Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Ośrodku Kultury Fizycznej w Łapach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27 kwietnia 2004 roku (znak: RIO.I.6012 - 9/04), o treści jak niżej:                                  

                                                                           Pani Krystyna Grabowska

                                                                                              Dyrektor

Ośrodka Kultury Fizycznej

w Łapach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2003 r., przeprowadzonej w Ośrodku Kultury Fizycznej w Łapach, na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Przeprowadzona kontrola dotyczyła m. in. prawidłowości gospodarki pieniężnej. Jak wskazuje opis na stronie 8 protokołu kontroli, dyrektor Ośrodka Kultury Fizycznej jest jednocześnie kasjerem, do czego został zobowiązany przez Burmistrza Łap pismem z dnia 2 maja 1995 roku. Z ustaleń wynika, że dyrektor-kasjer zajmuje się obsługą obrotu gotówkowego w kasie (przyjmuje i wypłaca gotówkę), ale nie wystawia dowodów wpłaty K-103 i nie sporządza raportów kasowych. Raporty kasowe sporządza i podpisuje główny księgowy. Pozostają one niesprawdzone i niepodpisane na dowód sprawdzenia.

Wpłaty gotówkowe za świadczone usługi z zakresu kultury fizycznej są przyjmowane na tzw. „listy osób wpłacających” zawierające imię i nazwisko wpłacającego, adres jego zamieszkania, kwotę wpłaty, Natomiast, jak wskazuje opis na stronie 16 protokołu kontroli, w wielu przypadkach brak jest daty wpłaty gotówki i podpisu usługobiorcy.

Powyższe ustalenia wskazują na brak lub niekompletność procedur wewnętrznej, kontroli finansowej przez co należy rozumieć stosowany przez jednostkę regulamin kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo-księgowych, określający w sposób wyczerpujący wszystkie elementy służące wykonywaniu wewnętrznej kontroli finansowej. Wskazać należy w szczególności na konieczność precyzyjnego ustalenia osób upoważnionych do sprawdzania dokumentów pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym oraz dostateczne określenie rodzaju stosowanych w jednostce dokumentów finansowo-księgowych oraz schematu obiegu dowodów, który dawałby możliwość prześledzenia ich drogi od momentu sporządzenia lub wpływu do jednostki, do momentu ich zadekretowania i ujęcia w ewidencji księgowej.

Przepisy art. 28a ust. 1 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 roku, Nr 15, poz. 148 ze zm.) ustanawiają generalną zasadę odpowiedzialności kierownika jednostki sektora finansów publicznych za całość gospodarki finansowej oraz wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej. W związku z tym, każdy kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest zobowiązany zapewnić odpowiedni system wewnętrznej kontroli finansowej w swojej jednostce, odpowiadający wymogom art. 35a ustawy, tj. winien ustalić procedury kontroli finansowej obejmujące szczegółowy sposób, tryb i komórki odpowiedzialne za badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie pobierania, gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych oraz dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych. Zgodnie z art. 35a ust. 3 ustawy procedury te powinny być ustalone w formie pisemnej i obejmować wszystkie podejmowane w jednostce operacje dotyczące wskazanych procesów. Zasadnicze znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania kontroli wewnętrznej ma m.in. właściwy przydział czynności poszczególnym pracownikom jednostki.

Kontrola dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości Ośrodka Kultury Fizycznej w Łapach wykazała, że jednostka opracowała tylko zakładowy plan kont, zawierający wykaz kont syntetycznych i podział tych kont na konta analityczne. Dokument ten nie zawiera wykazu wszystkich kont syntetycznych używanych do prowadzenia rachunkowości a zawartych w księdze głównej. Nie zawarto w nim również szczegółowych zasad ujmowania na kontach syntetycznych operacji gospodarczych – strona 5 protokołu kontroli.

Postanowienia opisujące przyjęte zasady rachunkowości nie odpowiadają w pełni przepisom art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Nieprawidłowości w zakresie przestrzegania ogólnych zasad rachunkowości i prowadzenia ksiąg rachunkowych polegały na:

- nie określeniu roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, metod wyceny aktywów i pasywów oraz wykazu ksiąg rachunkowych – strona 5 protokołu kontroli.

- nie prowadzeniu wszystkich ksiąg rachunkowych wymaganych przepisami art. 13 ust. 1 ustawy, a mianowicie zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej, będącym jednym ze sprawdzianów poprawności księgowań (zasady prowadzenia księgi zestawienia obrotów i sald określają przepisy art. 18 ustawy) – s. 6 protokołu kontroli,

- nie zatwierdzaniu dowodów obrotu środkami pieniężnymi przez głównego księgowego – strona 11 protokołu kontroli,

- braku kwalifikowania pojedynczych dowodów księgowych do ujęcia w księgach rachunkowych, przez wskazanie sposobu ich ujęcia na kontach syntetycznych i analitycznych, zgodnie z wymaganiami art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy – s. 11 protokołu kontroli,

- braku powiązania dowodów obrotu kasowego z raportem kasowym – strona 11 protokołu kontroli,

- nie ujęciu w zakładowym planie kont uproszczeń w prowadzeniu konta 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”, pomimo występowania operacji podlegających ewidencji na tym koncie – strona 11 protokołu kontroli,

- opłaceniu w badanym roku faktur wystawionych przez dostawców w roku ubiegłym, nie wykazanych wcześniej jako zobowiązania, co naruszyło zasadę memoriału wynikającą z treści art. 6 ust. 1 oraz normę zawartą w art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości – strona 13 protokołu kontroli,

- naruszaniu art. 20 ust. 1 ustawy, polegającym na nie wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych danego miesiąca faktur dostawców z przełomu miesięcznych okresów sprawozdawczych, powodujących zobowiązania OKF – strona 13 protokołu kontroli,

- nie prowadzeniu kont analitycznych do konta 400 „Koszty”.

         Analizując poprawność ujmowania operacji gospodarczych na poszczególnych kontach zakładowego planu kont, w oparciu o przepisy rozporządzenia ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości... stwierdzono, że:

- zapisów na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” dokonuje się z naruszeniem zasady czystości obrotów, w myśl której do zwrotów, nadpłat, błędnych zapisów wprowadza się dodatkowo techniczny zapis ujemny,

- ewidencję dochodów i wydatków budżetowych prowadzi się na koncie 130, nie uszczegóławiając jej analitycznie poprzez prowadzenie subkonta dla oddzielnego ewidencjonowania pobranych i rozliczanych przez OKF dochodów budżetowych oraz odrębnie dla wydatków budżetowych – strona 7 protokołu kontroli,

- część dochodów budżetowych jednostka naliczyła z pominięciem konta 750 „Przychody i koszty finansowe” i rozliczyła je poprzez przekazanie do Urzędu Miejskiego w Łapach z pominięciem konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”, a dochody w tej kwocie nie zostały zaksięgowane na koncie 800-„Fundusz jednostki” – strona 17 protokołu kontroli,

- zawyżono wynik finansowy jednostki o kwotę 302895,67 zł przyjmując błędną metodę jego ustalenia, polegającą na niewłaściwym księgowaniu wartości sprawozdania Rb-28S z wydatków za 2002 r. na stronę Ma konta 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy” zamiast na stronę Ma konta 800-„Fundusz jednostki” – strona 6 protokołu kontroli.

         W zakresie gospodarki rzeczowymi składnikami majątku ustalono, że jednostka nie przyjęła kryterium wartościowego dla środków trwałych, co utrudnia prawidłową kwalifikację majątku trwałego odpowiednio do środków trwałych i pozostałych środków trwałych – strony 22 i 23 protokołu kontroli.

Jak wynika z opisu na stronie 21 protokołu kontroli, badanie zagadnień z zakresu zamówień publicznych pozwoliło ustalić, że jednostka, pomimo braku konieczności stosowania ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (Dz. U. z 2002 roku Nr 72, poz. 664) – art. 6 ust. 7 – zamówienie o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 3000 euro, w postępowaniu o zamówienie publiczne na zakup oleju opałowego, zastosowała tryb zapytania o cenę. Dokonano wyboru oferenta proponującego najwyższą cenę, stosując przy wyborze inne niż cena kryteria. Z treści art. 69 ust. 2 wskazanej ustawy wynika, iż jedynym i decydującym kryterium przy dokonywaniu zamówień publicznych w trybie zapytania o cenę jest wyłącznie cena wynikająca z oferty. Nie może być ona negocjowana, zakazane jest również stosowanie przy wyborze innych kryteriów.

         Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania przepisów dotyczących rachunkowości i gospodarki finansowej.

         Stosownie do postanowień art. 28a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.) odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywania obowiązków w zakresie kontroli finansowej ponosi jej kierownik.

         Na kierowniku jednostki spoczywa też obowiązek wdrożenia i aktualizacji dokumentacji obowiązującej w jednostce oraz nadzór nad prowadzeniem rachunkowości, postanowień myśl postanowień art. 4 ust. 5 i art. 10 ustawy o rachunkowości.

         Prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostki, stosownie do ustalonego zakresu czynności, należy do obowiązków głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównego księgowego sektora finansów publicznych określone są przepisami art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Kierownik jednostki ustala także procedury kontroli finansowej, obejmujące szczegółowy sposób, tryb i komórki odpowiedzialne za badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie:

- pobierania i gromadzenia środków publicznych,

- zaciągania zobowiązań finansowych,

- dokonywania wydatków ze środków publicznych,

- zwrotu środków publicznych (art. 35a ust. 2 pkt 2).

Mając na uwadze przedstawione nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uzupełnienie dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości o elementy wymagane art. 10 ust. 1 pkt 1-3 ustawy o rachunkowości.

2. Prowadzenie wszystkich ksiąg rachunkowych wymaganych art. 13 ust. 1 ustawy.

3. Prowadzenie rachunkowości jednostki zgodnie z wymogami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów, jednostki samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych poprzez:

- prawidłowe dokonywanie zapisów na koncie 130-„Rachunek bieżący jednostek budżetowych” mając na względzie zachowanie zasady czystości obrotów,

- prowadzenie ewidencji rozliczenia dochodów budżetowych za pośrednictwem konta 222-„Rozliczenie dochodów budżetowych”,

- ewidencjonowanie na koncie syntetycznym 201-„Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” rozrachunków z kontrahentami, w sposób zapewniający przestrzeganie zasady wyrażonej przepisem art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości,

- księgowanie okresowo, na podstawie sprawozdań o wydatkach budżetowych Rb-28S, kwoty wydatków w korespondencji kont Wn 223-„Rozliczenie wydatków budżetowych” – Ma 800-„Fundusz jednostki”,

- prowadzenie, w ramach ewidencji wydatków, ewidencji analitycznej kosztów w obrębie zespołu 4 „Koszty wg rodzajów”,

- ustalenie kryterium czasowo-wartościowego dla środków trwałych w myśl art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości.

4. Uwzględnianie obowiązujących przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych przy stosowaniu poszczególnych trybów zamówień.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

Burmistrz Łap

                                                                                    Prezes

 Regionalnej Izby Obrachunkowej

    w Białymstoku