Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Międzyszkolnym Ośrodku Sportowym w Mońkach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23 marca 2004 roku (znak: RIO.I.6012 - 1/04), o treści jak niżej:

                                                         Pan Andrzej Anszczak

Dyrektor Międzyszkolnego Ośrodka

Sportowego w Mońkach

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2003 r., przeprowadzonej w Międzyszkolnym Ośrodku Sportowym w Mońkach, na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.), przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Obsługę finansowo-księgową Międzyszkolnego Ośrodka Sportowego w Mońkach prowadzi Zespół Szkół Ogólnokształcących i Zawodowych w Mońkach. Obsługa wykonywana jest, jak należy wnioskować, w oparciu o decyzję Kuratora Oświaty Nr KO.III.I-300/43/95 z dnia 12 grudnia 1995 r. w sprawie prowadzenia obsługi finansowo-księgowej przez Zespół Szkół w Mońkach, w której Kurator Oświaty zobowiązał Zespół Szkół do prowadzenia od dnia 1 stycznia 1996 r. obsługi finansowo-księgowej Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej i Międzyszkolnego Ośrodka Sportowego w Mońkach – str. 10 protokołu kontroli. Ustalono także, iż uchwała Nr XXV/101/2000 Rady Powiatu Monieckiego z dnia 29 grudnia 2000 r. w sprawie powołania środków specjalnych w jednostkach budżetowych powiatu wskazuje, że obsługa finansowo-księgowa środków specjalnych MOS prowadzona będzie przez Zespół Szkół w Mońkach – str. 47-48. Na podstawie wymienionych aktów główny księgowy Zespołu prowadzi ewidencję księgową MOS, natomiast realizacja planu finansowego MOS odbywa się za pośrednictwem rachunku bankowego Zespół Szkół.

         Stwierdzono, iż kontrolowana jednostka nie dopełniła wszystkich obowiązków, spoczywających na niej jako pracodawcy w rozumieniu przepisów art. 3 Kodeksu pracy. Świadczy o tym brak numeru identyfikacji podatkowej, o którym mowa w przepisach ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. Nr 142, poz. 702 ze zm.) oraz numeru NUSP (numer ubezpieczenia społecznego płatnika) nadawanego kontom płatników składek na ubezpieczenie społeczne na podstawie przepisów ustawy z dnia 18 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. Nr 137, poz. 887 ze zm.) – str. 4 protokołu kontroli.

W kontrolowanym 2003 roku sprawozdania z realizacji planów finansowych Międzyszkolnego Ośrodka Sportowego w Mońkach sporządzał Zespół Szkół Ogólnokształcących i Zawodowych w Mońkach. Miesięczne sprawozdania z wykonania planu wydatków budżetowych Rb-28S i półroczne sprawozdanie z wykonania planów finansowych środków specjalnych dotyczące działalności Międzyszkolnego Ośrodka Sportowego opatrzone były, w miejscu przeznaczonym na nazwę i adres jednostki sprawozdawczej, pieczęcią Zespołu Szkół Ogólnokształcących i Zawodowych oraz podpisane przez głównego księgowego Zespołu i Dyrektora Zespołu, jako kierownika jednostki sprawozdawczej. W trakcie trwania kontroli sporządzono Rb-28S - Roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 r. oraz Rb-32 - Roczne sprawozdanie z wykonania planów finansowych środków specjalnych jednostek budżetowych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 r., a także bilans MOS. Sprawozdania te opatrzone zostały pieczęcią Międzyszkolnego Ośrodka Sportowego w Mońkach i podpisane z datą 22 stycznia 2004 r. przez Pana Dyrektora i głównego księgowego Zespołu – str. 14-15 protokołu kontroli.

Na tle przedstawionego stanu faktycznego należy wskazać, iż model skoncentrowanej obsługi finansowo–księgowej jednostek organizacyjnych nie może prowadzić do zniesienia ustawowych obowiązków kierowników jednostek sektora finansów publicznych w sferze gospodarki finansowej. Do gospodarki finansowej jednostek mają zastosowanie zasady określone w przepisach ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.) - m.in. art. 18, 28a, 35a, 132. W sferze oświatowej przywołane zasady znajdują odzwierciedlenie w przepisie art. 39 ust. 1 pkt 5 ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 1996 r. Nr 67, poz. 392 ze zm.), który stanowi, że dyrektor placówki dysponuje środkami przyznanymi w planie finansowym szkoły i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie. Realizacja wskazanych obowiązków wiąże się ze sporządzeniem przez kierownika jednostki sprawozdań zawierających dane informujące o wykonaniu planu finansowego.

Uregulowania wewnętrzne obowiązujące w jednostce prowadzącej obsługę powinny zatem zapewnić właściwe wykonywanie obowiązków w tym zakresie przez kierowników obsługiwanych jednostek, dzięki czemu możliwe będzie przypisanie im odpowiedzialności za gospodarkę jednostki. W przypadku skoncentrowanej obsługi finansowo-księgowej jednostek organizacyjnych właściwe jest, aby kierownicy obsługiwanych jednostek w sposób formalny przyjęli ustalone wspólne procedury obiegu i kontroli dokumentacji operacji gospodarczych i finansowych, z uwzględnieniem jednakże w ich treści kompetencji i odpowiedzialności kierowników, dotyczącej procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem (np. gospodarka środkami specjalnymi, zaciąganie zobowiązań i dokonywanie wydatków w ramach ustalonych planów finansowych - autoryzacja operacji gospodarczych, okresowa weryfikacja przydzielonych i nabytych składników majątkowych drogą spisu z natury). W przypadku ponoszenia wydatków jednostki obsługiwanej i obsługującej z jednego rachunku bankowego właściwym jest zatem zapewnienie, aby w procedurach wewnętrznych znalazły się postanowienia przesądzające, iż np. fakt zatwierdzenia dowodu przez kierownika MOS pod względem merytorycznym stanowi podstawę do czynności uruchomienia środków z rachunku bankowego.

W dokumentacji kontrolowanej jednostki znajdują się "plany jednostkowe dochodów i wydatków budżetowych na rok 2003" Międzyszkolnego Ośrodka Sportowego w Mońkach podpisane przez Dyrektora Ośrodka jako sporządzającego oraz jako zatwierdzającego wydatki w rozdziale 85407 na kwotę 317.896 zł i w rozdziale 85495 na kwotę 250 zł z datą 7 kwietnia 2003 r. Nie był natomiast sporządzany plan finansowy wydatków w rozdziale 80146 „Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli” – str. 21-22 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości ustalenia wynagrodzenia zatrudnionemu w MOS pracownikowi gospodarczemu należy wskazać, iż na Panu Dyrektorze, jako kierowniku jednostki organizacyjnej, spoczywa obowiązek sporządzenia tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego, o której mowa w § 3 ust. 5 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 61, poz. 708 ze zm.). Jak wynika z opisu zawartego na str. 31-32 protokołu kontroli, pracownik ten otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze (w VI kategorii zaszeregowania) w kwocie przewyższającej górną granicę stawki w tej kategorii, ustaloną w oparciu o przyjętą przez Radę Powiatu Monieckiego wysokość najniższego wynagrodzenia i wartość jednego punktu tylko wówczas. Możliwość przyznania pracownikowi wynagrodzenia w otrzymywanej dotychczas wysokości uwarunkowana jest zastosowaniem przez Pana Dyrektora uprawnienia do podwyższenia górnej granicy stawek wynagrodzenia zasadniczego o 10% na podstawie § 3 ust. 4 rozporządzenia. W celu stwierdzenia prawidłowości ustalenia wynagrodzenia wymagane jest zatem opracowanie tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego, których górna granica będzie zmodyfikowana w oparciu o wskazany przepis.

W trakcie kontroli prawidłowości zapisów w ewidencji analitycznej prowadzonej przez Pana Dyrektora do konta 013 „Pozostałe środki trwałe” stwierdzono różnice między zapisami ewidencji syntetycznej i analitycznej. Według ewidencji syntetycznej prowadzonej w księdze głównej Zespołu Szkół Ogólnokształcących i Zawodowych na koncie 013/MOS w 2003 roku dokonano zakupów zaewidencjonowanych wartościowo na tym koncie na ogólną kwotę 8.737,04 zł. Stwierdzono natomiast, że do księgi inwentarzowej będącej ewidencją analityczną do konta 013/MOS w 2003 roku zostały zaewidencjonowane środki trwałe na ogólną kwotę 9.133,75 zł. Różnica między wartościową ewidencją syntetyczną przychodu pozostałych środków trwałych (8.737,04 ), a prowadzoną do niej ewidencją analityczną ilościowo-wartościową (9.133,75 zł) wyniosła 396,71 zł – str. 35-39 protokołu kontroli.

Poza księgą inwentarzową stanowiącą ewidencję analityczną do konta 013 kontrolowana jednostka posiada "ewidencję sprzętu sportowego o krótkim okresie użytkowania i małej wartości" prowadzoną przez Pana Dyrektora od dnia 12 września 2003 r. ("ewidencja wyposażenia"). Zapisy w tej ewidencji dokonywane były według uznania prowadzącego. W związku z tym w omawianej ewidencji ujmowano zarówno przedmioty nie objęte ewidencją w księdze inwentarzowej, jak również takie, które zostały już wpisane do ewidencji ilościowo-wartościowej – str. 39-42 protokołu kontroli.

W okresie objętym kontrolą Dyrektor Międzyszkolnego Ośrodka Sportowego w  Mońkach wydał w dniu 30 grudnia 2003 r. Zarządzenie "w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji wszystkich składników majątkowych w  Międzyszkolnym Ośrodku Sportowym w Mońkach". W zbiorze dokumentacji dotyczącej przeprowadzonej inwentaryzacji brak jest potwierdzenia dokonania spisu z natury składników majątku Ośrodka nie objętych ewidencją wartościową (syntetyczną) i ilościowo-wartościową (analityczną), a ujmowanych jedynie ilościowo w ewidencji wyposażenia.

Z wyjaśnienia do protokołu złożonego przez Pana po zakończeniu kontroli wynika, iż:

- doprowadzono do zgodności ewidencję analityczną z ewidencją syntetyczną,

- ustalono stany ilościowe i  wartościowe posiadanych rzeczowych składników majątkowych,

- ustalono i rozliczono różnice inwentaryzacyjne.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania lub niewłaściwej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości.

Stosownie do postanowień art. 28a ustawy o finansach publicznych odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik.

 Mając na uwadze przedstawione nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Ustalenie wewnętrznych procedur kontroli finansowej poprzez formalne przyjęcie obowiązujących w Zespole Szkół (jako jednostce prowadzącej obsługę finansowo-księgową) wspólnych procedur obiegu dokumentów finansowo-księgowych, z uwzględnieniem uprawnień i odpowiedzialności Pana Dyrektora w zakresie prowadzenia gospodarki finansowej MOS.

2. Realizowanie obowiązków rejestracyjnych, wynikających ze statusu MOS jako pracodawcy w rozumieniu Kodeksu pracy i związanych z tym powinności jednostki jako płatnika podatków i składek na ubezpieczenie społeczne.

3. Sporządzanie planów finansowych dla wszystkich rozdziałów klasyfikacji budżetowej, w których dokonywane są wydatki.

4. Sporządzenie tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego, stanowiącej podstawę ustalania wynagrodzenia zatrudnionemu pracownikowi obsługi.

5. Dołożenie staranności przy prowadzeniu ewidencji analitycznej składników majątkowych. Uzgadnianie jej stanu z danymi ewidencji syntetycznej.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

         Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30–dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

            Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                                                                           Prezes

  Regionalnej Izby Obrachunkowej

      w Białymstoku

W wyniku kontroli w w/w jednostce skierowano pismo z dnia 23 marca 2004 roku do organu wykonawczego:

Zarząd Powiatu

Monieckiego

W trakcie kontroli gospodarki finansowej za 2003 r., przeprowadzonej w Międzyszkolnym Ośrodku Sportowym w Mońkach stwierdzono m.in., iż podstawę naliczania odpłatności za korzystanie z pływalni stanowił "Protokół z posiedzenia Rady Pedagogicznej Międzyszkolnego Ośrodka Sportowego w dniu 20 sierpnia 1999 roku". Z jego treści wynika, że na powyższym posiedzeniu Rady Pedagogicznej ustalono zasady odpłatności za korzystanie z pływalni w roku szkolnym 1999/2000.  Dyrektor Ośrodka potwierdził w trakcie trwania kontroli, iż "powyższa oferta cenowa obowiązywała w roku 2003".

Należy zaznaczyć, iż podejmowanie decyzji w zakresie odpłatności za korzystanie z pływalni nie mieści się w kompetencji Rady Pedagogicznej w świetle przepisów art. 41 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 1996 r. Nr 67, poz. 329 ze zm.). Zgodnie z przepisami art. 4 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 20 grudnia 1996 r. o gospodarce komunalnej (Dz. U. z 1997 r. Nr 9, poz. 43 ze zm.) ustalanie cen i opłat za korzystanie z obiektów i urządzeń użyteczności publicznej jednostek samorządu terytorialnego należy do organu stanowiącego j.s.t. Uprawnienia w tym zakresie organ stanowiący może powierzyć organowi wykonawczemu – art. 4 ust. 2 ustawy.

W załączeniu przekazuję egzemplarz wystąpienia pokontrolnego skierowanego do Dyrektora MOS.

                                                                            Prezes

  Regionalnej Izby Obrachunkowej

      w Białymstoku