Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół Nr 7 w Suwałkach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 17 listopada 2004 roku (znak: RIO.V.6012 - 14/04), o treści jak niżej:

                                                                                           Pan Władysław Renowicki

                                                                                           Dyrektor Zespołu Szkół Nr 7

w Suwałkach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2003 rok, przeprowadzonej w Zespole Szkół Nr 7 w Suwałkach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego 1 egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

W wyniku kontroli dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości stwierdzono, że zakładowy plan kont nie zawiera wykazu kont pozabilansowych – str. 5-6 protokołu kontroli. Jednostka powinna opracować zakładowy plan kont przyjmując za podstawę przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752). Zakładowy plan kont winien obejmować zarówno konta bilansowe, jak i konta pozabilansowe. W jednostce budżetowej, zgodnie z wykazem zawartym w załączniku Nr 2 do rozporządzenia, są to konta 998 i 999 służące ewidencjonowaniu zaangażowania wydatków budżetowych. Spośród ujętych w tym wykazie kont, które należy traktować jako standardową liczbę kont, w zakładowym planie kont można pominąć tylko te, które służą ujęciu operacji gospodarczych nie występujących w danej jednostce. Plan można także uzupełnić o dodatkowe konta, zgodne co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami wskazanymi w rozporządzeniu (§ 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia).

W zakresie prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych kontrola wykazała występowanie nieprawidłowości naruszających postanowienia ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) oraz zasady ujmowania operacji na poszczególnych kontach wskazane przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości..., które polegały na:

a) dokonywaniu zapisów w dzienniku bez zachowania chronologii zdarzeń, czym naruszono art. 14 ust. 1 ustawy – str. 7-8 protokołu kontroli;

b) księgowaniu dowodów nie zawierających elementów wskazanych przepisami art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy, a mianowicie stwierdzenia zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacji) lub podpisu osoby odpowiedzialnej za to wskazanie – str. 8 protokołu kontroli;

c) nieprzestrzeganiu obowiązku ujmowania w raporcie kasowym operacji dotyczących wpłat gotówki w tym samym dniu, w którym zostały one dokonane; zgodnie z przepisem art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy warunkiem bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych jest m.in. ujmowanie operacji gotówkowych w ewidencji w dniu ich dokonania – str. 12 protokołu kontroli;

d) nie sporządzaniu wewnętrznego dowodu księgowego, o którym mowa w przepisie art. 20 ust. 2 pkt. 3 ustawy, który powinien stanowić podstawę ujęcia w księgach naliczonego odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – str. 19 protokołu kontroli;

e) ewidencjonowaniu środków depozytowych (m.in. wadiów) na koncie 131; z załącznika Nr 2 do rozporządzenia wynika, że kontem odpowiadającym rachunkowi środków depozytowych powinno być konto 139 „Inne rachunki bankowe” – str. 9 protokołu kontroli;

f) dokonywaniu zapisów na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” z naruszeniem zasady czystości obrotów, dla zapewnienia której do zwrotów, nadpłat i korekt powinien być stosowany techniczny zapis ujemny – str. 9 protokołu kontroli;

g) stosowaniu nieprawidłowej korespondencji kont przy ewidencjonowaniu rozrachunków z pracownikami oraz operacji związanych z potrącaniem z list płac składek na PZU – str. 8-9 protokołu kontroli;

h) nieprawidłowej ewidencji otrzymanych środków na stypendia jako rozrachunków z odbiorcami – str. 9 protokołu kontroli.

Sprawdzenie prawidłowości funkcjonowania ustalonych procedur kontroli wewnętrznej w zakresie prowadzenia gospodarki kasowej wykazało przypadki naruszenia obowiązujących uregulowań wewnętrznych w wyniku:

- braku potwierdzeń odbioru oryginału raportu kasowego przez główną księgową – str. 11 protokołu kontroli;

- nieterminowego odprowadzania do banku gotówki przyjętej do kasy – str. 12 protokołu kontroli.

W zakresie sprawozdawczości budżetowej stwierdzono nieprawidłowość polegającą na niesporządzaniu wszystkich wymaganych sprawozdań. Badana jednostka nie sporządzała sprawozdań Rb-N o stanie należności. Obowiązek sporządzania tych sprawozdań wynika z przepisów § 4 ust. 1 pkt 2 lit. b) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279 ze zm.) – str. 10 protokołu kontroli.

