Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Szkole Podstawowej Nr 11 w Suwałkach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16 lutego 2005 roku (znak: RIO.V.6012 - 19/04), o treści jak niżej:

Pan Piotr Zieliński

Dyrektor

Szkoły Podstawowej Nr 11

w Suwałkach

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2003 roku, przeprowadzonej w Szkole Podstawowej Nr 11 w Suwałkach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych  (Dz. U. z 2001 r. Nr 155, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Badanie prawidłowości przydzielenia obowiązków pracownikom kontrolowanej jednostki wykazało, że Głównemu Księgowemu ustalono zakres obowiązków w oparciu o „zarządzenie nr 14 MEN z dnia 19.06.1992 r. w sprawie ramowego statutu Szkół Publicznych”. Treść zakresu obowiązków nie odpowiada wymaganiom wynikającym z przepisów art. 35 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.), który ustala je w sposób kompletny od 1 stycznia 2002 roku. Przykładem rozbieżności jest przytoczony w protokole kontroli zapis dotyczący spełnianych przez Głównego Księgowego funkcji kontrolnych - str. 4-5 i 7 protokołu kontroli.

Na podstawie analizy obowiązujących w jednostce procedur wewnętrznej kontroli finansowej stwierdzono, że nie zostały opisane w uregulowaniach wewnętrznych zasady dokumentowania rozchodu produktów oraz kontroli w zakresie gospodarki magazynowej – str. 33 protokołu kontroli. Zgodnie z art. 35a ustawy o finansach publicznych kontrola finansowa w jednostce sektora finansów publicznych dotyczy wszystkich procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowania mieniem. Kierownik jednostki, z uwzględnieniem jej zadań, struktury organizacyjnej, kadrowej itp., powinien ustalić procedury kontroli finansowej w formie pisemnej, obejmując wszystkie podejmowane w jednostce operacje. Przy konstruowaniu systemu kontroli wewnętrznej należy uwzględnić „Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”, określone w Komunikacie Nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 3, poz. 13).

Analiza dokumentacji finansowo-księgowej za okres od 1 kwietnia 2003 r. do 31 lipca 2003 r. (badaniu poddano 53 zewnętrzne dokumenty finansowo-księgowe) wykazała, że tylko 18,9% dowodów zawierało wskazanie daty ich wpływu do jednostki. Uwidocznianie dat wpływu dokumentów księgowych ma zasadnicze znaczenie m.in. dla terminowości regulowania zaciągniętych zobowiązań str. 7 protokołu kontroli.

W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono uchybienia naruszające przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), polegające w szczególności na:

a) niezachowaniu zgodności obrotów narastających zestawienia obrotów i sald z obrotami dziennika (art.18 ust. 1 ustawy) – str. 9 protokołu kontroli,

b) nieprzestrzeganiu chronologii zapisów zdarzeń gospodarczych na kontach księgi głównej (art. 15 ust. 2 ustawy) – str. 9-10 protokołu kontroli,

c) dokonywaniu zapisów w ewidencji księgowej Szkoły na podstawie poleceń księgowania nie dokumentujących rzeczywistego przebiegu operacji związanych z rozliczaniem kosztów energii elektrycznej z Zespołem Szkół Nr 3 (art. 22 ust. 1 ustawy) – str. 10-11 protokołu kontroli,

d) niezamieszczaniu na źródłowych dowodach księgowych podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy) - str. 13 protokołu kontroli,

e) nieoznaczaniu list płac numerem umożliwiającym powiązanie tych dowodów z zapisami dziennika oraz niezamieszczaniu podpisu osoby sporządzającej listy (art. 14 ust. 2 i art. 21 ust. 1 pkt 5 ustawy) – str. 13 protokołu kontroli.

         W zakresie prowadzenia ewidencji księgowej należy także wskazać na niezgodne z zasadami ustalonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752) dokonywanie zapisów na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki budżetowej”, tj. bez respektowania zasady czystości obrotów, której zachowaniu służy stosowanie technicznego zapisu ujemnego do błędnych zapisów, zwrotów, nadpłat i korekt – str. 10 protokołu kontroli.

         Badanie prawidłowości prowadzonej ewidencji środków trwałych wykazało, że na koncie 011 „Środki trwałe” ujmowano składniki majątkowe o wartości poniżej 3.500 zł, które zgodnie z przepisami wewnętrznymi, a także § 5 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości... w zw. z art. 16d ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), powinny być objęte ewidencją pozostałych środków trwałych na koncie 013 i odpisane w koszty pod datą przekazania do używania – str. 30 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli ustalono, że kwota zobowiązań wymagalnych jednostki w par. 4260 „Zakup energii”, według stanu na 31 grudnia 2003 roku, wynosiła 48.625,82 zł. Stosownie do zasady gospodarki finansowej, wyrażonej w art. 28 ust. 3 pkt  3 ustawy o finansach publicznych, wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań – str. 16 protokołu kontroli. Ze specyfiki gospodarki finansowej jednostek budżetowych wynika, iż zapewnienie prawidłowości jej prowadzenia w dużej mierze uzależnione jest od przyznania w budżecie odpowiednich środków na realizację wydatków. Informuję Pana Dyrektora, iż sygnalizacje dotyczące konieczności podjęcia stosownych działań, zmierzających do zapewnienia szkołom środków umożliwiających terminową realizację wydatków, zostały przekazane Prezydentowi Suwałk w następstwie ustaleń poczynionych w innych  jednostkach oświatowych miasta.

         Badanie prawidłowości opracowania planów finansowych wykazało, że nie dotrzymano terminu opracowania projektu planu finansowego, wymaganego przepisami art. 125 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Projekt planu nie został też przedłożony radzie pedagogicznej, celem jego zaopiniowania, jak to zostało nakazane w art. 41 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.). Ponadto brak dowodów, iżby projekt planu finansowego został przekazany organowi wykonawczemu celem jego weryfikacji pod kątem zgodności z projektem uchwały budżetowej – str. 18-19 protokołu kontroli. Prawidłowe i terminowe opracowanie projektów planów finansowych ma zasadnicze znaczenie, gdyż zweryfikowane projekty planów stanowią podstawę gospodarki finansowej jednostek w okresie od 1 stycznia roku budżetowego do dnia opracowania planu finansowego - § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu (Dz. U. Nr 23, poz. 190).

         Podczas kontroli wydatków na wynagrodzenia stwierdzono, że zasadą wynikającą z regulaminu premiowania pracowników jest przyznawanie premii motywacyjnej pracownikom administracji i obsługi na okres miesiąca kalendarzowego, na podstawie wniosku premiowego przedłożonego przez zastępcę dyrektora. Jednakże kontrola wykazała, iż premie wypłacane były co miesiąc wszystkim pracownikom administracji i obsługi, bez uprzedniego sporządzania wymaganych wniosków – str. 26 protokołu kontroli.

         Kontrola prawidłowości tworzenia oraz gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych wykazała, że nie dotrzymano terminu przekazania 75% równowartości naliczonego odpisu na rachunek bankowy Funduszu. Obowiązek przekazania środków we wskazanej wysokości do 31 maja wynika z art. 6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.) – str. 27 protokołu kontroli.

         Stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania, bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostki budżetowej.

         Stosownie do postanowień art. 28a ustawy o finansach publicznych, odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik.

Powinność prowadzenia rachunkowości, zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami, spoczywa na głównym księgowym; prawa i obowiązki głównego księgowego określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dostosowanie zakresu obowiązków i odpowiedzialności Głównego Księgowego do postanowień art. 35 ustawy o finansach publicznych.

2. Uzupełnienie uregulowań wewnętrznych o procedury kontroli rozchodu produktów żywnościowych.

3. Zapewnienia, aby dokumenty księgowe otrzymywane z zewnątrz były opatrywane adnotacją o dacie ich wpływu do jednostki.

4. Zobowiązanie Głównego Księgowego do wyeliminowania uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) zachowywanie zgodności obrotów zestawienia obrotów i sald z obrotami dziennika,

b) przestrzeganie chronologii zapisów zdarzeń gospodarczych na kontach księgi głównej,

c) ujmowanie operacji dotyczących rozliczeń z tytułu kosztów energii elektrycznej w sposób wskazany w protokole kontroli,

d) zamieszczanie na dowodach księgowych wszystkich elementów wskazanych art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości,

e) zachowanie czystości obrotów na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki budżetowej”.

f) ujmowanie na koncie 011 wyłącznie składników majątkowych o wartości przekraczającej 3.500 zł.

5. Terminowe opracowywanie projektów planów finansowych oraz przedkładanie ich radzie pedagogicznej celem zaopiniowania i organowi wykonawczemu celem weryfikacji pod kątem zgodności z projektem uchwały budżetowej.

6. Przestrzeganie postanowień regulaminu premiowania w zakresie właściwego udokumentowania premii przyznawanych pracownikom administracji i obsługi.

7. Terminowe przekazywanie 75% naliczonego odpisu ZFŚS na rachunek bankowy Funduszu.

         O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalna Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

         Dodatkowo informuję o możliwości składania w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa Izby do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3 – 4 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30–dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości

1. Prezydent Suwałk.

2. Regionalna Izba Obrachunkowa

    w Białymstoku Zespół w Suwałkach.