Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej powiatu Zambrowskiego

przeprowadzona w Starostwie Powiatowym w Zambrowie

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 6 października 2004 roku (znak: RIO.IV.6011 - 8/04), o treści jak niżej:

Zarząd

Powiatu Zambrowskiego

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej, przeprowadzonej
w Starostwie Powiatowym w Zambrowie, na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust.
1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U.
z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

        W wyniku badania dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości stwierdzono brak ustalenia w instrukcji inwentaryzacyjnej częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych, o czym stanowi art. 26 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) – strona 4 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych, której wyniki opisano na stronach 5 i 6 protokołu kontroli, wykazała, iż nie dopełniono obowiązków wynikających
z ustawy o rachunkowości gdyż:

-  nie sporządzano zestawienia obrotów poszczególnych dzienników na koniec okresów sprawozdawczych i na koniec roku obrotowego w myśl postanowień art. 14 ust. 3 ustawy;

-  na koniec roku nie zestawiono zbiorczo sald poszczególnych kont rozrachunkowych (zespołu  2) co reguluje art. 18 ust. 2 w/w ustawy. Zestawienia takie drukowane były
w układzie poszczególnych rejestrów;

-   nie sporządzano, w okresach wyszczególnionych w art. 18 ust. 1 w/w ustawy, zestawienia sald kont księgi głównej.

         Sprawdzając procedury opracowywania budżetu na 2003 rok stwierdzono znaczne opóźnienia w przekazaniu jednostkom organizacyjnym danych wynikających z projektu budżetu, służących do opracowania projektów planów finansowych tych jednostek. Jak wskazuje opis na stronie 4 protokołu kontroli opóźnienia te sięgały 65 dni w stosunku do terminów wynikających z treści art. 125 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2003 roku Nr 15, poz. 148 ze zm.).

         Badanie wykonywania obowiązku w zakresie corocznej kontroli przestrzegania realizacji procedur kontroli wewnętrznej przez podległe jednostki, obejmującej przynajmniej 5% wydatków podległych jednostek, zgodnie z przepisami art. 127 ustawy o finansach publicznych wykazało, iż w okresie objętym kontrolą nie przeprowadzono kontroli
w podległych jednostkach – strona 6 i 7 protokołu kontroli.

         Stwierdzono, że wszystkie wpływające do Starostwa Powiatowego dowody księgowe posiadają datę wpływu, lecz dokumenty te nie były rejestrowane w dzienniku wpływu korespondencji – strona 4 protokołu kontroli. Uwidacznianie dat wpływu dokumentów finansowo-ksiegowych oraz ich rejestracja ma zasadnicze znaczenie m. in. dla prowadzenia kontroli terminowości regulowania zobowiązań i jest elementem systemu kontroli finansowej, którego ustanowienie jest obowiązkiem kierownika jednostki sektora finansów publicznych, wynikającym z treści art. 28 a ustawy o finansach publicznych.

         W wyniku kontroli dokumentowania i wypłacania diet radnym powiatu ustalono, iż uchwała Nr IV/14/99 Rady Powiatu Zambrowskiego z dnia 8 lutego 1999 roku określająca zasady ustalania diet jako miesięczny ryczałt, obejmujący diety i zwrot kosztów podróży służbowych, narusza przepisy rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 r. w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych powiatu (Dz. U. Nr 66, poz. 799) –  strona 19 protokołu kontroli. Cytowany przepis nie przewiduje zryczałtowania diety oraz kosztów podróży służbowych, a ich rozliczanie dokonywane jest w przypadkach faktycznie odbytych przez radnego podróży służbowych.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych, dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostki sektora finansów publicznych. Wykonywanie budżetu powiatu, stosownie do przepisu art. 32 ust.
2 pkt 4 ustawy z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592), należy do zadań zarządu powiatu. Zarząd wykonuje zadania przy pomocy m.in. starostwa powiatowego, którego kierownikiem, a także zwierzchnikiem służbowym pracowników, jest starosta (art. 33 i art. 35 ust. 2 ustawy). Prawidłowe prowadzenie rachunkowości, stosownie do postanowień art. 35 ustawy o finansach publicznych oraz zakresu czynności służbowych, należy do powinności głównego księgowego (skarbnika).

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1.                 Uzupełnienie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości o elementy wskazane w części opisowej wystąpienia.

2.                 Spowodowanie wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, z uwzględnieniem wskazanych przepisów ustawy o rachunkowości poprzez:

- sporządzanie zestawienia obrotów poszczególnych dzienników na koniec okresów sprawozdawczych i na koniec roku obrotowego;

-         sporządzanie na koniec roku zestawienia sald poszczególnych kont rozrachunkowych (zespołu  2);

-         sporządzanie zestawienia sald kont księgi głównej.

3.                 Przedłożenie Radzie Powiatu projektu zmian uchwały w sprawie zasad ustalania diet radnym powiatu, celem dostosowania jej do obowiązujących przepisów.

4.                 Przeprowadzanie kontroli jednostek organizacyjnych gminy w trybie art. 127 ustawy
o finansach publicznych na zasadach wynikających  z przepisów wewnętrznych.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową
w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa Izby do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3 – 4 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30 – dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku