Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Centrum Kształcenia Praktycznego w Hajnówce

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 1 lutego 2005 roku (znak: RIO.I.6012 - 37/04), o treści jak niżej:

                                                                                  Pan Bazyli Kot

                                                                                  Dyrektor Hajnowskiego Centrum

Kształcenia Zawodowego

w Hajnówce

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2003 roku, przeprowadzonej w Centrum Kształcenia Praktycznego w Hajnówce na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         W wyniku kontroli ustalono, iż wprowadzone przez Pana Dyrektora procedury kontroli finansowej oraz dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości w CKP regulują także sprawy odnoszące się do działalności Gospodarstwa Pomocniczego utworzonego przy CKP – str. 7-8 protokołu kontroli. Na potrzebę wydania odrębnych regulacji wewnętrznych wskazano w piśmie z dnia 17 grudnia 2004 r. (znak: RIO.I.6012-34/04) Kierownikowi Gospodarstwa, jako kierownikowi jednostki sektora finansów publicznych, zobowiązanemu do podjęcia czynności wynikających z przepisów art. 28a i 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.) oraz art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). Problem ten poruszony został także w piśmie skierowanym do Pana Dyrektora w wyniku ustaleń kontroli przeprowadzonej w Gospodarstwie. Formalne ustalenie odrębnych procedur wewnętrznych obydwu jednostek musi odbyć się przy ścisłej współpracy Kierownika Gospodarstwa z Panem Dyrektorem – jako kierownikiem jednostki prowadzącej obsługę finansowo-księgową gospodarstwa, a także znaleźć odbicie w zmianie dotychczas obowiązujących w CKP regulacji.

         Badając dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości stwierdzono m.in., iż zakładowy plan kont nie zawiera wykazu kont pomocniczych - str. 8 protokołu kontroli. W świetle postanowień § 12 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752), podstawą prowadzenia rachunkowości jednostki budżetowej może być plan kont wynikający z załącznika Nr 2 do rozporządzenia, uzupełniony co najmniej o wykaz kont pomocniczych. Należy również wskazać na potrzebę ustalenia w przepisach wewnętrznych wykazu druków zaliczanych do druków ścisłego zarachowania oraz zasad ich ewidencjonowania i gospodarowania nimi – str. 14 protokołu kontroli.

         W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono uchybienia naruszające przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), cytowanego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. oraz uregulowań wewnętrznych, polegające w szczególności na:

a) dokonywaniu zapisów księgowych w dzienniku z naruszeniem wymogów określonych w art. 23 ust. 2 ustawy - zapis księgowy zawiera jedną datę przy braku określenia jej charakteru (możliwy charakter daty w treści zapisu księgowego wskazują przepisy pkt 1, 2 i 4 w art. 23 ust. 2 ustawy) – str. 9 protokołu kontroli;

b) dokonywaniu zapisów w dzienniku niezgodnie z przepisami art. 14 ust. 2 ustawy - taki sam numer w dzienniku nadawany jest dla zapisów prawidłowych i ewentualnych późniejszych korekt tych zapisów – str. 9 protokołu kontroli;

c) braku podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazania zawarte na dowodzie księgowym oraz miesiąca ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, tj. elementów wymaganych przepisami art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy – str. 9 protokołu kontroli;

d) ujmowaniu przychodu gotówki w raporcie kasowym kwotą zbiorczą z kilku dni, na podstawie zbiorczego dowodu przychodowego nie spełniającego wymagań wynikających z art. 20 ust. 1 pkt 3 ustawy, naruszając jednocześnie obowiązek bieżącego ujmowania operacji gotówką w księgach rachunkowych wynikający z art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy – str. 9 i 11 protokołu kontroli;

e) wykazywaniu w raportach kasowych rozchodu gotówki przy jej ewidencyjnym braku w kasie - stan taki wynika z faktu prowadzenia dwóch oddzielnych raportów kasowych: dla CKP i środków specjalnych CKP oraz realizowania wypłat z kasy - jako wydatków CKP - gotówki wpłaconej z tytułu działalności środka specjalnego – str. 12 protokołu kontroli;

f) dokumentowaniu rozchodu gotówki z kasy w sposób niezgodny z zasadami przyjętymi w instrukcji kasowej – str. 12-13 protokołu kontroli;

g) nieprawidłowym ewidencjonowaniu operacji związanych z przekazywaniem do budżetu powiatu zrealizowanych przez CKP dochodów – przelewy dochodów ujmowane były zapisem ujemnym na stronie Wn konta 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” (w wyniku czego nie wykazywało ono obrotów na koniec roku), bez wykorzystania konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”, tj. niezgodnie z zasadami funkcjonowania tych kont określonymi w załączniku Nr 2 do rozporządzenia – str. 10, 19 i 23 protokołu kontroli.

         W trakcie kontroli nie stwierdzono udokumentowanego potwierdzenia, aby projekt planu finansowego Centrum Kształcenia Praktycznego w Hajnówce na 2003 r. został zaopiniowany przez Radę Pedagogiczną, jak tego wymaga przepis art. 41 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) – str. 16 protokołu kontroli.

         Centrum Kształcenia Praktycznego w Hajnówce w okresie objętym kontrolą zrezygnowało na rzecz Gospodarstwa Pomocniczego z należności pobieranych od firmy PPH „ESOX” z Narwi z tytułu czynszu za wynajem lokalu w budynku wykorzystywanym na potrzeby warsztatów – str. 17 protokołu kontroli. W wystąpieniu skierowanym kierownika Gospodarstwa Pomocniczego dnia 17 grudnia 2004 r. wskazano na konieczność rozliczania tych dochodów z budżetem powiatu za pośrednictwem CKP, jako nie mieszczących się w kategorii przychodów własnych gospodarstwa. W piśmie dotyczącym sposobu realizacji wniosków pokontrolnych Kierownik Gospodarstwa stwierdził, iż nieprawidłowość ta została już wyeliminowana.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania lub niewłaściwej interpretacji przepisów ustalających zasady prowadzenia gospodarki finansowej i rachunkowości jednostki budżetowej, w tym uregulowań wewnętrznych.

Stosownie do postanowień art. 28a ustawy o finansach publicznych, odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik.

Powinność prowadzenia rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami spoczywała na Głównym Księgowym, stosownie do postanowień zawartych w zakresie czynności. Prawa i obowiązki głównego księgowego określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze przedstawione nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uzupełnienie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości o elementy wskazane w części opisowej wystąpienia.

2. Zobowiązanie Głównego Księgowego do wyeliminowania uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) określanie charakteru dat wskazywanych w zapisach księgowych, stosownie do art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości;

b) zachowywanie kolejnej numeracji wszystkich operacji ujmowanych w dzienniku;

c) zamieszczanie na dowodach księgowych wszystkich elementów wskazanych w art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości,

d) bieżące ujmowanie operacji gotówką w raportach kasowych, prawidłowe sporządzanie dowodów zbiorczych,

e) zaniechanie sporządzania raportów kasowych wykazujących rozchód gotówki przy jej braku w kasie,

f) dokumentowanie rozchodu gotówki z kasy w sposób przewidziany przepisami wewnętrznymi,

g) ewidencjonowanie przelewu zrealizowanych dochodów do budżetu powiatu zapisem Ma 130 (subkonto dochodów) – Wn 222.

3. Zapewnienie, aby projekty planów finansowych CKP były opiniowane przez radę pedagogiczną.

         O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Zarząd Powiatu Hajnowskiego