Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zakładzie Wodociągów,

Kanalizacji i Oczyszczania w Szepietowie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12 lipca 2004 roku (znak: RIO.IV.6012 - 6/04), o treści jak niżej:

Pan

Mirosław Wysocki

Kierownik Zakładu Wodociągów,

Kanalizacji i Oczyszczania w Szepietowie

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2003 roku, przeprowadzonej w Zakładzie Wodociągów, Kanalizacji i Oczyszczania w Szepietowie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 roku Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

W przedmiocie zaciągania zobowiązań stwierdzono, że na zawieranych umowach
z kontrahentami (dotyczy to umów o dzieło) brak było podpisu głównego księgowego na dowód dokonania czynności kontroli, o których mowa w art. 35 ust. 1 i 3 ustawy z 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.) – s. 6 protokołu kontroli.

Analiza pobieranych przez Zakład przychodów z tytułu sprzedaży wody w 2003 roku wykazała, że występują znaczne straty wody z sieci – z rozliczenia wynika strata 126 dam³
o wartości 202.080 zł netto, co stanowiło około 20,6 % ogółu pobranej wody z sieci. Wskaźnik ten ma tendencję wzrostową do roku poprzedniego, co jest zdarzeniem o negatywnych skutkach ekonomicznych; przyczyną strat wody z sieci (według wyjaśnienia kierownika Zakładu) były przecieki (nieszczelność urządzeń), a także kradzieże wody, dokonywane najczęściej z hydrantów przeciwpożarowych.

Zgodnie z postanowieniami art. 35a ust. 1 ustawy o finansach publicznych, obszarami, które należy objąć zakresem wewnętrznej kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, są m.in. procesy związane z gromadzeniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Stosownie do art. 28a ust. 1 tej ustawy, odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, w tym ustanowienie procedur kontroli dotyczących procesów poboru należności oraz gospodarowania mieniem i jego ochrony, spoczywa na kierowniku jednostki sektora finansów publicznych – s. 8 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość ponoszenia wydatków ustalono, że nie były przestrzegane ustawowe terminy przekazywania równowartości odpisów na rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, określone w art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.). Zgodnie z tym przepisem, równowartość dokonanych odpisów na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów. W badane jednostce część środków (2.679,52 zł) została przekazanaw miesiącach październiku i grudniu 2003 roku – s. 12 protokołu kontroli.

W kartach drogowych, stanowiących dowody rozliczania kosztów związanych z dowożeniem uczniów do szkół, stwierdzono znaczną ilość poprawek czynionych poprzez wymazywanie i przeróbki, niedopuszczalne w świetle art. 22 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) – s. 9 protokołu kontroli.

Stwierdzono także przypadki niewłaściwego, w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634 ze zm.), klasyfikowania wydatków Zakładu – s. 13 protokołu kontroli.

Analizując gospodarkę składnikami majątkowymi stwierdzono uchybienia, a w tym:

a) brak w książce inwentarzowej numerów fabrycznych tych składników, które je posiadają, celem bliższej ich identyfikacji,

b) nieobjęcie ewidencją analityczną maszyny do pisania „Quasar”,

c) brak określania w kartach materiałowych (prowadzonych ilościowo-wartościowo) parametrów (wielkości) niektórych składników. Kontrola zwróciła też uwagę na niewłaściwy (powodujący utratę wartości użytkowej) sposób magazynowania niektórych materiałów – s. 15 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli regulacji wewnętrznych, które powinny określać system kontroli wewnętrznej, ustalono, że postanowienia instrukcji kontroli wewnętrznej obowiązującej w Zakładzie nie normują w sposób pełny procedur kontroli: nie przyjęto instrukcji magazynowej, instrukcji inwentaryzacyjnej, nie unormowano zagadnienia gospodarki środkami transportowymi i sprzętem, w tym nie określono okresów rozliczania paliwa, nie zawarto postanowień w kwestii stosowanych w praktyce kart drogowych – s. 16 protokołu kontroli.

Stwierdzono także, że księgi rachunkowe Zakładu prowadzone są przy użyciu komputera, czego nie uwzględnia zakładowy plan kont – s. 16 protokołu kontroli. Wymagane elementy dokumentacji opisującej zasady prowadzenia rachunkowości określa art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Stosownie do postanowienia art. 10 ust. 2 ustawy, ustalenie w formie pisemnej takiej dokumentacji, a także jej aktualizacja, należy do obowiązków kierownika jednostki.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostki sektora finansów publicznych, a także niedomagań w funkcjonowaniu wewnętrznej kontroli finansowej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku jednostki.

Prowadzenie rachunkowości, a także wykonywanie czynności kontroli wstępnej, należy do obowiązków głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównego księgowego określa art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zapewnienie wykonywania przez głównego księgowego kontroli wstępnej, o której mowa w art. 35 ustawy o finansach publicznych.

2. Podjęcie działań mających na celu zminimalizowanie strat wody.

3. Przestrzeganie terminów przekazywania środków na rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

4. Zapewnienie, aby karty drogowe posiadały cechy dowodu księgowego, wymagane przez art. 22 ustawy o rachunkowości.

5. Prawidłowe klasyfikowanie wydatków.

6. Zachowanie należytej staranności w gospodarowaniu składnikami majątkowymi, w szczególności poprzez spowodowanie uzupełnienia danych ewidencji analitycznej (księgi inwentarzowe, karty materiałowe) o elementy umożliwiające bliższą identyfikację poszczególnych składników majątkowych, objęcie ewidencją maszyny do pisania.

7. Wypełnienie obowiązku w zakresie opracowania i wprowadzenia procedur kontroli wewnętrznej, przy uwzględnieniu standardów kontroli finansowej określonych przez Ministra Finansów w komunikacie Nr 1 z dnia 30 stycznia 2003 roku w sprawie ogłoszenia „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”, a także z wykorzystaniem uwag zawartych w niniejszym wystąpieniu, dotyczących objęcia procedurami wszystkich procesów zachodzących w jednostce.

8. Uwzględnienie w zakładowym planie kont przyjętego sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa Izby do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3 – 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30 – dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Wójt Gminy Szepietowo