W trakcie czynności kontrolnych ustalono, iż kwota zobowiązań wymagalnych jednostki, według stanu na dzień 31 grudnia 2003 roku, w rozdziale 80130 „Szkoły zawodowe” par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia” wynosiła 89.285,82 zł (zobowiązania dotyczyły zakupu oleju opałowego), a w par. 4260 „Zakup energii” 6.566,36 zł – str. 10 protokołu kontroli. Ponadto z tytułu nieterminowego regulowania zobowiązań za wykonanie prac w hali sportowej w szkole, jednostka opłaciła w okresie objętym kontrolą odsetki w kwocie 50.000,00 zł – str. 13 protokołu kontroli. Stosownie do zasady wyrażonej w art. 28 ust. 3 pkt. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.), wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Jak wynika z załączonej do protokołu dokumentacji, kontrolowana jednostka na bieżąco informowała organ prowadzący o występujących zobowiązaniach, a także prowadziła rozmowy w władzami miasta w sprawie uregulowania należności wykonawcy hali sportowej. Na konieczność zapewnienia jednostkom oświatowym prowadzonym przez miasto Suwałki (działającym w formie jednostek budżetowych) środków umożliwiających ich prawidłowe funkcjonowanie wskazałem Prezydentowi Suwałk pismem z dnia 16 kwietnia 2004 r. (znak: RIO.V.6012-3/04), wystosowanym w związku z ustaleniami poczynionymi podczas kontroli innej jednostki oświatowej podległej miastu.

Ustalono, iż kontrolowana jednostka poniosła wydatki nieznacznie przekraczające limit ustalony planem finansowym w dwóch podziałkach klasyfikacyjnych – str. 17 protokołu kontroli. Należy wskazać, iż stosownie do zasady sformułowanej w art. 92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień.

Jak wynika z ustaleń zawartych w protokole kontroli, środki specjalne pochodzące z różnych tytułów określonych przepisami art. 21 ust. 1 ustawy o finansach publicznych obejmowane były jednym planem finansowym. Dla środków gromadzonych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 2 ustawy (spadki, zapisy, darowizny), w myśl art. 21 ust. 4 ustawy, plany finansowe sporządza się na okres, w którym środki te będą wydatkowane. W odróżnieniu od środków gromadzonych na podstawie uchwał organu stanowiącego, dla których sporządza się roczny plan finansowy (art. 21 ust. 3 ustawy). Różnica w zasadach sporządzania planów dla środków tworzonych z różnych tytułów sprawia, iż nieprawidłowym jest sporządzanie łącznego planu finansowego, a co za tym idzie również łącznego sprawozdania z jego wykonania.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania lub niewłaściwej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości samorządowych jednostek budżetowych.

Stosownie do postanowień art. 28a ustawy o finansach publicznych odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik. Powinność prowadzenia rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami spoczywa na Głównym Księgowym, stosownie do postanowień zawartych w zakresie czynności. Prawa i obowiązki głównego księgowego określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uzupełnienie zakładowego planu kont o wykaz kont pozabilansowych.

2. Zobowiązanie Głównego Księgowego do wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) chronologiczne ujmowanie zdarzeń w dzienniku,

b) ujmowanie w ewidencji dowodów księgowych posiadających wszystkie cechy przewidziane przepisami art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości,

c) ujmowanie w raportach kasowych zapisów dotyczących wpłat gotówki w tym samym dniu, w którym zostały one dokonane,

d) dokonywanie zapisów w księgach rachunkowych wyłącznie na podstawie dowodów księgowych,

e) prowadzenie ewidencji rachunku środków depozytowych na koncie 139,

f) zachowywanie zasady czystości obrotów na koncie 130,

g) ewidencjonowanie rozrachunków z pracownikami w sposób wskazany w protokole kontroli,

h) zaniechanie ewidencjonowania środków przeznaczonych na stypendia dla uczniów jako rozrachunków z odbiorcami.

3. Zapewnienie przestrzegania  wewnętrznych uregulowań w zakresie gospodarki kasowej.

4. Sporządzanie kwartalnych sprawozdań Rb-N o stanie należności.

5. Przestrzeganie zasady dokonywania wydatków do wysokości kwot ustalonych w planie finansowym.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. W odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu do czasu ich rozpatrzenia.

Podstawą zgłaszania zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Prezydent Suwałk

         W wyniku kontroli w w/w jednostce skierowano pismo z dnia 22.06.2004 roku, do organu wykonawczego: