Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Szkole Podstawowej Nr 5 w Suwałkach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16 kwietnia 2004 roku (znak: RIO.V.6012 - 3/04), o treści jak niżej:

Pan

Stanisław Jutkiewicz Dyrektor

Szkoły Podstawowej Nr 5 w Suwałkach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2003 rok, przeprowadzonej w Szkole Podstawowej Nr 5 w Suwałkach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego 1 egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Badaniu poddano elementy organizacji i funkcjonowania w jednostce wewnętrznej kontroli finansowej. Stwierdzono, że stosowany przez jednostkę regulamin kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo-księgowych nie określa w sposób wyczerpujący wszystkich elementów służących wykonywaniu wewnętrznej kontroli finansowej. Wskazać należy w szczególności na brak precyzyjnego wskazania osób upoważnionych do sprawdzania dokumentów pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym oraz niedostateczne określenie rodzaju stosowanych w jednostce dokumentów finansowo-księgowych oraz schematu obiegu dowodów, który dawałby możliwość prześledzenia ich drogi od momentu sporządzenia lub wpływu do jednostki do momentu ich zadekretowania i ujęcia w ewidencji księgowej – str. 7 protokołu kontroli. Stwierdzono ponadto, że nie zostały ustalone procedury rejestracji wpływu dokumentów finansowo-księgowych. Analiza dokumentów za okres kontrolowany wykazała, że 80% dowodów nie zawierało daty ich wpływu do jednostki. Uwidocznianie dat wpływu dokumentów księgowych ma zasadnicze znaczenie m.in. dla terminowości regulowania zaciągniętych zobowiązań – str. 11 protokołu kontroli. W wyniku nieprzestrzegania wewnętrznych uregulowań dotyczących gospodarki drukami ścisłego zarachowania nie objęto natomiast ewidencją druków KP „Kasa przyjmie” – str. 27 protokołu kontroli.

W wyniku analizy pisemnych zakresów czynności pracowników stwierdzono, iż wystąpiły przypadki rozbieżności między obowiązkami faktycznie wykonywanymi przez pracownika a przypisanymi zakresem czynności – str. 11-12 i 26 protokołu kontroli.

Przepisy art. 28a ust. 1 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 roku, Nr 15, poz. 148 ze zm.) ustanawiają generalną zasadę odpowiedzialności kierownika jednostki sektora finansów publicznych za całość gospodarki finansowej oraz wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej. W związku z tym, każdy kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest zobowiązany zapewnić odpowiedni system wewnętrznej kontroli finansowej w swojej jednostce, odpowiadający wymogom art. 35a ustawy, tj. winien ustalić procedury kontroli finansowej obejmujące szczegółowy sposób, tryb i komórki odpowiedzialne za badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie pobierania, gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych oraz dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych. Zgodnie z art. 35a ust. 3 ustawy procedury te powinny być ustalone w formie pisemnej i obejmować wszystkie podejmowane w jednostce operacje dotyczące wskazanych procesów. Zasadnicze znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania kontroli wewnętrznej ma m.in. właściwy przydział czynności poszczególnym pracownikom jednostki.

W trakcie kontroli dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości stwierdzono, iż w zakładowym planie kont nie określono zasad klasyfikacji zdarzeń gospodarczych na kontach syntetycznych, które zostały utworzone w 2003 roku – str. 6 protokołu kontroli. Nie przewidziano również w planie kont konta 999 „Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat”, mimo występowania operacji podlegających zaewidencjonowaniu na tym koncie (niespłaconych do końca roku zobowiązań) – str. 19-20 protokołu kontroli. Zgodnie z przepisami § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752) podstawą prowadzenia rachunkowości może być odpowiedni plan kont (wynikający z załącznika Nr 2 do rozporządzenia), uzupełniony o inne konta, zgodne co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami przewidzianymi w rozporządzeniu. W związku z tym, wprowadzenie do planu kont dodatkowych kont syntetycznych wymaga opisania ich treści ekonomicznej. Plan kont może być zaś ograniczony jedynie o konta dotyczące operacji nie występujących w jednostce.

