Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Gminnym Ośrodku Kultury w Augustowie z siedzibą w Żarnowie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16 czerwca 2004 roku (znak: RIO.V.6012 - 7/04), o treści jak niżej:

Pani Wacława Grzybek

Dyrektor Gminnego Ośrodka Kultury

w Augustowie

z siedzibą w Żarnowie

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2003 roku, przeprowadzonej w Gminnym Ośrodku Kultury w Augustowie z siedzibą w Żarnowie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego 1 egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Kontrola wykazała uchybienia w sferze prowadzenia rachunkowości jednostki, naruszające postanowienia ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r Nr 76, poz. 694 ze zm.) oraz zasady zawarte w zakładowym planie kont i instrukcji obiegu dokumentów Ośrodka Kultury; polegały one na:

- niewłaściwym, w świetle art. 14 ust. 1 i 2 ustawy, prowadzeniu dziennika: nie przestrzegano obowiązku kolejnego numerowania zapisów, dokonywania zapisów z zachowaniem chronologii zdarzeń, nie liczono sum zapisów (obrotów) w sposób ciągły – s. 8 protokołu kontroli,

- stosowaniu sposobu numeracji dokumentów księgowych, który nie spełniał wymogu art. 24 ust. 4 pkt. 1 ustawy, aby udokumentowanie zapisów pozwalało na pełną identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych – s. 8 protokołu kontroli,

- nie przestrzeganiu w pełni zasady memoriału, wyrażonej art. 6 ustawy, dotyczącej zarachowywania w księgach rachunkowych przychodów i kosztów jednostki – s. 9, 10 protokołu kontroli,

- braku wskazania na niektórych dowodach księgowych sposobu ich ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja), wymaganego przepisami art. 21 ust. 1 pkt. 6 ustawy o rachunkowości – s. 10 protokołu kontroli,

- stosowaniu nieprawidłowej korespondencji kont przy ewidencjonowaniu rozrachunków z pracownikami – s. 10 protokołu kontroli,

- prowadzeniu w sposób niewłaściwy obrotu gotówkowego: nie ujmowano wszystkich przychodów gotówki w raporcie kasowym (art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy), nie przestrzegano zasady potwierdzania na kopiach raportów kasowych odbioru oryginału przez Głównego Księgowego, nie wystawiano dowodów KP „Kasa przyjmie” na dowód przyjęcia gotówki z banku do kasy – s. 12, 13 protokołu kontroli,

- nie sporządzeniu wewnętrznego dowodu księgowego, o którym mowa w art. 20 ust. 2 pkt. 3 ustawy, stanowiącego podstawę ujęcia w księgach naliczenia odpisu na Fundusz Świadczeń Socjalnych – s. 17 protokołu kontroli.

Ponadto badanie gospodarki środkami rzeczowymi pozwoliło ustalić, że ewidencja analityczna środków trwałych (księga inwentarzowa), nie zawiera pełnego symbolu klasyfikacji rodzajowej (grypa, podgrupa, rodzaj), określonej w rozporządzeniu Rady Ministrów z 30 grudnia 1999 r. w sprawie klasyfikacji środków trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 112, poz. 1317)– s. 18, 19 protokołu kontroli.

W wyniku czynności sprawdzających inwentaryzację składników majątkowych w drodze spisu z natury ustalono odstępstwo od postanowień wewnętrznej instrukcji inwentaryzacyjnej, polegające na nie odebraniu pisemnych oświadczeń, wstępnych i końcowych, od osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie. Ponadto w skład komisji inwentaryzacyjnej została powołana osoba odpowiedzialna materialnie za inwentaryzowane składniki majątkowe – s. 20, 21 protokołu kontroli.

Stwierdzone uchybienia były wynikiem niepełnego przestrzegania przepisów prawa, regulujących zasady gospodarki finansowej i rachunkowości.

Odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, spoczywa na kierowniku jednostki, stosownie do postanowienia art. 28a ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.).

Powinność prowadzenia rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami spoczywa na głównym księgowym, stosownie do postanowień zawartych w zakresie czynności. Prawa i obowiązki głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Spowodowanie wyeliminowania wskazanych uchybień w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, poprzez przestrzeganie przepisów ustawy o rachunkowości i uregulowań wewnętrznych, a zwłaszcza:

a) prawidłowe prowadzenie dziennika,

b) sporządzanie dla dokonywanych zapisów prawidłowych dowodów księgowych, zawierających elementy określone w art. 21 ustawy, wyraźnie powiązanych z dokonanymi zapisami w księgach rachunkowych,

c) ujmowanie we właściwych okresach kosztów obciążających jednostkę,

d) ewidencjonowanie w raportach kasowych całości obrotu gotówkowego,

e) zawieranie w ewidencji analitycznej środków trwałych pełnej klasyfikacji rodzajowej (KŚT).

2. Przestrzeganie uregulowań wewnętrznych przy prowadzeniu inwentaryzacji w drodze spisu z natury.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

       Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

 w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Wójt Gminy Augustów.

2. Regionalna Izba Obrachunkowa

    w Białymstoku Zespół w Suwałkach.