Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Szkole Podstawowej Nr 2 w Bielsku Podlaskim

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

            Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16 kwietnia 2004 roku (znak: RIO.I.6012 - 7/04), o treści jak niżej:

Pan

Mirosław Chomaniuk

Dyrektor Szkoły Podstawowej Nr 2

w Bielsku Podlaskim

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych za okres 2003 roku, przeprowadzonej w Szkole Podstawowej Nr 2 w Bielsku Podlaskim, na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego 1 egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

W trakcie kontroli ocenie poddano funkcjonowanie wewnętrznej kontroli finansowej oraz jej poszczególnych elementów jako integralnej części systemu kierowania jednostką. W obecnym stanie prawnym, na podstawie art. 28a ust. 1 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.), generalną zasadą jest odpowiedzialność kierownika jednostki sektora finansów publicznych za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Z przywołanego art. 28a ustawy o finansach publicznych wynika, że każdy kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest zobowiązany zapewnić odpowiedni system wewnętrznej kontroli finansowej w swojej jednostce, odpowiadający wymogom art. 35a ustawy. Według przepisów tego artykułu kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Należy przez nią rozumieć zapewnianie przeprowadzania:

- kontroli wstępnej operacji gospodarczych i finansowych według przyjętych procedur (art. 35a ust. 2 pkt 1),

- wstępnej oceny celowości wydatków na etapie zaciągania zobowiązań finansowych (art. 35a ust. 2 pkt 1),

- badanie i porównanie ze stanem wymaganym faktycznego pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych (art. 35a ust. 2 pkt 2 ustawy),

- pogłębionej kontroli następczej stosowania ustalonych procedur przez poszczególne komórki organizacyjne (pracowników jednostki).

Kierownik jednostki (z uwzględnieniem jej zadań, struktury organizacyjnej, kadrowej itp.) winien ustalić procedury kontroli finansowej w formie pisemnej, obejmując wszystkie podejmowane w jednostce operacje dotyczące gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem publicznym (art. 35a ust. 3 ustawy). W opracowaniu i doskonaleniu dokumentacji systemu kontroli finansowej (zawierającej procedury, instrukcje, wytyczne kierownictwa, zakresy obowiązków, zasady organizacji jednostki itp.) należy uwzględniać standardy określone przez Ministra Finansów. Standardy takie zostały ogłoszone w Komunikacie Nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 roku (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 3, poz. 13). Przyjęte mechanizmy kontroli powinny być komunikowane pracownikom jednostki w celu należytego ich wdrożenia oraz zapewnienia efektywności działania.

Kontrola wykazała, iż procedury (środki kontroli) zawarte były w obowiązującej w Szkole dokumentacji wewnętrznej – statucie, regulaminach, uprawnieniach i odpowiedzialności pracowników, zasadach prowadzenia rachunkowości, instrukcji obiegu dokumentów księgowych, przeprowadzania inwentaryzacji, instrukcji kasowej. Część z wymienionych aktów wewnętrznych m.in. dokument w sprawie zakładowego planu kont i ogólnych zasad przeprowadzania inwentaryzacji oraz Zakładowa Instrukcja Gospodarki Kasowej pochodziły z 1997 roku. Podstawę ich opracowania stanowiły przepisy prawne wówczas obowiązujące zaś potwierdzenia przyjętych w nich zasad rachunkowości dokonał były Dyrektor Szkoły. Nie zapewnienie bieżącej aktualizacji uregulowań wewnętrznych skutkowało m.in. niezgodnością i niedostosowaniem ich postanowień do przepisów obowiązujących w obecnym stanie prawnym i do stanu faktycznego (tj. prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera) oraz sprzecznościami pomiędzy regulacjami różnych aktów wewnętrznych. Powyższe pozostawało także w sprzeczności z istotą kontroli wewnętrznej, w myśl której stanowi ona sumę systemów i procedur wprowadzonych w życie przez kierownictwo jednostki celem zapewnienia przestrzegania ustaw, przepisów i regulacji prawnych oraz zarządzeń kierownictwa.

Obowiązująca w jednostce regulacja dotycząca zasad prowadzenia rachunkowości nie zawierała określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, a także wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, opisu systemu informatycznego i systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, tj. elementów, o których mowa w przepisie art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694). Zawarty w niej wykaz kont księgi głównej oraz zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej odnosiły się zaś do postanowień nieobowiązującego zarządzenia Nr 46 Ministra Finansów z dnia 1 sierpnia 1995 r. w sprawie szczególnych zasad prowadzenia rachunkowości... (Dz. U. M. F. Nr 14, poz. 60). Przykładowo w wykazie znajdowało się konto 132 „Rachunki środków inwestycyjnych”, które w obecnym stanie prawnym nie występuje – pkt 2.1.1., 2.1.2. protokołu kontroli. Ponadto w postanowieniach zakładowego planu kont zawarto stwierdzenie, iż o zakwalifikowaniu do pozostałych środków trwałych decyduje wartość w cenie nabycia lub wytworzenia wyższa od 50 zł, lecz nie przekraczająca kwoty 2.000 zł – pkt 10.2. protokołu kontroli. Zgodnie zaś z treścią przepisu § 5 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752), jednorazowemu umorzeniu podlegają pozostałe środki trwałe o wartości nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, która to wielkość w okresie objętym kontrolą wynosiła 3.500 zł. Podobnie przyjęte w dokumencie, o którym wyżej mowa, rozwiązania w zakresie metod (sposobów) przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów oraz terminów i częstotliwości jej przeprowadzania nie w pełni odpowiadały rozwiązaniom przewidzianym w przepisach art. 26 ustawy o rachunkowości – pkt 2.3. protokołu kontroli.. Ustalenie i aktualizacja dokumentacji opisującej przyjęte do stosowania zasady rachunkowości, w myśl art. 10 ust.2 ustawy o rachunkowości, należały do kompetencji kierownika jednostki.

W postanowieniach Zakładowej Instrukcji Gospodarki Kasowej w zakresie częstotliwości sporządzania raportów kasowych przewidziano obowiązek ich sporządzania raz na 10 dni i zawsze na koniec każdego miesiąca. Według zaś regulacji zawartej w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów przyjęto inną częstotliwość – codziennie lub 2 razy w miesiącu. – pkt 3.1. protokołu kontroli. Stwierdzono ponadto, iż w badanym okresie jednostka sporządzała oddzielne raporty kasowe dla środków pieniężnych dotyczących poszczególnych rachunków bankowych tj. rachunku podstawowego, rachunku funduszu świadczeń socjalnych, rachunku środków specjalnych i rachunków depozytów. Wskazany sposób sporządzania tych dokumentów kasowych nie został natomiast określony w postanowieniach cytowanej Instrukcji – pkt 3.1.1. protokołu kontroli.

Koniecznym warunkiem wprowadzenia skutecznego systemu kontroli wewnętrznej jest m.in. odpowiednie uporządkowanie organizacji jednostki. Schemat organizacyjny jednostki powinien określić i przydzielić obowiązki, ustalić hierarchię służbową we wszystkich aspektach jej działania, łącznie z kontrolą oraz jasno zdefiniować delegowanie uprawnień i obowiązków. W wewnętrznych aktach obowiązujących w jednostce objętej kontrolą (Statut, Regulamin Pracy) organizacja służb finansowo – księgowych nie została ustalona; czynności zaś z zakresu finansów i księgowości wykonywali oprócz Głównego Księgowego także inni pracownicy Szkoły (m.in. z-ca Dyrektora, Kierownik Świetlicy, intendent). Zadania wykonywane przez poszczególne osoby znajdowały w większości odzwierciedlenie w ich zakresach czynności, jednakże w wyniku porównania pisemnego zakresu czynności p. A. Kapustnik zatrudnionej na stanowisku intendenta stwierdzono rozbieżności z zakresem obowiązków faktycznie przez nią wykonywanych (np. w zakresie obowiązku prowadzenia rejestru zamówień publicznych). Przyczyną tego stanu rzeczy był fakt nie dokonywania bieżącej aktualizacji uprawnień i obowiązków pracowników (zakres czynności wymienionej osoby, a także innych pracowników został nadany przez byłego Dyrektora jednostki) – pkt 1.7.2. protokołu kontroli.

