Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Centrum Edukacji Nauczycieli w Białymstoku

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 3 stycznia 2005 roku (znak: RIO.I.6012 - 38/04), o treści jak niżej:

Pani Krystyna Grabowska

Dyrektor Centrum Edukacji Nauczycieli

w Białymstoku

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2003 rok, przeprowadzonej w Centrum Edukacji Nauczycieli w Białymstoku na podstawie art. l ust. l oraz w trybie art. 5 ust. l ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego l egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia związane były z prowadzeniem rachunkowości jednostki. Badanie stanu wewnętrznych regulacji, ustalających przyjęte zasady rachunkowości, wykazało nieprawidłowości w zakresie przyjętej częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji. W postanowieniach zarządzenia wewnętrznego Pani Dyrektor z dnia 4 stycznia 2000 r. (nr 2/2000) określono, iż przeprowadzenie spisu z natury środków trwałych i zapasów materiałów powinno nastąpić nie rzadziej niż raz na pięć lat. Regulacja ta pozostaje w sprzeczności z przepisami zawartymi w art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), zgodnie z którymi częstotliwość inwentaryzacji środków trwałych uważa się za zachowaną, jeżeli została przeprowadzona nie rzadziej niż raz na cztery lata, natomiast zapasów materiałów nie rzadziej niż co dwa lata, jeżeli znajdują się na strzeżonych składowiskach i objęte są ewidencją ilościowo-wartościową (w pozostałych przypadkach – raz w roku) – str. 11 protokołu kontroli.

         Stwierdzono ponadto, że w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych i gospodarki materiałowej znajduje się postanowienie nakazujące zaliczanie posiadanych przez jednostkę programów komputerowych do pozostałych środków trwałych. Zapis ten jest stosowany w praktyce poprzez ujmowanie wartości programów komputerowych na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”. Podstawą ujęcia w księgach rachunkowych wartości programu komputerowego jest wartość licencji na jego używanie, w związku z czym powinna ona być uwidoczniana, w świetle przepisów art. 3 ust. 1 pkt 14 lit. a) ustawy o rachunkowości, na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne” – str. 32 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych wykazała ponadto przypadki nieewidencjonowania niektórych rozrachunków z kontrahentami, wynikających z zobowiązań powstałych w jednym kwartale, a opłaconych w następnym (zapisy dotyczące tych rozliczeń pojawiały się w księgach dopiero w momencie zapłaty). W wyniku tego, do ksiąg okresu sprawozdawczego nie była ujmowana część zobowiązań, na podstawie których realizowano następnie zapłatę. Taki sposób ewidencjonowania pozostawał w sprzeczności z zasadą ustaloną przepisem art. 20 ust. l ustawy o rachunkowości, w myśl której do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym – str. 17-18 protokołu kontroli;

Stwierdzone podczas kontroli uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących prowadzania rachunkowości jednostek budżetowych.

Pani Dyrektor, jako kierownik jednostki, odpowiedzialna jest m.in. za właściwe wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, w przypadku powierzenia obowiązków innej osobie za jej zgodą, stosownie do przepisów art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały na osobie pełniącej obowiązki Głównego Księgowego, stosownie do zakresu czynności oraz przepisów art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze przedstawione uchybienia, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Doprowadzenie do zgodności przepisów wewnętrznych, ustalających przyjęte zasady rachunkowości, z przepisami ustawy o rachunkowości.

2. Wyeliminowanie wskazanych uchybień w zakresie ewidencjonowania wartości niematerialnych i prawnych oraz rozrachunków z kontrahentami.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Zarząd Województwa Podlaskiego