Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Szkole Podstawowej Nr 3 w Zambrowie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 5 lipca 2004 roku (znak: RIO.I.6012 - 17/04), o treści jak niżej:

Pani Jadwiga Zawistowska

Dyrektor

Szkoły Podstawowej Nr 3

w Zambrowie

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2003 rok, przeprowadzonej w Szkole Podstawowej Nr 3 w Zambrowie na podstawie art. l ust. l oraz w trybie art. 5 ust. l ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego l egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Badanie wewnętrznych regulacji organizacyjno–prawnych dotyczących rachunkowości wykazało, iż dokumentacja opisująca przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości nie zawiera wykazu wszystkich kont księgi głównej występujących w księgach rachunkowych badanej jednostki, tj. kont: 072, 201/1, 221/1, 240/1, 400, 760/1, 4300. Ponadto w treści zakładowego planu kont nie przewidziano również konta 101 „Kasa”. W rzeczywistości jednostka przyjmowała wpłaty gotówkowe na kwitariusze przychodowe za korzystanie z żywienia w stołówce szkolnej od dzieci i pracowników szkoły, które następnie odprowadzała na rachunek środka specjalnego.

Podstawę do opracowania zakładowego planu kont stanowi wykaz kont podany w jednolitym planie kont dla jednostek budżetowych, który został zawarty w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz jednolitych planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752). Spośród ujętych w wyżej wymienionym wykazie kont (które należy traktować jako standardową liczbę kont), w zakładowym planie kont można pominąć tylko te, które służą do ujęcia operacji gospodarczych nie występujących w danej jednostce lub uzupełnić o dodatkowe konta nie występujące w wykazie, pod warunkiem zachowania zgodności co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami planu kont – str 6 i 7 prot. kontroli.

W zakresie funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej stwierdzono, iż na niektórych dowodach księgowych brak było adnotacji na temat sprawdzania ich pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zatwierdzenia do wypłaty – str. 9 protokołu kontroli.

         Kontrola prawidłowości gospodarki kasowej wykazała, iż w badanej jednostce przyjmowane są wyłącznie wpłaty za obiady od uczniów i pracowników Szkoły. Powyższe należności są zbierane przez p. A. Gawkowską i następnie odprowadzane do banku na rachunek środka specjalnego. Zgodnie z Instrukcją wpłaty dotyczące środków specjalnych odprowadzane powinny być na koniec każdego miesiąca, według zaś postanowień zawartych w zakresie obowiązków p. Gawkowskiej, zebrane kwoty należy wpłacać codziennie do banku. Ustalono, iż na kwitariuszach przychodowych brak jest daty przyjęcia gotówki, zaś raporty kasowe nie były sporządzane. W związku z powyższym nie sposób jest ustalić, czy zebrane środki były terminowo odprowadzane do banku i w jakim terminie faktycznie powinno się je odprowadzać.

         W zakresie gospodarki pieniężnej stwierdzono ponadto, iż w dokumentacji badanej jednostki brak jest potwierdzenia przez bank na koniec roku, salda figurującego na kontach: 130 „Rachunek bieżący jednostki budżetowej” oraz 130/1 „Rachunek bieżący prowadzony dla dochodów budżetowych”. Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych drogą otrzymania od banków potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic – str. 14 protokołu kontroli.

Czynności kontrolne wykazały także występowanie innych nieprawidłowości w sferze prowadzenia rachunkowości, naruszających przepisy ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r., polegających na:

a)     poprawianiu błędnych zapisów w księgach rachunkowych w sposób niedopuszczony postanowieniami art. 25 ust. l ustawy (czyniono poprawki poprzez zamazywanie błędnego zapisu korektorem i nanoszenie prawidłowego lub poprzez skreślenie dotychczasowej treści, wpisanie nowej, a następnie podpisanie poprawki bez umieszczenia daty jej dokonania) – str. 9 i 10 protokołu kontroli;

b)     ujmowaniu zdarzeń w dzienniku, które nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, niezgodnie z postanowieniami art. 14 ust. 1. Zdarzenia ujęte w dzienniku nie zawierały  chronologii, zapisy nie były kolejno numerowane, a sumy zapisów nie liczone w sposób ciągły – str 9 protokołu kontroli. Powyższa nieprawidłowość wynikła z faktu wklejenia do księgi głównej prowadzonej w tzw. „Amerykance” stron ewidencji księgowej prowadzonej w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca dla środków specjalnych.