Wchodząca w skład dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości instrukcja inwentaryzacyjna nie zawiera postanowień dotyczących dokumentowania inwentaryzacji oraz praw i obowiązków osób ją przeprowadzających – str. 8-9 protokołu kontroli.

W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono nieprawidłowości naruszające przepisy rozdziału 2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). Na podstawie załączonych do protokołu kontroli (załącznik Nr 4) wydruków dziennika obrotów za miesiąc wrzesień 2003 r. należy stwierdzić, iż sposób prowadzenia (przy pomocy komputera) dziennika nie odpowiada wymaganiom stawianym przepisami art. 14 ustawy o rachunkowości. Ujęcie w dzienniku operacji dotyczących np. jednego z rachunków bankowych następowało zapisami dokonanymi ostatniego dnia miesiąca, zawierającymi zbiorcze rozksięgowanie na poszczególne konta operacji wynikających ze wszystkich wyciągów bankowych do tego rachunku z okresu całego miesiąca. Zapisy dziennika nie dokumentują zatem chronologii zaistniałych w okresie sprawozdawczym zdarzeń gospodarczych (art. 14 ust. 1 ustawy). Nadawanie kolejnej numeracji zapisom w dzienniku obrotów nie wykazuje w związku z tym żądnego powiązania z chronologią występowania zdarzeń. Poszczególne zapisy dokumentują jedynie zbiorcze obroty na poszczególnych kontach za dany miesiąc, co praktycznie uniemożliwia powiązanie zapisów w dzienniku z konkretnym dowodem księgowym (art. 14 ust. 2 ustawy). Podstawę zapisu w dzienniku (oraz w pozostałych księgach) stanowi zbiorcze zestawienie obrotów (załącznik Nr 5 do protokołu kontroli), które nie posiada cech zbiorczego dowodu księgowego w rozumieniu art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy. W związku z tym, iż wskazane zestawienie służy również dokonywaniu zapisów na poszczególnych kontach, zapisy te nie spełniają wymogów z art. 23 ust. 2 pkt 1 ustawy, gdyż nie określają daty dokonania operacji gospodarczej.

Przyjęty w jednostce sposób dokumentowania zapisów w księgach rachunkowych nie zapewnia realizacji postulatu sprawdzalności ksiąg rachunkowych w zakresie wskazanym przepisami art. 24 ust. 4 pkt 1 i 2 ustawy

Ustalono ponadto, iż prowadzona ręcznie ewidencja analityczna dla materiałów nie została oznaczona nazwą jednostki oraz wskazaniem roku obrotowego, którego dotyczy, co narusza przepisy art. 13 ust. 4 pkt 2 ustawy – str. 33 protokołu kontroli. Zapisy dokonane w tej ewidencji również nie zawierają wszystkich cech wymaganych przepisami art. 23 ust. 2 ustawy, a mianowicie nie wskazują rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu stanowiącego podstawę zapisu.

W zakresie prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono również, iż:

- niektóre źródłowe dowody księgowe nie zawierają wszystkich elementów wskazanych przepisami art. 21 ust. 1 ustawy, a mianowicie podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych – str. 23-24 protokołu kontroli;

- występują przypadki braku wskazania daty odbioru gotówki z kasy na listach wypłat wynagrodzeń oraz ekwiwalentów, co narusza przepis art. 21 ust. 1 pkt 4 ustawy nakazujący wskazanie na dowodzie księgowym daty dokonania operacji – str. 24 protokołu kontroli;

- rozchodowania gotówki z kasy dokonywano bez pokwitowania osoby odbierającej gotówkę; ujmowanie w księgach rachunkowych niewłaściwie udokumentowanych w raporcie kasowym operacji gotówkowych świadczy o wadliwym funkcjonowaniu kontroli wewnętrznej w zakresie formalnej kontroli dowodów księgowych – str. 24-25 protokołu kontroli;

- dokonywano zapisów w księgach rachunkowych mimo braku (nie sporządzenia) dowodu księgowego, tj. wbrew przepisom art. 20 ust. 2 ustawy – str. 18 protokołu kontroli;