W zakresie dokumentowania czynności związanych z wykonywaniem zadań przez jednostkę stwierdzono, iż podstawę dokonywania zapisów w księgach rachunkowych stanowiły m.in. dowody wewnętrzne stwierdzające zakup produktów rolnych przeznaczonych na potrzeby stołówki szkolnej. Analiza postanowień Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów wykazała, że ten rodzaj dowodu nie był zawarty w wykazie dokumentów stanowiących podstawę rejestracji operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Nie określono dla niego także procedury obiegu i kontroli (stwierdzono jednakże, iż w praktyce polecenia realizacji operacji gospodarczych za ich pomocą były dokonywane przez autoryzację kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną). Ponadto, jak wynikało z postanowień Instrukcji zakupy materiałów oraz usług mogły być dokumentowane wyłącznie fakturami dostawców. Możliwość zaś wystawiania dowodów wewnętrznych dla udokumentowania operacji gospodarczych, dla których wymagane były dowody obce przewidziano pod warunkiem, iż było to niezbędne do zachowania kompletności zapisów księgowych, a dowód obcy nie wpłynął w terminie umożliwiającym sporządzenie sprawozdania finansowego (§ 2 ust. 8 Instrukcji) – pkt 2.2.1. protokołu kontroli. Należy zauważyć, iż określenie rodzajów prowadzonej w jednostce dokumentacji wraz z ustaleniem procedury jej obiegu i kontroli stanowi istotny element wewnętrznej kontroli finansowej.

W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono także, iż wymienione dowody wewnętrzne nie zawierały określenia stron dokonujących operacji gospodarczej (nazwy, adresy) oraz podpisu osoby, od której przyjęto składniki aktywów, tj. nie spełniały wymogów określonych w art. 21 ust. 1 pkt 2 i 5 ustawy o rachunkowości – pkt 2.4.5.1. protokołu kontroli. Posiadały jedynie informację na temat ilości zakupionych produktów i ich ceny, opatrzone były ponadto pieczątką „Wypłacono” i podpisane przez kasjera. Na podstawie udzielonych w trakcie trwania kontroli wyjaśnień ustalono, iż odbiorcami gotówki byli dostawcy produktów, przy czym praktyka kwitowania przez nich jej odbioru nie była stosowana. W myśl natomiast zasady wyrażonej w postanowieniach Zakładowej Instrukcji Gospodarki Kasowej (§ 6 pkt 8) wypłaty gotówki należało dokonywać osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym, a jej odbiorca miał obowiązek kwitowania odbioru gotówki poprzez podanie słownie kwoty, daty jej otrzymania i zamieszczenie podpisu na tym dowodzie - pkt 3.2.3. protokołu kontroli.

Dostawcami produktów rolnych, jak wynika z wyjaśnień Głównego Księgowego, były osoby fizyczne będące w posiadaniu ogródków o powierzchni nie przekraczającej 1 ha. Ustalenie prawdziwości tego twierdzenia było jednakże niemożliwe z uwagi na brak danych o dostawcach. Informacje na temat personaliów tych osób, zakresu prowadzonej przez nich działalności rolniczej czy wielkości obszarów będących w ich posiadaniu nie były bowiem przez badaną jednostkę zbierane i rejestrowane. Mogło to mieć znaczenie z punktu widzenia zasad opodatkowania podatkiem VAT w rolnictwie odnoszących się do tzw. rolników ryczałtowych i podatników podatku od towarów i usług nabywających od tych rolników produkty rolne. Zgodnie bowiem z normą zawartą w przepisie 33b ustawy z dnia 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. Nr 11, poz. 50 ze zm.), podatnik podatku od towarów i usług nabywający produkty rolne od rolnika ryczałtowego, przez którego rozumie się podatnika korzystającego ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 7 ust. 1 pkt 7 ustawy, zobowiązany jest do wystawienia faktury VAT RR dokumentującej zakup tych produktów – pkt 2.2.2. protokołu kontroli.

