Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Centrum Kształcenia Praktycznego w Łapach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10 listopada 2004 roku (znak: RIO.I.6012 - 30/04), o treści jak niżej:

                                                        Pan Zdzisław Penza

                                                                       Dyrektor Centrum Kształcenia Praktycznego

w Łapach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2003 roku, przeprowadzonej w Centrum Kształcenia Praktycznego w Łapach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Badanie wewnętrznych regulacji organizacyjno-prawnych wykazało, iż dokumentacja opisująca przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości nie została w pełni dostosowana do potrzeb kontrolowanej jednostki, ponieważ nie określono w niej sposobu ewidencji materiałów na koncie 310 „Materiały” oraz pozostałych środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”. Ponadto wykaz kont syntetycznych nie zawiera konta 080 „Środki trwałe w budowie – inwestycje”, występującego w księgach badanej jednostki.

Podstawę opracowania zakładowego planu kont w jednostkach budżetowych stanowi wykaz kont zawarty w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz jednolitych planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752). Spośród ujętych w tym wykazie kont (który należy traktować jako standardową liczbę kont), w zakładowym planie kont mogą zostać pominięte tylko te konta, które służą ujmowaniu operacji gospodarczych nie występujących w danej jednostce, o czym stanowi § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia – s. 3 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli stwierdzono uchybienia w sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych, naruszające przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r., polegające w szczególności na:

a) nie uzgodnieniu ewidencji analitycznej z ewidencją syntetyczną prowadzoną na kontach 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, 225 „Rozrachunki z budżetami”, 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”; stosownie do art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości, księgi pomocnicze zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej, które należy uzgadniać z saldami i zapisami na kontach księgi głównej – s. 4, 5 i 7 protokołu kontroli,

b) nieprawidłowej, naruszającej zasady zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów, ewidencji dochodów budżetowych na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”, poprzez dokonywanie zapisów stornujących obroty z tytułu zrealizowanych dochodów budżetowych, w wyniku czego konto nie obrazowało operacji gospodarczych dotyczących zrealizowanych i przekazanych do budżetu powiatu dochodów budżetowych. Należy też wskazać, że zgodnie z przepisami § 3 ust. 2 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279), dane wykazane na koncie 130 w zakresie zrealizowanych przez jednostkę budżetową dochodów winny stanowić podstawę sporządzania sprawozdań jednostkowych Rb-27S z wykonania planu dochodów jednostek budżetowych – s. 5 i 6 protokołu kontroli,

c) prowadzeniu ewidencji analitycznej środków trwałych, w której brakowało takich danych jak: daty wpisu do ewidencji (daty zapisu księgowego), numeru inwentarzowego, specyfikacji części składowych (np. do zestawów komputerowych), symboli klasyfikacji środków trwałych, daty przyjęcia do używania oraz miejsca używania, braku wskazania pozycji księgowania rozchodu – s. 14 protokołu kontroli. Stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów, ewidencja analityczna środków trwałych powinna umożliwić m.in. ustalenie osób lub komórek organizacyjnych, którym powierzono środki trwałe oraz należyte obliczenie umorzenia i amortyzacji. Stąd też wskazywanie klasyfikacji rodzajowej czy daty przekazania do używania środka trwałego jest niezbędne dla właściwego ustalenia stawki umorzeniowej i daty rozpoczęcia odpisów umorzeniowych, wyczerpujące określanie środków trwałych jest niezbędne dla należytej ochrony posiadanych zasobów, w tym prawidłowego przeprowadzania inwentaryzacji.

         W wyniku kontroli ustalono także, iż wydatki dokonywane przez jednostkę ze środków gromadzonych na rachunku środków specjalnych wykraczały poza postanowienia zawarte w uchwale Nr XX/114/2000 Rady Powiatu Białostockiego z dnia 14 września 2000 r., na mocy której utworzono środki specjalne pod nazwą „Środki specjalne na wspieranie rozwoju Centrum Kształcenia Praktycznego”. We wskazanej uchwale określono, że przychody środka specjalnego powinny być przeznaczane na: zakup materiałów i wyposażenia, zakup pomocy naukowych i dydaktycznych, wynagrodzenia i pochodne związane z zatrudnieniem pracowników na stanowiskach kierownika stacji diagnostycznej na ¼ etatu oraz dwóch palaczy c.o.

Z ewidencji księgowej i dokumentów źródłowych sporządzanych przez kontrolowaną jednostkę wynika, iż z wpływów środka specjalnego wypłacano wynagrodzenia i pochodne: konserwatorowi maszyn zatrudnionemu w pełnym wymiarze czasu pracy, pracownikowi zatrudnionemu w stacji diagnostycznej w wymiarze ½ etatu oraz pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku spawacza w pełnym wymiarze czasu pracy (od miesiąca września 2003 roku). Ponadto wypłacane były wynagrodzenia, zatrudnionym na umowę zlecenia, instruktorom prowadzącym różne kursy (nauki jazdy, spawaczy, komputerowe i inne), wypłacano również wynagrodzenie radcy prawnemu zatrudnionemu w 2003 roku na podstawie umowy cywilno-prawnej na okres 5-ciu miesięcy. Dokonywano także wydatków z tytułu wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych oraz koszty podróży służbowych. Z ustaleń kontroli wynika, że kierownik jednostki zwracał się do organu prowadzącego o dokonanie zmiany uchwały w sprawie środków specjalnych w zakresie ich przeznaczenia (pismo z 7 maja 2003 r.), jednakże pozostało ono bez odpowiedzi – s. 11-13 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała ponadto, że nie przestrzegano w pełni przepisu art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.) w zakresie terminów przelewów równowartości odpisów na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Ustalono, że do 31 maja 2003 r. przekazano na rachunek bankowy Funduszu 73,7% równowartości odpisów, natomiast pozostałe środki trafiły na rachunek bankowy 20 października 2003 r. – s. 13 protokołu kontroli.

Stwierdzone podczas kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieznajomości bądź nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących prowadzenia gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych.

Odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie gospodarki finansowej spoczywała na dyrektorze Centrum Kształcenia Praktycznego w Łapach, jako kierowniku jednostki budżetowej, stosownie do art. 28a ustawy o finansach publicznych. Do obowiązków kierownika jednostki należało również opracowanie dokumentacji zasad rachunkowości oraz nadzór nad jej prowadzeniem, stosownie do art. 4 ust. 5 i art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały na głównym księgowym jednostki stosownie do zakresu czynności oraz przepisów art. 35 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uzupełnienie opisu przyjętych zasad rachunkowości o elementy wymienione w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego.

2. Wyeliminowanie nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych poprzez:

a) prowadzenie prawidłowej ewidencji dochodów budżetowych na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”;

b) uzgadnianie ewidencji analitycznej z syntetyczną rozrachunków prowadzonych na kontach 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”, 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”, 225 „Rozrachunki z budżetami”;

c) uzupełnienie ewidencji analitycznej środków trwałych o elementy wskazane w protokole i wystąpieniu pokontrolnym.

3. Przestrzeganie terminów, w których należy dokonywać przelewów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.

4. Przeznaczanie przychodów środków specjalnych na wydatki mieszczące się w zakresie regulacji uchwały Rady Powiatu.

         O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Zarząd Powiatu Białostockiego