Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej gminy Przerośl

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Przerośli

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 7 czerwca 2004 roku (znak: RIO.V.6011 - 2/04), o treści jak niżej:

                                                                  Pan

                                                                                  Adam Kacprzyk

Wójt Gminy Przerośl

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Przerośl za 2003 rok, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Przerośl na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust.1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r., Nr 55, poz. 577 ze zm.), przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego 1 egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

W trakcie kontroli badaniu poddano elementy organizacji i funkcjonowania w Urzędzie Gminy wewnętrznej kontroli finansowej, o której mowa w art. 28a i art. 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2003r. Nr 15, poz. 148 ze zm.). Zgodnie ze wskazanymi przepisami ustawy, kierownik jednostki sektora finansów publicznych (w tym urzędu) jest zobowiązany zapewnić odpowiedni system wewnętrznej kontroli finansowej w swojej jednostce. Kontrola finansowa w jednostce sektora finansów publicznych dotyczy wszystkich procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Kierownik jednostki, z uwzględnieniem jej zadań, struktury organizacyjnej, kadrowej itp., powinien ustalić procedury kontroli finansowej w formie pisemnej, obejmując wszystkie podejmowane w jednostce operacje. Dlatego też regulaminy, instrukcje, zakresy czynności pracowników obowiązujące w jednostce, składające się na procedury kontroli, powinny być opracowane w sposób zapewniający prawidłowe jej funkcjonowanie. Przy konstruowaniu systemu kontroli wewnętrznej należy uwzględniać „Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”, określone w Komunikacie Nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 r. (Dz.Urz.MF z 2003 r. Nr 3, poz. 13; Komunikat został wydany w wykonaniu przepisów art. 35o ust. 1 pkt 2 i art. 35n ust. 1 ustawy o finansach publicznych).

Podstawowym aktem regulującym strukturę organizacyjną Urzędu Gminy jest regulamin organizacyjny, będący załącznikiem do zarządzenia Nr 35 Wójta Gminy Przerośl z dnia 23 czerwca 2003 roku. W regulaminie zostały określone zadania Urzędu, jego organizacja, zasady podpisywania pism i decyzji, zasady opracowywania projektów aktów prawnych oraz tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw obywateli oraz skarg i wniosków, a także organizacja działalności kontrolnej. Regulamin organizacyjny nie określa sposobu wykonywania funkcji kierowniczych - nie wskazuje kto i w jakim zakresie oraz na podstawie jakiego upoważnienia wykonuje funkcje kierownicze – s. 5 protokołu kontroli. Dokonana analiza dokumentów organizacyjnych wykazuje, że zachodzi potrzeba przeanalizowania struktury organizacyjnej w celu zapewnienia, aby wszystkie czynności związane z wykonywaniem poszczególnych zadań zostały odpowiednio przydzielone pracownikom. Uzupełnienia - o obowiązek sporządzania sprawozdań jednostkowych z wykonania planu finansowego urzędu gminy – wymaga zakres czynności referenta ds. księgowości budżetu bądź skarbnika gminy. W zakresie obowiązków referenta ds. księgowości budżetu wskazano, że do jego czynności należy m.in. wydawanie decyzji o przyznaniu dodatków mieszkaniowych; w rzeczywistości pracownik na wymienionym stanowisku opracowuje projekt decyzji o przyznaniu dodatków mieszkaniowych – s. 4 protokołu kontroli.

Dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości, ustalona na podstawie przepisów art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) nie określa systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów (art. 10 ust. 1 pkt 4). Dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości nie zawiera też opisu stosowanych symboli – s. 6 protokołu kontroli.

Obowiązująca w jednostce instrukcja obiegu i kontroli dokumentów zawiera terminarz spływu dokumentów finansowych do referatu finansowego. Natomiast nie zawiera opisu zasad ich obiegu, który powinien wskazywać drogę dokumentu do chwili sporządzenia (wpływu) do momentu zadekretowania i przekazania do księgowania. Przy określaniu zasad obiegu właściwe jest ustalenie, do których komórek organizacyjnych (stanowisk pracy) dowód księgowy powinien dotrzeć, w jakiej kolejności i w jakim celu (wykorzystania zawartych w nim informacji, sprawdzenia odpowiednich danych lub podjęcia odpowiednich innych czynności) oraz wyznaczenie czasu na wykorzystanie dokumentów lub ich sprawdzenie – s. 6 protokołu kontroli.

Analiza dokumentacji finansowo-ksiegowej z miesięcy listopad i grudzień 2003 roku (kontroli poddano 216 dokumentów) wykazała, że 82,9% dowodów nie zawierało wskazania daty ich wpływu do jednostki. Wójt nie ustalił odrębnej (od powszechnie obowiązującej instrukcji kancelaryjnej dla urzędów gmin) instrukcji w kwestii procedur rejestracji wpływu dokumentów finansowo-księgowych do Urzędu. Uwidacznianie dat wpływu dokumentów księgowych ma zasadnicze znaczenie min. dla terminowości regulowania zaciągniętych zobowiązań – s. 9 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli nie stwierdzono udokumentowanego potwierdzenia w kwestii zapoznania właściwych pracowników z obowiązującymi uregulowaniami wewnętrznymi dotyczącymi zasad rachunkowości – s. 6 protokołu kontroli.

Badanie realizacji przez organ wykonawczy obowiązków ustalonych przepisami art. 127 ustawy o finansach publicznych, dotyczących corocznej kontroli przestrzegania procedur kontroli przez podległe i nadzorowane jednostki, obejmującej przynajmniej 5% poniesionych przez nie wydatków, wykazało, iż nie przeprowadzono tego rodzaju kontroli. Ustalono jedynie, że komisja rewizyjna przy współudziale skarbnika gminy dokonała analizy wydatków budżetowych w szkole za okres od 1 stycznia do 30 września 2003 roku. W regulaminie organizacyjnym Urzędu zostało zapisane, że kontrole finansowe w jednostkach powiązanych z budżetem gminy wykonuje skarbnik gminy, a celem kontroli jest ustalenie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określenie sposobu naprawiania stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości. Innych postanowień w kwestii procedur prowadzenia kontroli w podległych jednostkach w przywołanym regulaminie nie zawarto – s. 9 protokołu kontroli.

W zakresie gospodarki pieniężnej i rozrachunków stwierdzono nieprawidłowości dotyczące:

- braku wykazywania w zestawieniach obrotów i sald obrotów danego okresu sprawozdawczego; wymagane elementy zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej określa art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości – s. 10-11 protokołu kontroli,

- nie przestrzegania uregulowań wewnętrznych dotyczących częstotliwości sporządzania raportów kasowych – s. 12 protokołu kontroli,

- nie zamieszczania na dokumentach powodujących powstanie zobowiązania pieniężnego kontrasygnaty skarbnika gminy (w próbie składającej się z 28 umów zleceń 23 nie posiadały kontrasygnaty skarbnika gminy) – s. 14 protokołu kontroli. Należy wskazać, iż główny księgowy (skarbnik), stosownie do postanowień art. 35 ust. 3 ustawy o finansach publicznych obowiązany jest do dokonywania czynności kontroli wstępnej operacji gospodarczych oraz dokumentów dotyczących ich przeprowadzenia; dowodem dopełnienia czynności kontrolnych jest podpis na dokumentach księgowych.

Z ustaleń kontroli wynika, że nie były przestrzegane procedury opracowania planów finansowych podległych jednostek po przyjęciu przez organ wykonawczy projektu budżetu, określone w art. 125 ustawy o finansach publicznych, a także rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. Nr 122, poz. 1333). Stosownie do postanowienia art. 125 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, organ wykonawczy obowiązany był do przekazania podległym jednostkom, w terminie 7 dni od dnia przekazania projektu uchwały budżetowej organowi stanowiącemu, informacji niezbędnych do opracowania projektów ich planów finansowych. Zgodnie z postanowieniami rozporządzenia, na podstawie takiej informacji kierownicy samorządowych jednostek budżetowych winni opracować projekty planów finansowych w pełnej szczegółowości klasyfikacyjnej, a następnie przekazać je (w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji) organowi wykonawczemu celem ich weryfikacji pod kątem zgodności z projektem uchwały budżetowej. Wskazana procedura ma zasadnicze znaczenie, gdyż zweryfikowane projekty planów finansowych stanowią podstawę gospodarki finansowej jednostek w okresie od 1 stycznia roku budżetowego do dnia opracowania planu finansowego – s. 17-18 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, stosownie do art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola prowadzona była między innymi pod kątem prawidłowości poboru wskazanych dochodów, ze szczególnym uwzględnieniem realizacji podatku od nieruchomości za lata 2002 –2003 (załącznik Nr 6 do protokołu kontroli).

Stwierdzono nieprawidłowości w zakresie powszechności i prawidłowości wymiaru należności podatkowych osobom fizycznym. Ustalenia w tej sprawie dotyczyły:

- nie egzekwowania od podatników będących osobami fizycznymi informacji o stanie gruntów, w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie lub wygaśnięcie obowiązku w podatku rolnym, stosownie do przepisów art. 6a ust. 5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. Nr 94, poz. 431 ze zm.). Obowiązku tego nie dopełniło 12 podatników (wszyscy, przyjęci do kontroli podatnicy, u których wystąpiła zmiana powierzchni gruntów) – s. 21 protokołu kontroli,

- nie wyegzekwowania (w 1 przypadku), od osoby fizycznej obowiązku złożenia deklaracji na podatek od środków transportowych, stosownie do przepisów art. 9 ust. 6 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2002 roku nr 9, poz. 84 ze zm.) – s. 43 protokołu kontroli,

- nie zachowania zasady powszechności opodatkowania podatkiem od nieruchomości budynków i gruntów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą (wpis do ewidencji działalności gospodarczej w dniu 15.11.2003 r.). Służby podatkowe nie wyegzekwowały od podatnika informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych, będącej w myśl art. 6 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2002 r. Nr 9, poz. 84 ze zm.) podstawą do obciążania podatkiem od nieruchomości, ani też nie przeprowadziły kontroli podatkowej celem ustalenia podstawy opodatkowania, w trybie i na zasadach wynikających z działu VI “Kontrola podatkowa” ustawy Ordynacja podatkowa – s. 35 prot. kontroli. Na wniosek kontrolującego, w opisanej sprawie wszczęte zostało w trakcie kontroli postępowanie podatkowe.

W jednym przypadku stwierdzono też nieterminowe złożenie deklaracji na podatek od nieruchomości przez podatnika – jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej – s. 2 zał. Nr 6 do protokołu kontroli. Należy wskazać, że stosownie do przepisów art. 272 Ordynacji podatkowej, organ podatkowy winien dokonywać czynności sprawdzających m.in. w zakresie terminowości składania deklaracji.

Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły również postępowania egzekucyjnego w administracji. Nie prowadzono systematycznych i pełnych działań zmierzających do likwidacji zaległości w łącznym zobowiązaniu pieniężnym oraz podatku od środków transportowych od osób fizycznych - tytuły wykonawcze wystawiono po znacznym upływie terminu płatności zakreślonego w upomnieniu. Stanowi to naruszenie obowiązków wynikających z ustawy z dnia 14 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 roku, Nr 110, poz. 968 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541) – s. 28 i 43 protokołu kontroli oraz na s. 5 zał. Nr 6 do protokołu.

Uchybienia wykazano również w obrębie formalnoprawnej poprawności stosowania przepisów Ordynacji podatkowej. Dotyczyły one:

- wydawania decyzji, które nie spełniały wymogów, wynikających z art. 210 ustawy, w zakresie uzasadnienia faktycznego w oparciu o wszechstronne rozpatrzenie całego materiału dowodowego – s. 22 protokołu kontroli i s. 4 zał. Nr 6 do protokołu,

- braku powszechności i prawidłowości obciążania odsetkami za zwłokę przy wpłatach wnoszonych po terminie płatności, stanowiącym naruszenie przepisów art. 53 ustawy – s. 28, 33, 38-39, 40-41-42 protokołu kontroli oraz 2 i 3 zał. Nr 6 do protokołu.

Badając dochody z gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy w zakresie najmu lokali mieszkalnych stwierdzono, że organ stanowiący nie określił zasad polityki czynszowej, stosownie do postanowienia art. 21 ust. 2 pkt 4 ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie kodeksu cywilnego (Dz. U. Nr 71, poz.733 ze zm.). Podjecie uchwały w oparciu o wskazany przepis, w związku z art. 7 i art. 8 pkt 1 tej ustawy daje Wójtowi podstawę do ustalenia stawki czynszu za 1m² powierzchni użytkowej lokali – s. 48 protokołu kontroli.

