Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w

Miejskim Przedsiębiorstwie Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Łomży

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16 marca 2004 roku (znak: RIO.IV.6012 - 3/04), o treści jak niżej:

Pan Arkadiusz Kułaga

Dyrektor

Miejskiego Przedsiębiorstwa Gospodarki

Komunalnej i Mieszkaniowej – Zakład Budżetowy

w Łomży

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2003 roku, przeprowadzonej w Miejskim Przedsiębiorstwie Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej – Zakład Budżetowy w Łomży na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz.U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Dostosowania do obowiązujących przepisów prawa wymaga dokumentacja zasad rachunkowości przyjęta w Zakładzie Budżetowym. Stosowany plan kont został wprowadzony zarządzeniem dyrektora z 31 grudnia 1995 roku i nie był nowelizowany w związku z wejściem w życie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752), które od 2002 roku ustala szczegółowe zasady rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych, w tym zakładów budżetowych. Zgodnie z § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia, ustalając zakładowy plan kont, należy stosować się do zasady, iż podane w planach kont konta winno się traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami planu kont (w kontrolowanej jednostce stosuje się np. konta 221 i 223 w sposób, który nie odpowiada treści ekonomicznej tych kont, opisanej w rozporządzeniu).

         Uzupełnienia, w świetle przepisów art. 10 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694. ze zm.), wymaga też opis zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, w tym opis systemu przetwarzania danych wraz z wykazem programów oraz zasad ochrony danych, a w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania (art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) ustawy).

         Badając gospodarkę pieniężną w zakresie obrotu gotówkowego (w kontrolowanej jednostce funkcjonują trzy kasy) stwierdzono, iż:

- w sporządzanych każdego dnia raportach kasowych służących ewidencjonowaniu pobranych czynszów ujmowano wpływy w kwotach łącznych na podstawie zbiorczego dowodu księgowego, który nie był sporządzany z zachowaniem wymogów art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości – nakazuje on, aby dowody źródłowe były pojedynczo wymienione w dowodzie zbiorczym. Brak było podpisu osoby sporządzającej dowód, jak tego wymaga przepis art. 21 ust. 1 pkt 5 ustawy, dowody kasowe nie zawierały też wskazania numeru raportu oraz pozycji, pod którą zostały ujęte;

- raporty kasowe dotyczące hali targowej sporządzano za okresy dekadowe. Poza opłatą targową dowody źródłowe ujmowano w raportach według daty obrotu gotówkowego. Inkasowaną opłatę targową ujmowano w raportach na podstawie dowodu „Kasa przyjmie” (KP), wystawianego ostatniego dnia dekady, w związku z czym realizowana opłata w poszczególnych dniach nie miała odzwierciedlenia w raporcie. Stosownie do postanowienia art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości, dla bieżącego prowadzenia ksiąg, należy ujmować wpłaty i wypłaty gotówką w tym samym dniu, w którym zostały dokonane; dowody kasowe nie zawierały numeru raportu i pozycji, pod którą zostały ujęte.

         W wyniku analizy zapisów syntetycznych obrotu gotówkowego w księgach rachunkowych stwierdzono, iż na koncie rachunku bieżącego (131) operacje gotówkowe księgowano w oparciu o raport kasowy, nie zaś wyciągi bankowe, jak tego wymaga zakładowy plan kont. Ponadto niektóre przychody gotówkowe (ujęte w raportach wpływy czynszów) odnoszono w ciężar konta 101 „Kasa” kwotą zbiorczą całego miesiąca, bez zestawienia kwot zawartych w poszczególnych raportach. Stosownie do postanowień art. 20 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości, podstawę zapisów w księgach rachunkowych powinny stanowić dowody księgowe, stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, sporządzone w formie wskazanej w przepisach ustawy.

Analizując wydatki na wynagrodzenia ustalono, iż sporządzane w Zakładzie przy użyciu komputera listy płac również nie spełniały wymogów formalnych dowodu księgowego, określonych w przepisach ustawy o rachunkowości (art. 21 i 22 ust. 1): wydruki komputerowe list nie zawierały nazwy zakładu pracy, nie były również stemplowane pieczątką firmową, brak też było daty sporządzenia dowodu. Ponadto poszczególne strony list płacy nie zawierały chronologicznej numeracji pozycji płacowych, nie posiadały sum do i z przeniesienia, co nie zapewnia kontroli ich kompletności.

         W przedmiocie gospodarki materiałowej sprawdzono m.in. prawidłowość udokumentowania obrotów materiałowych. Stwierdzono niezgodność obiegu dokumentów (faktur zakupu) z wewnętrzną instrukcją stosowania i kontroli obiegu dokumentów, według której dokumenty od kontrahentów winny wpływać do księgowości, a faktycznie przekazywane były do magazynu. Zewnętrzne dowody zakupu (faktury) posiadają datę wpływu, lecz nie prowadzono np. rejestru wpływu dowodów zewnętrznych, który określałby wprost stanowisko pracy, do którego wpływający dokument winien trafić. Wskazać należy, iż prawidłowo opracowany obieg dokumentów powinien umożliwić prześledzenie drogi dokumentu od momentu jego wpływu do jednostki do momentu ujęcia w księgach rachunkowych.

         Ustalono ponadto, że wydanie materiałów z magazynu dokonywane jest na podstawie dowodów Rw, zatwierdzanych przez kierowników poszczególnych zakładów. Na podstawie takiego dowodu, magazynier sporządza następny dowód Rw - przy użyciu komputera, stanowiący rzeczywistą podstawę rozchodu. Tak więc, dla udokumentowania rozchodu materiałów następuje podwójne sporządzenie dowodów Rw, faktycznie zaś dowody wystawiane przez poszczególne zakłady stanowią zapotrzebowanie materiałowe.

Stwierdzone uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania obowiązujących przepisów, dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości zakładu budżetowego, w tym niedostosowania do tych przepisów wymaganych regulacji wewnętrznych.

                   Stosownie do postanowień art. 28a ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.), odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik (w okresie kontrolowanym funkcję kierownika jednostki pełnił także p. Zygmunt Stefanowicz). Do obowiązków kierownika jednostki należy m.in. ustalenie pisemnych procedur kontroli finansowej, obejmujących wszystkie podejmowane w jednostce operacje dotyczące gromadzenia i rozdysponowywania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem publicznym (art. 35a ust. 2 pkt 2 i ust. 3 ustawy; w kontrolowanej jednostce regulacje wewnętrzne, składające się na system wewnętrznej kontroli finansowej, zostały wdrożone w 1995 i 1996 roku i nie były poddawane aktualizacji). Na kierowniku jednostki spoczywa też powinność wdrożenia i aktualizacji dokumentacji zasad rachunkowości obowiązujących w jednostce, stosownie do postanowienia art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

                   Obowiązki w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, stosownie do zakresu czynności, należą do głównego księgowego (obowiązki w tym zakresie były wykonywane przez p. Hannę Jabłońską i następnie p. Marię Mazanowską). Prawa i obowiązki głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1.                 Usunięcie wskazanych braków w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości w Zakładzie, mając na uwadze przepisy rozporządzania Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont..., a także art. 10 ustawy o rachunkowości.

2. Spowodowanie w zakresie dokumentowania obrotu gotówkowego:

- właściwego sporządzania dowodu zbiorczego służącego łącznemu zapisowi zbioru dowodów źródłowych,

- bieżącego ujmowania w raportach kasowych obrotów gotówkowych z tytułu inkasa opłaty targowej,

- zapewnienia właściwej identyfikacji zapisów raportów kasowych z dowodami kasowymi, na podstawie których dokonano zapisów.

3. Zapewnienie dokonywania zapisów księgowych operacji bankowych na podstawie dowodów banku, a nie raportów kasowych, zgodnie z ustaleniami zakładowego planu kont.

4. Usunięcie nieprawidłowości w zakresie formalnej treści sporządzanych przy użyciu komputera list wypłat wynagrodzeń.

5. Wyeliminowanie podwójnego wystawiania dowodów rozchodu materiałów z magazynu, a także zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów dotyczących zakupu materiałów.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa Izby do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3 – 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30 – dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

1. Prezydent Miasta Łomża

2. Regionalna Izba Obrachunkowa

    w Białymstoku Zespół w Łomży

                                                                                     Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

    w Białymstoku