Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zakładzie Obsługi Starostwa Powiatowego w Zambrowie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27 sierpnia 2004 roku (znak: RIO.IV.6012 – 7/04), o treści jak niżej:

Pan Zbigniew Korzeniowski

Kierownik Zakładu Obsługi Starostwa Powiatowego

w Zambrowie

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2003 roku, przeprowadzonej w Zakładzie Obsługi Starostwa Powiatowego w Zambrowie, na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieliczne uchybienia w zakresie rachunkowości, opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Badając prawidłowość prowadzenia ksiąg rachunkowych ustalono, że zapisów w ewidencji analitycznej dotyczącej wydatków stanowiących koszty działalności dokonywano na podstawie niewłaściwie sporządzanych zbiorczych dowodów księgowych (zestawień). W zestawieniach tych pomijano m.in. wskazanie jednostki wystawiającej zbiorczy dowód księgowy, a także nie wymieniano pojedynczo dowodów źródłowych wchodzących w skład zbioru, czym naruszono zarówno postanowienia zarówno art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), jak i § 6 ust. 2 obowiązującej w kontrolowanej jednostce Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo–księgowych - str. 7 protokołu kontroli.

Ponadto w dokumentacji przeprowadzonej inwentaryzacji stwierdzono brak sprawozdania komisji inwentaryzacji z przebiegu inwentaryzacji, które powinno zawierać ocenę gospodarki w zakresie magazynowania, konserwacji i zabezpieczania składników majątkowych. Wymóg w zakresie sporządzania sprawozdania określony został w rozdziale VI Instrukcji inwentaryzacyjnej obowiązującej w Zakładzie – str. 7 protokołu kontroli.

         Stwierdzone uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania przepisów wewnętrznych obowiązujących w kontrolowanej jednostce, dotyczących prowadzenia rachunkowości.

Odpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości jednostki sektora finansów publicznych spoczywa na głównym księgowym, stosownie do postanowień art. 35 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.).

Mając na uwadze stwierdzone uchybienia, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Sporządzanie zbiorczych dowodów księgowych zgodnie ze wskazanymi przepisami.

2. Egzekwowanie od komisji inwentaryzacyjnej sporządzania sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa Izby do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3–4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30–dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie

      Z-ca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Zarząd Powiatu Zambrowskiego