Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół Leśnych w Białowieży

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10 listopada 2004 roku (znak: RIO.I.6012 - 31/04), o treści jak niżej:

                                                                  Pan Jan Kawecki

                                                                                  Dyrektor Zespołu Szkół Leśnych

w Białowieży

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2003 rok, przeprowadzonej w Zespole Szkół Leśnych w Białowieży na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono występujące nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Badając dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości pod kątem jej zgodności z przepisami art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) stwierdzono, iż wymaga ona dostosowania do faktycznie przyjętych rozwiązań: dokumentacją w zakresie opisu systemu informatycznego powinny być objęte wszystkie stosowane w prowadzeniu ksiąg programy komputerowe (str. 8-9 protokołu kontroli), także wykaz kont winien obejmować wszystkie stosowane przez jednostkę konta (str. 12 protokołu kontroli).

         W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono uchybienia naruszające przepisy ustawy o rachunkowości oraz uregulowania wewnętrzne, polegające w szczególności na tym, że:

- jak wynika z opisu na stronie 9 protokołu kontroli, sporządzane na koniec miesiąca zestawienia obrotów i sald kont 101 „Kasa” i 130 „Rachunek bieżący jednostki budżetowej” nie wykazywały prawidłowych sald w świetle art. 18 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy;

- nie prowadzono ewidencji szczegółowej dochodów do konta 130/2 według podziałek klasyfikacji budżetowej (obecnie nieprawidłowość ta została już usunięta, jak wskazano na str. 10 protokołu kontroli);

- sporządzane przez jednostkę dowody zbiorcze nie posiadały cech wymaganych przepisami art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy – str. 14 protokołu kontroli;

- nie przestrzegano ustalonej przepisami wewnętrznymi wysokości pogotowia kasowego – str. 14 protokołu kontroli.

         W trakcie kontroli nie stwierdzono udokumentowanego potwierdzenia, iżby projekt planu finansowego Zespołu Szkół Leśnych na 2003 r. został zaopiniowany przez Radę Pedagogiczną zgodnie z wymogiem określonym w art. 41 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 1996 r. Nr 67, poz. 329 ze zm.). Rada Pedagogiczna wyraziła w dniu 19 listopada 2002 roku opinię, której treścią nie mógł być projekt planu finansowego w rozumieniu przepisów o finansach publicznych. Kontrolowana jednostka sporządziła projekt planu finansowego z datą 2 grudnia 2002 roku – str. 18 protokołu kontroli.

         W trakcie kontroli przychodów i wydatków środków specjalnych stwierdzono, iż: uchwała Nr XXII/121/2000 Rady Powiatu Hajnowskiego z dnia 28 grudnia 2000 r. w sprawie środków specjalnych pomija w katalogu przychodów tworzących środki specjalne pomija opłaty uczniów za korzystanie z internatu. Opłaty uczniów za zakwaterowanie w internacie w 2003 r. wyniosły 138.582,- zł i zostały zaliczone do przychodów tworzących środek specjalny (opłata miesięczna wnoszona przez ucznia wynosiła 50 zł). Ponadto stwierdzono, iż w okresie objętym kontrolą nie prowadzono analizy kosztu utrzymania miejsca w internacie. Brak jest udokumentowanego potwierdzenia, iż przy ustalaniu wysokości opłat za zakwaterowanie w internacie przestrzegano postanowień rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 4 sierpnia 1993 r. w sprawie warunków, form, trybu przyznawania i wypłacania oraz wysokości pomocy materialnej dla uczniów (Dz. U. Nr 74, poz. 350 ze zm.). Zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia opłata wnoszona przez ucznia za zakwaterowanie w internacie lub bursie nie mogła być wyższa niż 50% kosztu utrzymania miejsca. Do kosztu tego nie należało wliczać wynagrodzeń pracowników i pochodnych od tych wynagrodzeń. (Należy wskazać, iż rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 sierpnia 1993 r. utraci moc obowiązującą z dniem 31 grudnia 2004 r. w związku z orzeczeniem Trybunału Konstytucyjnego z dnia 26 kwietnia 2004 r. – Dz. U. Nr 109, poz. 1161).

Stwierdzone w badanej jednostce nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych, dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowej jednostki. Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku jednostki, zgodnie z art. 28a ustawy o finansach publicznych. Na kierowniku jednostki spoczywa również powinność wdrażania i aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości oraz nadzór nad prowadzeniem rachunkowości, stosownie do postanowień art. 4 ust. 5 i art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

         Obowiązki w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych należały do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze przedstawione nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uzupełnienie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości o elementy wskazane w części opisowej wystąpienia.

2. Spowodowanie wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

- prawidłowe sporządzanie zbiorczych dowodów księgowych;

- sporządzanie zestawień obrotów i sald wykazujących prawidłowe salda;

- przestrzeganie wysokości pogotowia kasowego;

3. Zapewnienie, aby Rada Pedagogiczna opiniowała projekt planu finansowego ustalony zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych.

4. Zaliczanie do przychodów środków specjalnych dochodów pochodzących ze źródeł mieszczących się w zakresie regulacji uchwały Rady Powiatu.

         O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Zarząd Powiatu Hajnowskiego

         W wyniku kontroli w w/w jednostce skierowano pismo z dnia 10.11.2004 roku, do organu wykonawczego:

                                                                                              Zarząd

Powiatu Hajnowskiego

         W trakcie problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2003 rok, przeprowadzonej przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku w Zespole Szkół Leśnych im. Leśników Polskich w Białowieży, stwierdzono, że kontrolowana jednostka nie była bieżąco informowana o zmianach dokonywanych w jej planie finansowym, wynikających z aktów podejmowanych przez organy powiatu. Na przykład, o zmianie wprowadzonej 27 marca 2003 r. jednostka została poinformowana dopiero pismem z dnia 15 maja 2003 r., o zmianie z dnia 20 czerwca 2003 r. została powiadomiona 10 grudnia 2003 r., zaś o zmianie z dnia 30 października 2003 r. została powiadomiona 3 grudnia 2003 r. Przepisy § 9 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. Nr 122, poz. 1333) nie określają szczegółowych terminów przekazywania kierownikowi jednostek budżetowych informacji o zmianach ich planów finansowych w toku wykonywania budżetu. Jednakże należy zwrócić uwagę, że bezzwłoczne przekazanie informacji ma zasadniczy wpływ na możliwość prawidłowego prowadzenia gospodarki finansowej przez jednostkę. Stosownie do przepisów art. 18 ust. 6 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.) plan finansowy stanowi podstawę gospodarki finansowej jednostki budżetowej.

         Dyrektorem kontrolowanej jednostki do dnia 30 czerwca 2003 r. był p. Tadeusz Przygodzki. Stanowisko dyrektora powierzono na okres od dnia 1 stycznia 2000 r. do 31 sierpnia 2004 r. uchwałą Nr 27/36/99 Zarządu Powiatu Hajnowskiego z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie powierzenia stanowiska dyrektora Zespołu Szkół Leśnych w Białowieży. W trakcie kontroli stwierdzono, że rozwiązania umowy o pracę z p. Tadeuszem Przygodzkim  z dniem 30 czerwca 2003 r. dokonał samodzielnie Starosta p. Włodzimierz Pietroczuk. Powyższy stan potwierdza pismo Starosty Hajnowskiego z dnia 3 kwietnia 2003 r.  Nr O.A.1130/3/03 i pismo z dnia 30 czerwca 2003 r. Nr O.A.1030/P/03. W trakcie kontroli nie okazano dokumentacji poświadczającej, że zwolnienia Dyrektora dokonano zgodnie z kompetencją wynikającą z art. 32 ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. nr 142, poz. 1592 ze zm.). Z uzyskanych w trakcie kontroli wyjaśnień wynika, że stosowna uchwała Zarząd Powiatu w sprawie odwołania Dyrektora Zespołu Szkół Leśnych w Białowieży nie była podejmowana.

         Ustalono, że Zespół Szkół Leśnych w Białowieży gromadzi jako przychody środka specjalnego wpływy pochodzące z wpłat uczniów za korzystanie z internatu. Interpretacja postanowień uchwały XXII/121/2000 Rady Powiatu Hajnowskiego z dnia 28 grudnia 2000 r. w sprawie środków specjalnych nie daje podstaw, aby wpływy te zaliczać do przychodów środków specjalnych.

         Stwierdzono także, iż Zespół Szkół Leśnych w Białowieży korzysta nieruchomości zabudowanej o nr geodezyjnym 1295/7 i o powierzchni 13,00 ha, położonej w Białowieży przy ul. Park Dyrekcyjny, stanowiącej mienie Skarbu Państwa i pozostającej w zarządzie Lasów Państwowych, stosownie do przepisów art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach (Dz. U. z 2000 r. Nr 56, poz. 679 ze zm.). Na podstawie okazanej dokumentacji dotyczącej tej sprawy ustalono, iż jedyną podstawą wykorzystywania nieruchomości jest porozumienie zawarte dnia 19 lipca 2002 r. między Powiatem Hajnowskim i Dyrekcją Generalną Lasów Państwowych. Określa ono w swej treści jedynie zasady ponoszenia nakładów na przedmiotową nieruchomość, pomijając kwestię pobierania pożytków. Wobec tego, iż do dnia kontroli nie zostało ustanowione prawo użytkowania na rzecz Powiatu Hajnowskiego (stosownie do art. 40 ust. 1 pkt 2 ustawy o lasach), uzasadnione wątpliwości budzi legitymacja powiatu do pobierania dochodów z gospodarowania tą nieruchomością. Wobec tego zasadne jest zintensyfikowanie działań zmierzających do wyczerpującego określenia kwestii władania przez Zespół Szkół Leśnych nieruchomością Skarbu Państwa.