Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej miasta Łomża

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Łomży

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 18 lutego 2005 roku (znak: RIO.IV.6012 - 11/04), o treści jak niżej:

Pan

Jerzy Brzeziński

Prezydent Miasta Łomży

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej miasta Łomży, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Łomży na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz.U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Badając kwestie ogólno-organizacyjne dotyczące funkcjonowania badanej jednostki samorządu terytorialnego stwierdzono, iż nie został dopełniony obowiązek założenia rejestru miejskich jednostek organizacyjnych, przy pomocy których miasto wykonuje zadania. Według postanowień § 4 ust. 2 Statutu Miasta Łomży, przyjętego uchwałą Nr 45/XIII/03 Rady Miejskiej Łomży z dnia 14 maja 2003 r., prowadzenie takiego rejestru zostało powierzone Prezydentowi. Wykaz miejskich jednostek został sporządzony w trakcie kontroli przez Sekretarza Miasta – str. 2 protokołu kontroli.

Ponadto kontrola wskazała na potrzebę dokonania zmian w uchwale Rady Miejskiej
z dnia 31 stycznia 2001 r. w sprawie wysokości diet oraz zwrotu kosztów podróży dla radnych, zawierającej zbędne w obecnym stanie prawnym postanowienia w kwestii diet członków zarządu – str. 64 protokołu kontroli.

Stosownie do przepisów art. 127 ustawy z 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych
(Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.), organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego winien kontrolować przestrzeganie, przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych, realizacji procedur, o których mowa w art. 35a ust. 2 pkt 1 tej ustawy. Kontrolą taką należy obejmować w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych. Stwierdzono, iż w 2003 roku wskazany obowiązek nie był dopełniony. Podległe Panu Prezydentowi służby przeprowadziły kontrolę wydatków w 11 podległych jednostkach organizacyjnych na łączną kwotę 1.767.826 zł – załącznik nr 5 do protokołu kontroli. Z uwagi, iż inne niż urząd jednostki realizowały w 2003 roku ok. 77% wydatków budżetu miasta (str. 54 protokołu kontroli), należy stwierdzić, iż kontrolą nie objęto co najmniej 5% wydatków podległych jednostek.

Kontrola prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752) oraz ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) wykazała, że:

- nie prowadzono ewidencji pomocniczej wydatków na zadania z zakresu administracji rządowej i inne zadania zlecone ustawami. Sprawozdania Rb-50 o dotacjach/wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami sporządzano poprzez wykazywanie w kolumnie „Wykonanie” wartości planowanych. Stosownie do art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy o rachunkowości, księgi należy prowadzić bieżąco, tzn. pochodzące z nich informacje winny umożliwiać terminowe sporządzanie obowiązujących jednostkę sprawozdań, zaś zgodnie z przepisami § 8 ust. 1 pkt 1 i § 10 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279 ze zm.), jednostkowe sprawozdania budżetowe winny być sporządzane na podstawie ksiąg rachunkowych i zawierać dane zgodne z danymi ewidencyjnymi – str. 6-7 protokołu kontroli;

- przyjęty przez kontrolowaną jednostkę sposób ewidencji utrudnia powiązanie dowodów księgowych z zapisami księgowymi (uwidoczniane na dowodach stanowiących podstawę zapisu księgowego numery identyfikacyjne nie były zgodne z numerami zawartymi w wydrukach komputerowych zapisów księgowych) – str. 7 protokołu kontroli. Wymóg zapewnienia jednoznacznego powiązania zapisów w księgach rachunkowych z dowodami księgowymi wynika z art. 14 ust. 2, art. 23 i art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Nieścisłości wykazano też w zakresie numeracji raportów kasowych i zapisów na koncie 101 „Kasa” – str. 19 protokołu kontroli;

- w ewidencji budżetu, przy użyciu kont 224 „Rozrachunki budżetu” i 140 „Inne środki pieniężne”, dokonywano zapisów dotyczących tzw. „dochodów okresu przejściowego”. Zapisy polegały na ujmowaniu w księgach – pod datą ostatniego dnia roku budżetowego – wpływów na rachunek budżetu w okresie 1-8 stycznia roku następnego (ustalone w wyniku takich zarachowań saldo „należności” budżetu, według bilansu budżetu za 2003 rok, wynosiło 534.593,21 zł) – str. 21-22 protokołu kontroli, załącznik nr 7. Jak stwierdzono w protokole kontroli, „dochody okresu przejściowego” stanowiły w rzeczywistości dochody roku 2004, zatem nie było podstaw do traktowania ich jako dochodów roku poprzedniego, stanowiących należności budżetu. Rozliczenia w okresie przejściowym po zakończeniu roku budżetowego, stosownie do obowiązujących regulacji prawnych, są dokonywane w odniesieniu do budżetu państwa (obecnie obowiązuje w tym zakresie rozporządzenie Ministra Finansów z 28 grudnia 2004 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonania budżetu państwa), z tym, że przepisy wydane przez Ministra Finansów w szczegółowy sposób wskazują zarówno operacje, które podlegają rozliczeniu, jak i tryb rozliczenia. Przyjęty przez kontrolowaną jednostkę sposób ewidencji wykonania budżetu prowadził natomiast do naruszenia zasady określonej w § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 18 grudnia 2001 r., w myśl której operacje gospodarcze dotyczące dochodów i wydatków budżetów jednostek samorządu terytorialnego są ujmowane
w księgach rachunkowych na odrębnych kontach księgowych w zakresie faktycznych (kasowo zrealizowanych) wpływów i wydatków dokonanych na bankowych rachunkach budżetów oraz rachunkach bieżących dochodów i wydatków budżetowych jednostek budżetowych, z wyjątkiem operacji szczególnych, określonych w odrębnych przepisach;

- w ewidencji Urzędu Miejskiego – jednostki budżetowej księgowano jako pozostałe rozrachunki (konto 240) rozliczenia z budżetem środków otrzymanych przez Urząd na wydatki budżetowe; stosownie do postanowień rozporządzenia Ministra Finansów z 18 grudnia 2001 r., właściwym kontem dla wykazywania tego typu rozrachunków jest konto 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” – str. 23 protokołu kontroli;

Ustalono również, że ewidencję ilościową składników majątkowych o wartości początkowej nieprzekraczającej 2000 zł prowadzono z naruszeniem wymogów zarządzenia nr 6/02 Prezydenta Miasta z 9 lutego 2002 r. w sprawie przyjętych zasad rachunkowości... Księgi inwentarzowe w znacznej ilości przypadków nie umożliwiały identyfikacji miejsca użytkowania tych składników i osób za nie odpowiedzialnych; stan taki ma negatywny wpływ na funkcjonowanie kontroli wewnętrznej w odniesieniu do ochrony posiadanych zasobów – str. 89 protokołu kontroli.

Ponadto stwierdzono, że w kartach drogowych prowadzonych dla pojazdów Urzędu były dokonywane przeróbki danych w sposób niedopuszczalny w świetle art. 22 ust. 3 ustawy o rachunkowości – str. 90 protokołu kontroli.

Analizując wykonanie budżetu miasta za 2003 rok badaniu poddano m.in. prawidłowość zawierania i realizacji umów stanowiących podstawę dokonywania wydatków budżetowych. Stwierdzono przypadki nieegzekwowania przez kontrolowaną jednostkę (zamawiającego) warunków zawartych umów w kwestii terminu ich realizacji:

- w dniu 11 lipca 2002 roku miasto, reprezentowane przez Prezydenta Jana Turkowskiego, zawarło z firmą „DREJPO” umowę na wykonanie projektu modernizacji sygnalizacji ulicznej dla skrzyżowania Al. Legionów z ulicami Dworcową i Sikorskiego, z terminem realizacji 20 listopada 2002 roku i wynagrodzeniem 27.500 zł. Aneks nr 1 do tej umowy, w którym ustalono termin zakończenia prac na 30 czerwca 2003 r. oraz podniesiono wynagrodzenie do kwoty 33.000 zł, strony sporządziły w dniu 20 marca 2003 roku, a zatem w cztery miesiące po upływie pierwotnego terminu realizacji projektu. W aneksie tym nie znalazły się jakiekolwiek postanowienia w kwestii przyczyn zmiany terminu oraz zmiany zakresu przedmiotu zamówienia, z którym wiązałaby się podwyżka wynagrodzenia wykonawcy (na zmianę zakresu projektu oraz przesunięcie terminu realizacji wykonawca wskazywał w pismach z 20.02 i 06.03.2003 r., kierowanych do Urzędu Miejskiego). Wynikający z tego aneksu termin wykonania nie został także dotrzymany, z tym że aneks nr 2 został spisany w dniu 17 listopada 2003 r. (ponad cztery miesiące po dacie realizacji wynikającej z aneksu nr 1); ustalał on termin realizacji projektu na 15 grudnia 2003 r., bez wzmianki o przyczynach kolejnego przesunięcia daty wykonania zamówienia. Oba aneksy były podpisane przez zastępcę Prezydenta Pana Marcina B. Sroczyńskiego. Wskazać należy, iż w umowie z 11 lipca 2002 roku, strony zawarły postanowienia w kwestii przesłanek dopuszczalności przedłużenia terminu umownego (§ 5), pisemnej formy zmiany umowy pod rygorem nieważności (§ 10 pkt 1), a ponadto zamawiający zastrzegł prawo dochodzenia kar umownych w wysokości 137,50 zł za każdy dzień zwłoki w oddaniu przedmiotu umowy (§7) – str. 57-58 protokołu kontroli, załącznik nr 13 do protokołu;

- w dniu 23 grudnia 2003 r. zawarto z firmą „Miastoprojekt - Olsztyn” umowę na opracowanie dokumentacji termomodernizacji zespołu budynków Publicznego Gimnazjum Nr 1 w Łomży, z terminem realizacji do 31 marca 2004 r. i za wynagrodzeniem 97.214 zł. W dniu 29 marca 2004 r. do umowy został sporządzony aneks, którym „w związku z uzasadnioną prośbą biura projektów” przedłużono termin realizacji zamówienia, tj. wykonania kompletu dokumentacji wraz ze wszystkimi uzgodnieniami, do dnia 15 kwietnia 2004 r. (umowę i aneks podpisał ze strony zamawiającego zastępca Prezydenta Pan M. Sroczyński). Termin ten również nie został dotrzymany. Protokół zdawczo-odbiorczy dokumentacji został sporządzony w dniu 8 lipca 2004 r. – 84 dni po upływie terminu wykonania wynikającego z aneksu. W § 5 umowy z 23 grudnia 2003 r. zamawiający zastrzegł dochodzenie kar umownych w wysokości 0,5% wynagrodzenia umownego za każdy dzień zwłoki w terminowym wykonaniu całości dokumentacji lub jej części podlegającej odrębnemu odbiorowi, nie mniej jednak niż 50 zł dziennie (w wyniku niedotrzymania terminu umownego wykonania całości dokumentacji zamawiający mógł naliczać kary wynoszące w stosunku dziennym 486,07 zł). Zastrzeżone kary umowne nie były naliczane
i egzekwowane – wniosek o nienaliczanie kar, pochodzący od kierownika Oddziału Inwestycji i Zamówień Publicznych Pani A. Armisty został zaakceptowany przez Pana M. Sroczyńskiego; wniosek przeciwny, złożony przez inspektora Panią K. Florkowską, proponował naliczenie kar w wysokości 50 zł za dzień opóźnienia, z uwagi, iż 20 maja 2004 r. projektant złożył część dokumentacji, umożliwiającą przystąpienie do organizacji przetargu na roboty budowlane (argument, iż opóźnienie w przekazaniu dokumentacji nie miało wpływu na przygotowanie przetargu na roboty budowlane znalazł się również we wniosku Pani A. Armisty) – str. 73-74 protokołu kontroli, załącznik nr 18.

Na tle opisanego stanu faktycznego należy wskazać, iż kara umowna w ujęciu cywilistycznym (art. 483 i 484 k.c.) stanowi element kontraktu, który ma dyscyplinować dłużnika w prawidłowym wykonaniu zobowiązania, dając wierzycielowi możliwość sankcji
o uproszczonym sposobie jej zastosowania, tj. bez wykazywania, czy w wyniku nienależytego wykonania zobowiązania poniósł on szkodę. Jak stwierdził bowiem Sąd Najwyższy w uchwale z 6 listopada 2003 r., III CZP 61/03 (OSNC 2004/5/69), której nadał moc zasady prawnej: „Zastrzeżenie kary umownej na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania nie zwalnia dłużnika z obowiązku jej zapłaty w razie wykazania, że wierzyciel nie poniósł szkody”. Z punktu widzenia zaś finansów publicznych egzekwowanie zastrzeżonych kar wpływa na poziom realizacji wydatków budżetowych, które powinny być dokonywane stosownie do zasad wynikających z art. 28 ust. 3 i art. 92 pkt 3 w zw. z art. 129 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

Wskazać również należy, iż realizacja umowy z firmą „Miastoprojekt – Olsztyn” znalazła się w wykazie tzw. wydatków niewygasających, objętych postanowieniami uchwały Rady Miejskiej Łomży z 30 grudnia 2003 r. w sprawie wydatków niewygasających z budżetu miasta Łomży na 2003 rok. Stosownie do wymogu art. 130 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, organ stanowiący określił ostateczny termin wykonania wydatków wynikających z umowy na 31 marca 2004 roku. Termin ten nie był dotrzymany, podobnie jak przy realizacji czterech innych wydatków niewygasłych z upływem roku (str. 73, załącznik nr 18 do protokołu kontroli). Z przepisów art. 130 ust. 2-4 ustawy o finansach publicznych, wprowadzających wyjątek od zasady wygasania z upływem roku budżetowego zapisanych w budżecie wydatków, wynika, że wykaz wydatków niewygasających i ich plan finansowy powinny mieć ściśle zakreślone ramy czasowe: organ stanowiący określa bowiem ostateczny, a więc nie podlegający prolongacie, termin dokonania poszczególnych wydatków. Po upływie terminów nie powinny być one dokonywane ze środków gromadzonych na wyodrębnionym subkoncie, tak jak nie ma podstaw do dokonywania po upływie roku budżetowego wydatków w przypadku niepodjęcia przez organ stanowiący uchwały w omawianej sprawie. Z utratą mocy obowiązywania planu poszczególnych wydatków niewygasających, środki finansowe powinny być zwrócone na rachunek podstawowy jako dochody budżetowe.

Badając prawidłowość wydatków z tytułu odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych stwierdzono, że kontrolowana jednostka nie dokonała korekty odpisu, stosownie do postanowienia § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 14 marca 1994 r.
w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 168 ze zm.). W wyniku tego zaniechania zaniżono odpis na fundusz o kwotę 6.765 zł – str. 17-18 protokołu kontroli.

Kontroli poddano także przychody środka specjalnego z tytułu opłat za zajęcie pasa drogowego, funkcjonującego w okresie kontrolowanym na podstawie przepisów art. 40a ustawy z 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 204, poz. 2086 ze zm.). Na podstawie oględzin stwierdzono, iż w pasie drogowym ul. Zjazd – skrzyżowanie z ul. Zamiejską zostało umieszczonych 5 reklam o łącznej powierzchni ok. 37 m², w stosunku do których zarządca drogi nie wydał zezwolenia oraz nie pobrał opłaty, stosownie do przepisów art. 40 ust. 1 i 2 pkt 3 oraz ust. 3 i 6 ustawy – str. 74 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano m.in. dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, stosownie do art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60), jest Prezydent Miasta. Kontrola prowadzona była pod kątem prawidłowości
i powszechności wymiaru i poboru wskazanych należności, ze szczególnym uwzględnieniem realizacji podatku od nieruchomości za lata 2002-2003 (załączniki nr 3 i 4 do protokołu kontroli), a także kompletności prowadzonej w tym zakresie ewidencji oraz rzetelności sporządzanych sprawozdań, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Kontroli poddano prawidłowość i rzetelność sporządzania sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych (Rb-PDP). Opis na stronach 11-17 protokołu kontroli wskazuje na nieprawidłowości w tym zakresie, z uwzględnieniem ich skutków finansowych oraz okresów sprawozdawczych, których dotyczą. Zasady sporządzania sprawozdania Rb-PDP zawarte są w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279). Przepisy § 4 ust. 1 pkt 2 lit. a) przywołanego rozporządzenia nakładają obowiązek sporządzenia omawianego sprawozdania na przewodniczącego jednostki samorządu terytorialnego. Należy przy tym wskazać, iż w myśl art. 74 i 75 ustawy z dnia 13 listopada 2003 roku o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 203, poz. 1966 ze zm.) szczególne znaczenie mają sprawozdania za okresy roczne, złożone za lata 2002 i 2003, stanowiące m.in. podstawę wyliczenia części wyrównawczej subwencji ogólnej dla gmin, odpowiednio na rok 2004 i 2005. Nierzetelność i nieprawidłowości w składanych sprawozdaniach mogą prowadzić do utraty dochodów z tytułu subwencji lub powodować jej błędne ustalenie, tj. zawyżenie lub zaniżenie.

Kontrola decyzji dotyczących ulg i zwolnień w podatku rolnym pozwoliła ustalić, iż decyzje dotyczące zwolnień od podatku rolnego gruntów nabytych na utworzenie lub powiększenie już istniejącego gospodarstwa rolnego, wydawane były z naruszeniem przepisów art. 12 ust. 2 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jedn. Dz. U. z 1993 r. Nr 94 poz. 431 ze zm.) Polegało to na błędnym ustalaniu okresu zwolnienia – str. 28 protokołu kontroli.

Ponadto stwierdzono, iż zgodnie z uchwałą Nr 302/LV/98 Rady Miejskiej Łomży z dnia 8 kwietnia 1998 roku, obowiązującej do września 2003 roku, prowizja inkasenta od kwot zebranych na targowisku przy ul. Dworcowej wynosi 40% pobranej kwoty. W kolejnej uchwale z dnia 23 września 2003 roku wysokość tej prowizji określono także na 40%. Jak wskazuje opis na stronie 43 protokołu kontroli, pismem Nr GKO-7050-5-5/02/03 z dnia 9 kwietnia 2003 roku skierowanym do administratora targowiska miejskiego, Przedsiębiorstwa Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej Z.B. w Łomży, Zastępca Prezydenta Miasta ustalił wynagrodzenie z tytułu administrowania targowiskiem w wysokości 38% wpływów z zebranych opłat targowych. Zgodnie ze wskazanym pismem obniżona prowizja obowiązuje od 1 stycznia 2003 roku. Ustalenia takie są sprzeczne z postanowieniami § 2 wyżej cytowanej Uchwały Rady Miejskiej. Ponadto jest naruszeniem wskazań art. 19 pkt 2 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2002 roku Nr 9, poz. 84 ze zm.), w myśl których określenie wysokości wynagrodzenia za inkaso stanowi wyłączną prerogatywę organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego, która nie może być scedowana na żaden inny organ.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostki samorządu terytorialnego oraz podatków i opłat lokalnych.

Organem wykonawczym miasta na prawach powiatu jest Prezydent, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2 i art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Prezydent jako organ wykonawczy miasta wykonuje zadania przy pomocy urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy) oraz powołanych zastępców. Poszczególne zadania wykonywane są przez właściwe komórki Urzędu Miejskiego, stosownie do przyjętej struktury organizacyjnej. Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych (Urzędu), w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku jednostki (Prezydencie) zgodnie z art. 28a ustawy o finansach publicznych, a także na pracownikach Urzędu, którym pisemnie powierzono obowiązki w tym zakresie.

Prezydent jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Wykonywanie obowiązków w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, określonych ustawą o rachunkowości, należy do Skarbnika Miasta. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Realizowanie w pełni obowiązku nałożonego na organ wykonawczy przepisami art. 127 ustawy o finansach publicznych w kwestii objęcia kontrolą w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych.

2. Spowodowanie wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych poprzez:

a) prowadzenie ewidencji analitycznej wydatków na zadania z zakresu administracji rządowej
i inne zadania zlecone j.s.t. ustawami,

b) zapewnienie jednoznacznego powiązania zapisów księgowych z dowodami księgowymi,

c) zaniechanie księgowań „dochodów okresu przejściowego”, powodujących zniekształcenie bilansu z wykonania budżetu,

d) ewidencjonowanie rozliczeń zrealizowanych przez Urząd wydatków budżetowych za pośrednictwem konta 223,

e) prowadzenie ksiąg inwentarzowych składników majątkowych o wartości nieprzekraczającej 2000 zł w sposób umożliwiający identyfikację miejsc ich użytkowania i osób za nie odpowiedzialnych.

f) poprawianie błędnych zapisów w dowodach wewnętrznych w sposób określony w ustawie
o rachunkowości.

3. Egzekwowanie od kontrahentów realizacji przedmiotu umowy w określonych w niej terminach, z uwzględnieniem ewentualnych (uzasadnionych) aneksów, które powinny być sporządzane przed upływem okresu wykonania zamówienia; rozważenie poczynionych uwag
w kwestii naliczania kar umownych za nienależyte wykonanie zobowiązań przez kontrahentów.

4. Realizowanie planu finansowego wydatków niewygasających z uwzględnieniem ostatecznych terminów ich dokonania, ustalonych uchwałą organu stanowiącego.

5. Dokonywanie z końcem roku weryfikacji naliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, zgodnie z postanowieniami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 roku.

6. Ustalenie i pobranie stosownych należności, wynikających z art. 40 ust. 3 i ust. 12 o drogach publicznych, za wskazane w wystąpieniu zajęcie pasa drogowego. Zapewnienie właściwych mechanizmów kontroli wewnętrznej celem należytego poboru opłat.

7. Dokonywanie prawidłowego ustalenia w sprawozdaniach budżetowych skutków finansowych obniżenia stawek podatku od nieruchomości oraz zastosowanych zwolnień podatkowych, wynikających z uchwał Rady Gminy.

8. Stosowanie instytucji zwolnień i ulg na zasadach wynikających z ustawy o podatku rolnym, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów dotyczących zwolnień z tytułu nabycia gruntów.

9. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie wynagrodzenia prowizyjnego za inkaso opłaty targowej, z uwzględnieniem wskazań zawartych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa Izby do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Łomży