Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej gminy Suchowola

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Suchowoli

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 8 września 2004 roku (znak: RIO.I.6011 - 3/04), o treści jak niżej:

Pan

Jerzy Omielan

Burmistrz Suchowoli

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Suchowola, przeprowadzonej w Urzędzie Miasta w Suchowoli na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 755 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego 1 egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

W trakcie kontroli poddano badaniu wewnętrzne regulacje prawne, niezbędne dla prawidłowego prowadzenia rachunkowości oraz gospodarki finansowej, w tym wykonywania wewnętrznej kontroli finansowej w Urzędzie.

Stosownie do przepisów art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte zasady (politykę) rachunkowości. Dokumentacja taka winna ustalać sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym m.in. zakładowy plan kont zawierający wykaz kont syntetycznych wraz z opisem zasad klasyfikacji zdarzeń i opisem funkcjonowania kont pomocniczych, wykaz ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych. Winna również zawierać opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji w zależności od struktury oprogramowania wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Przy opracowywaniu dokumentacji należy uwzględnić zasady szczególne dotyczące rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych, zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752), a także rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 50, poz. 511 z późn. zm.). Ustalenie w formie pisemnej takiej dokumentacji i jej aktualizacja jest obowiązkiem kierownika jednostki (art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

         W wykonaniu wskazanych obowiązków Burmistrz wydał m.in. zarządzenia z 20 czerwca 2003 roku w sprawie ustalenia planu kont dla budżetu gminy oraz jednostek i zakładów budżetowych oraz w sprawie ustalenia zasad obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Miejskim, zarządzenie z 9 marca 2001 r. w sprawie instrukcji dotyczącej inwentaryzacji w Urzędzie Miejskim i podległych jednostkach, a także zarządzenie z 15 grudnia 2000 r. w sprawie prowadzenia ewidencji podatków i opłat za pomocą komputera. Wskazane regulacje nie wypełniają jednakże w pełni wymogów przytoczonych aktów prawnych w kwestii dokumentacji zasad rachunkowości, w szczególności:

- brak jest określenia własnych zasad funkcjonowania kont syntetycznych, wynikających zwłaszcza z faktu, iż Urząd Miejski realizuje dochody i wydatki bezpośrednio z rachunku bieżącego budżetu gminy, a ponadto jest jednostką budżetową, na której ciążą obowiązki sprawozdawcze. Nie określono też zasad ewidencji rozrachunków z dostawcami (konto 201), stosując uproszczenia w ich ewidencji (należy przy tym wskazać na normę art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, nakazującej ujmowanie w księgach wszystkich zdarzeń, jakie zaszły w okresie sprawozdawczym oraz obowiązek wykazywania w sprawozdawczości budżetowej kwot zobowiązań), w wykazie kont jednostki budżetowej nie przewidziano konta 020 „Wartości niematerialne i prawne”, nie określono zasad funkcjonowania kont o symbolach 130/2, 133/1 – s. 9, 10, 21-23, 32 protokołu kontroli;

- przyjęte zasady tworzenia i prowadzenia kont analitycznych zawierają sprzeczności (opis ewidencji pomocniczej do konta 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”, który w znacznej mierze dotyczy ewidencji dochodów), lub nie odpowiadają w niektórych przypadkach zasadom ewidencji na kontach pomocniczych, wskazanym w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości, co między innymi powoduje, że regulacje wewnętrzne w tym zakresie nie są przestrzegane w bieżącej pracy – s. 19, 20, 122 protokołu kontroli;

- zakładowy plan kont nie uwzględnia uregulowań zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat (na co wskazano także podczas poprzedniej kontroli kompleksowej) – s. 75 protokołu kontroli;

- wymogom obowiązujących przepisów nie odpowiada wykaz stosowanych ksiąg rachunkowych, które są prowadzone zarówno ręcznie, jak i przy użyciu komputera - w zakresie ewidencji podatków i opłat; niedostateczny też jest opis systemu informatycznego w tym zakresie – s. 16-18 protokołu kontroli;

- postanowienia instrukcji inwentaryzacyjnej nakładają obowiązek inwentaryzacji zobowiązań z kontrahentami drogą potwierdzenia sald, co nie wynika z obecnie obowiązujących postanowień art. 26 ustawy o rachunkowości (wymóg ten nie był też spełniany w trakcie prowadzenia inwentaryzacji); ponadto zapisy instrukcji w kwestii „rozliczenia niedoborów, szkód i nadwyżek” wskazują, iż nie analizowano ich zasadności z punktu widzenia potrzeb jednostki – s. 40-42, 124-125 protokołu kontroli.

