanie w praktyce rozporządzenia wyjaśniając, iż uchwały w powyższej sprawie nie były przez Radę Powiatu podejmowane. W tej sprawie skierowałem pismo do Zarządu Powiatu.

Stwierdzone podczas kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych, dotyczących gospodarki finansowej jednostek budżetowych oraz prowadzania rachunkowości.

Odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie gospodarki finansowej spoczywa na Dyrektorze Liceum Ogólnokształcącego, jako kierowniku jednostki budżetowej, który stosownie do przepisów art. 28a ustawy o finansach publicznych odpowiada za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Zakres obowiązków dyrektora szkoły w zakresie spraw finansowych i organizacyjnych wskazany został również przepisami art. 39 ust. l pkt l i 5 ustawy o systemie oświaty. Kierownik jednostki odpowiedzialny jest również za właściwe wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, w przypadku powierzenia obowiązków innej osobie za jej zgodą.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały na Głównym Księgowym Liceum, stosownie do zakresu czynności oraz przepisów art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dostosowanie przepisów wewnętrznych z zakresu polityki rachunkowości do obowiązujących przepisów prawnych oraz stosowanych w praktyce rozwiązań.

2. Spowodowanie prowadzenia ksiąg rachunkowych w sposób odpowiadający przepisom ustawy o rachunkowości, eliminujący wykazane nieprawidłowości, ze szczególnym uwzględnieniem, iż:

a) zapisy w dzienniku oraz na kontach księgi głównej powinny być ujmowane w kolejności chronologicznej,

b) dokonywanie zapisów powinno odbywać się na podstawie dowodów księgowych dopuszczonych przez ustawę, sporządzonych zgodnie z jej postanowieniami, a także jednoznacznie powiązanych z zapisami księgowymi.

3. Zapewnienie prawidłowego sporządzania sprawozdawczości budżetowej jednostki budżetowej, ze zachowaniem wymogu, aby wykazane w sprawozdaniach dane były zgodne z danymi ewidencji księgowej.

4. Dokonywanie wydatków środków publicznych zgodnie planem finansowym.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                                                                               Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

   w Białymstoku

W wyniku kontroli w w/w jednostce skierowano pismo z dnia 28.06.2004 roku, do organu wykonawczego:

Zarząd Powiatu

Wysokomazowieckiego

         Uprzejmie informuję, że Regionalna izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła problemową kontrolę gospodarki finansowej Liceum Ogólnokształcącego im. Króla Kazimierza Jagiellończyka w Wysokiem Mazowieckiem.

         W trakcie czynności sprawdzających prawidłowość wynagradzania pracowników administracji i obsługi ustalono, iż badana jednostka posiada „Regulamin wynagradzania pracowników administracji i obsługi LO w Wysokiem Mazowieckiem”, opracowany pod datą 24 kwietnia 1999 r. Jako podstawę prawną jego opracowania wskazano w nagłówku m.in. przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 stycznia 1999 r. w sprawie wynagradzania pracowników komunalnych zakładów budżetowych.

Należy wskazać, iż od dnia 1 sierpnia 2000 r. obowiązuje rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 61 poz. 707 ze zm.), które reguluje zasady wynagradzania pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjnych i obsługowych w samorządowych placówkach oświatowych. Stosowanie przepisów tego rozporządzenia wymaga jednakże podjęcia przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego uchwały w sprawie ustalenia najniższego wynagrodzenia zasadniczego w pierwszej kategorii zaszeregowania (§ 2 pkt 2 rozporządzenia) oraz ustalenia przez kierownika jednostki, w porozumieniu z organem stanowiącym, wartości jednego punktu w złotych, niezbędnego do przyjęcia tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego (§ 3 ust. 2 – 5 rozporządzenia). Badana jednostka nie okazała postanowień organu stanowiącego Powiatu Wysokomazowieckiego, umożliwiających stosowanie w praktyce rozporządzenia wyjaśniając, iż uchwały w powyższej sprawie nie były przez Radę Powiatu podejmowane.

         W związku z przedstawionymi ustaleniami kontroli zwracam się z wnioskiem o podjęcie stosownych działań, które w efekcie umożliwią kierownikowi podległej jednostki oświatowej ustalenie wynagrodzeń pracowników stosownie do obecnie obowiązujących przepisów prawnych.

         W załączeniu przekazuję wystąpienie pokontrolne, jakie w wyniku kontroli skierowałem do Dyrektora Liceum Ogólnokształcącego w Wysokiem Mazowieckiem.

                                                                                  Prezes

  Regionalnej Izby Obrachunkowej

     w Białymstoku