         Zakupione na podstawie dowodów wewnętrznych produkty, jak stwierdzono powyżej, przeznaczane były na potrzeby stołówki szkolnej. Przykładowe badanie prawidłowości ewidencji magazynowej tych artykułów większych uchybień nie wykazało. Ustalono, iż ewidencja ilościowo – wartościowa artykułów żywnościowych prowadzona była na kartach materiałowych odrębnych dla poszczególnych rodzajów i grup materiałów. Rozchód tych artykułów dokonywany był zaś w oparciu o dane zawarte w raportach żywieniowych, w których oprócz jadłospisu, ujmowano liczbę osób korzystających z wyżywienia w danym dniu, ilość i wartość produktów zużytych do przygotowania posiłków (wydanych z magazynu) oraz średni koszt obiadu na jedną osobę. Na drukach raportów żywieniowych znajdowały się ponadto podpisy intendenta, kierownika świetlicy i kucharki. Dodatkowo sporządzane było co miesiąc zbiorcze zestawienie ilości i wartości zużytych materiałów.

         W wyniku porównania danych zawartych w raportach żywieniowych z dnia 27 listopada i 19 grudnia 2003 r. dotyczących jadłospisu i wydanych na jego potrzeby produktów stwierdzono jednakże pewne niezgodności. Wynikało z nich bowiem, iż w tych dniach z magazynu wydano gruszki o łącznej wartości 560 zł (zakupione na podstawie dowodów wewnętrznych), podczas gdy taka pozycja nie była przewidziana w jadłospisie – pkt 10.6.1.1. protokołu kontroli. Ustalanie jadłospisów, a także prowadzenie wymienionych kartotek magazynowych, sporządzanie raportów żywieniowych na podstawie wydanych towarów i ich potwierdzanie przez uprawnione osoby oraz sporządzanie miesięcznych sprawozdań zużycia artykułów spożywczych należały do obowiązków p. A. Kapustnik zatrudnionej na stanowisku intendenta i pełniącej dodatkowo funkcję kasjera.

         Czynności kontrolne wykazały ponadto inne nieprawidłowości w sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych, naruszające przepisy zarówno ustawy o rachunkowości, jaki i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r., polegające przede wszystkim na:

a)     nie zamieszczaniu na poszczególnych dowodach źródłowych załączonych do wyciągów bankowych oraz do raportów kasowych adnotacji o kolejnych numerach identyfikacyjnych odpowiadających numerom pozycji zapisów księgowych dokonanych na ich podstawie – pkt 2.4.5.1. protokołu kontroli. Obowiązek nadawania dowodom księgowym numerów identyfikacyjnych wynika z normy zawartej w art. 21 ust. 1 pkt ustawy, jego zaś celem jest zapewnienie identyfikacji dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych, a tym samym sprawdzalności ksiąg rachunkowych, stosownie do przepisu art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy;

b)     nie wykorzystywaniu do ewidencji środków pieniężnych znajdujących się między kasą jednostki a jej rachunkiem bankowym konta 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”, pomimo iż wskazane konto przewidziane było w zakładowym planie kont – pkt 3.5.2. protokołu kontroli;

c)     ewidencjonowaniu rozrachunków i roszczeń z tytułu kaucji gwarancyjnych za pośrednictwem konta 240 „Pozostałe rozrachunki” zamiast, stosownie do opisu dotyczącego zasad funkcjonowania kont zawartego w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r., na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” – pkt 4.1. protokołu kontroli;

d)     nie ujęciu w ewidencji analitycznej nabytych w okresie objętym kontrolą pozostałych środków trwałych na kwotę 16.256,48 zł i zbiorów bibliotecznych w sumie 642,80 zł, co skutkowało naruszeniem wyrażonej w art. 16 ust. 1 ustawy zasady, w myśl której konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej, wyodrębniony zaś w ich postaci system kartotek powinien być uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej – pkt 10.2. i 10. 3. protokołu kontroli.

W zakresie prowadzenia rachunkowości ustalono również, iż w urządzeniach

księgowych dotyczących Szkoły jako jednostki budżetowej ujmowane były operacje gospodarcze dotyczące rozliczeń z międzyzakładową Pracowniczą Kasą Zapomogowo – Pożyczkową funkcjonującą przy Urzędzie Miasta Bielsk Podlaskim – pkt 3.4. protokołu kontroli. Organizacja oraz funkcjonowanie międzyzakładowych PKZP określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 1992 r. w sprawie pracowniczych kas zapomogowo – pożyczkowych oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo – kredytowych w zakładach pracy (Dz. U. Nr 100, poz. 502 ze zm.). Z przywołanych przepisów wynika, że gospodarka środkami PKZP jest odrębna od gospodarki jednostki budżetowej i nie powinna znajdować odzwierciedlenia w księgach rachunkowych jednostki.

         W wyniku badania zasad i warunków korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych określonych w Regulaminie Funduszu należy wskazać na potrzebę przeanalizowania jego postanowień pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.). Kontrola wykazała bowiem, iż regulamin przewidywał m.in. możliwość dofinansowania różnych form wypoczynku zagranicznego, tj. rodzaju działalności socjalnej, która w obecnym stanie prawnym nie występuje – pkt 7.6.3. protokołu kontroli.

         W kontrolowanej jednostce wystąpiły także przypadki nieprawidłowego, tj. niezgodnego z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634 ze zm.), klasyfikowania dochodów budżetowych. Dochody z tytułu wynajmu składników majątkowych klasyfikowane były bowiem w § 083 „Wpływy z usług”, zamiast w § 075 „Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych...” – pkt 6.1. protokołu kontroli.

         W trakcie kontroli badaniu poddano prawidłowość udzielenia zamówienia publicznego na adaptację budynku Szkoły na przedszkole – pkt 8.3., 8.3.1., 8.3.2., 8.3.3., 8.3.4., 8.3.5. protokołu kontroli. Postępowanie prowadzone było w trybie przetargu nieograniczonego, którego wartość nie przekraczała 30.000 euro. Dla wskazanego postępowania zamawiający sporządził dokument Istotne warunki zamówienia, w którym zamieścił wymagania w zakresie treści ofert. Wykonawcy zobowiązani byli m.in. do złożenia oświadczenia, że spełniają warunki określone w art. 22 ust. 2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 ze zm.). Na potwierdzenie zaś spełniania warunku uprawnienia do występowania w obrocie prawnym przez wykonawców, zamawiający zażądał aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Jednocześnie w treści tego aktu zawarto klauzulę, iż brak jakiegokolwiek z wymaganych dokumentów lub złożenie go w niewłaściwej formie spowoduje odrzucenie oferty.

Z dokumentacji przetargu nieograniczonego wynikało, że jedna spośród dwóch złożonych ofert nie w pełni odpowiadała wymogom specyfikacji. Firma - „TOS BUD” Budownictwo Ogólne Instalatorstwo Elektryczne z Białegostoku - przedłożyła bowiem nieaktualne w rozumieniu specyfikacji, zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej z dnia 5 kwietnia 2002 r., podczas gdy termin składania ofert upływał 25 lipca 2003 r. Zgodnie z treścią Istotnych warunków zamówienia taka sytuacja powinna była skutkować odrzuceniem oferty i ostatecznie unieważnieniem przetargu z przesłanki art. 27b ust. 1 pkt 1 ustawy (pozostawałby bowiem jedna oferta niepodlegająca odrzuceniu). Obowiązek odrzucenia oferty sprzecznej ze specyfikacją wyrażony był także w przepisie art. 27a ust. 1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych. Na gruncie, obowiązujących od 2 marca 2004 r. przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177) oferta, której treść nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia także podlega odrzuceniu (art. 89 ust. 1 pkt 2), natomiast sytuacja, gdy w postępowaniu wpłynęły mniej niż dwie oferty nie podlegające odrzuceniu, nie stanowi obecnie przesłanki uzasadniającej jego unieważnienie (art. 93 ust. 1).

Kontrola wykazała ponadto nieprawidłowość polegającą na nie zamieszczeniu w treści ogłoszenia o przetargu nieograniczonym wszystkich danych wymaganych przepisem art. 30 ustawy, w tym m.in. oświadczenia o stosowaniu preferencji krajowych, informacji o terminie realizacji zamówienia publicznego, o warunkach wymaganych od wykonawców, kryteriach oceny ofert. Większość z wymienionych elementów ogłoszenia o przetargu nieograniczonym, za wyjątkiem oświadczenia o stosowaniu preferencji krajowych, wymagana jest także w Prawie zamówień publicznych (art. 41).

Stwierdzono ponadto uchybienie w zakresie wymaganej przepisami ustawy formy ogłaszania o wyniku przetargu. W postępowaniu bowiem, którego wartość szacunkowa nie przekraczała 30.000 euro ogłoszenie to powinno było nastąpić poprzez niezwłoczne wysłanie pisemnego zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty do uczestników postępowania oraz niezwłoczne zamieszczenie ogłoszenia w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego (art. 50 ustawy). Z wyjaśnień udzielonych przez Dyrektora Szkoły wynikało natomiast, iż uczestnicy biorący udział w postępowaniu o wyborze oferty zostali zawiadomieni przez zamawiającego telefonicznie. Należy wskazać, iż zgodnie z przepisem art. 21 ust. 2 ustawy, w przypadku gdy strony w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego porozumiały się w formie innej niż pisemna treść przekazanej informacji, zgodnie z zasadą pisemności, powinna była być niezwłocznie potwierdzona na piśmie. Zasada prowadzenia postępowania z zachowaniem formy pisemnej została wyrażona także na gruncie obecnej regulacji, tj. ustawy Prawo zamówień publicznych (art. 9 ust. 1). Ustawodawca w postępowaniach, których wartość nie przekracza kwoty 60.000 euro przewidział możliwość porozumiewania się stron, zgodnie z wyborem zamawiającego, także faksem lub drogą elektroniczną, o czym stanowi przepis art. 28 ust. 1 tego aktu prawnego.

Czynności związane z udzieleniem przedmiotowego zamówienia publicznego, w tym wybór oferty oraz zawarcie umowy, wykonywane były przez Dyrektora p. M. Chomaniuka.

W wyniku kontroli prawidłowości sposobu dokonywania zwrotu kosztów podróży służbowych dla Dyrektora badanej jednostki stwierdzono, że ich podstawę stanowiły polecenia wyjazdu służbowego, w których delegowania dokonywał sam Dyrektor – pkt 7.5.2. protokołu kontroli. Należy zauważyć, iż zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990), kompetencja do określania terminu, miejsca oraz środka lokomocji podróży służbowej należała do pracodawcy. Pracodawcą zaś uprawnionym do dokonywania wymienionych czynności z zakresu prawa pracy wobec Dyrektora Szkoły jako kierownika gminnej jednostki budżetowej, na podstawie art. 4 pkt 2 ustawy z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 140, poz. 1593 ze zm.), był Burmistrz Miasta.

Stwierdzone podczas kontroli uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej oraz prowadzenia rachunkowości.

Odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie gospodarki finansowej spoczywała na Dyrektorze Szkoły Podstawowej, jako kierowniku jednostki budżetowej, który stosownie do przepisów art. 28a ustawy o finansach publicznych odpowiada za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Kierownik jednostki odpowiedzialny jest również za właściwe wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, w przypadku powierzenia obowiązków innej osobie za jej zgodą.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały na Głównym Księgowym jednostki, stosownie do zakresu czynności oraz przepisów art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie analizy oraz uzupełnień wewnętrznych regulacji w zakresie kontroli finansowej w Szkole pod kątem ich zgodności z przepisami art. 35a ustawy o finansach publicznych, a także „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych” określonych przez Ministra Finansów, z wykorzystaniem uwag zawartych w niniejszym wystąpieniu dotyczących:

a)       przestrzegania obowiązku bieżącej aktualizacji uregulowań wewnętrznych celem zapewnienia, że jednostka działa zgodnie z przepisami prawa;

b)       odpowiedniego uporządkowania organizacji jednostki, aby jej schemat w sposób jasny określał i przydzielał obowiązki, ustalał hierarchię służbową we wszystkich aspektach jej działania, łącznie z kontrolą oraz jasno definiował delegowanie uprawnień i obowiązków;

c)       zapewnienia zgodności pomiędzy zakresami czynności poszczególnych pracowników a faktycznie wykonywanymi przez nich zadaniami;

d)       przestrzegania zasady, iż podstawę dokonywania zapisów w księgach rachunkowych stanowić mogą jedynie dowody określone w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów.

2. Dostosowanie postanowień dokumentacji opisującej przyjęte w Szkole zasady rachunkowości oraz instrukcji przeprowadzania inwentaryzacji do obowiązujących przepisów prawa w zakresie wskazanym w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli.

3. Uzupełnienie Zakładowej instrukcji gospodarki kasowej w zakresie stosowanych w praktyce rodzajów raportów kasowych (tj. dla każdego konta bankowego) oraz częstotliwości ich sporządzania.

4. Przestrzeganie zasady, w myśl której wypłaty gotówki z kasy należy dokonywać osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym, a jej odbiorca ma obowiązek kwitowania odbioru gotówki poprzez podanie słownie kwoty, daty jej otrzymania i zamieszczenie podpisu na dowodzie.

5. Zapewnienie prawidłowości dokumentowania zakupu produktów rolnych mając na uwadze tezy zawarte w protokole kontroli i niniejszym wystąpieniu.

6. Prawidłowe sporządzanie raportów żywieniowych w celu uniknięcia niezgodności pomiędzy jadłospisem a wydanymi na jego potrzeby produktami.

7. Spowodowanie wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a)     nadawanie dowodom księgowym cech wymaganych przepisami art. 21 ust. 1 pkt 2 i 5 ustawy o rachunkowości,

b)     zamieszczanie na poszczególnych dowodach źródłowych załączonych do wyciągów bankowych oraz do raportów kasowych adnotacji o kolejnych numerach identyfikacyjnych odpowiadających numerom pozycji zapisów księgowych dokonanych na ich podstawie,

c)      ujmowanie środków pieniężnych znajdujących się między kasą jednostki a jej rachunkiem bankowym za pośrednictwem konta 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,

d)     ewidencjonowanie rozrachunków z tytułu kaucji gwarancyjnych na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”,

e)     przestrzeganie zasad prowadzenia ksiąg pomocniczych.

8. Zaniechanie ujmowania operacji gospodarczych dotyczących rozliczeń z międzyzakładową Pracowniczą Kasą Zapomogowo – Pożyczkową funkcjonującą przy Urzędzie Miasta Bielsk Podlaskim w urządzeniach księgowych dotyczących Szkoły.

9. Przeanalizowanie i dostosowanie postanowień regulaminu Zakładowego Fundusz Świadczeń Socjalnych pod kątem zgodności z przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

10. Prawidłowe klasyfikowanie dochodów budżetowych.

11. Zapewnienie prawidłowości prowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie elementów wskazanych w części opisowej wystąpienia.

12. Przestrzeganie zasad dotyczących zwrotu kosztów podróży służbowych mając na uwadze, iż pracodawcą uprawnionym do delegowania Dyrektora Szkoły do odbycia podróży służbowej jest Burmistrz Miasta.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

Burmistrz Bielska Podlaskiego

                                                                                              Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

   w Białymstoku