         Wskazać również należy, że zarządzenia Pana Burmistrza, jak wynika z ich treści, wprowadzają regulacje w kwestii prowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia inwentaryzacji także w podległych jednostkach organizacyjnych, co nie znajduje umocowania w obowiązującym porządku prawnym oraz przyczyniło się do niedostosowania regulacji wewnętrznych do specyfiki urzędu jednostki samorządu terytorialnego. Każda bowiem z powołanych przez gminę jednostek organizacyjnych jest objęta podmiotowym zakresem ustawy o rachunkowości (art. 2 ust. 1 pkt 4), zatem na kierownikach tych jednostek (w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 i 6 i art. 4 ust. 5 ustawy) ciążą obowiązki w zakresie rachunkowości, określone przepisami tej ustawy i przepisami aktów prawnych określających zasady prowadzenia rachunkowości podmiotów sektora finansów publicznych. Organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego władny jest natomiast, na mocy § 12 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości..., dokonać ustaleń, które powinny być brane pod uwagę przez kierowników podległych jednostek przy opracowywaniu zakładowych planów kont.

         Kontrola prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych wykazała (poza przywołanymi uchybieniami wynikającymi z nieprzestrzegania wewnętrznych uregulowań lub niedostosowania wymogów w zakresie sposobu ich prowadzenia do obowiązujących przepisów), że:

- w niewłaściwy sposób wykazywane są na początek i koniec roku salda rozrachunków, poprzez jednostronne ich ustalanie (tzw. per saldo), co zostało opisane na s. 38 protokołu kontroli;

- nieprawidłowo prowadzono ewidencję księgową dotyczącą obrotów znakami opłaty skarbowej; uwagi dotyczące zasad ewidencji zawarto na s. 29-30 protokołu kontroli;

- ewidencja rozrachunków na koncie „Wadia inwestycyjne” wymaga analizy i korekty salda, na co wskazano na s. 38, 102 protokołu kontroli;

- niewłaściwie, w świetle art. 18 ustawy o rachunkowości, sporządzano zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej – s. 18 protokołu kontroli.

Sprawdzenie sposobu dokumentowania obrotów gotówkowych, wykazało nie przestrzeganie uregulowań wewnętrznych, zawartych w instrukcji kasowej, co zostało opisane w protokole kontroli kasy (Załącznik nr 13) i na s. 30-31 protokołu kontroli.

Nieprawidłowości stwierdzono również w wyniku analizy sprawozdawczości finansowej i budżetowej, sporządzanej przez Urząd i podległe jednostki, znajdującej się w dokumentacji Urzędu Miejskiego (s. 24-28 protokołu kontroli). Zasady sprawozdawczości budżetowej określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279). Postanawia ono, że w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego do sporządzania i przekazywania sprawozdań jednostkowych Rb-27S, Rb-27ZZ, Rb-28S, Rb-50, Rb-Z, Rb-N zobowiązani są kierownicy jednostek budżetowych, a Rb-30, Rb-Z, Rb-N kierownicy gminnych zakładów budżetowych. Ponadto rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont... zobowiązuje kierowników jednostek budżetowych (§18 ust. 1) oraz zakładów budżetowych (§18 ust. 2) do składania sprawozdań jednostkowych – bilansów, reguluje też zasady sporządzania bilansów łącznych (§19 ust. 3).