c)     braku rozbicia ewidencji analitycznej prowadzonej dla dochodów budżetowych oraz wydatków budżetowych sklasyfikowanych w rozdziale 80146 na paragrafy klasyfikacji budżetowej

W kontrolowanej jednostce wystąpiły także przypadki nieprawidłowego, tj. niezgodnego z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634 ze zm.), klasyfikowania dochodów budżetowych. Dochody z tytułu wynajmu składników majątkowych i odsetek od środków zgromadzonych na rachunku bankowym klasyfikowane były bowiem w § 097 „Wpływy z różnych dochodów”, zamiast w § 075 „Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych i 092 „Pozostałe odsetki”.– str 17 protokołu kontroli.

Kontroli poddano prawidłowość wypełniania przez badaną jednostkę, nałożonych przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, póz. 279), obowiązków w zakresie sporządzania sprawozdań budżetowych. Należy podkreślić, iż wpływ na realizację wyżej wymienionych obowiązków mają także postanowienia zakładowych planów kont. Zgodnie bowiem z wymogiem sformułowanym przepisem § 12 ust. l pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości..., zakładowy plan kont powinien zapewniać możliwość sporządzania różnego rodzaju sprawozdań, w tym sprawozdań budżetowych.

Ustalono, iż w okresie objętym kontrolą badana jednostka sporządzała sprawozdania: Rb-27S – miesięczne/roczne z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego, sprawozdania Rb-28S – miesięczne/roczne z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego oraz Rb-32 – półroczne/roczne z wykonania planów finansowych środków specjalnych jednostek budżetowych – str 10 protokołu kontroli.

Kierownicy jednostek organizacyjnych podległych jednostkom samorządu terytorialnego, zgodnie z wymogami § 4 ust. l pkt 2b) cytowanego rozporządzenia, obowiązani są do sporządzania i przekazywania także innych sprawozdań budżetowych, w tym sprawozdania Rb-Z i Rb-N.

Kontrola . prawidłowości kwot wykazanych w sprawozdaniach Rb – 28S z wykonania planu wydatków budżetowych w kolumnie „Zobowiązania” wg stanu na koniec okresów sprawozdawczych (kwartałów) wykazała pewne niezgodności z kwotami zobowiązań wynikającymi z ewidencji księgowej str 10 i 11 protokołu kontroli. Wykazane w sprawozdaniach dane powinny być zgodne z danymi ewidencji, o czym stanowi przepis § 10 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. W związku z tą normą prawną pozostaje także przepis § 8 ust. 1 pkt 1 tego aktu, nakazujący sporządzanie sprawozdań jednostkowych na podstawie ksiąg rachunkowych. W okresie objętym kontrolą, sporządzanie sprawozdawczości, zgodnie z zakresem czynności, należało do po. Głównego Księgowego p. M. Chojnowskiej.

Ponadto w trakcie czynności kontrolnych, ustalono, iż w sprawozdaniach Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, każdorazowo wypełniania jest kolumna 9 dotycząca „Wydatków, które nie wygasły z upływem raku budżetowego (art. 130 ust. 2 i ust. 3 ustawy o finansach publicznych)” – str 11 i 12 protokołu kontroli.

Należy zauważyć, iż rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279) określa rodzaje, formy i zasady sporządzania sprawozdań budżetowych z wykonania budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz z wykonania planów finansowych jednostek budżetowych. Instrukcję sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego stanowi Załącznik Nr 2 do rozporządzenia, zgodnie z którym w kolumnie „Wydatki, które nie wygasły z upływem roku budżetowego” wykazuje się wydatki, których wykaz organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego może ustalić zgodnie z art. 130. ust. 2 i ust. 3 ustawy o finansach publicznych.

W zakresie gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stwierdzono, iż zgodnie ze sprawozdaniem Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego za okres od początku roku do 31 grudnia 2003 r., wartość odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych stanowiła kwotę 52.432,-zł zł. i taka kwota wpłynęła na rachunek Funduszu. W trakcie czynności kontrolnych, ustalono, iż kwota odpisu powinna wynosić 77.470,-zł., jednakże została ona zmniejszona, z uwagi na brak środków. W projekcie planu finansowego, na odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, przewidziano środki w wysokości 63.584,-zł., natomiast plan finansowy, opracowany na podstawie danych wynikających w uchwały budżetowej, przewidywał kwotę 62.908,-zł. Ów plan w dniu 19 grudnia 2003 roku, został zmniejszony m.in. w § 4440 „Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń” na kwotę 10.476, natomiast jednocześnie zwiększono wydatki na wynagrodzenia osobowe pracowników (§4010) oraz na składki na ubezpieczenie społeczne (§ 4110). Zgodnie z brzmieniem przepisu art. 5 ust. l ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, póz. 335 ze zm.), fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Dokonanie odpisu pozostaje zaś w związku, z określonymi w art. 6 ust. 2 ustawy, zasadami dotyczącymi terminowości przelewów na ZFŚS. Zgodnie z nimi równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do dnia 30 września, z tym że w terminie do 31 maja tego roku przekazaniu podlega kwota stanowiąca co najmniej 75% równowartości odpisów. Dokonanie w księgach rachunkowych odpisu, w terminie poprzedzającym ustawowo określony obowiązek przekazywania środków, jest niezbędne dla zachowania tych terminów str 22 protokołu kontroli.

W wyniku czynności sprawdzających ustalono, iż w dokumentacji badanej jednostki brak jest informacji o kwotach dochodów i wydatków budżetowych przyjętych w projekcie uchwały budżetowej. Stosownie do normy zawartej w przepisie art. 125 ust. 1 ustawy o finansach publicznych oraz postanowień rozdziału 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. Nr 122, poz. 1333), powyższe informacje, zarządy jednostek samorządu terytorialnego przekazują samorządowym jednostkom budżetowym, w terminie określonym w art. 125 ust. 2 ustawy. Projekt planu finansowego Szkoły Podstawowej Nr 3 w Zambrowie został opracowany w dniu 20 grudnia 2002 roku i ów projekt stanowił podstawę gospodarki finansowej do dnia 25 marca 2003 roku (Uchwała Rady Miejskiej Nr 34/VI/03 w sprawie budżetu miasta Zambrów) tj. do dnia opracowania planu na podstawie informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków wynikających z uchwały budżetowej Miasta na 2003 r. W międzyczasie projekt planu finansowego był dwukrotnie zmieniany tj. w dniu 28 stycznia 2003 r. i 5 lutego 2003 r.

Zgodnie z § 2 ust. 4, § 3 ust. 3 i § 4 pkt 3 projekty planów finansowych samorządowych jednostek budżetowych, zapewniające zgodność kwot dochodów i wydatków z projektem uchwały budżetowej, zatwierdzone przez kierowników tych jednostek, są przekazywane zarządowi jednostki samorządu terytorialnego nie później niż do dnia 22 grudnia poprzedzającego rok budżetowy. Zarządy jednostek samorządu terytorialnego weryfikują otrzymane projekty planów finansowych pod względem ich zgodności z projektem uchwały budżetowej i w przypadku stwierdzenia różnic wprowadzają w nich odpowiednie zmiany, informując o ich dokonaniu kierownika jednostki budżetowej, w terminie 7 dni od dnia otrzymania projektu planu finansowego, nie później jednak niż do dnia 27 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy. Zweryfikowane projekty planów finansowych, w trybie i terminie określonym w § 3 stanowią podstawę gospodarki finansowej samorządowej jednostki budżetowej w okresie od dnia 1 stycznia roku budżetowego do dnia opracowania planu finansowego na podstawie informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków wynikających z uchwały budżetowej.

Kwoty wydatków planowanych w poszczególnych paragrafach rozdziału 80101 i rozdziału 80146 w ciągu roku budżetowego ulegały zmianom  Jak wynika z okazanej dokumentacji zmian tych dokonano w dniu 5 czerwca 2003 r. i dnia 19 grudnia 2003 r. W myśl postanowień § 9 ust. 1 i 2 cytowanego na wstępie rozporządzenia, podstawę dokonania zmian w planach finansowych samorządowych jednostek budżetowych, stanowią zawiadomienia dokonane przez zarząd jednostki samorządu terytorialnego o zmianach planu dochodów i wydatków wprowadzanych w toku wykonywania budżetu. Kierownicy samorządowych jednostek budżetowych, mogą zaś dokonywać przeniesień planowanych wydatków w granicach uprawnień przyznanych przez zarząd jednostki samorządu terytorialnego. W dokumentacji badanej jednostki brak jest wskazanych zawiadomień oraz uprawnień do dokonywania przeniesień. Uchwała budżetowa również nie przyznaje kierownikom jednostek organizacyjnych j.s.t. uprawnień do dokonywanie zmian w planach finansowych.

Zgodnie z wyjaśnieniami Dyrektora Szkoły „ Burmistrz Miasta dokonuje zmian w planach finansowych, zgoda wyrażona jest umownie, szkoła nie otrzymuje pisemnej decyzji”.

Stwierdzone podczas kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieznajomości i nieprzestrzegania przepisów prawnych, dotyczących gospodarki finansowej jednostek budżetowych oraz prowadzania rachunkowości.

Odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie gospodarki finansowej spoczywała na Dyrektorze Szkoły, jako kierowniku jednostki budżetowej, który stosownie do przepisów art. 28a ustawy o finansach publicznych odpowiada za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Zakres obowiązków dyrektora szkoły w zakresie spraw finansowych i organizacyjnych wskazany został również przepisami art. 39 ust. l pkt l i 5 ustawy o systemie oświaty. Kierownik jednostki odpowiedzialny jest również za właściwe wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, w przypadku powierzenia obowiązków innej osobie za jej zgodą.

Mając na uwadze przedstawione nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uzupełnienie dokumentacji opisującej przyjęte zasady prowadzenia rachunkowości o wskazane w wystąpieniu elementy.

2. Zapewnienie prawidłowości funkcjonowania procedur kontroli wewnętrznej w zakresie sprawdzania dowodów pod względem formalnym i rachunkowym.

3. Spowodowanie przestrzegania zasad prowadzenia gospodarki kasowej, mając na uwadze przepisy ustawy o rachunkowości oraz wewnętrzne regulacje.

4. Spowodowanie wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) poprawianie błędnych zapisów w księgach rachunkowych w sposób wskazany w art. 25 ustawy o rachunkowości,

b) ujmowanie w księgach rachunkowych rozrachunków z kontrahentami w okresie sprawozdawczym, w którym powstała należność lub zobowiązanie,

c) założenie ewidencji analitycznej do konta 201,

d) prowadzenie ewidencji analitycznej wydatków ze środków specjalnych, na podstawie której sporządzana jest sprawozdawczość, z zachowaniem cech wymaganych dla ksiąg rachunkowych i zapisów księgowych,

e) zaniechanie obciążania kosztów działalności bieżącej zakupami środków trwałych podlegających ujęciu na koncie 011 „Środki trwałe”.

5. Sporządzanie odrębnego dokumentu „plan finansowy” na dowód dostosowania projektu planu do uchwały budżetowej.

6. Ustalenie wysokości wynagrodzenia pracownikom obsługi adekwatnie do przyznanej kategorii zaszeregowania. Kwalifikowanie stanowisk pracy do właściwej kategorii zaszeregowania.

7. Przestrzeganie uregulowań wewnętrznych dotyczących wystawiania poleceń wyjazdu służbowego.

8. Dokonywanie wydatków ze środków specjalnych do wysokości określonej w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień.

9. Opracowywanie planów finansowych środków specjalnych pochodzących z darowizn pieniężnych zgodnie z przepisami art. 21 ust. 4 ustawy o finansach publicznych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Burmistrz Moniek