Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół w Suchowoli

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23 lipca 2004 roku (znak: RIO.V.6012 - 9/04), o treści jak niżej:

Pan Stanisław Waśko

Dyrektor Zespołu Szkół

w Suchowoli

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych za 2003 rok, przeprowadzonej w Zespole Szkół w Suchowoli, na podstawie art.1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1999 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego 1 egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         W wyniku analizy pisemnych zakresów czynności głównego księgowego stwierdzono przypisanie czynności, których faktycznie nie wykonuje. Ponadto kierownik jednostki nie powierzył obowiązków i odpowiedzialności w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostki, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych (art. 35 ust. 1 ustawy o finansach publicznych) - s. 4 prot. kontroli.

         Kontrola dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wykazała, iż nie zawiera ona wszystkich elementów wymaganych przepisami art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). W szczególności wskazać należy na brak określenia roku obrotowego, wykazu ksiąg rachunkowych oraz sposobu ich prowadzenia - s. 4 prot. kontroli. Stwierdzono, że nie zostało udokumentowane zapoznanie się pracowników z uregulowaniami wewnętrznymi. Obowiązujące w jednostce mechanizmy kontroli powinny być komunikowane pracownikom jednostki w celu należytego ich wdrożenia oraz zapewnienia efektywnego działania, zaś fakt ten winien znajdować właściwe udokumentowanie m. in. w celu możliwości przypisania odpowiedzialności konkretnemu pracownikowi - s. 5 prot. kontroli.

W zakresie prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono, iż nie w pełni przestrzegano przepisów ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752). Ustalenia w tym zakresie dotyczyły:

- braku dekretacji na niektórych dowodach księgowych. W myśl art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać m. in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania - s. 6 prot. kontroli,

- braku czystości zapisów na koncie 130-„Rachunek bieżący jednostek budżetowych”. Zapisy na koncie 130 winny być dokonywane na podstawie wyciągów bankowych w celu zapewnienia pełnej zgodności zapisów pomiędzy księgowością jednostki a księgowością banku, a także z zachowaniem czystości obrotów poprzez stosowanie zapisu ujemnego do zwrotu nadpłat, korekt, itp., co wynika z treści wskazanego rozporządzenia Ministra Finansów - s. 6 prot. kontroli,

- braku ewidencji szczegółowej do konta 201-„Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”, umożliwiającej ustalenie należności i zobowiązań poszczególnych kontrahentów, w myśl wskazanego wyżej rozporządzenia - s. 8 prot. kontroli.

         Badając prawidłowość planowania budżetowego stwierdzono, że dyrektor szkoły nie opracował projektu planu finansowego, na podstawie otrzymanej informacji o kwotach wydatków. Opis stwierdzonej nieprawidłowości, naruszającej wskazane przepisy ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.), zamieszczony został na stronie 9 protokołu kontroli.

Stwierdzono przypadki niezgodnego z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634 ze zm.), klasyfikowania wydatków budżetowych - s. 10-11 prot. kontroli.

         Ustalono, że do ewidencji na koncie 013-„Pozostałe środki trwałe” wprowadzono środek trwały o wartości powyżej 3 5000 zł, który powinien być zaewidencjonowany na koncie 011-„Środki trwałe” i być objęty stopniowym umarzaniem, w sposób określony w przepisach art. 16 a - 16 m ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) - s. 15 prot. kontroli.

         Ponadto w ewidencji szczegółowej do konta 013 w wielu pozycjach nie zamieszczono numeru fabrycznego pozostałych środków trwałych-s. 14-15 prot. kontroli.

         Analiza ewidencji analitycznej środków trwałych wykazała, iż nie zostały w niej zawarte symbole klasyfikacji rodzajowej, ustalone przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie klasyfikacji środków trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 112, poz. 1317). Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 011- „Środki trwałe” ewidencja do tego konta powinna zapewnić m. in. należyte obliczanie umorzenia i amortyzacji, w związku z czym niezbędne jest, aby zawierała symbol klasyfikacji rodzajowej środka trwałego - s. 14 prot. kontroli.

         Kontrola prawidłowości ewidencji wartości niematerialnych i prawnych wykazała, że nie jest prowadzona ewidencja szczegółowa do konta 020. Ponadto na koncie tym ujmowano wartości przedmiotów, które nie spełniały definicji z art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości - s 15 prot. kontroli.

         Stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania lub niewłaściwej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości.     

Stosownie do postanowień art.28 a ustawy o finansach publicznych odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik. Powinność prowadzenia rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami spoczywa na głównym księgowym. Prawa i obowiązki głównego księgowego określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze przedstawione nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Poddanie analizie zakresu czynności głównego księgowego oraz powierzenie osobie pełniącej tą funkcję obowiązków wynikających z art. 35 ustawy o finansach publicznych.

2. Uzupełnienie opisu przyjętych zasad rachunkowości o elementy wymienione w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, wymagane treścią wskazanych przepisów ustawy o rachunkowości.

3. Przestrzeganie obowiązku dokumentowania faktu zapoznania pracowników z obowiązującymi w jednostce procedurami kontroli wewnętrznej.

4. Wyeliminowanie nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych poprzez:

a) przestrzeganie czystości zapisów na koncie 130-„Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

b) nanoszenie dekretacji na wszystkich dowodach księgowych,

c) poprawianie błędów rachunkowych zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości,

d) prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 201-„Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” według poszczególnych kontrahentów.

5. Zachowanie, wynikającej z obowiązujących przepisów ustawy o finansach publicznych, prawidłowości opracowywania planów finansowych i ich projektów.

6. Stosowanie prawidłowej klasyfikacji budżetowej.

7. Wyeliminowanie, wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, nieprawidłowości w zakresie gospodarki środkami trwałymi.

8. Prowadzenie w sposób prawidłowy ewidencji do konta 020-„Wartości niematerialne i prawne”.

         O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

         Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego termin ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Zarząd Powiatu Sokólskiego.