Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Biurze Obsługi Szkół Samorządowych w Suchowoli

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 13 sierpnia 2004 roku (znak: RIO.V.6012 - 11/04), o treści jak niżej:

Pan Kazimierz Marciszel

Kierownik

Biura Obsługi Szkół Samorządowych w Suchowoli

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2003 rok, przeprowadzonej w Biurze Obsługi Szkół Samorządowych w Suchowoli, na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 roku Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego 1 egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

W zakresie spraw organizacyjnych ustalono, iż wątpliwości budzi kwestia powołania Biura Obsługi Szkół Samorządowych w Suchowoli. Uchwała Rady Miejskiej w Suchowoli Nr XII/63/99 z dnia 26 września 1999 r. w sprawie funkcjonowania Biura Obsługi Szkół Samorządowych w Suchowoli i nadania statutu uchyla Uchwałę Rady Gminy Suchowola Nr XV/87/96 z dnia 15 lutego 1996 roku w sprawie utworzenia BOSS w Suchowoli – str. 2 protokołu kontroli.

Niedociągnięcia w tym obszarze polegają również na braku uchwał organu stanowiącego j.s.t. w sprawie utworzenia jednostki budżetowej - Zespół Placówek Oświatowych w Suchowoli oraz zakładu budżetowego - Przedszkole Samorządowe w Suchowoli – str. 3 protokołu kontroli. Brak uregulowań w powyższej kwestii stanowi naruszenie zapisów ustawy z 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2003 roku Nr 15, poz. 148 ze zm.), odpowiednio art. 18 ust. 3 pkt. 2 oraz art. 19 ust. 2 pkt 2 ustawy.

W myśl opisu na stronie 8 protokołu kontroli, badana jednostka nie ma także opracowanego regulaminu organizacyjnego, który jak wskazuje treść § 6 Statutu BOSS w Suchowoli winien określić wewnętrzną strukturę jednostki, zakres działania oraz zasady kierowania Zespołem.

Kontrolowana jednostka organizacyjna księgi rachunkowe prowadzi ręcznie. Przyjęta technika prowadzenia ksiąg rachunkowych nie jest jednak odzwierciedleniem regulacji wewnętrznych w tym zakresie. Jednostka w okresie kontrolowanym (2003 rok) nie posiadała dokumentacji opisującej w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, w myśl art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591 ze zm.) – pkt I. 2.3. (str. 8) protokołu kontroli. W każdej jednostce opis ten powinien być opracowany z uwzględnieniem zadań jednostki, jej struktury organizacyjnej i zakresów czynności pracowników.

Dokument ten powinien określić jednolite zasady sporządzania, obiegu, kontroli, przechowywania i archiwizowania dokumentów z uwzględnieniem przepisów ustawy o rachunkowości.

W każdej jednostce należy określić rodzaje prowadzonej dokumentacji związane z jej powstaniem, dotyczące jej funkcjonowania i odpowiednie do wykonywanych zadań oraz ustalony sposób ich oznaczania i grupowania w komórkach organizacyjnych. Wdrożenie przyjętych zasad sprzyja sprawnemu funkcjonowaniu jednostki i ułatwia szybki dostęp do potrzebnych informacji, ale wymaga odpowiedniego przeszkolenia pracowników i prowadzenia bieżącej kontroli ich przestrzegania.

Zakładowy plan winien być opracowany na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752).

Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

W trakcie kontroli stwierdzono ponadto uchybienia w sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych, naruszające przepisy ustawy o rachunkowości, polegające w szczególności na:

- nie nadawaniu numeru identyfikacyjnego dowodom księgowym, zgodnie z przepisami art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy – pkt II. 2.1. (str. 11) prot. kontroli,

- nie wskazywaniu, we wszystkich przypadkach, na dokumentach księgowych sposobu ich ujęcia na kontach księgi głównej (dekrety syntetyczne), o czym stanowi art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy – pkt II. 2.2 (str. 11) prot. kontroli,

- nie ujęciu w księgach rachunkowych jednostki wszystkich osiągniętych i przypadających na jej rzecz przychodów oraz obciążających ją kosztów, dotyczących danego roku obrotowego (art. 6 ust. 1 ustawy) – pkt II. 2.3. (str. 11) prot. kontroli,

- nie wprowadzaniu do ksiąg rachunkowych wszystkich operacji gospodarczych występujących w danym miesiącu, z naruszeniem obecnego brzmienia art. 20 ust. 1 ustawy, który nakazuje wprowadzenie do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego w postaci zapisu, każdego zdarzenia, które wystąpiło w okresie sprawozdawczym – pkt II. 2.4. (str. 11-12) prot. kontroli. Wskazać tu należy, iż na samorządowych jednostkach budżetowych ciąży obowiązek, wynikający z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279) sporządzania miesięcznych sprawozdań Rb-28S z wykonania planu wydatków, w których należy wykazać kwotę zobowiązań jednostki (ogółem oraz zobowiązań wymagalnych),

- nie prowadzeniu ewidencji szczegółowej do konta 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” według poszczególnych kontrahentów, co jest niezgodne z zasadami funkcjonowania tego konta określonymi w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego...- pkt II. 1.2. (str. 10) prot. kontroli,

- nie sporządzaniu zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, stosownie do wymogów art. 18 ustawy – pkt II. 1.3. (str. 10) prot. kontroli,

- stosowaniu nieprawidłowej korespondencji kont przy ewidencjonowaniu operacji związanych z potrącaniem na liście płac składek na PZU, ZNP, zajęć komorniczych, pożyczek mieszkaniowych – pkt II. 2.5. (str. 12) prot. kontroli.

W wyniku analizy prawidłowości opracowania planów finansowych stwierdzono brak dokumentów świadczących o tym, że Zarząd Miasta wywiązał się z obowiązku przekazania BOSS w Suchowoli oraz podległym jednostkom objętym skoncentrowaną obsługą, informacji niezbędnych do opracowania projektów ich planów finansowych, w myśl postanowień art. 125 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, a także przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. Nr 122, poz. 1333) – str. 18-19 prot. kontroli.

W trakcie kontroli ustalono uchybienia w zakresie planowania i realizacji budżetu BOSS. I tak kontrolowana jednostka planowane i realizowane wydatki zakwalifikowała w rozdziale 80101 „Szkoły Podstawowe”, niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 59, poz. 680 ze zm.). Wskazania, co do prawidłowej klasyfikacji zawiera treść punktu IV. 3. (str. 19) protokołu kontroli.

Badaniu poddano także zmiany w planach finansowych i dokonano ustaleń, opisanych w punkcie IV. 2. (str. 20) prot. kontroli, wskazujących, iż dokonywane one były na podstawie wniosków głównej księgowej Biura. Tymczasem w myśl art. 39 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 7 września 1991 r o systemie oświaty (Dz. U. z 1996 r. Nr 67, poz. 329 ze zm.), dysponentem środków finansowych wskazywanych planem finansowym, ponoszącym także odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie jest dyrektor szkoły lub placówki. W związku z taką konstrukcją przywołanego przepisu, również inicjatywa w zakresie zmian planu finansowego leży po stronie dyrektora.

Kolejnym obszarem w obrębie, którego kontrola wykazała istnienie niedociągnięć są obowiązki w zakresie sprawozdawczości. Szkoły podstawowe, w myśl, art. 79 ust. 1 ustawy o systemie oświaty, zakładane i prowadzone przez organy i podmioty zaliczane do sektora finansów publicznych, są jednostkami lub zakładami budżetowymi, podlegają, więc obowiązkom w zakresie sporządzania sprawozdań budżetowych, wskazanym przepisami przywołanego rozporządzenia Rady Ministrów w tej sprawie. W związku z tym stwierdzono:

- brak odrębnych sprawozdań Rb-28S o wydatkach budżetowych dla poszczególnych szkół, sporządzanych na zasadach i w terminach określonych we wskazanym rozporządzeniu –str. 13 prot. kontroli,

- brak kwartalnych sprawozdań Rb-N o stanie należności i Rb- Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń –str. 13-14 prot. kontroli,

- sprawozdania jednostkowe sporządzane były w złotych, zamiast w złotych i groszach, stosownie do przepisów § 8 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia – str. 14  prot. kontroli,

- nieterminowe sporządzanie sprawozdań, z naruszeniem uregulowań wskazanych przepisami § 2 ust. 1 pkt 1 załącznika Nr 4 do rozporządzenia – str. 14  prot. kontroli.

Kontrola prawidłowości tworzenia oraz gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych wykazała, że nie dotrzymano terminu przekazywania odpisu na ZFŚS wskazanego przepisami art. 6 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.) – str. 28 protokołu kontroli.

Analiza ewidencji analitycznej środków trwałych, wskazuje, iż nie zostały w niej zawarte symbole klasyfikacji rodzajowej, ustalone przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie klasyfikacji środków trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 112, poz. 1317). Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 011 „Środki trwałe” ewidencja szczegółowa do tego konta powinna zapewnić m. in. należyte obliczenie umorzenia i amortyzacji, w związku, z czym niezbędne jest, aby zawierała pełny symbol klasyfikacji rodzajowej środka trwałego.

Stwierdzono także przypadki błędnego, w świetle przywołanego rozporządzenia, sklasyfikowania środka trwałego – str. 29 i 30 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania lub niewłaściwej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości.

Stosownie do postanowienia art. 28a ustawy o finansach publicznych odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik.

Powinność prowadzenia rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami spoczywa na głównym księgowym. Prawa i obowiązki głównego księgowego określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze przedstawione nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie analizy uregulowań wewnętrznych dotyczących organizacji jednostki pod kątem ich zgodności ze stanem faktycznym. Wyeliminowanie stwierdzonych rozbieżności, opisanych w części I protokołu kontroli, poprzez podjęcie stosownych działań.

2. Wyeliminowanie uchybień w prowadzeniu rachunkowości poprzez:

- nadawanie dowodom księgowym cech wymaganych przepisami art. 21 ustawy o rachunkowości,

- sporządzanie zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i sald kont pomocniczych na koniec każdego miesiąca,

- prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” według kontrahentów.

3. Wprowadzanie do ksiąg rachunkowych danego miesiąca każdej operacji gospodarczej, która nastąpiła w tym miesiącu, mając na uwadze przywołaną zasadę memoriału i wskazane przepisy o rachunkowości.

4. Ujmowanie w księgach rachunkowych i wyniku finansowym jednostki wszystkich osiągniętych i przypadających na jej rzecz przychodów i obciążających ją kosztów związanych z tymi przychodami, dotyczących danego roku obrotowego, niezależnie od terminu zapłaty.

5. Ujmowanie w ewidencji księgowej operacji związanych z naliczaniem na liście płac potrąceń z tytułu składek PZU, ZNP, zajęć komorniczych i pożyczek mieszkaniowych z uwzględnieniem przepisów wskazanego rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego...

6. Przestrzeganie obowiązków i terminów w zakresie sporządzania sprawozdań budżetowych, mając na uwadze obowiązujące przepisy i opis nieprawidłowości zawarty w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego.

7. Stanowienie planów finansowych oraz dokonywanie w nich zmian, z uwzględnieniem uprawnień i procedur, wynikających ze wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego przepisów ustawy o finansach publicznych.

8. Planowanie i realizację wydatków BOSS zgodnie z obowiązującą klasyfikacją budżetową, określoną we wskazanym rozporządzeniu.

9. Przekazywanie równowartości dokonywanych odpisów na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w terminach określonych w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

10. Wyeliminowanie, wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, nieprawidłowości w zakresie gospodarki środkami trwałymi.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłaszania zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Burmistrz Miasta i Gminy Suchowola.