Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół w Piątnicy

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20 kwietnia 2004 roku (znak: RIO.IV.6012 - 4/04), o treści jak niżej:

Pani Janina Zaręba

Dyrektor Zespołu Obsługi Szkół

w Piątnicy

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2003 roku, przeprowadzonej w Zespole Obsługi Szkół w Piątnicy, na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 roku Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Badając prawidłowość zaciągania zobowiązań w celu realizacji zaplanowanych wydatków na funkcjonowanie jednostek oświaty stwierdzono, że umowy na dostawy, roboty i usługi były zawierane zarówno przez dyrektora Zespołu Obsługi, jak i dyrektorów poszczególnych szkół, a w jednym przypadku przez Wójta, wydatki zaś wynikające z wszystkich umów były zatwierdzane do realizacji przez dyrektora i głównego księgowego Zespołu. W przyjętym w wewnętrznej instrukcji schemacie obiegu dokumentów postanowiono ogólnie, że umowy zamówienia na dostawy roboty i usługi podpisują dyrektor i główny księgowy (na znacznej ilości umów brak było podpisu głównego księgowego), co nie zapewnia przejrzystości kompetencyjnej w prowadzeniu gospodarki finansowej przez kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych – pkt 10, 29 protokołu kontroli.

Należy wskazać, iż przy opracowaniu wspólnego obiegu dokumentów, wynikającego ze skoncentrowanej obsługi finansowo-księgowej jednostek oświatowych, należy mieć na względzie podstawową zasadę, wynikającą z art. 28a ust. 1 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.), iż kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Z tej zasadniczej normy wynika, iż odpowiedzialność za realizację planów finansowych, stanowiących podstawę gospodarki finansowej jednostek sektora finansów publicznych, powinni ponosić kierownicy tych jednostek – z racji upoważnienia do dysponowania środkami określonymi w planie. W sferze jednostek oświaty norma ta znalazła odzwierciedlenie w przepisie art. 39 ust. 1 pkt 5 ustawy o systemie oświaty (Dz. U. z 1996 r. Nr 67, poz. 329 ze zm.), stanowiącym, iż dyrektor szkoły dysponuje środkami określonymi w planie finansowym szkoły zaopiniowanym przez radę szkoły i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie. Zatem do kompetencji dyrektorów poszczególnych szkół winno należeć zawieranie umów i autoryzowanie wydatków realizowanych stosownie do przyjętego dla tych szkół planu finansowego, kierownik jednostki obsługi ekonomiczno-administracyjnej winien zaś ponosić odpowiedzialność za dokonywanie wydatków objętych planem finansowym tej jednostki (np. zawierać umowy dostaw i robót remontowych, których realizacja została w planie powierzona tej jednostce).

W zakresie zawierania i realizacji umów kontrola wskazała też na powinność szczegółowego określania w umowach przedmiotu zamówienia (zakresu rzeczowego), a także obowiązków stron odnośnie pokrywania kosztów energii elektrycznej i wody, niezbędnych do prowadzenia robót budowlanych. Ponadto, w umowie zawartej z firmą „INWESTPROJEKT” w Białymstoku, wykonawcą opracowania projektów gminnej hali sportowej (o wartości finalnej 59.780 zł) określono, że wynagrodzenie zostanie opłacone po uzyskaniu przez oferenta decyzji o zatwierdzeniu projektu budowlanego. Należność opłacono 18 grudnia 2003 roku, mimo iż decyzja w sprawie zatwierdzenia projektu budowlanego i pozwolenia na budowę została wydana 28 stycznia 2004 roku, a więc dokonano zapłaty niezgodnie z postanowieniem umowy – pkt 24, 26 protokołu kontroli.

W przedmiocie pozyskiwania dochodów stwierdzono przypadek potrącania w okresie XI/2001-XII/2003 z wynagrodzenia najemcy lokalu mieszkalnego w szkole w Kisielnicy czynszu najmu w wysokości niezgodnej z wynikającą z zawartej umowy. W umowie ustalono czynsz w wysokości 52,91 zł miesięcznie, a potrącano (co wynika z list płac) 28,69 zł miesięcznie. Łączna kwota niepobranego czynszu wraz z odsetkami wyniosła kwotę 736,26 zł, którą to najemca wypłacił w czasie kontroli. Listy płac, na których dokonywano wskazanych potrąceń, zawierały adnotację o zatwierdzeniu do wypłaty przez kierownika i głównego księgowego Zespołu, a także o sprawdzeniu przez dyrektora szkoły. Świadczy to, iż mechanizmy kontrolne w omawianym obszarze nie były stosowane należycie.

Stwierdzono również, że w kalkulacji kosztów uzyskania energii cieplnej (dotyczy domu nauczyciela w Piątnicy), którymi obciążano najemców, nie uwzględniono kosztów zużycia energii elektrycznej (praca pompy) – pkt 12 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli prawidłowości ustalania wynagrodzeń nauczycieli ustalono, że w niektórych przypadkach przekroczony został dopuszczalny wymiar godzin ponadwymiarowych, jakie mogą być przydzielone nauczycielowi z uwagi na konieczność realizacji programu nauczania (ustalenia dotyczyły przydziału tego rodzaju godzin zastępcy dyrektora Gimnazjum oraz dyrektorom szkół podstawowych w Kisielnicy i Dobrzyjałowie). Zgodnie z art. 35 ust. 1 ustawy z 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2003 r. Nr 118, poz. 1112 ze zm.), nauczyciel może być obowiązany do odpłatnej pracy w godzinach ponadwymiarowych, których liczba nie może przekraczać ¼ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć. Przydzielenie nauczycielowi większej liczby godzin ponadwymiarowych może nastąpić za jego zgodą, jednak w wymiarze nieprzekraczającym ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć. Przydzielona wskazanym nauczycielom, którym obowiązkowy tygodniowy wymiar godzin zajęć został obniżony z uwagi na pełnione funkcje, liczba godzin ponadwymiarowych przekroczyła liczbę maksymalną, dopuszczoną wskazanym przepisem – pkt 14 protokołu kontroli.

Badając wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń z tytułu nauczycielskich dodatków mieszkaniowych, o których mowa w art. 54 ust. 3 i 7 Karty Nauczyciela, stwierdzono, że w miesiącu grudniu 2003 roku dokonano wypłaty nauczycielom szkół dodatków za miesiące październik i listopad 2003 roku na podstawie nieobowiązującej, w dacie uruchomienia środków, uchwały Rady Gminy z 7 grudnia 2003 roku. Jak wyjaśniła Pani Dyrektor, miało to związek z rozstrzygnięciem sądowym, iż dodatki mieszkaniowe nie stanowią podstawy do naliczania składek na ubezpieczenie społeczne oraz związanymi z tym działaniami w kwestii zmiany regulaminu w sprawie zasad ustalania dodatków, przyjętego przez Radę Gminy w uchwale Nr 140/XIX/2000 z 5 listopada 2000 roku. Wypłaty zaległych dodatków (zawieszonej do czasu przyjęcia w odpowiednim trybie nowych regulacji) dokonano, na podstawie sporządzonych list wypłat, w dniu 8 grudnia 2003 roku, tj. w dzień po uchwaleniu przez organ stanowiący zmiany regulaminu, natomiast pisma przyznające poszczególnym nauczycielom dodatki według nowych unormowań datowane były po okresie wypłaty (w Gimnazjum - 17.XII.2003 r.) – pkt 16 protokołu kontroli. Stosownie do postanowienia art. 28 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, jednostki sektora finansów publicznych powinny dokonywać wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków. Zatem, do czasu wejścia w życie, w trybie art. 4 ustawy z 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. Nr 62, poz. 718 ze zm.), przepisów uchwały Rady Gminy w kwestii zmiany wysokości i zasad przyznawania dodatków mieszkaniowych nauczycieli, nie było podstawy prawnej do wypłaty dodatków w zmienionej wysokości.

Z ustaleń kontroli wynika także potrzeba wzmożenia kontroli wewnętrznej w jednostkach organizacyjnych w przedmiocie ponoszenia wydatków na usługi telekomunikacyjne, w tym rozważenie pobierania odpłatności za rozmowy o charakterze prywatnym z aparatów służbowych – pkt 25 protokołu kontroli.

Analizując gospodarkę składnikami majątkowymi stwierdzono uchybienia w prowadzeniu ksiąg inwentarzowych środków trwałych w poszczególnych szkołach objętych skoncentrowaną obsługą, w tym brak numerów fabrycznych tych składników, które je posiadają celem bliższej ich identyfikacji. Stan taki należy uznać za utrudniający właściwe wykonanie obowiązków w zakresie inwentaryzacji składników majątkowych, określonych w art. 27 ustawy o rachunkowości. Wyniki inwentaryzacji winny być bowiem powiązane z zapisami ksiąg rachunkowych, a ujawnione różnice między stanem rzeczywistym a wykazanym w księgach rachunkowych rozliczone.

Stwierdzono również nieprawidłowości w prowadzeniu kart drogowych autokaru służącego dowożeniu uczniów, które stanowiły podstawę rozchodu paliwa (poprawianie w formie zamazywań i przeróbek stanu licznika) – pkt 27 protokołu kontroli. Dodać przy tym należy, iż obowiązująca w Zespole instrukcja obiegu i kontroli dokumentów nie zawiera postanowień w kwestii obiegu dokumentów związanych z rozliczaniem paliwa do autokaru, w tym prowadzonych kart drogowych – pkt 29 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej jednostek sektora finansów publicznych, a także niedomagań w funkcjonowaniu wewnętrznej kontroli finansowej.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie stosownych uszczegółowień instrukcji obiegu i kontroli dokumentów w kwestii kompetencji kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych do zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków w oparciu o plan finansowy, a także przestrzeganie przyjętych rozwiązań w bieżącej pracy.

2. Konstruowanie umów z kontrahentami w sposób wyczerpujący w zakresie zakresu rzeczowego przedmiotu zamówienia oraz obowiązków stron w jego realizacji oraz przestrzeganie postanowień zawartych umów.

3. Pobieranie czynszu w wysokości określonej w zawartych umowach z najemcami; uwzględnianie przy kalkulowaniu odpłatności za dostarczaną energię wszystkich elementów (składników) wpływających na koszty wytworzenia.

4. Przestrzeganie norm wskazanych art. 35 ust. 1 ustawy Karta Nauczyciela, tak aby przydzielony wymiar godzin ponadwymiarowych dla nauczycieli nie przekraczał ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć.

5. Przestrzeganie zasady, iż wydatki budżetowe winny być dokonywane zgodnie z (obowiązującymi) przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków.

6. Spowodowanie uzupełnienia danych ewidencji analitycznej środków trwałych o elementy umożliwiające bliższą identyfikację poszczególnych obiektów inwentarzowych.

7. Zapewnienie właściwego prowadzenia kart drogowych pojazdu. Uzupełnienie wewnętrznej instrukcji w kwestii prowadzenia kart drogowych i rozliczania zużycia paliwa.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa Izby do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3 – 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30 – dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

1. Wójt Gminy Piątnica

2. Regionalna Izba Obrachunkowa

    w Białymstoku Zespół w Łomży