- ewidencjonowano operacje gotówkowe w innym dniu niż zostały faktycznie dokonane, co narusza przepis art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy – str. 26 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała też nieprawidłowości polegające na księgowaniu operacji gospodarczych niezgodnie z zasadami ustalonymi przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752) poprzez:

- nie prowadzenie subkonta dla dochodów budżetowych do konta 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”, jak tego wymagają zasady funkcjonowania konta 130 wynikające z załącznika Nr 2 do rozporządzenia – str. 15 protokołu kontroli;

- dokonywanie zapisów na koncie 130 z naruszeniem zasady, w myśl której winny być one dokonywane na podstawie wyciągów bankowych w celu zapewnienia pełnej zgodności zapisów pomiędzy księgowością jednostki a księgowością banku, a także z zachowaniem czystości obrotów poprzez stosowanie technicznego zapisu ujemnego do zwrotów, nadpłat, korekt – str. 16-17 protokołu kontroli;

- nieprawidłowej ewidencji dochodów zrealizowanych przez jednostkę, z pominięciem księgowania na koncie 750 „Przychody i koszty finansowe” – str. 36-37 protokołu kontroli;

- błędnym ewidencjonowaniu wadiów na koncie 131, służącym do ewidencjonowania wpływów i wydatków środków specjalnych – str. 19 protokołu kontroli;

Stwierdzono, iż badana jednostka wykorzystywała kasę oraz rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych do wypłat pożyczek z kasy zapomogowo-pożyczkowej znajdującej się przy Związku Nauczycielstwa Polskiego w Suwałkach – str. 18 protokołu kontroli. Organizację oraz funkcjonowanie w zakładzie pracy kasy zapomogowo-pożyczkowej określają przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 1992 roku w sprawie pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych w zakładach pracy (Dz. U. Nr 100, poz. 501 ze zm.). W świetle przepisów wskazanego rozporządzenia gospodarka środkami PKZP jest odrębna od gospodarki jednostki budżetowej - dokonywanie operacji funduszami PKZP za pośrednictwem rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych nie jest zatem uzasadnione i nie powinno znajdować odzwierciedlenia w księgach rachunkowych jednostki.

W trakcie kontroli ustalono, iż kwota zobowiązań wymagalnych jednostki w paragrafie 4260 „Zakup energii”, według stanu na 31 grudnia 2003 roku wynosiła 110.252,55 zł – str. 21-22 protokołu kontroli. Jak wyjaśnił kierownik jednostki, powstanie tych zobowiązań miało związek z nieuwzględnieniem przez organ prowadzący szkołę rzeczywistych jej potrzeb w zakresie dostaw energii. Stosownie do zasady gospodarki finansowej, wyrażonej w art. 28 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. W związku z ustaleniami kontroli wystosowano pismo do Prezydenta Miasta.

Ustalono, iż plan finansowy środka specjalnego na 2003 rok, obejmującego przychody inne niż pochodzące z wpłat za żywienie, został sporządzony z naruszeniem przepisów art. 21 ust. 4 ustawy o finansach publicznych. Po stronie przychodów środka zaplanowano bowiem wpływy z tytułu darowizn w wysokości 18.000 zł – str. 31-32 protokołu kontroli. Należy podkreślić, iż darowizny pieniężne na rzecz jednostki budżetowej stanowią tytuł gromadzenia środków finansowych na wyodrębnionym rachunku bankowym wskazany wprost w art. 21 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych. W myśl postanowienia ust. 4 art. 21 ustawy, plan finansowy dla tych środków specjalnych sporządza się na okres, w którym środki z darowizn będą wydatkowane. W świetle wskazanych przepisów jednostka budżetowa nie może sporządzić planu finansowego tego rodzaju środków specjalnych, obejmującego zbiorczo zakładane w trakcie całego roku darowizny pieniężne, a także planować wydatki z tych środków w sytuacji, gdy darczyńcy mogą określać przeznaczenie darowanych kwot.

W wyniku sprawdzenia prawidłowości opracowania planów finansowych stwierdzono również, iż projekt planu finansowego Szkoły nie był opiniowany przez radę pedagogiczną – str. 42 protokołu kontroli. Kompetencję rady pedagogicznej w tym względzie określa art. 41 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 1996 roku, Nr 67, poz. 329 ze zm.).

Podczas kontroli wydatków na wynagrodzenia i pochodne stwierdzono, iż w regulaminie wynagradzania pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w Szkole Podstawowej Nr 5 w Suwałkach, opracowanym na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 61, poz. 708 ze zm.), przyznano pracownikowi wykonującemu dodatkowe zadania z tytułu pełnienia obowiązków kasjera odrębne wynagrodzenie w wysokości od 5% do 20% wynagrodzenia zasadniczego (§ 17). Należy wskazać, iż obowiązujące przepisy dotyczące wynagradzania pracowników zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego nie przewidują takiego składnika wynagrodzenia – str. 40 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości tworzenia oraz gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych wykazała, że nie dotrzymano terminu przekazywania odpisu na ZFŚS, określonego przepisami art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r., Nr 70, poz. 335 ze zm.) – str. 42 protokołu kontroli. Nie skorygowano także kwoty naliczonego odpisu na Fundusz, w celu dostosowania do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych w szkole. W wyniku zmniejszenia zatrudnienia, dokonanie korekty zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 roku w sprawie sposobu ustalenia przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 168) winno skutkować zmniejszeniem odpisu o kwotę 208,58 zł – str. 41-42 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości ponoszenia wydatków z tytułu wypłacanego ryczałtu za używanie w celach służbowych samochodu niebędącego własnością pracodawcy do jazd lokalnych ustalono, iż kwota ryczałtu za miesiąc grudzień 2003 r. została zawyżona o 19,62 zł. Powodem powstania nieprawidłowości było nie pomniejszenie ryczałtu za ten miesiąc o 3/22 z powodu przebywania pracownika na trzydniowym urlopie, jak tego wymagają przepisy § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271) – str. 43-44 protokołu kontroli. Nienależnie wypłacona kwota została zwrócona w trakcie kontroli.

Stwierdzono także przypadki niezgodnego z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 59, poz. 688 ze zm.) klasyfikowania wydatków budżetowych – str. 44-45 protokołu kontroli. Obecnie zasady klasyfikowania dochodów i wydatków regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku (Dz. U. Nr 68, poz. 634 ze zm.).

Podczas kontroli udzielania zamówienia publicznego na wymianę stolarki okiennej stwierdzono, że kontrolowana jednostka nie zamieściła ogłoszenia o przetargu nieograniczonym na stronie internetowej wbrew przepisom art. 29 ust. 3 ówcześnie obowiązującej ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 ze zm.) – str. 47 protokołu kontroli. Obecnie obowiązujący w tym zakresie przepis art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177) stanowi, iż zamawiający wszczyna postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego, zamieszczając ogłoszenie o zamówieniu w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie oraz na własnej stronie internetowej, jeżeli posiada taką stronę.

Badanie prawidłowości prowadzonej ewidencji środków trwałych wykazało, że do ewidencji na koncie 011 „Środki trwałe” wprowadzano środki trwałe o wartości poniżej 3.500 zł, tj. nie przekraczającej wartości określonej przepisami art. 16e ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r., Nr 54, poz. 654 ze zm.), poniżej której umorzenie środków trwałych dokonywane jest jednorazowo – w pełnej wartości w miesiącu przyjęcia do używania (§ 5 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont...). Z zasad funkcjonowania konta 013 „Pozostałe środki trwałe” wynika, iż właśnie to konto służy ewidencjonowaniu środków trwałych, podlegających umorzeniu w pełnej wartości w miesiącu oddania ich do użytkowania. Ponadto, jako podwyższenie wartości remontowanego komputera ujęto w ewidencji księgowej koszty jego naprawy. Remont środka trwałego w celu przywrócenia jego cech pierwotnych nie stanowi podstawy do podnoszenia jego wartości księgowej – str. 48-49 protokołu kontroli.

W zakresie ewidencji środków trwałych stwierdzono także, iż 7 zespołów komputerów ujęte zostało jako jeden środek trwały – str. 49 protokołu kontroli. Jak wynika z przepisów zawartych w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r., a także przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie klasyfikacji środków trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 112, poz. 1317 ze. zm.), ewidencja księgowa środków trwałych powinna być prowadzona dla poszczególnych obiektów tych środków. Także nieprawidłowo, w świetle wskazanego rozporządzenia Rady Ministrów, zaklasyfikowano ogrodzenie szkoły, co skutkowało zastosowaniem błędnej stawki umorzeniowej – str. 49 protokołu kontroli.

Ponadto analiza prowadzonej ewidencji wartości niematerialnych i prawnych wykazała, że wszystkie wartości niematerialne i prawne nieprawidłowo umarzano z zastosowaniem stawek amortyzacyjnych, pomimo iż ich wartość nie przekraczała 3.500 zł, w związku z czym powinny być umorzone w 100% ich wartości w miesiącu przyjęcia do używania, jak nakazuje przywołany wyżej przepis § 5 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. – str. 50 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania, bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości.

Stosownie do postanowień art. 28a ustawy o finansach publicznych odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik. Na kierowniku jednostki spoczywa też powinność wdrożenia i aktualizacji dokumentacji zasad rachunkowości obowiązujących w jednostce oraz nadzór nad prowadzeniem rachunkowości, stosownie do postanowienia art. 4 ust. 5 i art. 10 ustawy o rachunkowości.

Obowiązki w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, stosownie do zakresu czynności, należały do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze przedstawione nieprawidłowości, na podstawie art. 9 cytowanej ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie analizy oraz uzupełnienie wewnętrznych regulacji w zakresie wykonywania kontroli finansowej w jednostce, z uwzględnieniem przepisów art. 35a ustawy o finansach publicznych oraz standardów kontroli finansowej określonych przez Ministra Finansów w Komunikacie Nr 1 z dnia 20 stycznia 2003 r. w sprawie ogłoszenia „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych” (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 3, poz. 13), a także z wykorzystaniem uwag zawartych w niniejszym wystąpieniu, dotyczących:

a) prawidłowego i kompletnego przydziału obowiązków pracownikom,

b) doprecyzowania zasad obiegu dokumentów finansowo-księgowych,

c) zapewnienia, aby dokumenty księgowe otrzymane z zewnątrz były opatrywane adnotacją o dacie ich wpływu.

2. Przestrzeganie ustalonych przepisami wewnętrznymi zasad ewidencjonowania druków ścisłego zarachowania.

3. Uzupełnienie zakładowego planu kont o zasady funkcjonowania wszystkich kont syntetycznych oraz o konto 999 „Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat”.

4. Uzupełnienie instrukcji inwentaryzacyjnej o elementy wskazane w części opisowej wystąpienia.

5. Spowodowanie wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych poprzez:

a) zapewnienie, aby zapisy w dzienniku oraz na kontach księgi głównej dokonywane były w sposób nakazany przepisami ustawy o rachunkowości; w realizacji tego celu niezbędnym jest przeanalizowanie możliwości, jakie daje stosowany program komputerowy oraz dokonanie ewentualnych modyfikacji;

b) dokonywanie zapisów księgowych na podstawie dowodów spełniających wymagania wynikające z przepisów ustawy o rachunkowości;

c) właściwe oznaczanie ksiąg rachunkowych;

d) prawidłowe dokonywanie zapisów na prowadzonych ręcznie kontach ksiąg pomocniczych;

e) wzmożenie kontroli wewnętrznej w zakresie prawidłowego dokumentowania obrotu gotówkowego;

f) bieżące ewidencjonowanie operacji gotówkowych.

6. Dokonywanie wydatków w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

7. Opracowywanie planów finansowych środków specjalnych pochodzących z darowizn pieniężnych zgodnie z przepisami art. 21 ust. 4 ustawy o finansach publicznych.

8. Zapewnienie opiniowania projektu planu finansowego przez radę pedagogiczną.

9. Zmniejszenie odpisu na ZFŚS o nienależnie przekazaną kwotę 208,58 zł. Terminowe odprowadzanie równowartości dokonanych odpisów na rachunek Funduszu oraz korygowanie wysokości odpisu na dany rok zgodnie z przepisami wskazanymi w części opisowej wystąpienia.

10. Prawidłowe ustalanie wysokości ryczałtu za jazdy lokalne.

11. Zapewnienie prawidłowej klasyfikacji wydatków budżetowych.

12. Ogłaszanie o zamówieniu publicznym stosownie do obowiązujących przepisów.

13. Wyeliminowanie wskazanych w części opisowej wystąpienia nieprawidłowości w zakresie ewidencji środków trwałych oraz dokonywania odpisów umorzeniowych.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. W odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu do czasu ich rozpatrzenia.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         W wyniku kontroli w w/w jednostce skierowano pismo z dnia 16 kwietnia 2004 roku do organu wykonawczego:

Pan

Józef Gajewski

Prezydent Miasta Suwałk

Uprzejmie informuję, iż Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku Zespół w Suwałkach przeprowadziła kontrolę gospodarki finansowej Szkoły Podstawowej Nr 5 w Suwałkach za 2003 rok. W trakcie kontroli stwierdzono, iż kwota zobowiązań wymagalnych jednostki z tytułu zakupu energii cieplnej, według stanu na dzień 31 grudnia 2003 roku, wynosiła 110.252,55 zł. Zbliżony poziom zadłużenia utrzymywał się przez cały okres objęty kontrolą. Jak ustalono, badana jednostka w związku z trudnościami w wykonaniu bieżącego budżetu, zwracała organowi prowadzącemu szkołę uwagę na niewystarczającą wysokość przyznanych środków.

Nieuwzględnienie w planie finansowym rzeczywistych potrzeb rzutowało w efekcie na prawidłowość prowadzenia gospodarki finansowej przez Szkołę Podstawową Nr 5 w Suwałkach. Było przyczyną nie przestrzegania podstawowych zasad wynikających z przepisów ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.), obowiązujących podmioty dysponujące środkami publicznymi, dotyczących m.in. zaciągania zobowiązań obciążających budżet do wysokości określonej w planie wydatków (art. 29 ust. 6, art. 132 ustawy) oraz dokonywania wydatków w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań (art. 28 ust. 3 pkt 3 tejże ustawy).

W celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości skierowałem do Pana Stanisława Jutkiewicza – pełniącego funkcję dyrektora Szkoły - wystąpienie zawierające wnioski pokontrolne. Należy jednakże podkreślić, iż wykonanie tych wniosków jest ściśle uzależnione od współdziałania jednostki samorządu terytorialnego (Miasta Suwałk) z podległą jednostką budżetową, polegającego m.in. na podejmowaniu starań o zapewnianie wielkości środków niezbędnych do bieżącego funkcjonowania jednostki i spłaty wymagalnych zobowiązań. Analizie należy poddać ponadto przyczyny trudności w wykonywaniu budżetu przez kontrolowany podmiot w celu zapobieżenia występowania stwierdzonych nieprawidłowości w przyszłości. Z zasad organizacji gospodarki finansowej, określonych w art. 18 ustawy o finansach publicznych, wynika bowiem, iż samorządowe jednostki budżetowe pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek dochodów budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Najistotniejszą zaś cechą w sferze gospodarki finansowej jednostek budżetowych jest to, iż poziom ich gospodarki całkowicie zależy od wielkości kwot zaplanowanych w budżecie jednostki samorządu terytorialnego, jednakże planowane wydatki powinny pokryć koszty ich funkcjonowania, bez względu na to, jakie są możliwości uzyskiwania przez nie dochodów.

         W załączeniu przekazuję wystąpienie pokontrolne, skierowane do Pana Stanisława Jutkiewicza.

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Suwałkach