Nieprawidłowości dotyczące bilansów dotyczyły: braku bilansów jednostkowych, nieprawidłowego, poprzez zaokrąglanie kwot, wykazywania w nich danych, nieterminowego sporządzania bilansów oraz wskazywania niewłaściwych adresatów tych bilansów, a także niesporządzenia bilansów łącznych w rozumieniu rozporządzenia. Podobnie w zakresie sprawozdawczości budżetowej stwierdzono niewykonanie obowiązków w zakresie przedłożenia sprawozdań jednostkowych, stosowanie niewłaściwych wzorów sprawozdań jednostkowych w zakresie wydatków, niewłaściwe wykazywanie danych.

Szczególnego podkreślenia wymaga niesporządzanie wymaganych sprawozdań jednostkowych z procesów gromadzenia i wydatkowania środków publicznych przez jednostki organizacyjne, tj. sprawozdań Urzędu i podległych jednostek objętych skoncentrowaną obsługą. Należy wskazać, iż odpowiedzialność za realizację planów finansowych poszczególnych jednostek ponoszą kierownicy tych jednostek z racji upoważnienia do dysponowania środkami określonymi w planie finansowym. Art. 28a ust. 1 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148) stanowi, że kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie wewnętrznej kontroli finansowej. Sprawozdania jednostkowe z procesów gospodarowania środkami publicznymi są jednym z narzędzi pozwalających dokonać oceny prawidłowości prowadzenia gospodarki finansowej przez kierowników jednostek organizacyjnych. Na obowiązek sporządzania sprawozdawczości budżetowej wskazano też w wystąpieniu pokontrolnym, skierowanym do kierownika Biura Obsługi Szkół Samorządowych w Suchowoli (i do wiadomości Pana Burmistrza) w wyniku przeprowadzonej przez Izbę Obrachunkową kontroli w tej jednostce (pismo RIO.V.6012 – 11/04 z 13.08.2004 r.).

W kontrolowanym 2003 roku brak było planu finansowego Urzędu Miejskiego. Obowiązek opracowania planu wynikał z art. 126 ust. 3 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 roku Nr 15, poz. 148 z późn. zm.). Wymogi, jakie winien spełniać plan finansowy są uregulowane we wskazanym 126 art. ustawy o finansach publicznych – s. 28 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano także dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.), jest Burmistrz Miasta. Kontrola w powyższym zakresie prowadzona była między innymi pod kątem prawidłowości poboru wskazanych dochodów, ze szczególnym uwzględnieniem realizacji podatku od nieruchomości za lata 2002-2003, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Decyzje podatkowe doręczano podatnikom na mniej niż 14 dni przed terminem płatności I raty zobowiązania podatkowego. Opis na str. 77 protokołu kontroli dotyczy należności, które są płacone w terminach wynikających z przepisów prawa podatkowego, a więc odpowiednio ustaw: o podatku rolnym, o podatkach i opłatach lokalnych i podatku leśnym. Decyzje takie doręczone z opóźnieniem, winny, więc zawierać informację, iż termin płatności zobowiązania podatkowego (w tym przypadku I raty) wynosi 14 dni od dnia otrzymania decyzji. Jest to zgodne z treścią art. 47 § 1 i 2 Ordynacji podatkowej.

Z ustaleń dokonanych w toku kontroli wynika, że w 9 przypadkach nie doręczono decyzji wymiarowych podatnikom nieżyjącym. Jak wynika z opisu na stronie 54 protokołu kontroli, organ podatkowy nie prowadził czynności mających na celu ustalenie osób zobowiązanych do zapłacenia podatku oraz doręczenie decyzji. Stosownie do przepisów art. 100, w związku z art. 102 Ordynacji podatkowej, organ podatkowy powinien wydać decyzję o odpowiedzialności spadkobierców za zobowiązania podatkowe spadkodawcy. Jest to możliwe po ustaleniu spadkobierców, między innymi poprzez wystąpienie do sądu, w związku z treścią art. 1025 Kodeksu cywilnego, z wnioskiem o przeprowadzenie postępowania o stwierdzenie nabycia spadku. Brak szybkich i efektywnych działań mających na celu doręczenie nakazów płatniczych powoduje, że zobowiązanie podatkowe nie powstaje- art. 21 § 1 i 2 Ordynacji podatkowej. Natomiast, jeżeli decyzja ustalająca to zobowiązanie zostanie doręczona po upływie 3 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy ulega ono przedawnieniu stosownie do przepisów art. 68 § 1 ustawy.

Stwierdzono brak reakcji organu podatkowego na fakt naruszania przez podatników będących osobami prawnymi bądź jednostkami organizacyjnymi nie posiadającymi osobowości prawnej, obowiązku terminowego składania deklaracji na podatek rolny i od nieruchomości- odpowiednio strony 62 i 66-67 protokołu kontroli.

Dokonane ustalenia wskazują, w kontekście przepisów przywołanych ustaw, że organ podatkowy nie dokonywał czynności sprawdzających między innymi w zakresie terminowości składania deklaracji, stosownie do przepisów art. 272 Ordynacji. Brak czynności sprawdzających potwierdza opis zawarty na stronach 67-68 protokołu kontroli, wskazujący na niedokonywanie bieżącej weryfikacji przedkładanych przez podatników podatku od nieruchomości deklaracji, co skutkowało w 5 przypadkach zastosowaniem niewłaściwych stawek oraz w 1 przypadku nie wykazaniem gruntów podlegających opodatkowaniu. Zaniżenie dochodów z tego tytułu w 2002 roku wyniosło 22.346,90 zł, zaś w 2003 roku 34.181,30 zł. W przypadku stwierdzenia, że deklaracja zawiera błędy, organ podatkowy winien zwracać się do podatnika o złożenie niezbędnych wyjaśnień oraz skorygowanie deklaracji, wskazując przyczyny, dla których informacje zawarte w deklaracji uznano za niewiarygodne, zgodnie z art. 274 § 1 Ordynacji podatkowej. W przypadku braku reakcji podatnika, po przeprowadzeniu postępowania podatkowego (z zastosowaniem obowiązujących procedur, wynikających z przepisów przywołanej ustawy) organ podatkowy winien wydać decyzję określającą wysokość zobowiązania podatkowego, w oparciu o art. 21 § 1 pkt 2 i na tej podstawie przypisać podatek na koncie podatnika.

Następnym obszarem badanym, w obrębie, którego stwierdzono nieprawidłowości, były zagadnienia z zakresu powszechności i prawidłowości wymiaru należności podatkowych osobom fizycznym. Ustalenia w tej materii dotyczyły:

- nie egzekwowania od podatników będących osobami fizycznymi obowiązku przedkładania wykazów nieruchomości oraz pisemnych informacji, w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie lub wygaśnięcie obowiązku w podatku od nieruchomości, stosownie do przepisów art. 6 ust. 6 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2002 r. Nr 9, poz. 84 ze zm.). Obowiązku tego nie dopełniło 20 podatników (20% sprawdzonych pozycji wymiarowych podatku od nieruchomości) - str. 78-79 protokołu kontroli,

- nie zachowania zasady powszechności opodatkowania podatkiem od nieruchomości, gruntów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. W związku z tym, iż dane zawarte w informacjach, w 4 przypadkach (str. 78-80 protokołu kontroli), były niezgodne ze stanem rzeczywistym (wykazano wyłącznie budynki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą), służby podatkowe powinny wyegzekwować od podatników zmiany informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych będącej, w myśl art. 6 ust. 6 cytowanej wyżej ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, podstawą do obciążenia podatkiem od nieruchomości, ani też nie przeprowadziły kontroli podatkowej celem ustalenia podstawy opodatkowania, w trybie i na zasadach wynikających z działu VI ”Kontrola podatkowa” ustawy Ordynacja podatkowa. W wykonaniu przeprowadzonego przez kontrolującego instruktażu, w opisanej sprawie wszczęte zostało w trakcie kontroli postępowanie podatkowe. W 1 przypadku podatnik zmienił uprzednio złożoną informację i w dniu 14 maja wpłacił podatek w kwocie 1.714,30 zł,

- niewłaściwego zakwalifikowania 2 pojazdów wykorzystywanych jako pomoc drogowa, służących do przewozu samochodów, do kategorii pojazdów specjalnych. Jak wskazuje opis na stronach 93-94 protokołu omawiane pojazdy nie były pojazdami specjalnymi w rozumieniu przepisów ustawy o ruchu drogowym i podlegały opodatkowaniu podatkiem od środków transportowych na zasadach ogólnych. Zaniżenie podatku w 2003 roku wyniosło 700,00 złotych.

Kontrola zagadnień dotyczących stosowania ulg w podatku rolnym pozwoliła ustalić szereg uchybień, a przede wszystkim:

- udzielanie zwolnienia z tytułu nabycia gruntów z błędnym ustaleniem okresu jego obowiązywania, naruszającym przepisy ustawy z 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (Dz. U. z 1993 roku Nr 94, poz. 431 ze zm.), wskazane na stronie 60 protokołu kontroli (nieprawidłowość wystąpiła w 2 przypadkach na 5 sprawdzonych),

- udzielanie ulg żołnierskich od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poborowy powołany został do służby wojskowej. Zgodnie z treścią art. 13d ust. 3 ustawy o podatku rolnym, ulga przysługuje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek. Jak wskazuje opis na stronie 61 protokołu kontroli, nieprawidłowości wystąpiły we wszystkich zbadanych przypadkach.

Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły również postępowania egzekucyjnego w administracji. Nie prowadzono systematycznych i pełnych działań zmierzających do likwidacji zaległości podatkowych w podatku rolnym i w podatku od nieruchomości od osób prawnych. Jak wskazuje opis na stronie 63 protokołu kontroli upomnienia wystawiano ze znacznym opóźnieniem (tytułów wykonawczych nie wystawiano). Natomiast z opisu na stronach 72-73 protokołu wynika, że czynności egzekucyjne prowadzono w stosunku do 1 podatnika i to ze znacznym opóźnieniem (na zaległość 2002 i 2003 roku tytuły wykonawcze wystawiono w 2004 roku), w pozostałych 3 przypadkach czynności egzekucyjnych nie prowadzono, co skutkowało przedawnieniem kwoty 154,90 zł. Brak pełnych i systematycznych działań windykacyjnych stanowi naruszenie obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity Dz. U. z 2002 roku Nr 110, poz. 968 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541).

Stwierdzono także uchybienia w zakresie ewidencji księgowej podatków i opłat. Oprócz opisanego wcześniej braku zgodności zapisów zakładowego planu kont z uregulowaniami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku, polegały one przede wszystkim na dokonywaniu niechronologicznych zapisów w dzienniku obrotów - str. 74-75 protokołu kontroli, co stanowi naruszenie przepisów art. 14 pkt 1 ustawy o rachunkowości.

Nieprawidłowości wykazała kontrola przeprowadzona w obrębie formalno-prawnej poprawności stosowania przepisów Ordynacji podatkowej, a dotyczyły one:

- wydania decyzji, które nie spełniały wymogów formalnych wynikających z art. 210 ustawy -  strony 57, 71-72 protokołu kontroli,

- załatwienia, w 1 przypadku, sprawy podatnika po upływie terminu wynikającego z przepisów wskazanych na str. 71-72 protokołu kontroli,

- załatwiania spraw podatkowych, w tym dotyczących odroczenia terminu płatności zaległości podatkowych, bez wydawania decyzji administracyjnych, tj. z naruszeniem art. 207 § 1 ustawy - opis nieprawidłowości na stronie 57 protokołu kontroli,

- braku powszechności i prawidłowości obciążania odsetkami za zwłokę przy wpłatach wnoszonych po terminie płatności, stanowiące naruszenie przepisów art. 53 ustawy- strony 63-64 i 81-88 protokołu kontroli,

- niestosowanie odpowiednich procedur w zakresie nadpłat oraz ich zarachowania lub zwrotu tj. odpowiednio przepisów art. 21 § 3 oraz art. 75 i 76 Ordynacji podatkowej - strony 73 i 74 protokołu kontroli.

Kontrola rzetelności i prawidłowości sporządzania sprawozdania Rb –PDP o podstawowych dochodach podatkowych za I półrocze 2002 roku wykazała nieprawidłowości naruszające przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279 ze zm.). Polegały one na:

- zaniżeniu w wierszu A5, w kolumnie 3 dotyczącej skutków obniżenia górnych stawek podatku od nieruchomości o kwotę 2.925,00 zł - wyliczenie kwoty skutków na str. 100 protokołu kontroli,

- zaniżeniu w wierszu A5, w kolumnie 4 dotyczącej skutków udzielonych przez gminę ulg, odroczeń oraz umorzeń w podatku od nieruchomości o kwotę 20.848,00 zł - wyliczenie kwoty skutków na stronie 100 protokołu kontroli

Ogółem zaniżono wykazane w sprawozdaniu skutki o kwotę 23.773,00 złotych.

Kontrola rzetelności sporządzania sprawozdania Rb-PDP za rok 2002 wykazała nieprawidłowości podane poniżej:

- zaniżono w wierszu A5, w kolumnie 3 skutki finansowe o kwotę 5.851,00 zł - wyliczenie kwoty skutków na str. 100 protokołu kontroli,

- zaniżono w wierszu A5, w kolumnie 4 skutki finansowe o kwotę 41.695,00 zł - wyliczenie kwoty skutków na str.100 protokołu kontroli. Ogółem zaniżono wykazane w sprawozdaniu skutki o kwotę 47.546,00 złotych.

Natomiast kontrola rzetelności sporządzania sprawozdania Rb-PDP za I półrocze 2003 roku wykazała, iż w wierszu A5, w kolumnie 4 zawyżono skutki finansowe o kwotę 3.360,00 zł - wyliczenie kwoty skutków na str. 99 protokołu kontroli.

Należy także zauważyć, iż nieprawidłowe lub nierzetelne prezentowanie omawianych skutków, przede wszystkim w sprawozdaniach za I półrocze 2002 roku i za rok 2002, może mieć wpływ na prawidłowość naliczenia części wyrównawczej, stanowiącej element składowy subwencji ogólnej dla gmin. W obecnym stanie prawnym zasadę w tym względzie ustanawiają przepisy art. 20 i art. 32 ustawy z 13 listopada 2003 roku o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 203, poz. 1966). Zaniżenie wykazanych w sprawozdaniach skutków i uzyskanie w wyniku tego zawyżonej kwoty subwencji naraża gminę na konsekwencje w postaci zwrotu niesłusznie pobranej subwencji i konieczności uiszczenia odsetek w wysokości ustalonej dla zaległości podatkowych.

Stwierdzone podczas kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji obowiązujących przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości w jednostkach samorządu terytorialnego oraz podatków i opłat lokalnych, a także niewłaściwego funkcjonowania mechanizmów kontrolnych, dotyczących zapewnienia prawidłowości w gromadzeniu i rozdysponowywaniu środków publicznych.

W obecnym stanie prawnym organem wykonawczym gminy miejskiej jest burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, art. 127 ustawy o finansach publicznych). Burmistrz jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy, zakresy czynności niektórych pracowników zostały przywołane w protokole kontroli). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych (urzędu), w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku jednostki (burmistrzu) zgodnie z art. 28a ustawy o finansach publicznych.

Burmistrz jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Wykonywanie obowiązków w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, określonych ustawą o rachunkowości, należy do skarbnika gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie at. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dostosowanie opisanej dokumentacji dotyczącej zasad prowadzenia rachunkowości w Urzędzie Miejskim do wymogów wskazanych przepisów prawa, w szczególności:

a) pełnego określenia własnych zasad ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych, wynikających ze specyfiki urzędu jednostki samorządu terytorialnego, z zapewnieniem realizacji obowiązków sprawozdawczych,

b) uwzględnienia w planie kont zasad ewidencji podatków i opłat,

c) analizowania przyjmowanych rozwiązań pod kątem ich zgodności z obowiązującymi przepisami, a także potrzebami jednostki, w celu wyeliminowania przepisów zbędnych lub nienadających się do zastosowania oraz w celu prawidłowego przepływu informacji między stanowiskami pracy i ułatwienia wykonywania kontroli wewnętrznej.

2. Zapewnienie przestrzegania w bieżącej pracy przyjętych zasad rachunkowości, eliminując stwierdzone nieprawidłowości, dotyczące:

a) ewidencji zdarzeń na kotach księgi głównej i kontach ksiąg pomocniczych, wykazywania i zestawiania obrotów i sald tych kont,

b) ewidencji obrotów gotówkowych,

c) prowadzenia inwentaryzacji.

3. Zapewnienie realizacji obowiązków sprawozdawczych, stosownie do przywołanych przepisów prawa.

4. Sporządzanie w każdym roku budżetowym planu finansowego Urzędu Miejskiego, stosownie do postanowień ustawy o finansach publicznych.

5. Wyeliminowanie nieprawidłowości, wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia, w zakresie terminowości doręczania podatnikom decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego.

6. Prowadzenie działań, wskazanych w części opisowej wystąpienia pokontrolnego, zmierzających do doręczenia wszystkich decyzji określających wysokość zobowiązania podatkowego.

7. Przestrzeganie obowiązku dokonywania czynności sprawdzających celem wyeliminowania nieprawidłowości, wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, z zakresu terminowości, prawidłowości i powszechności składania deklaracji podatkowych przez osoby prawne i podmioty nie posiadające osobowości prawnej.

8. Egzekwowanie od podatników będących osobami fizycznymi obowiązku składania informacji podatkowych, w terminie 14 dni od dnia wystąpienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku w podatku od nieruchomości. Dokonywanie czynności kontrolnych w przypadku ich nie złożenia.

9. Zachowanie zasady powszechności opodatkowania podatkiem od nieruchomości osób prowadzących działalność gospodarczą.

10. Wyeliminowanie nieprawidłowości w opodatkowaniu podatkiem od środków transportowych pojazdów specjalnych.

11. Stosowanie prawidłowo ulg i zwolnień w podatku rolnym z tytułu nabycia gruntów oraz z tytułu odbywania służby wojskowej z uwzględnieniem obowiązujących przepisów ustawy o podatku rolnym.

12. Podejmowanie systematycznych i terminowych działań mających na celu wyegzekwowanie zaległości podatkowych, z uwzględnieniem przepisów wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, a w szczególności ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji i rozporządzenia w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, z uwzględnieniem zmian tego rozporządzenia opublikowanych w Dzienniku Ustaw z 2003 roku Nr 9, poz. 106.

13. Załatwianie spraw podatkowych, w tym dotyczących odroczenia terminu płatności, każdorazowo w drodze decyzji administracyjnej niezwłocznie, a w przypadku konieczności przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego- nie później niż w ciągu miesiąca od dnia wszczęcia postępowania.

14. Przestrzeganie postanowień art. 67 Ordynacji podatkowej, nakazujących przeprowadzenie każdorazowo postępowania dowodowego na potwierdzenie ważnego interesu podatnika lub interesu publicznego, uzasadniającego umorzenie zaległości podatkowej, mając na uwadze wynikającą z art. 122 tej ustawy konieczność dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz obowiązek zebrania i rozpatrzenia w sposób wyczerpujący całego materiału dowodowego nakazany treścią art. 187 wymienionej ustawy.

15. Przestrzeganie powszechności i prawidłowości naliczania odsetek za zwłokę przy wpłatach dokonywanych po terminie płatności, w myśl wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 roku w sprawie naliczania odsetek za zwłokę.

16. Określanie stosowną decyzją wysokości powstałej nadpłaty zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej. Zaliczanie stwierdzonej nadpłaty z urzędu na poczet zaległych oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku dokonywanie ich zwrotu z urzędu, w myśl przepisów art. 75 § 1 wymienionej ustawy.

17. Sporządzanie rzetelnych sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy, dokonanie korekty sprawozdań za I półrocze 2002 roku i za rok 2002 oraz ich przekazanie do RIO.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30- dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

    Z-ca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku