Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej powiatu kolneńskiego

przeprowadzona w Starostwie Powiatowym w Kolnie

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28 października 2004 roku (znak: RIO.IV.6011 - 9/04), o treści jak niżej:

Zarząd

Powiatu Kolneńskiego

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej powiatu za okres 2003 r., przeprowadzonej w Starostwie Powiatowym w Kolnie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Kontrolowana jednostka prowadzi rachunkowość przy użyciu komputera. Badając dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości stwierdzono, iż nie został opracowany: wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, opis systemu przetwarzania danych, opis systemu informatycznego, zawierający wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowe zasady ochrony danych, w tym w szczególności metody zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto nie została określona wersja oprogramowania i data rozpoczęcia jego eksploatacji. Prowadzenie ksiąg rachunkowych przy pomocy komputera wiąże się z określeniem wskazanych postanowień w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b) i c) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) – str. 11 protokołu kontroli. Ustalanie i aktualizacja dokumentacji należy do zadań kierownika jednostki stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

         W przedmiocie prawidłowości zaciągania zobowiązań stwierdzono, iż znaczna część umów zawartych z kontrahentami nie jest opatrzona kontrasygnatą Skarbnika Powiatu – str. 9, 25, 26 i 28 protokołu kontroli. Wymóg opatrzenia kontrasygnatą skarbnika umów powodujących powstanie zobowiązań majątkowych wynika z art. 48 ust. 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592 ze zm.). Jego zachowanie jest warunkiem skuteczności zawieranej umowy. Dodać należy, iż stosownie do art. 35 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.) na skarbniku spoczywa obowiązek wstępnej kontroli operacji gospodarczych i finansowych. Dowodem dokonania takiej kontroli winien być podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji, którego znaczenie określa ust. 3 przywołanego art. 35.

         Badanie stanu rozrachunków kontrolowanej jednostki wykazało niewłaściwe ujęcie w księgach rachunkowych należności w kwocie 276.644,86 zł, stanowiącej równowartość kredytu bankowego niespłaconego przez Szpital Ogólny w Kolnie, który to kredyt poręczyło Starostwo i dokonało spłaty za dłużnika. Należność powiatu z tego tytułu ujęto w ewidencji Starostwa jako jednostki budżetowej na koncie 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” oraz w bilansie jednostki budżetowej jako należność z tytułu dostaw i usług – str. 7 protokołu kontroli. Tytuł powstania należności wskazuje, iż powinna być ona traktowana jako należność finansowa budżetu, w związku z czym właściwym jest ujęcie jej w ewidencji budżetu na koncie 250 „Należności finansowe” i w bilansie budżetu pod tym samym tytułem.

         Ustalenia kontroli zawarte na str. 12 protokołu kontroli wskazują, iż Starostwo przekazywało na konto Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego 95% wpływów osiąganych z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste, stosownie do obowiązującego w okresie objętym kontrolą brzmienia art. 23 ust. 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2000 r. Nr 46, poz. 543 ze zm.). Z kolei wpływy stanowiące odsetki od nieterminowych płatności tego świadczenia przekazywane były do PUW w całości – str. 22 protokołu kontroli. W związku z tym, iż art. 23 ust. 3 ustawy stanowi ogólnie o wpływach osiąganych z gospodarowania nieruchomościami Skarbu Państwa, właściwym jest ustalanie dochodów powiatu od całej sumy wpływów związanych z realizacją tych zadań, w tym również pochodzących z odsetek.

         W zakresie klasyfikacji dochodów i wydatków budżetowych ustalono natomiast, iż dochody związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej były nieprawidłowo klasyfikowane (do par. 047 „Wpływy z opłat za zarząd, użytkowanie i użytkowanie wieczyste nieruchomości” zamiast do par. 236 „Dochody jednostek samorządu terytorialnego związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami”) – str. 12 protokołu kontroli. Stwierdzono także przypadek nieprawidłowego zaklasyfikowania zakupionej usługi do par. 4210 „Zakup materiałów” – str. 22 protokołu kontroli. Wskazane przypadki klasyfikowania dochodów i wydatków były niezgodne z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634 ze zm.).

         Badając dokumentację dotyczącą prowadzonych inwestycji drogowych, w jednym przypadku stwierdzono uchybienie. Komisja dokonująca odbioru drogi Poryte – Dzierzbia uwzględniła w kosztorysie powykonawczym słupek (do zawieszenia znaku drogowego), który nie był ustawiony przez wykonawcę. Uwzględnienie tego elementu w kosztach wykonania robót należy uznać za zawyżające wynagrodzenie wykonawcy o kwotę 95 zł – str. 27-28 protokołu kontroli.

         Stwierdzono, że w informacji o stanie mienia ( stanowiącej załącznik nr 3 do uchwały Nr 36/63/03 Zarządu Powiatu z 9 grudnia 2003 roku) nie ujęto samochodu „Lublin” o wartości 63.000 zł, zakupionego w miesiącu kwietniu 2003 roku. Wobec przyjętej przez Zarząd szczegółowości informacji (obejmującej środki transportu), wskazany składnik mienia powinien zostać w niej ujęty, w pozycjach wymaganych przepisami art. 120 pkt 1 i 3 ustawy o finansach publicznych – str. 29 protokołu kontroli. W zakresie mienia komunalnego należy ponadto wskazać, iż, w świetle art. 50 ustawy o samorządzie powiatowym, właściwym jest podjęcie odpowiednich czynności zapobiegających dalszej dewastacji budynku byłej szkoły w Małym Płocku – str. 50 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji obowiązujących przepisów.

Wykonywanie budżetu powiatu i gospodarowanie mieniem, stosownie do przepisu art. 32 ust. 2 pkt 3 i 4 ustawy o samorządzie powiatowym, należy do zadań zarządu powiatu. Zarząd wykonuje zadania przy pomocy m.in. starostwa powiatowego, którego kierownikiem, a także zwierzchnikiem służbowym pracowników, jest starosta (art. 33 i art. 35 ust. 2 ustawy).

Na staroście jako kierowniku jednostki sektora finansów publicznych (starostwa) spoczywa odpowiedzialność za gospodarkę finansową tej jednostki, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, stosownie do postanowień art. 28a ustawy o finansach publicznych.

Odpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości jednostki spoczywa na Głównym Księgowym (Skarbniku), stosownie do postanowień art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uzupełnienie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości o elementy wymagane przy prowadzeniu rachunkowości za pomocą komputera.

2. Przestrzeganie obowiązku kontrasygnowania przez Skarbnika czynności prawnych skutkujących powstaniem zobowiązań majątkowych.

3. Spowodowanie, aby należności od dłużników, wobec których dokonano wypłat z tytułu poręczenia ich zobowiązań, ujmowane były w ewidencji i bilansie w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia.

4. Ustalanie dochodu powiatu od całości wpływów osiąganych w związku z gospodarowaniem nieruchomościami Skarbu Państwa.

5. Zachowanie prawidłowości klasyfikacji dochodów i wydatków.

6. Rozliczenie z wykonawcą drogi Poryte–Dzierzbia nienależnie wypłaconego wynagrodzenia za element, który nie został zainstalowany przez wykonawcę.

7. Ujmowanie w informacji o stanie mienia wszystkich składników majątkowych, stosownie do przyjętej szczegółowości informacji.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa Izby do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3 – 4 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30 – dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku