Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Centrum Kształcenia Praktycznego w Bielsku Podlaskim

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 1 kwietnia 2004 roku (znak: RIO.I.6012 - 6/04), o treści jak niżej:

Pan Zbigniew Hryniewicki

Dyrektor

Centrum Kształcenia Praktycznego

w Bielsku Podlaskim

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2003 roku, przeprowadzonej w Centrum Kształcenia Praktycznego w Bielsku Podlaskim na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         W sferze poprawności prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki ustalono, że do rozliczenia z budżetem państwa podatku od towarów i usług (VAT) kontrolowana jednostka prowadzi konto 225-02 (Rozrachunki z budżetami, analitycznie: rozrachunki z Urzędem Skarbowym z tytułu VAT). Na stronie Wn tego konta ewidencjonowany jest podatek naliczony wynikający z faktur zakupu, zaś na stronie Ma podatek należny od dokonanej sprzedaży. Ze sporządzonych w 2003 roku deklaracji dla podatku od towarów i usług VAT–7 wynika, że kwoty zobowiązań (ewentualnie nadpłat) z tytułu tego podatku nie miały odzwierciedlenia w saldzie konta rozrachunkowego na koniec poszczególnych miesięcy (okresów rozliczeniowych); saldo rozrachunków było natomiast właściwe (odpowiadało danym z rejestrów VAT) na koniec roku, w związku z dokonywanymi przeksięgowaniami na tym koncie – s. 16 protokołu. Stosownie do opisu konta 225 „Rozrachunki z budżetami”, zawartego w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad prowadzenia rachunkowości oraz planów kont...(Dz. U. Nr 153, poz. 1752), ewidencja szczegółowa do konta 225 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności i zobowiązań według każdego z tytułów rozrachunków z budżetem odrębnie i powinna mieć zastosowanie także do zapisów księgowych prowadzonych w trakcie roku. Dla większej przejrzystości rozliczeń jednostki z tytułu VAT można np. prowadzić następujące konta analityczne do konta 225: rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT, rozliczenie należnego VAT, rozliczenie naliczonego VAT (zasady prowadzenia takich kont zawiera Komentarz do planu kont dla państwowych i samorządowych jednostek budżetowych..., autorstwa Marii Augustowskiej).

W zakładowym planie kont (wykazie kont analitycznych) przewidziano, że do konta 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” będzie prowadzone subkonto dochodów 130-01. Nie określono jednak, że ma być ono prowadzone z uwzględnieniem klasyfikacji paragrafowej dochodów. W efekcie, na prowadzonym do konta 130 subkoncie dochodów ewidencjonowano wpływy z tytułu zrealizowanych dochodów nie przypisując ich następnie konkretnemu paragrafowi klasyfikacji budżetowej. Wobec braku takiej ewidencji, główny księgowy jednostki ujmował (i wykazywał w sprawozdaniu Rb-27S) kwoty w paragrafach dochodów na podstawie odręcznie sporządzanego zestawienia sprzedanych wyrobów i wykonanych usług. Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 130 (i jego subkont), zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, na stronie Wn ujmuje się wpływy z tytułu zrealizowanych przez jednostkę budżetową dochodów budżetowych, klasyfikując je w ewidencji szczegółowej według podziałek klasyfikacji dochodów budżetowych. Ponadto, wskazane rozporządzenie w § 12 ust. 1 pkt 5 postanawia, iż zakładowy plan kont powinien zapewniać możliwość sporządzania sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach – s. 19, 20 protokołu.

Ustalenie dokumentacji przyjętych przez jednostkę zasad rachunkowości, w tym zakładowego planu kont, oraz jej aktualizacja należy do obowiązków kierownika jednostki, stosownie do przepisu art. 10 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.).

Stwierdzono również, że na koncie 011 „Środki trwałe” kontrolowana jednostka ewidencjonuje stosowane w jednostce programy komputerowe. Zgodnie z przywoływanym rozporządzeniem w sprawie planu kont, wartości niematerialne i prawne, do których należy zaliczać licencje na programy komputerowe, powinny być ewidencjonowane na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne”. Konto 020 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej tego rodzaju składników majątkowych – s. 34 protokołu.

         W planie finansowym Centrum przyjęto wydatki z tytułu odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w wysokości – 30.463,- zł. Kontrola wykazała, że wchodząca w skład planowanych wydatków kwota odpisu podstawowego dla pracowników administracji i obsługi nie była korygowana w 2003 roku w związku ze zmniejszeniem stanu zatrudnienia tej kategorii pracowników. Przeciętna liczba osób zatrudnionych, według której planowano wydatek wynosiła 14 osób, na koniec roku zaś wyniosła 12 osób. Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.), fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Jak natomiast stanowi § 1 rozporządzenia MPiPS z 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 168 z późn. zm.), podstawę naliczania odpisu, o którym mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba osób zatrudnionych w zakładzie pracy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych w zakładzie. W świetle wskazanych przepisów, badana jednostka zawyżyła należny odpis na Fundusz o kwotę 1.116,- zł – s. 28, 29 protokołu.

Stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania lub niewłaściwej interpretacji przepisów prawnych, dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych.

Odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie gospodarki finansowej spoczywa na Dyrektorze Centrum, który stosownie do przepisów art. 39 ust. 1 pkt 1 i 5 ustawy z dnia 7 września 1991 o systemie oświaty (Dz. U. Nr 67 poz. 329 ze zm.) kieruje działalnością jednostki i dysponuje środkami finansowymi przyznanymi w planie finansowym. Jako kierownik jednostki sektora finansów publicznych odpowiada za całość gospodarki finansowej jednostki, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, na podstawie przepisów art. 28a ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały w okresie objętym kontrolą na Głównym Księgowym Centrum, którego prawa i obowiązki określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Przyjęcie w zakładowym planie kont jednostki zasad, eliminujących wskazane uchybienia, w kwestii:

a) ewidencji księgowej rozrachunków z tytułu podatku od towarów i usług,

b) prowadzenia szczegółowej ewidencji księgowej dochodów według podziałek klasyfikacji budżetowej.

2. Ewidencjonowanie składników majątkowych, zaliczanych w świetle ustawy o rachunkowości do wartości materialnych i prawnych na właściwym koncie księgowym. Dokonanie korekty błędnych zapisów księgowych w tym zakresie.

3. Dokonywanie stosownych korekt odpisu na ZFŚŚ, zgodnie ze wskazanymi przepisami prawa. Rozliczenie z działalnością podstawową jednostki nienależnie przekazanej na Fundusz kwoty 1.116,- zł.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

         Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30 – dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

            Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

Zarząd Powiatu w Bielsku Podlaskim

                                                                                     Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

             w Białymstoku