Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej powiatu Augustowskiego

przeprowadzona w Starostwie Powiatowym w Augustowie

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 17 stycznia 2005 roku (znak: RIO.V.6011 - 8/04), o treści jak niżej:

Zarząd

Powiatu Augustowskiego

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej powiatu za okres 2003 roku, przeprowadzonej w Starostwie Powiatowym w Augustowie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych  (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

W wyniku kontroli stwierdzono, iż w poddanej badaniu próbie dowodów księgowych, znaczna ich część (21%) autoryzowana była przez Wicestarostę. Ustalono, iż Wicestarosta nie posiadał stosownego upoważnienia do dokonywania tych czynności. Stan taki należy uznać za nieprawidłowy w świetle przepisów art. 28a ust. 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.) oraz ”Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”, ogłoszonych Komunikatem Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 3, poz. 13), które zgodnie z art. 35a ust. 3 ustawy powinny być brane pod uwagę przy organizowaniu systemu kontroli wewnętrznej. Wskazane przepisy określają formę skutecznego przekazania pracownikom przez kierownika jednostki obowiązków i odpowiedzialności w zakresie gospodarki finansowej jednostki, która powinna polegać na pisemnym przyjęciu przez pracownika powierzonych obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Upoważnienie powinno mieć zatem postać odpowiedniego dokumentu, stwierdzającego zakres udzielonego upoważnienia i fakt jego przyjęcia – str. 8 protokołu kontroli.

         W zakresie prawidłowości wykonywania kontroli w stosunku do operacji powodujących powstanie zobowiązań jednostki stwierdzono, iż część zawieranych umów nie jest opatrzona kontrasygnatą Skarbnika Powiatu lub osoby przez niego upoważnionej – str. 13-14 protokołu kontroli. Wymóg opatrzenia kontrasygnatą skarbnika czynności prawnych powodujących powstanie zobowiązań majątkowych wynika z art. 48 ust. 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592 ze zm.). Jego zachowanie jest warunkiem skuteczności zawieranej umowy.

         Badanie prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych pod kątem przestrzegania przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... (Dz. U. Nr 153, poz. 1752), a także uregulowań wewnętrznych wykazało nieprawidłowości polegające na:

a) braku podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, wymaganego przepisem art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy – str. 10 protokołu kontroli,

b) ewidencjonowaniu w raportach kasowych wpłat, przyjmowanych do kasy za sprzedane znaki skarbowe, w innym dniu niż dzień dokonania wpłaty, tj. wbrew przepisom art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości, nakazującym – jako warunek bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych – m.in. ujęcie w księgach rachunkowych obrotu gotówkowego w dniu, w którym został on dokonany – str. 11 protokołu kontroli;

c) ujęciu w ewidencji środków trwałych ulepszenia posiadanego środka trwałego w oddzielnej pozycji, z nadaniem numeru inwentarzowego, tj. wbrew przepisom art. 31 ust. 1 ustawy, wskazującym, iż wartość początkową środka trwałego powiększa się o koszty jego ulepszenia (m.in. rozbudowy) – str. 37 protokołu kontroli;

d) ujmowaniu w księdze środków trwałych składników majątkowych o wartości nie przekraczającej 3.500 zł, które zgodnie z przepisami wewnętrznymi powinny być objęte ewidencją pozostałych środków trwałych lub odpisane w koszty pod datą przekazania do używania – str. 37 protokołu kontroli.

         W zakresie klasyfikacji wydatków budżetowych ustalono natomiast, iż niektóre wydatki z tytułu zakupu środków trwałych o wartości poniżej 3 500 zł były ujmowane w par. 606 „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych” – str. 24 protokołu kontroli. Klasyfikowania wydatków dokonywano zatem niezgodnie z opisem zawartym w załączniku Nr 4 obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634 ze zm.). Od 1 stycznia 2005 roku analogiczne zasady klasyfikowania poniesionych wydatków na zakupy inwestycyjne zawierają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowych zasad klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 209, poz. 2132).

         Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji obowiązujących przepisów dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości powiatu.

         Wykonywanie budżetu powiatu i gospodarowanie mieniem, stosownie do przepisów art. 32 ust. 2 pkt 3 i 4 ustawy o samorządzie powiatowym, należy do zadań zarządu powiatu. Zarząd wykonuje zadania przy pomocy m.in. starostwa powiatowego, którego kierownikiem, a także zwierzchnikiem służbowym pracowników, jest starosta (art. 33 i art. 35 ust. 2 ustawy). Na staroście, jako kierowniku jednostki sektora finansów publicznych, spoczywa odpowiedzialność za gospodarkę finansową tej jednostki, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, stosownie do postanowień art. 28a ustawy o finansach publicznych.

         Odpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości spoczywa na Głównym Księgowym (Skarbniku), stosownie do postanowień art. 35 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Pisemne upoważnienie Wicestarosty do dokonywania autoryzacji operacji gospodarczych, jak tego wymaga przepis art. 28a ust. 2 ustawy o finansach publicznych oraz Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych.

2. Przedkładanie Skarbnikowi (lub osobie przez niego upoważnionej) wszystkich zawieranych umów, skutkujących powstaniem zobowiązań majątkowych, celem ich kontrasygnowania.

3. Zobowiązanie Skarbnika Powiatu do wyeliminowania uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) zamieszczanie na dowodach księgowych podpisów osób odpowiedzialnych za dekretację,

b) bieżące ujmowanie operacji gotówkowych w raportach kasowych dotyczących sprzedaży znaków opłaty skarbowej,

c) zwiększanie wartości środków trwałych o dokonane ulepszenia,

d) prowadzenie ewidencji środków trwałych zgodnie z przyjętymi zasadami.

4. Klasyfikowanie wydatków budżetowych jako wydatków na zakupy inwestycyjne jedynie w sytuacji, gdy wartość nabywanego składnika majątkowego przekracza kwotę 3.500 zł

         O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalna Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

         Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa Izby do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3–4 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30–dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości

Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Suwałkach