Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Bursie Międzyszkolnej w Augustowie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 lipca 2004 roku (znak: RIO.V.6012 - 8/04), o treści jak niżej:

Pan Jarosław Kwiecień

Dyrektor Bursy Międzyszkolnej

w Augustowie

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2003 rok, przeprowadzonej w Bursie Międzyszkolnej w Augustowie, na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego 1 egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Badaniu poddano elementy organizacji i funkcjonowania w jednostce wewnętrznej kontroli finansowej. Stwierdzono, że stosowana przez jednostkę „Instrukcja obiegu dokumentów i kontroli”, „Instrukcja wewnętrzna sporządzania obiegu dokumentów i kontroli dokumentów oraz przekazywania” nie określają w sposób wyczerpujący wszystkich elementów służących wykonywaniu wewnętrznej kontroli finansowej. Zwrócić uwagę należy w szczególności na brak wskazania osób upoważnionych do sprawdzania dokumentów pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym oraz niedostateczne określenie rodzaju stosowanych w jednostce dokumentów finansowo-księgowych oraz schematu obiegu dowodów, który dawałby możliwość prześledzenia ich drogi od momentu sporządzenia lub wpływu do jednostki do momentu ich zadekretowania i ujęcia w ewidencji księgowej. Powyższe spowodowało, że dokumenty finansowe były podpisywane przez referenta ds. księgowych (na dowód sprawdzenia pod względem merytorycznym i rachunkowym oraz czy wydatek był uzasadniony pod względem celowości, gospodarności i legalności) zamiast przez głównego księgowego – s. 8-9,11 i 12 protokołu kontroli. Ponadto badana jednostka nie posiada uregulowań dotyczących gospodarki drukami ścisłego zarachowania, nie ustalono również osoby odpowiedzialnej za prowadzenie wspomnianej ewidencji – s. 24 protokołu kontroli.

Przepisy art. 28a ust. 1 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2003r., Nr 15, poz. 148 ze zm.) ustanawiają generalną zasadę odpowiedzialności kierownika jednostki sektora finansów publicznych za całość gospodarki finansowej oraz wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie gospodarki finansowej. W związku z tym każdy kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest zobowiązany zapewnić odpowiedni system wewnętrznej kontroli finansowej w swojej jednostce, odpowiadający wymogom art. 35a ustawy, tj. winien ustalić procedury kontroli finansowej obejmujące szczegółowy sposób, tryb i komórki odpowiedzialne za badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie pobierania, gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych oraz dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych. Zgodnie z art. 35a ust. 3 ustawy procedury te powinny być ustalone w formie pisemnej i obejmować wszystkie podejmowane w jednostce operacje dotyczące wskazanych procesów. Zasadnicze znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania kontroli wewnętrznej ma m.in. właściwy przydział czynności poszczególnym pracownikom jednostki.

W trakcie kontroli dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości stwierdzono, iż zakładowy plan kont nie zawierał wykazu kont pomocniczych, zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.

Wchodząca w skład dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości instrukcja inwentaryzacyjna nie zawiera postanowień dotyczących dokumentowania inwentaryzacji oraz praw i obowiązków osób ją przeprowadzających, co spowodowało, że komisja nie pobrała od osoby materialnie odpowiedzialnej za zinwentaryzowane składniki majątku oświadczeń (wstępnego i końcowego) oraz nie sporządziła pisemnego sprawozdania z przebiegu spisu – s. 9 i 48-49 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli stwierdzono ponadto uchybienia w sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych, naruszające przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), polegające w szczególności na:

- prowadzeniu dziennika z naruszeniem zasady podwójnego zapisu, wyrażonej w art. 15 ust. 1 ustawy oraz nie ujmowaniu wszystkich zdarzeń gospodarczych w dzienniku (przez dziennik jedynie księgowane były zobowiązania) naruszając postanowienia art. 14 ust. 1 tejże ustawy – s. 14 protokołu kontroli,

- nie sporządzaniu zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych wymaganych przepisami art. 13 ust. 1 pkt 4 oraz art. 18 ust. 1 ustawy – s. 14 prot. kontroli,

- nie zachowaniu chronologii zapisów zdarzeń gospodarczych na kontach księgi głównej naruszające postanowienia art. 15 ust. 2 ustawy – s. 15 prot. kontroli,

- dokonywaniu zapisów w księdze inwentarzowej (analityka pozostałych środków trwałych) niezgodnie z przepisami art. 13 ust. 1 oraz art. 23 i 24 ustawy – s. 15 prot. kontroli,

- sporządzaniu dowodów księgowych niezawierających wszystkich elementów wskazanych art. 21 ust. 1 tj. nie umieszczaniu przy dekretach syntetycznych podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych – s. 17 prot. kontroli;

- nie umieszczaniu dekretów syntetycznych na dowodach znajdujących się pod raportami kasowymi – s.17 prot. kontroli;

- nie nadawaniu numerów dla dowodów księgowych znajdujących się pod wyciągami bankowymi, nie nadawaniu numerów raportom kasowym oraz dowodom znajdującym się pod raportami kasowymi – s. 18 prot. kontroli.,

 - wystawianiu dwóch dowodów dokumentujących jedną operację gospodarczą, co naruszało wskazania art. 22 ust. 4 ustawy – s. 22 prot. kontroli,

- rozchodowaniu gotówki z kasy bez pokwitowania osoby odbierającej gotówkę, naruszające postanowienia art. 21 pkt 4 i 5 ustawy, skutkujące ujmowaniem w księgach rachunkowych niewłaściwie udokumentowanych operacji gotówkowych, świadczące o wadliwym funkcjonowaniu kontroli wewnętrznej w zakresie formalnej kontroli dowodów księgowych – s. 22 prot. kontroli,

- nie wskazywaniu na dowodach znajdujących się pod raportem kasowym numeru i pozycji ujęcia dowodu w raporcie kasowym, wymaganych art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy – s. 23 prot. kontroli,

- nie sporządzaniu wewnętrznego dowodu księgowego, o którym mowa w przepisie art. 20 ust. 2 pkt 3, stanowiącego podstawę ujęcia w księgach naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych – s. 39 prot. kontroli.

Nieprawidłowością było również prowadzenie odrębnych ksiąg rachunkowych (ewidencja syntetyczna i analityczna) dla środków specjalnych, które stanowią jedno ze źródeł finansowania jednostki budżetowej, niepodlegających przekazaniu do budżetu – s. 14-15 prot. kontroli.

Uchybienia stwierdzono także w zakresie wadliwego, w świetle obowiązujących przepisów zakładowego planu kont oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 153, poz. 1752), prowadzenia ewidencji operacji gospodarczych:

- nieprawidłowo prowadzono ewidencję ubezpieczeń pracowników, pożyczek mieszkaniowych, składek na związki zawodowe oraz kasy zapomogowo-pożyczkowej – s. 16 prot. kontroli,

- z naruszeniem wskazań zawartych w zakładowym planie kont przeniesiono wynik finansowy za 2002 rok na fundusz jednostki pod datą 31 grudnia 2004 roku ( a nie pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego) – s. 17 prot. kontroli,

- nie prowadzono analityki do konta 234 “Pozostałe rozrachunki z pracownikami” – s. 17-18 prot. kontroli,

- nie prowadzono ewidencji zaangażowania pomimo wystąpienia operacji na tych kontach – s. 19 prot. kontroli,

- nie prowadzono ewidencji szczegółowej do konta 750 “Przychody i koszty finansowe” oraz 760 “Pozostałe przychody i koszty” – s. 34 prot. kontroli.

W zakresie wykonywania obowiązków sprawozdawczych, wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, stwierdzono, że w sprawozdaniach Rb -28 sporządzonych za miesiące marzec, kwiecień, maj, czerwiec, lipiec, sierpień 2003 roku nie wykazano zaangażowania wydatków, jak też w sprawozdaniu Rb-28 sporządzonym za miesiąc grudzień 2003 roku w rubryce zaangażowanie nie uwzględniono kwot wynikających z podjętych zobowiązań – s. 20-21 prot. kontroli.

Stwierdzono również, że na dokumentach dotyczących udzielonych pracownikom zaliczek nie wykazywano daty ich rozliczenia, co uniemożliwia kontrolę terminowości tegoż rozliczenia – s. 26 prot. kontroli.

Kontrola wykazała ponadto uchybienia polegające na angażowaniu środków zgromadzonych na rachunku środków specjalnych oraz na rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych do regulowania zobowiązań budżetowych. Przeznaczenie środków ZFŚS oraz funduszy zgromadzonych na rachunku środków specjalnych jest ściśle określone przepisami (m.in. ustawy z dnia 4 marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996r. Nr 70, poz. 335 ze zm.) i ustawy o finansach publicznych), które nie przewidują możliwości wykorzystywania tych środków na cele wskazane opisem na stronach 32 i 41-42 prot. kontroli.

Stwierdzono także przypadki niezgodnego, z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 59, poz. 688 ze zm.), klasyfikowania wydatków – s. 32 i 42-43 prot. kontroli.

Podczas kontroli wydatków z tytułu wynagrodzeń ustalono, że pracownicom zatrudnionym na stanowisku kucharki oraz st. intendenta przyznano wynagrodzenie wyższe niż wynikało to z przyznanej kategorii zaszeregowania oraz czasu zatrudnienia (3/4 etatu), niezgodnie z regulaminem wynagradzania obowiązującym w kontrolowanej jednostce, opracowanym na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U. Nr 61, poz. 708 ze zm.) – s. 37 prot. kontroli.

Stwierdzono również, że nie dostosowano się do przepisów ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz.U. Nr 160, poz. 1080 ze zm.) przy ustalaniu osób, którym przysługuje dodatkowe wynagrodzenie roczne oraz ustalaniu sumy wynagrodzenia otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, co skutkowało łącznym nadpłaceniem kwoty 227,81zł oraz nie wypłaceniem należnego wynagrodzenia w łącznej wysokości 499,70zł – s. 37-39 prot. kontroli.

Kontrola prawidłowości tworzenia oraz gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych wykazała, że do naliczenia odpisu nie ujęto pracowników młodocianych, zatrudnionych jako pomoce kuchenne oraz pracownicy zatrudnionej jako pomoc kuchenna do dnia 30 kwietnia 2003 roku (kontynuacja zatrudnienia), co spowodowało zaniżenie odpisu o kwotę 709,42zł; naruszono tym samym postanowienia ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r., Nr 70, poz. 335 ze zm.). W końcu roku w celu dostosowania faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych w Bursie należało dokonać korekty odliczenia na Fundusz, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 roku w sprawie sposobu ustalenia przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na z.f.ś.s (Dz.U. Nr 43, poz. 168) – s. 40-41 prot. kontroli.

Podczas kontroli stwierdzono również niezgodne z ustawą z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. Nr 54, poz. 654 ze zm.) zastosowanie stawki umorzeniowej dla środków trwałych wskazanych opisem na stronach 46-47 prot. kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania lub niewłaściwej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości.

Stosownie do postanowień art. 28a ustawy o finansach publicznych odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik. Na kierowniku jednostki spoczywa też powinność wdrożenia i aktualizacji dokumentacji zasad rachunkowości obowiązujących w jednostce oraz nadzór nad prowadzeniem rachunkowości, stosownie do postanowienia art. 4 ust. 5  ustawy o rachunkowości.

Obowiązki w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, stosownie do zakresu czynności, należały do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze przedstawione nieprawidłowości, na podstawie art. 9 cytowanej ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1.     Dokonanie analizy oraz uzupełnienie wewnętrznych regulacji w zakresie wykonywania kontroli finansowej w jednostce, z uwzględnieniem przepisów art. 35a ustawy o finansach publicznych oraz z wykorzystaniem uwag zawartych w niniejszym wystąpieniu.

2.     Uzupełnienie zapisów w zakładowym planie kont o wykaz kont pomocniczych.

3.     Spowodowanie, aby dokumenty finansowe były podpisywane, na dowód sprawdzenia, przez osoby do tego wyznaczone.

4.     Wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących rozchodowania gotówki z kasy oraz przeprowadzenie działań zmierzających do ustalenia zakresu wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego uchybień.

5.     Ustalenie, w regulacjach wewnętrznych, zasad dotyczących prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania.

6.     Uzupełnienie instrukcji inwentaryzacyjnej o elementy wskazane w części opisowej wystąpienia pokontrolnego.

7.     Wyeliminowanie nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych poprzez prowadzenie ich zgodnie ze wskazanymi w niniejszym wystąpieniu przepisami ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości.

8.     Zapewnienie prawidłowej realizacji obowiązków sprawozdawczych, wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

9.     Zaprzestanie angażowania środków ZFŚS oraz środków gromadzonych na rachunku środków specjalnych do regulowania zobowiązań budżetowych.

10.   Stosowanie prawidłowej klasyfikacji budżetowej.

11.   Ustalanie wynagrodzenia zasadniczego stosownie do przyznanej kategorii zaszeregowania oraz czasu pracy, zgodnie z regulaminem wynagradzania obowiązującym w kontrolowanej jednostce.

12.   Prawidłowe ustalanie dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

13.   Dokonywanie odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

14.   Wyeliminowanie, wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, nieprawidłowości w zakresie umarzania środków trwałych.

15.   Przestrzeganie zasad dotyczących obowiązków komisji inwentaryzacyjnej, wynikających z prawidłowo opracowanej instrukcji inwentaryzacyjnej.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. W odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu do czasu ich rozpatrzenia.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

     Z-ca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Zarząd Powiatu Augustowskiego