Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Placówce Opiekuńczo-Wychowawczej w Suwałkach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 17 stycznia 2005 roku (znak: RIO.V.6012 - 18/04), o treści jak niżej:

                                                                  Pan Sławomir Niedźwiedzki

                                                                                   Dyrektor Placówki

Opiekuńczo-Wychowawczej

w Suwałkach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2003 rok, przeprowadzonej w Placówce Opiekuńczo-Wychowawczej w Suwałkach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego 1 egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

W wyniku kontroli dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości stwierdzono, że zakładowy plan kont nie zawiera wykazu kont pozabilansowych – str. 10 protokołu kontroli. W wykazie kont syntetycznych brak też konta 401 „Amortyzacja” i 761 „Pokrycie amortyzacji” – str. 10 protokołu kontroli. Jednostka budżetowa powinna opracować zakładowy plan kont przyjmując za podstawę przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752). Zakładowy plan kont powinien obejmować zarówno konta bilansowe, jak i konta pozabilansowe. W jednostce budżetowej, zgodnie z wykazem zawartym w załączniku Nr 2 do rozporządzenia, kontami pozabilansowymi są konta 998 i 999, służące ewidencjonowaniu zaangażowania wydatków budżetowych. Zgodnie z przywołanym rozporządzeniem, obowiązującym od 1 stycznia 2002 roku, jednostki powinny ewidencjonować koszty amortyzacji na koncie 401 „Amortyzacja” w korespondencji z kontem 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” z jednoczesną ewidencją ich równowartości jako pokrycia amortyzacji na koncie 761 „Pokrycie amortyzacji” (po stronie Ma) w korespondencji z kontem 800 „Fundusz jednostki”. Zgodnie z przepisem § 12 ust. 1 pkt. 1 rozporządzenia, spośród kont ujętych w wykazie zawartym w załączniku do rozporządzenia, które należy traktować jako standardową liczbę kont, w zakładowym planie kont można pominąć tylko te, które służą ujęciu operacji gospodarczych niewystępujących w danej jednostce. Plan kont można także uzupełnić o dodatkowe konta, zgodne co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami wskazanymi w rozporządzeniu

Badana jednostka w przepisach wewnętrznych nie ustaliła techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych – Placówka prowadzi księgi rachunkowe metodą mieszaną, tzn. ręcznie oraz przy użyciu komputera. Analiza dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wykazała też, iż nie zawiera ona pełnych uregulowań, wymaganych przy prowadzeniu rachunkowości za pomocą komputera przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b) i c) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) – str. 12 protokołu kontroli

W zakresie prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych kontrola wykazała przypadki uchybień naruszających postanowienia ustawy o rachunkowości oraz zasady ujmowania operacji na poszczególnych kontach, wskazane przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości..., które polegały na:

- księgowaniu dowodów niezawierających elementów wskazanych przepisami art. 21 ust. 1 pkt. 6 ustawy, a mianowicie stwierdzenia zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja) i podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania – str. 13 protokołu kontroli,

- ewidencjonowaniu rozrachunków, które nie miały charakteru publicznoprawnego na koncie 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”, zamiast na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” – str. 14 protokołu kontroli,

- nie sporządzaniu wewnętrznego dowodu księgowego, stosownie do postanowienia art. 20 ust. 2 pkt 3 ustawy, który powinien stanowić podstawę ujęcia w księgach naliczonego odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – str. 29 protokołu kontroli.

Sprawdzenie prawidłowości funkcjonowania ustalonych procedur kontroli wewnętrznej w zakresie prowadzenia gospodarki kasowej wykazało natomiast przypadki naruszenia obowiązujących uregulowań wewnętrznych (str. 18-19 protokołu kontroli), polegających na:

- braku potwierdzeń odbioru oryginału raportu kasowego przez głównego księgowego;

- braku chronologii zapisów w raporcie kasowym;

- nieterminowym odprowadzania do banku gotówki przyjętej do kasy;

- dokonaniu wypłaty powodującej ujemny stan środków pieniężnych w kasie.

Podczas kontroli wydatków z tytułu wynagrodzeń i pochodnych stwierdzono, iż postanowienia obowiązującego w okresie kontrolowanym regulaminu w sprawie wynagradzania nauczycieli, przyjętego uchwałą Rady Miejskiej w Suwałkach z dnia 26 lutego 2000 r., nie były w pełni respektowane przez kontrolowaną jednostkę. Ustalono, iż dodatki motywacyjne przyznawane były na okresy krótsze niż to zostało zapisane w § 6 ust. 7 regulaminu– str. 27 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości naliczania, odprowadzania oraz gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych wykazała, że ze środków Funduszu zostały zakupione i przydzielone pracownikom bony towarowe w równej wartości. Należy zwrócić uwagę, iż stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.), przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu – str. 28 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących funkcjonowania, gospodarki finansowej i rachunkowości Placówki Opiekuńczo-Wychowawczej – samorządowej jednostki budżetowej.

Stosownie do postanowień art. 28a ustawy o finansach publicznych, odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik. Powinność prowadzenia rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami spoczywa na Głównym Księgowym, stosownie do postanowień zawartych w zakresie czynności. Prawa i obowiązki głównego księgowego określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1.      Uzupełnienie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, w tym zakładowego planu kont, o elementy wskazane w niniejszym wystąpieniu.

2.      Zapewnienie wyeliminowania stwierdzonych uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych.

3.      Spowodowanie przestrzegania wewnętrznych uregulowań w zakresie gospodarki kasowej.

4.      Respektowanie przy ustalaniu wynagrodzeń nauczycieli postanowień, przyjętego w oparciu o ustawę Karta Nauczyciela, regulaminu wynagradzania.

5.      Przyznawanie świadczeń ze środków Funduszu na zasadach wynikających z przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. W odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu do czasu ich rozpatrzenia.

Podstawą zgłaszania zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Prezydent Miasta Suwałki.

2. Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Suwałkach