Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Przedszkolu w Kleosinie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

            Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31 marca 2004 roku (znak: RIO.I.6012 - 8/04), o treści jak niżej:

                                                                  Pani

Elżbieta Charkiewicz

                                                                                  Dyrektor Przedszkola

                                                                                  w Kleosinie                                             

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2003 r., przeprowadzonej w Przedszkolu w Kleosinie, na podstawie art. l ust. l oraz w trybie art. 5 ust. l ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.), przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego l egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Kontrola prawidłowości prowadzenia rachunkowości Przedszkola, funkcjonującego w formie zakładu budżetowego, wykazała, iż w zakładowym planie kont, ustalającym – zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) wykaz kont księgi głównej, nie przewidziano niektórych kont syntetycznych funkcjonujących w badanej jednostce, tj.: 740 „Dotacje i środki na inwestycje”, 340 „Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów i towarów” oraz 202 „Rozrachunki z odbiorcami”, które utworzono w ramach konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” Ponadto w zakładowym planie kont określono, iż do ewidencji środków pieniężnych działalności podstawowej służyć będzie konto 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”. Zgodnie z zasadami funkcjonowania poszczególnych kont, zawartymi w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752) do ewidencji środków pieniężnych działalności podstawowej zakładów budżetowych służy konto 131 „Rachunki bieżące” – str. 3 protokołu kontroli. Przepisy wskazanego rozporządzenia określają w § 12 ust. 1 pkt 1, iż przy ustalaniu zakładowego planu kont należy kierować się zasadą, w myśl której konta podane w załącznikach do rozporządzenia należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami planu kont.

W wyniku kontroli wynagrodzeń nauczycieli ustalono, iż wysokość wypłaconych w miesiącach listopad i grudzień 2003 r. środków finansowych przeznaczonych na dodatki motywacyjne stanowiła kwotę 43,73  zł w przeliczeniu na 1 etat kalkulacyjny. Z § 3 Regulaminu, określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatku motywacyjnego, funkcyjnego i za warunki pracy oraz niektóre inne składniki wynagrodzenia, a także wysokość oraz szczegółowe zasady przyznawania i wypłacania dodatku mieszkaniowego, stanowiącego załącznik Nr 1 do uchwały Nr XX/169/2000 z dnia 4 października 2000 r., wynika, iż Rada Gminy określiła maksymalną wysokość środków pieniężnych przeznaczonych na dodatki motywacyjne jako kwotę nie wyższą niż 25 zł w przeliczeniu na etat kalkulacyjny – str. 7-8 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli wynagrodzeń pracowników administracji i obsługi ustalono, iż nie przestrzegano zasad określonych w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych w zakresie sporządzania dokumentów stanowiących podstawę sporządzania listy wynagrodzeń. Wypłacenie pracownikom wyrównania podwyżek płac za miesiące styczeń – marzec 2003 r. nie miało umocowania w odpowiednim dokumencie, którym według postanowień Instrukcji jest zmiana umowy o pracę – str. 9 protokołu kontroli.

W zakresie gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stwierdzono uchybienie, polegające na przekazaniu do 31 maja na bankowy rachunek funduszu środków w wysokości 68,3% odpisu ogółem, naruszające przepis art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.), zgodnie z którym w terminie do 31 maja przekazaniu podlega kwota stanowiąca co najmniej 75% równowartości dokonanych odpisów.

Stwierdzone podczas kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania przepisów dotyczących gospodarki finansowej oraz prowadzania rachunkowości, w tym zasad ustalonych przez organ prowadzący oraz regulacji wewnętrznych jednostki.

Odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie gospodarki finansowej spoczywa na Dyrektorze Przedszkola, jako kierowniku zakładu budżetowego, który stosownie do przepisów art. 28a ustawy o finansach publicznych odpowiada za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Stosownie do przepisów art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości na kierowniku jednostki spoczywa również obowiązek ustalania i aktualizowania dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały na Głównym Księgowym jednostki, stosownie do przepisów art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze stwierdzone nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1.      Uzupełnienie wykazu kont księgi głównej o konta wskazane w części opisowej wystąpienia.

2. Przestrzeganie zasad określonych przez organ prowadzący w zakresie maksymalnej wysokości środków przeznaczonych na dodatki motywacyjne.

3. Zapewnienie sporządzania list wypłat wynagrodzeń na podstawie odpowiednich dokumentów, stosownie do postanowień Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych.

4. Przekazywanie równowartości dokonanych odpisów na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w ustawowo określonych terminach.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

Wójt Gminy Juchnowiec Kościelny

                                                                                  Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

          w Białymstoku

W wyniku kontroli w w/w jednostce skierowano pismo z dnia 31 marca 2004 roku do organu wykonawczego:

                                                        Pan Jan Gradkowski

                                                                      Wójt Gminy Juchnowiec Kościelny

W trakcie kontroli gospodarki finansowej za 2003 r., przeprowadzonej przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku w Przedszkolu w Kleosinie, stwierdzono, iż stosowane w kontrolowanej jednostce zasady ustalania wynagrodzenia nie mają umocowania w odpowiednich regulacjach organu prowadzącego. Rada Gminy Juchnowiec podjęła dnia 9 października 2002 r. uchwałę Nr XXXV/330/02 w sprawie zasad i rozmiaru zniżek nauczycielom, którym powierzono stanowiska kierownicze w Szkołach Podstawowych i Gimnazjach w gminie Juchnowiec. Z treści tejże uchwały, podjętej na podstawie art. 42 ust. 7 pkt 2 w zw. z art. 91d pkt 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2003 r. Nr 118, poz. 1112 ze zm.), nie wynika aby stanowiła ona podstawę obniżenia tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin Dyrektorowi Przedszkola. Ustalenie obniżki do 10 godzin tygodniowo nie wskazuje również, iżby przy ustalaniu wymiaru godzin Dyrektora sugerowano się postanowieniami tej uchwały, według której dla szkół liczących do 4 oddziałów (badane Przedszkole liczy 3 oddziały) wymiar godzin Dyrektora obniża się do 12 godzin tygodniowo

Arkusze organizacyjne na lata szkolne 2002/2003 i 2003/2004, zawierające obniżony tygodniowy wymiar godzin Dyrektora do 10 godzin, zostały zatwierdzone przez Pana Wójta. Mając na uwadze stwierdzony stan faktyczny, niezbędnym jest opracowanie odpowiedniego projektu uchwały i przedstawienie go Radzie Gminy, w celu formalnego uregulowania zasad ustalania obniżek wymiaru godzin Dyrektorowi Przedszkola.

                                                                                    Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

          w Białymstoku