Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Domu Dziecka w Krasnem

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11 sierpnia 2004 roku (znak: RIO.I.6012 - 18/04), o treści jak niżej:

Pani Anna Zieniewicz

Dyrektor Domu Dziecka

w Krasnem k. Zabłudowa

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej, przeprowadzonej w Domu Dziecka w Krasnem w zakresie gospodarki finansowej i zamówień publicznych za okres 2003 r. na podstawie art. l ust. l oraz w trybie art. 5 ust. l ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego l egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Kontrola wykazała niedociągnięcia w zakresie prowadzenia ewidencji księgowej, a mianowicie zapisów w księgach rachunkowych dokonywano na podstawie dowodów księgowych zbiorczych, sporządzanych przez jednostkę, niespełniających wymogów określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. Z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). Księgowania zobowiązań na koncie 201- „Rozrachunki z dostawcami” w korespondencji z kontem 400 – „Koszty wg rodzajów” lub 310 – „Materiały” dokonywano sumą łączną (bez sporządzenia dowodu zbiorczego, z wyszczególnieniem poszczególnych tytułów zobowiązań). Podobnie przyjęcie darów rzeczowych do magazynu księgowano na poleceniu księgowania kwotą łączną, bez wyszczególnienia jakich darów dotyczą.

Zgodnie z art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być sporządzone przez jednostkę dowody księgowe zbiorcze - służące do dokonywania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione - s.7-8 prot. kontroli.

     Ponadto na koncie 130 –„Rachunek bieżący jednostki budżetowej” księgowano zapisem czerwonym naliczenie przez bank odsetek od kwot znajdujących się na rachunku bieżącym wydatków (księgowanie Ma 130/ Wn 400). Natomiast na koncie 130-1- rachunek dochodów budżetowych jednostki odnotowywano wpływ powyższych odsetek Wn 130-1/ Ma 750. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 18.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 53, poz. 1752) zapisy na koncie 130 są dokonywane na podstawie wyciągów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów między jednostką a bankiem, na koncie 130 obowiązuje również zasada czystości obrotów, co oznacza, że tylko do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat, korekt wprowadza się dodatkowo techniczny zapis ujemny – s. 13 prot. kontroli.

Stwierdzono, że na koniec każdego miesiąca kontrolowana jednostka księguje na koncie 201- „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”, powstałe w danym miesiącu zobowiązania w korespondencji z kontami 400 lub 310. Jest to dopuszczalne przez ustawę o rachunkowości uproszczenie, nie ujęte jednak w przyjętych przez jednostkę zasadach rachunkowości. Ustawa o rachunkowości w art. 4 ust. 4 dopuszcza, bowiem stosowanie uproszczeń, jeżeli nie wywiera to istotnego wpływu na realizację obowiązku stosowania zasad rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy - s. 15 prot. kontroli.

Kontrola wykazała, że niektóre z dochodów, zarówno w planowaniu jak i w ewidencji księgowej i sprawozdawczości budżetowej, kwalifikowano do innych rozdziałów klasyfikacji budżetowej niż ten, do którego zaliczana jest jednostka i jej działalność. Utworzono, bowiem dodatkowo rozdział 70005 „Gospodarka gruntami i nieruchomościami”, w którym ewidencjonowano wpływy z czynszu oraz rozdział 75814 „Różne rozliczenia finansowe” – do ewidencjonowania odsetek od kwot znajdujących się na rachunku bankowym wydatków i rachunku dochodów – s. 16-17 prot. kontroli.

W zakresie gospodarowania środkami rzeczowymi stwierdzono, że przychód środków trwałych, pozostałych środków trwałych, zbiorów bibliotecznych otrzymanych w formie darowizny księgowano Wn 011 (013 lub 014) /Ma 072 - „Umorzenie” oraz Wn 800 - „Fundusz jednostki” / Ma 760 - „Pozostałe przychody i koszty”. Kontrolowana jednostka nie określiła w przyjętych zasadach rachunkowości zasad księgowania powyższego majątku, otrzymanego w formie darowizny, w tym m.in. kwestii jego ewentualnego umorzenia. W takim przypadku jednostka powinna w przyjętych zasadach rachunkowości zawrzeć postanowienia dotyczące księgowania wartości otrzymanego majątku, bądź stosować postanowienia wskazanego rozporządzenia Ministra Finansów.

Stwierdzono, ponadto, że przychód materiałów otrzymanych w formie darowizny księgowano, zgodnie z przyjętymi zasadami rachunkowości Wn 310/Ma 760, natomiast rozchód darowanych materiałów (wydanie z magazynu do kuchni, dla wychowanków lub inne cele) księgowano Wn 760/Ma 310. Jest to daleko idące uproszczenie przyjęte przez kontrolowaną jednostkę, bowiem pominięcie księgowania na koncie 400 – „Koszty”, przy rozchodzie materiałów z magazynu, powoduje, że saldo tego konta nie odzwierciedla wszystkich kosztów występujących w ciągu roku. Wspomniany wyżej art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości dopuszcza stosowanie uproszczeń tylko wówczas, jeżeli nie wywiera to istotnego wpływu na realizację obowiązku stosowania zasad rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy - s. 28 prot. kontroli.

Stwierdzone podczas kontroli nieliczne uchybienia były wynikiem niewłaściwej interpretacji przepisów prawnych, dotyczących gospodarki finansowej jednostek budżetowych oraz prowadzenia rachunkowości.

Odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie gospodarki finansowej spoczywała na Dyrektorze Domu Dziecka, jako kierowniku jednostki budżetowej, który stosownie do przepisów art. 28a ustawy o finansach publicznych odpowiada za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Kierownik jednostki odpowiedzialny jest również za właściwe wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, w przypadku powierzenia obowiązków innej osobie za jej zgodą.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały na Głównym Księgowym jednostki, stosownie do zakresu czynności oraz przepisów art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1.      Uzupełnienie, przyjętych przez Dom Dziecka w Krasnem, zasad prowadzenia rachunkowości o postanowienia dotyczące metod księgowania zobowiązań oraz majątku otrzymanego w formie darowizn.

2.      Wyeliminowanie uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, mając na uwadze tezy zawarte w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego dotyczące m. in. księgowania: środków trwałych, pozostałych środków trwałych, zbiorów bibliotecznych, materiałów otrzymanych w formie darowizn oraz odsetek od środków zgromadzonych na rachunku bieżącym wydatków.

3.      Przestrzeganie postanowień art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości wskazującego, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być sporządzone przez jednostkę dowody księgowe zbiorcze, służące do dokonywania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione.

4.      Ujmowanie dochodów budżetowych we właściwym rozdziale klasyfikacji budżetowej, do którego zaliczana jest jednostka i jej działalność.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Zarząd Powiatu Białostockiego