Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym w Sokółce

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10 maja 2004 roku (znak: RIO.I.6012 - 11/04), o treści jak niżej:

Pani

            Marta Tolko - Kuziuta

Dyrektor Specjalnego Ośrodka

Szkolno Wychowawczego w Sokółce

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Specjalnego Ośrodka Szkolno Wychowawczego w Sokółce za okres 2003 roku, przeprowadzonej na podstawie art. l ust. l oraz w trybie art. 5 ust. l ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego l egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono uchybienia w zakresie rachunkowości jednostki, naruszające przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), polegające na:

a)     poprawianiu błędnych zapisów w księgach rachunkowych w sposób niedopuszczony postanowieniami art. 25 ust. l ustawy (czyniono poprawki poprzez skreślenie dotychczasowej treści, wpisanie nowej, a następnie podpisanie poprawki bez umieszczenia daty jej dokonania) – pkt 2.8. protokołu kontroli;

b)     nieprawidłowym, w świetle przepisu art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy oraz § 5 Instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo księgowych, dekretowaniu dokumentów (oznaczeniu sposobu księgowania) - bez wskazania sposobu rejestracji dowodu na kontach księgi głównej – pkt 2.3. protokołu kontroli;

c)     nie dokonaniu, tj. nie ujęciu w księgach rachunkowych jednostki, odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych - pkt 7.5.1 protokołu kontroli. Dokonanie w księgach rachunkowych odpisu, w terminie poprzedzającym ustawowo określony obowiązek przekazywania środków stanowiących jego równowartość, jest niezbędne dla zachowania cechy bezbłędności zapisów w rozumieniu art. 24 ust. 3 ustawy o rachunkowości.

Stwierdzono ponadto, iż w zakładowym planie kont, ustalającym m.in. wykaz kont księgi głównej, nie zawarto konta o symbolu 247, na którym zaksięgowano rozrachunki z tytułu sum depozytowych – pkt 2.2 protokołu kontroli. Jak stanowi przepis § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz jednolitych planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752), podstawę opracowania zakładowego planu kont stanowi wykaz kont podany w jednolitym planie kont dla jednostek budżetowych (zawarty w załączniku Nr 2). Spośród ujętych w wymienionym wykazie kont, które należy traktować jako standardową liczbę kont, w wewnętrznej regulacji można pominąć tylko te z nich, które służą do księgowania operacji gospodarczych nie występujących w danej jednostce lub uzupełnić o dodatkowe konta nie występujące w wykazie, pod warunkiem zachowania zgodności co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami planu kont.

W zakresie opracowywania planów finansowych stwierdzono, iż nie były one opiniowane przez radę pedagogiczną w myśl postanowień art. 41 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 7 września 1997r. o systemie oświaty (Dz. U. z 1996 r. Nr 67, poz. 329 ze zm.) – pkt 5.1 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania przepisów dotyczących gospodarki finansowej, a zwłaszcza rachunkowości.

Stosownie do postanowień art. 28a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.) odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywania obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostki, stosownie do ustalonego zakresu czynności należy do obowiązków głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównego księgowego sektora finansów publicznych określone są także przepisami art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1.      Spowodowanie wyeliminowania uchybień w prowadzeniu rachunkowości, poprzez:

a)     prawidłowe dokonywanie korekt zapisów księgowych,

b)     dokonywanie pełnej dekretacji dowodów księgowych,

c)     ujmowanie w księgach rachunkowych odpisów za Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych,

d)     dokonywanie zapisów zdarzeń na kontach określonych w zakładowym planie kont.

2.      Wypełnianie powinności przedkładania planów finansowych Szkoły do zaopiniowania przez Radę Pedagogiczną.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

Zarząd Powiatu Sokólskiego

                                                                                     Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

    w Białymstoku