Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej miasta Hajnówka

przeprowadzona w Urzędzie Miasta w Hajnówce

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 14 stycznia 2005 roku (znak: RIO.I.6011 - 6/04), o treści jak niżej:

                                                                           Pan Anatol Ochryciuk

                                                                                              Burmistrz Miasta Hajnówka

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej za 2003 rok, przeprowadzonej w Urzędzie Miasta Hajnówka na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         W trakcie kontroli badaniu poddano elementy organizacji i funkcjonowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej.

Aktem regulującym strukturę i funkcjonowanie Urzędu Miejskiego w Hajnówce jest Regulamin Organizacyjny, wprowadzony zarządzeniem Pana Burmistrza Nr 22/03 z dnia 1 marca 2003 r. Analiza postanowień Regulaminu Organizacyjnego wykazała, iż przyjęto w nim zasadę zawierania wykazu obowiązków i odpowiedzialności poszczególnych pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych gminy w nadanych im zakresach czynności – str. 4 protokołu kontroli. Ustalono, że wymóg ten nie był przestrzegany w odniesieniu do zastępcy Burmistrza. W trakcie kontroli nie okazano w formie pisemnej zakresu czynności zastępcy Burmistrza. Dodatkowo określono, w pkt C ppkt II.1 Regulaminu Organizacyjnego, iż zastępca zastępuje Pana Burmistrza i podejmuje decyzje należące do Pańskiej kompetencji w ramach udzielonego upoważnienia. W trakcie kontroli nie okazano odpowiedniego upoważnienia zastępcy do zastępowania Pana Burmistrza, a także do podejmowania wszystkich decyzji przypisanych mu według postanowień Regulaminu Organizacyjnego – str. 5 protokołu kontroli.

         Elementy kontroli finansowej unormowane zostały przez Pana Burmistrza także w innych przepisach wewnętrznych. Na ustalone procedury kontroli dokumentów finansowo-księgowych składają się m.in. wykazy:

- osób upoważnionych do zatwierdzania dokumentów księgowych pod względem merytorycznym w zakresie stwierdzania prawidłowości udzielonych zamówień publicznych, celowości i oszczędności poniesionych wydatków (wykaz wymienia 37 osób);

- osób upoważnionych do zatwierdzania dokumentów księgowych pod względem formalno-rachunkowym (wykaz wymienia 4 osoby),

- osób upoważnionych do zatwierdzania dokumentów do zapłaty (wykaz wymienia 3 osoby).

Stwierdzono, iż w kontrolowanej jednostce ograniczono się wyłącznie do ustalenia wykazów osób upoważnionych do wykonywania wymienionych wyżej obowiązków, przy braku formalnego upoważnienia dla wymienionych pracowników.

Stan taki należy uznać za nieprawidłowy w świetle przepisów art. 28a ust. 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.) oraz ”Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”, ogłoszonych Komunikatem Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 3, poz. 13), które zgodnie z art. 35a ust. 3 ustawy powinny być brane pod uwagę przy organizowaniu systemu kontroli wewnętrznej. Wskazane przepisy określają formę skutecznego przekazania pracownikom przez kierownika jednostki obowiązków i odpowiedzialności w zakresie gospodarki finansowej jednostki, która powinna polegać na pisemnym przyjęciu przez pracownika powierzonych obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Upoważnienie powinno mieć zatem postać odpowiedniego dokumentu, stwierdzającego zakres udzielonego upoważnienia i fakt jego przyjęcia – str. 7 protokołu kontroli.

Badając dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości pod kątem jej zgodności z przepisami art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) stwierdzono, iż nie zawiera ona wszystkich wymaganych elementów, a mianowicie opisu systemu informatycznego, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) ustawy. Ogranicza się jedynie do stwierdzenia, że wszystkie księgi rachunkowe w Urzędzie Miejskim są prowadzone przy użyciu komputera oraz zawiera wykaz stosowanych programów. Fakt prowadzenia niektórych ksiąg rachunkowych dla budżetu gminy i wszystkich ksiąg rachunkowych dla Urzędu Miejskiego jako jednostki budżetowej w sposób tradycyjny (ręczny) został pominięty w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości – str. 9-11 i 36 protokołu kontroli. Należy ponadto wskazać, iż rachunkowość obejmuje także gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych (art. 4 ust. 3 pkt 6 ustawy), w związku z czym przyjęte zasady rachunkowości powinny normować także to zagadnienie, w sposób dostosowany do specyfiki prowadzonej ewidencji księgowej i wymagań ustawy – str. 11 protokołu kontroli. Z ustaleń kontroli wynika także, że zakładowy plan kont nie rozstrzyga, do jakiego konta będzie prowadzona ewidencja analityczna dochodów i wydatków zrealizowanych przez Urząd Miejski. Przyjęcie w planie kont zasad wynikających z załącznika Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. - przy wspólnym rachunku bankowym budżetu i Urzędu – sprawia, że ewidencja szczegółowa może być prowadzona zarówno do konta 130, jak i kont 901 i 902. Wybrana metoda wymaga jednak precyzyjnego wskazania w planie kont – str. 13 i 39 protokołu kontroli. Ponadto plan kont wymaga dostosowania do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat lokalnych dla organów samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 50, poz. 511 ze zm.) – str. 36 protokołu kontroli.

W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono nieprawidłowości naruszające przepisy ustawy o rachunkowości, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752) oraz uregulowania wewnętrzne, polegające w szczególności na:

a) dokonywaniu zapisów księgowych w dzienniku z naruszeniem wymogów określonych w art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości (str. 10 protokołu kontroli):

- zapis księgowy zawiera jedną datę przy braku określenia jej charakteru (możliwy charakter daty w treści zapisu księgowego wskazują przepisy pkt 1, 2 i 4 w art. 23 ust. 2 ustawy);

- stosowane skróty i kody opisu operacji nie zawierają ich pisemnego objaśnienia (art. 23 ust. 2 pkt 3 ustawy);

- zapis księgowy nie zawiera pełnego oznaczenia kont, których dotyczy - zawiera oznaczenie tylko jednego konta, przy braku konta przeciwstawnego – art. 23 ust. 2 pkt 5 ustawy;

b) sporządzaniu zestawień obrotów i sald kont syntetycznych za poszczególne okresy sprawozdawcze w sposób nie spełniający wymogów określonych w art. 18 ust. 1 pkt 2-3 ustawy o rachunkowości, w zakresie wykazywania obrotów poszczególnych kont za okres sprawozdawczy i ich sumy – wykazywano wysokość obrotów o wartości zawierającej bilans otwarcia, w wyniku czego zestawienia obrotów różniły się od obrotów dziennika o kwotę bilansu otwarcia kont syntetycznych (nie stwierdzono także udokumentowania, aby dokonywano uzgodnienia występującej różnicy między obrotami dziennika a obrotami kont księgi głównej) - str. 10 protokołu kontroli;

c) niewskazywaniu na niektórych dowodach kasowych pełnej dekretacji, czego wymagają przepisy art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy – str. 18 protokołu kontroli;

d) ujmowaniu przychodu gotówki w raporcie kasowym kwotą zbiorczą, na podstawie zbiorczego dowodu przychodowego nie spełniającego wymagań wynikających z art. 20 ust. 1 pkt 3 ustawy – str. 17 protokołu kontroli;

e) prowadzeniu ewidencji środków pieniężnych znajdujących się na rachunku środków specjalnych na koncie 135 „Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia”, zamiast na koncie 131 „Rachunki bieżące”, jak wskazywały zasady funkcjonowania tego konta wynikające z rozporządzenia – str. 17 protokołu kontroli; (należy wskazać, iż z dniem 1 stycznia 2005 roku forma organizacyjno-prawna środków specjalnych uległa likwidacji na podstawie przepisów ustawy z dnia 25 listopada 2004 r. o zmianie ustawy o finansach publicznych oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 273, poz. 2703); wpływy gromadzone dotychczas na rachunku środków specjalnych w oparciu o art. 40a ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych stają się z tym dniem dochodami budżetu, natomiast należności i zobowiązania środka z lat wcześniejszych podlegają rozliczeniu do dnia 30 czerwca 2005 r. – art. 72-73 ustawy zmieniającej);

f) nieprawidłowym – w świetle przepisów rozporządzenia - prowadzeniu ewidencji szczegółowej do konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”; z opisu zawartego na str. 19 protokołu kontroli wynika, iż sposób prowadzenia ewidencji analitycznej nie pozwala na ustalenia należności i zobowiązań według poszczególnych kontrahentów, będąc jedynie powieleniem zapisów na koncie syntetycznym -  str. 19 protokołu kontroli;

g) nieewidencjonowaniu, na koncie 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” w ewidencji budżetu gminy, rozliczeń z tytułu dochodów zrealizowanych przez jednostki budżetowe; z ustaleń kontroli wynika, iż konto to nie wykazywało obrotów, podczas gdy podległe jednostki przekazywały zrealizowane dochody – str. 12 i 57 protokołu kontroli.

W zakresie realizacji obowiązków sprawozdawczych stwierdzono, iż badana jednostka nie posiada jednostkowych sprawozdań Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych. Z ustaleń kontroli wynika natomiast, iż gminne jednostki budżetowe realizują dochody budżetowe (str. 12 protokołu kontroli). W związku z tym na kierownikach tych jednostek spoczywa obowiązek sporządzania miesięcznych sprawozdań jednostkowych, stosownie do przepisów § 4 ust. 1 pkt 2 lit. b) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279 ze zm.) oraz przekazywania ich (za miesiące kończące kwartał) organowi wykonawczemu. Należy dodatkowo zwrócić uwagę, iż przyjmowanie planu dochodów Urzędu Miejskiego w wysokości równej dochodom budżetu jest niewłaściwe, ponieważ część dochodów realizowana jest przez inne jednostki budżetowe, zaś część bez pośrednictwa Urzędu (np. subwencja z budżetu państwa).

Na podstawie okazanych oświadczeń o stanie majątkowym, złożonych przez osoby wymienione w art. 24h ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), oraz pism Pana Burmistrza, Urzędu Skarbowego w Bielsku Podlaskim i Wojewody w sprawie oświadczeń majątkowych, zbadano terminowość składania oświadczeń, ich analizy oraz sposobu przedstawiania informacji Radzie Miejskiej. Stwierdzono, iż Pan Burmistrz przekazał otrzymane oświadczenia majątkowe do właściwego urzędu skarbowego (w trybie art. 24h ust. 6 ustawy) dopiero w dniu 20 listopada 2003 r. Z kolei oświadczenia, do odebrania których właściwy był Przewodniczący Rady Miejskiej, zostały przez niego przekazane do właściwego urzędu skarbowego w dniu 23 października 2003 r. Zgodnie z dyspozycją art. 24h ust. 12 ustawy o samorządzie gminnym, podmiot dokonujący analizy oświadczeń majątkowych (wójt, przewodniczący rady, wojewoda, urząd skarbowy) zobowiązany jest do przedstawienia właściwej radzie gminy informacji na temat wyników analizy złożonych oświadczeń w terminie do 30 października. Przytoczone wyżej daty przekazania oświadczeń Urzędowi Skarbowemu sprawiają, iż podmiot ten nie miał możliwości przedstawienia Radzie Miejskiej informacji w ustawowym terminie (wpłynęła ona 8 grudnia 2003 r.). Ponadto ustalono, że zarówno informacja przesłana przez Urząd Skarbowy, jak i Wojewodę (w dniu 3 października 2003 r.) nie były przedstawione Radzie Miejskiej na sesjach w 2003 roku. Obowiązek przedstawienia informacji Radzie do dnia 30 października spoczywa także na Przewodniczącym Rady i Panu Burmistrzu, jako podmiotach dokonujących analizy oświadczeń w rozumieniu 24h ust. 6 ustawy. Ustalono, iż ani Pan Burmistrz, ani Przewodniczący Rady takiej informacji nie przedstawili – str. 5-6 protokołu kontroli.

W zakresie realizacji obowiązków związanych z przekazywaniem Radzie Miejskiej wymaganych informacji stwierdzono także, iż Pan Burmistrz nie przedstawił Radzie rocznego sprawozdania z wykonania uchwały w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata. Obowiązek dotyczący przedłożenia sprawozdania wynikał z przepisów uchwały – str. 54 protokołu kontroli.

Zadania zlecone z zakresu administracji rządowej realizowały w okresie objętym kontrolą, oprócz Urzędu Miejskiego, dwie jednostki budżetowe miasta. Na jednostkach wykonujących zadania zlecone spoczywał zatem obowiązek sporządzenia odrębnych planów finansowych, dotyczących realizowanych przez nie zadań zleconych. Szczegółowe zasady ich opracowywania określają przepisy § 3-5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 listopada 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad, trybu i terminów opracowywania planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami oraz przekazywania jednostkom samorządu terytorialnego dotacji celowych na realizację tych zadań (Dz. U. Nr 100, poz. 1077 ze zm.). jak wynika z ustaleń zawartych na str. 56 protokołu kontroli, wskazana procedura dotycząca opracowania odrębnych planów finansowych zadań zleconych nie była zachowana w okresie objętym kontrolą.

Kontrola wykazała, że w informacjach o stanie mienia komunalnego, które zostały złożone wraz z projektami uchwały budżetowej na 2003 i 2004 rok nie były zawarte niektóre dane wymagane przepisami art. 120 ustawy o finansach publicznych, lub też ich układ nie był zgodny z zasadami przyjętymi w przepisach wewnętrznych – str. 54 protokołu kontroli. Stwierdzono między innymi, że:

- brak jest danych dotyczących innych niż własność praw majątkowych, np. o użytkowaniu wieczystym, udziałach w spółkach (cztery jednostki organizacyjne gminy prowadzą działalność w formie spółki z o.o.);

- dane o zmianach w stanie mienia komunalnego zawierają informację za dziesięć miesięcy, a nie za okres od złożenia poprzedniej informacji;

- stan mienia, w zależności od rodzaju, jest wykazany na dzień 1 stycznia 2002 r., 31 października 2002 r., 30 września 2002 r. lub bez określenia daty. Zapis § 12 pkt 8 Załącznika Nr 4 do Zarządzenia Pana Burmistrza Nr 10/02 z dnia 16 maja 2002 r. ustala, że informacje do projektu budżetu miasta o stanie mienia komunalnego przygotowują wszystkie referaty Urzędu Miejskiego na podstawie prowadzonych ewidencji, a informację o stanie mienia komunalnego sporządza się według stanu na dzień 30 września;

- brak jest danych o dochodach uzyskanych z tytułu wykonywania prawa własności i innych praw majątkowych oraz wykonywania posiadania.

Stwierdzono nieprawidłową, w świetle załącznika Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634 ze zm.), klasyfikację dochodów budżetowych, dotyczącą ujmowania wpływów związanych ze sprzedażą nieruchomości oraz darowiznami na rzecz gminy – str. 55 protokołu kontroli. Począwszy od 1 stycznia 2005 roku zasady klasyfikacji budżetowej określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowych zasad klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 209, poz. 2132).

W wyniku kontroli prawidłowości ustalania wartości zrealizowanych inwestycji drogowych stwierdzono, że była ona zaniżana o wartość robót wykonanych przez społeczne komitety budowy oraz brygadę robót publicznych. Koszty wykonania tych robót nie były ujmowane na koncie 080 „Inwestycje” i nie zwiększały wartości odebranych środków trwałych – str. 42-45 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, stosownie do treści art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola prowadzona była między innymi pod kątem prawidłowości poboru wskazanych dochodów ze szczególnym uwzględnieniem realizacji podatku od nieruchomości za lata 2002 – 2003 (zestawienia tabelaryczne oraz testy kontroli stanowiące załącznik do protokołu kontroli), co doprowadziło do następujących ustaleń.

Podczas kontroli prac windykacyjnych stwierdzono, że w badanym okresie nie prowadzono ewidencji upomnień w przypadku zobowiązań dotyczących osób fizycznych. Naruszono tym samym wskazania § 4 pkt 3 z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst ujednolicony, opracowany na podstawie: Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.) zgodnie, z którymi wierzyciel zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji upomnień według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do rozporządzenia – str. 26 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli terminowości składania deklaracji podatkowych stwierdzono, iż część jednostek złożyła je po terminie wynikającym z art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. Nr 9, poz. 31 ze zm.) oraz z art. 6a ust. 8 ustawy z dnia 15 listopada 1983 r. o podatku rolnym (tekst jednolity Dz. U. z 1993r. Nr 94, poz. 431 ze zm.). Zgodnie z art. 272 pkt 1 lit. a ustawy Ordynacja podatkowa organ podatkowy zobowiązany jest do przeprowadzania czynności sprawdzających mających na celu sprawdzenie m.in. terminowości składania deklaracji. W przypadku stwierdzenie braku deklaracji należy wykorzystać uprawnienia wynikające z art. 274a ww. ustawy i każdorazowo wzywać podatnika do złożenia wyjaśnień przyczyn nie złożenia deklaracji lub wezwać do jej złożenia. Z analizy dokumentacji podatkowej, opisanej na stronach 29-30 protokołu kontroli, wynika, że obowiązek ten nie jest wypełniany, ponieważ jedynie w części przypadków stwierdzono wezwania do złożenia deklaracji.

W trakcie kontroli realizacji dochodów z tytułu opłaty targowej ustalono i opisano na stronach 35 i 36 protokołu kontroli, iż na targowicy miejskiej pobór tej należności prowadziła osoba niewskazana przez Radę Miejską jako inkasent w Uchwale Nr XXXVIII/240/02 z dnia 27 sierpnia 2002 r. w sprawie ustalenia stawek opłaty targowej, zasad ustalania i poboru oraz terminów płatności. Jak wynika z dokumentacji, powierzenia tych obowiązków dokonał Burmistrz Hajnówki podpisując z osobą dokonującą poboru umowę zlecenie na prowadzenia inkasa opłaty targowej. Art. 19 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych pozostawia do wyłącznej kompetencji organu stanowiącego możliwość zarządzenia poboru opłaty targowej w drodze inkasa oraz wskazania podmiotów uprawnionych do jego prowadzenia. Nie przewiduje on możliwości scedowania tych uprawnień na inne organy gminy. Ponadto w trakcie kontroli ustalono, że prowadzony sposób rozliczania się inkasentów z poboru opłaty targowej uniemożliwia bieżącą kontrolę prawidłowości pracy inkasentów oraz nie gwarantuje możliwość sprawdzenia wywiązania się z obowiązku odprowadzenia pobranej opłaty za dany okres rozliczeniowy ustalony w umowach. Związane jest to z tym, że przy rozliczaniu inkasenci nie przedstawiali na potwierdzenie prawidłowości pobranej i wpłaconej kwoty pozostałych odcinków z biletów wydanych w danym okresie rozliczeniowym. Porównanie pozostałych grzbietów wydanych biletów z kwotami wpłaconymi przez inkasentów wykazało różnicę między kwotą, jaką inkasent pobrał na targowicy, a sumą, jaką wpłacił na rachunek urzędu.

         Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, w tym przepisów dotyczących pobierania podatków i opłat lokalnych.

         Organem wykonawczym gminy jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał rady gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Burmistrzu – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 28a ustawy o finansach publicznych.

         Burmistrz jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

         Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Miasta. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze przedstawione nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Wyeliminowanie nieprawidłowości co do formy przyznania pracownikom upoważnień, obowiązków i odpowiedzialności w zakresie prowadzenia gospodarki finansowej gminy.

2. Uzupełnienie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości o elementy wymagane ustawą o rachunkowości oraz dostosowanie jej do potrzeb jednostki.

3. Zobowiązanie Skarbnika Miasta do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) nadanie zapisom księgowym cech wymaganych przepisami art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości;

b) prawidłowe sporządzanie zestawień obrotów i sald;

c) zamieszczanie pełnej dekretacji na dowodach księgowych;

d) dokonywanie zbiorczych zapisów księgowych na podstawie prawidłowo sporządzonych dowodów zbiorczych;

e) prawidłowe prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 201;

f) ewidencjonowanie rozliczeń z tytułu dochodów budżetowych zrealizowanych przez jednostki budżetowe za pośrednictwem konta 222 w ewidencji budżetu.

4. Egzekwowanie realizacji obowiązku sporządzania przez kierowników jednostek budżetowych wszystkich wymaganych sprawozdań budżetowych.

5. Przekazywanie oświadczeń majątkowych podmiotom dokonującym analizy w terminach umożliwiających realizację obowiązku, o którym mowa w art. 24h ust. 12 ustawy o samorządzie gminnym. Poinformowanie Przewodniczącego Rady o konieczności terminowego przekazywania oświadczeń złożonych przez radnych.

6. Przedkładanie Radzie Miejskiej informacji i sprawozdań, wymaganych na podstawie przepisów powszechnie obowiązujących oraz uchwał Rady, a w szczególności:

- o wynikach analizy oświadczeń majątkowych,

- z wykonania uchwały w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata.

7. Zapewnienie prawidłowości procedury opracowania odrębnych planów finansowych zadań zleconych przez jednostki realizujące te zadania.

8. Zawieranie w informacji o stanie mienia wszystkich danych wymaganych przepisami art. 120 ustawy o finansach publicznych i uregulowaniami wewnętrznymi.

9. Prawidłowe klasyfikowanie dochodów budżetowych.

10. Ustalanie wartości środków trwałych wytworzonych w procesie inwestycyjnym przy uwzględnieniu wszystkich nakładów inwestycyjnych.

11. Prowadzenie ewidencji upomnień zgodnej ze wzorem zawartym w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów wskazanym w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego.

12. Prowadzenie czynności sprawdzających w zakresie wynikającym ze wskazanych przepisów ustawy Ordynacja podatkowa.

13. Zaprzestanie pobierania opłaty targowej w drodze inkasa przez osoby nie posiadające statusu inkasenta, przedłożenie Radzie Miejskiej projektu uchwały dotyczącej wskazania na tę funkcję konkretnej osoby.

14. Opracowanie procedur rozliczania inkasentów z pobranej opłaty targowej uwzględniających zapisy wynikające z umów podpisanych z poszczególnymi podmiotami, a także obowiązki w zakresie wewnętrznej kontroli finansowej.

         O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku