Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Warsztatach Szkolnych Zespołu Szkół w Michałowie

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28 września 2004 roku (znak: RIO.I.6012 - 26/04), o treści jak niżej:

Pan Jan Ambrożej

 Kierownik Warsztatów Szkolnych

 Zespołu Szkół w Michałowie

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2003 roku
i I półrocza 2004 roku (w zakresie sytuacji finansowej gospodarstwa pomocniczego także za lata 2001-2002), przeprowadzonej w Warsztatach Szkolnych Zespołu Szkół w Michałowie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku
o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r., Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego 1 egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Stwierdzono, że obowiązujące w gospodarstwie pomocniczym procedury kontroli finansowej zostały określone w „Regulaminie kontroli wewnętrznej w Zespole Szkół
w Michałowie” przez Dyrektora Zespołu Szkół, a więc zostały przyjęte w innym trybie niż wynikający z art. 28a i art. 35a ust. 3 ustawy z 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.). Z przywołanego art. 28a ustawy o finansach publicznych wynika, że kierownik każdej jednostki sektora finansów publicznych jest zobowiązany zapewnić odpowiedni system wewnętrznej kontroli finansowej w swojej jednostce, odpowiadający wymogom art. 35a ustawy. Według przepisów tego artykułu kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Wszystkie procedury kontroli finansowej winny być ustalone
w formie pisemnej. W opracowaniu i doskonaleniu dokumentacji systemu kontroli finansowej (zawierającej procedury, instrukcje, zakresy obowiązków, zasady organizacji jednostki itp.) należy uwzględniać standardy wewnętrznej kontroli finansowej, ogłoszone przez Ministra Finansów w Komunikacie Nr 1 z dnia 30 stycznia 2003 roku (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 3, poz. 13) – s. 7 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że kontrolowana jednostka, zarówno w planowaniu, ewidencji księgowej, jak i sprawozdawczości budżetowej, w paragrafie klasyfikacji przychodów 097 „Wpływy z różnych dochodów”, uwzględniała tzw. „robociznę uczniowską”, tj. nieodpłatną pracę uczniów wykonywaną w ramach praktycznej nauki zawodu. Nieodpłatną robociznę uczniowską, jako przychód nieokreślony w paragrafach klasyfikacji budżetowej, nie realizowany „kasowo”, należało wykazywać w sprawozdaniu Rb-31 z wykonania planów finansowych gospodarstw pomocniczych w pozycji „K 100 (Inne zwiększenia), jak to wynika z § 13 ust. 3 lit. b) Załącznika nr 1 w zw. z § 23 ust. 1 pkt 2 Załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279, ze zm.). W przypadku takiej klasyfikacji budżetowej przychodów z tytułu nieodpłatnej robocizny uczniowskiej, w strukturze przychodów w latach objętych kontrolą nie wystąpiłby par. 097, zaś zwiększeniu uległyby przychody w pozycji „Inne zwiększenia”.

Nieodpłatną robociznę uczniowską realizowaną w ramach praktycznej nauki zawodu kontrolowana jednostka wykazywała także w paragrafie klasyfikacji wydatków 4300 „Zakup usług pozostałych”. W tym przypadku, z uwagi na brak „kasowego” wykonania oraz odniesienia do paragrafów wydatków stanowiących koszty w klasyfikacji budżetowej, właściwe jest ewidencjonowanie nieodpłatnej robocizny uczniowskiej bez podziałek klasyfikacji i wykazywanie w sprawozdaniu Rb-31 w tabeli „Koszty i inne obciążenia” jako „Inne zmniejszenia” (§ 13 ust. 4 lit. b) rozporządzenia Ministra Finansów). Przy uwzględnieniu takiego sposobu postępowania, w strukturze kosztów będących wydatkami
w latach objętych kontrolą zmniejszyłby się wydatek w par. 4300 oraz ogółem koszty będące wydatkami - o kwotę robocizny uczniowskiej, zaś zwiększeniu o tą kwotę uległyby dane
w poz. „Inne zmniejszenia” – s. 10-11 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli wynika również, że w sprawozdaniu Rb-31 za I półrocze 2004 roku nie wykazano w poz. P „Inne zmniejszenia” zmniejszenia o 6.060,37 zł stanu produktów,
w porównaniu ze stanem na koniec 2003 roku (z 11.534,72 zł do 5.474,35 zł). Po uwzględnieniu tej zmiany, pozycja „Inne zmniejszenia” wynosiłaby w I półroczu 2004 roku 15.754,95 zł, koszty i inne obciążenia łącznie – 78.775,62 zł, zaś zysk 11.206 zł – s. 17, 24 protokołu kontroli.

Stwierdzono również, że w sprawozdaniach Rb-31 sporządzonych przez Warsztaty Szkolne jako adresata sprawozdania wymienia się Starostwo Powiatowe w Białymstoku. Zgodnie z załącznikiem nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, sprawozdanie to powinno być adresowane do jednostki macierzystej, czyli do Zespołu Szkół w Michałowie – str. 18 protokołu kontroli.

         W wyniku czynności kontrolnych ustalono, że w latach objętych badaniami nie wystąpiły zwiększenia stanu środków trwałych Warsztatów Szkolnych w wyniku działalności inwestycyjnej jednostki macierzystej.

Stwierdzono jednak, że wydatki inwestycyjne powodujące zwiększenie stanu środków trwałych wystąpiły w 1999 roku, w którym dokonano zakupu urządzeń do stacji kontroli pojazdów o wartości 52.335 zł oraz wybudowano systemem gospodarczym kanał przeglądowy do tej stacji o wartości 30.365,55 zł. Inwestycje te zostały zrealizowane
w ramach planu wydatków Warsztatów Szkolnych Zespołu Szkół ze środków obrotowych gospodarstwa pomocniczego. Wydatki te w wykonaniu planu za 1999 r. zostały wykazane
w par. wydatków materiałowych. Należy przy tym zaznaczyć, iż ujęcie wydatków inwestycyjnych w takiej podziałce klasyfikacji budżetowej spowodowało przekroczenie planu kosztów materiałowych o 46.291 zł (plan – 50.600 zł, wykonanie – 96.891 zł) – s. 19 protokołu kontroli.

Wskazać należy, że samorządowe gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych nie mogą, w ramach planu finansowego,, samodzielnie realizować wydatków inwestycyjnych i zakupów inwestycyjnych. Wynika to z regulacji prawnych dotyczących: klasyfikacji dochodów i wydatków, w której nie przewidziano odrębnych paragrafów dla wydatków
i zakupów inwestycyjnych gospodarstw pomocniczych, planów finansowych gospodarstw pomocniczych, zawartych w ustawie o finansach publicznych i przepisach wykonawczych do tej ustawy, które nie przewidują wyodrębnienia w tych planach wydatków inwestycyjnych,
a także podatku dochodowego od osób prawnych, zgodnie z którymi gospodarstwa pomocnicze utworzone przy szkołach są zwolnione z podatku dochodowego, jeżeli środki
z tego zwolnienia zostaną m.in. przekazane na finansowanie inwestycji jednostki budżetowej w zakresie inwestycji dla gospodarstwa pomocniczego tej jednostki.

Należy zaznaczyć, że w obowiązującym do końca 2000 r. rozporządzeniu Ministra Finansów z 8 maja 1991 r. w sprawie gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych -
§ 9 ust. 2 pkt 3 stanowił, że gospodarstwa pomocnicze funkcjonujące przy szkołach, mogły przeznaczyć zyski w części przeznaczonej na wpłatę do budżetu, na rachunek finansowania inwestycji z przeznaczeniem na inwestycje gospodarstwa pomocniczego. Posiadając wolne środki obrotowe kierownik gospodarstwa pomocniczego, w oparciu o art. 20 ust. 6 ustawy
o finansach publicznych, mógł w planie na 1999 rok założyć zmniejszenie stanu środków obrotowych na koniec roku, tytułem przeznaczenia na inwestycje Zespołu Szkół, w zakresie inwestycji gospodarstwa pomocniczego (z przytoczonego przepisu wynikało m.in., że elementem planu finansowego stanowiącego podstawę gospodarki finansowej gospodarstwa pomocniczego jest stan środków obrotowych) – s. 18 protokołu kontroli.

Na podstawie ewidencji kosztów i przychodów gospodarstwa pomocniczego, prowadzonej na koncie 700 - „Sprzedaż produktów” w rozbiciu na wyroby i usługi, sporządzono w tracie kontroli zestawienie tabelaryczne, obrazujące przychody, koszty (wraz z nieodpłatną robocizną) i wynik na sprzedaży wyrobów i usług w latach 2001-2003
i w I półroczu 2004 r. Analiza tych danych wskazuje, że w badanej jednostce nieopłacalne jest świadczenie usług, zaś produkcja wyrobów charakteryzuje się wysoką rentownością wynoszącą w 2001 r. – 32,5%, w 2002 r. – 23,4 %, w 2003 r. – 33,1 % i w I półroczu 2004 r. – 8,35 % kosztów. Wynika to jednakże ze stosowanego w gospodarstwie pomocniczym systemu rozliczania kosztów.

W kontrolowanej jednostce wyodrębnia się z kosztów wymagających kasowych wydatków koszty materiałów bezpośrednich, zaś pozostałe koszty (koszty ogólnowarsztatowe) rozlicza się na usługi i wyroby proporcjonalnie do wartości nieodpłatnej robocizny. W Warsztatach Szkolnych ZS stosowana jest zasada, że robociznę dotyczącą technicznego badania pojazdów ustala się w wysokości 1/7 urzędowej ceny netto za te usługi, tj. 14,3 % ceny. Udział nieodpłatnej robocizny w cenie usług jest więc niemal dwukrotnie wyższy niż w cenie wyrobów (tylko 7,5%), co oznacza że na każdą złotówkę ze sprzedaży usług rozlicza się prawie dwa razy więcej kosztów ogólnowarsztatowych, niż na jedną złotówkę ze sprzedaży wyrobów. Należy zaznaczyć, że ustalanie wartości nieodpłatnej robocizny i rozliczanie kosztów nie zostało ujęte w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości w jednostce.

         Stosowany w warsztatach szkolnych system wyceny nieodpłatnej robocizny nie sprzyja prawidłowej alokacji kosztów na poszczególne rodzaje działalności. Za takim stwierdzeniem przemawia porównanie bezpośredniej robocizny dotyczącej usług
w poszczególnych kwartałach 2003 roku. Robocizna ta w I kwartale wyniosła 4.089,94 zł,
w II kwartale – 5.016,95 zł, w III kwartale – 4.777,12 zł i w IV – 3.833,59 zł. W III kwartale, który jest kwartałem wakacyjnym, usługi technicznego badania pojazdów w stacji kontroli pojazdów są świadczone dzięki pracy diagnostów (nauczycieli Zespołu Szkół) na podstawie umów zlecenia. Wydatki z tego tytułu w 2003 roku wyniosły 960 zł, zaś robociznę bezpośrednią oszacowano aż na 4.777,12 zł. Należy mieć na uwadze również to, że sprzedaż usług diagnostycznych jest realizowana przede wszystkim w wyniku pracy diagnostów, a nie dzięki uczniom objętym nauką zawodu – s. 23-25 protokołu kontroli.

Sprawdzając rozliczenia z tytułu podatku od towarów i usług za II kwartał 2004 r. ustalono, że w dniu 15.06.2004 r. Warsztaty Szkolne Zespołu Szkół zgłosiły do Drugiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku, że z dniem 30.04.2004 r. zaprzestały wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT. Deklaracja ta nie była zgodna ze stanem faktycznym, gdyż kontrolowana jednostka w dalszym ciągu wystawiała faktury VAT, zaś zawarty w nich VAT należny pomniejszała o VAT naliczony w fakturach zakupu. Za miesiąc maj i czerwiec 2004 r. deklaracje VAT- 7 nie zostały przesłane do właściwego urzędu skarbowego, lecz przekazano je do jednostki macierzystej. Na rachunek bieżący Zespołu Szkół w Michałowie przelano podatek VAT w kwocie podlegającej wpłacie na rachunek urzędu skarbowego. Dalsze czynności związane z zadeklarowaniem i rozliczeniem podatku VAT za maj i czerwiec 2004 r. były prowadzone przez Zespół Szkół. Z wyjaśnienia głównej księgowej, stanowiącego załącznik nr 18 do protokołu, wynika że przyczyną podjęcia opisanych działań była niewłaściwa interpretacja przepisów obowiązującej od 1 maja 2004 r. ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Kontrolowana jednostka nie skorzystała z przysługującej jej uprawnień, określonych w art. 14a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926, ze zm.) i nie wystąpiła do Drugiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku z zapytaniem w zakresie stosowania przepisów dotyczących podatku VAT, zaś swoje działania oparła głównie na informacjach telefonicznych – str. 28-29 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania lub niewłaściwej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej
i rachunkowości gospodarstwa pomocniczego jednostki budżetowej.

Stosownie do postanowień art. 28a ustawy o finansach publicznych odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik. Powinność prowadzenia rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami spoczywa na głównym księgowym. Prawa i obowiązki głównego księgowego określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie zmian w planie finansowym gospodarstwa na 2004 rok, polegających na zmniejszeniu o wartość „nieodpłatnej robocizny uczniowskiej” przychodów w paragrafie 0970 „Wpływy z różnych dochodów” i wydatków w paragrafie 4300 „Zakup usług pozostałych”.

2. Dokonanie korekt w ewidencji szczegółowej przychodów i wydatków za 2004 rok, zmniejszając o wartość „nieodpłatnej robocizny uczniowskiej” przychody w par. 097
i wydatki w par. 4300.

3. Wykazywanie w sprawozdaniu Rb-31 wartości „nieodpłatnej robocizny uczniowskiej”
w tabeli A w poz. „K 100 (Inne zwiększenia)” i w tabeli B w poz. „P 100 (Inne zmniejszenia)”. Wskazywanie jako adresata sprawozdań Rb-31 Zespół Szkół w Michałowie.

4. Uzupełnienie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości o zasady wyceny „nieodpłatnej robocizny uczniowskiej”, przy czym należy rozważyć, czy stosowany
w praktyce system wyliczania robocizny bezpośredniej i rozliczania kosztów ogólnych zapewnia właściwe odniesienie tych kosztów na działalność usługową i działalność produkcyjną.

5. Podjęcie czynności, poprzez wyjaśnienie z właściwym urzędem skarbowym i jednostką macierzystą, zmierzających do prawidłowego stosowania przepisów dotyczących podatku od towarów i usług (VAT).

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

     Z-ca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

1.      Dyrektor Zespołu Szkół w Michałowie

2.      Zarząd Powiatu Białostockiego