W zakresie dochodów z tytułu zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków ustalono, że spółka zaopatrująca gminę w wodę nie przestrzega terminów złożenia wniosków o zatwierdzenie taryf dla zbiorowego zaopatrzenia w wodę, wynikających z art. 24 ust. 2 i ust. 10 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzeniu ścieków (Dz. U. Nr 72, poz. 747 ze zm.). Z ustaleń kontroli wynika również, że gospodarką w zakresie odprowadzania ścieków do urządzeń komunalnych zajmuje się bezpośrednio Urząd Gminy. W 2003 roku kontrolowana jednostka uzyskała z tytułu opłat za odprowadzanie ścieków dochody w kwocie 16.466,- zł, natomiast koszty związane z eksploatacją urządzeń kanalizacyjnych wyniosły w tym samym czasie 53.339,- zł (uzyskane zatem dochody tylko w 31% pokrywały poniesione koszty). Ustalona przez Radę Gminy stawka opłaty za zrzut ścieków w wysokości 1,20 zł/m³ nie była od wielu lat zmieniana – s. 48-49 protokołu kontroli.

W świetle przedstawionych ustaleń kontroli należy wskazać, że na Urzędzie Gminy, z uwagi na prowadzoną działalność, ciążą obowiązki przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego w rozumieniu przepisów ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków. Zgodnie z obowiązującym regulaminem dostarczania wody i odprowadzania ścieków, przyjętym przez Radę Gminy w uchwale Nr XXVII/188/02 z dnia 25 kwietnia 2002 r., podstawą rozliczeń za wodę i ścieki są ceny określone w taryfach. Przepisy ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków ustalają szczegółowy tryb opracowywania i zatwierdzania taryf stawek i opłat, wskazując w art. 20 ust. 1 i art. 24 ust. 10, iż taryfy obowiązują przez 1 rok, w związku z czym istnieje konieczność corocznego opracowywania nowych taryf. Na Urzędzie, będącym przedsiębiorstwem wodno-kanalizacyjnym w rozumieniu art. 2 pkt 4 ustawy, ciąży m.in. obowiązek określenia w taryfie na dany rok cen i stawek opłat na podstawie niezbędnych przychodów, przy uwzględnieniu kosztów związanych ze świadczeniem usług, po dokonaniu ich alokacji na poszczególne taryfowe grupy odbiorców usług (art. 20 ust. 2 ustawy) oraz przedstawienia radzie gminy, w terminie 70 dni przez planowaną datą wejścia taryf w życie, wniosku o zatwierdzenie taryf (art. 24 ust. 2 ustawy). Wniosek winien zawierać szczegółową kalkulację cen i stawek opłat oraz wieloletni plan rozwoju i modernizacji urządzeń kanalizacyjnych (art. 24 ust. 4). Zasady opracowywania taryf określają również przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 12 marca 2002 r. w sprawie określania taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków (Dz. U. Nr 26, poz. 257). Zgodnie z postanowieniami tego aktu w taryfach określa się m.in. taryfowe grupy odbiorców usług, wyodrębniane ze względu na podział odbiorców usług pod kątem odpowiadających im kosztów świadczenia usług (§ 11 i § 13 ust. 3 rozporządzenia). System finansowo-księgowy przedsiębiorstw wodociągowo-kanalizacyjnych powinien zatem zapewniać podział kosztów na poszczególne rodzaje działalności i taryfowe grupy odbiorców oraz określać wysokość kosztów poszczególnych rodzajów, w tym m.in. z tytułu odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych - § 12 ust. 2 pkt 4 rozporządzenia.

Zgodnie z zasadami ustalania taryf, przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne określa taryfę na podstawie niezbędnych przychodów zapewniających pokrycie kosztów tej działalności. Z uwagi na fakt, iż w analizowanym przypadku przedsiębiorstwem wodociągowo-kanalizacyjnym jest jednostka budżetowa, warunek określony w cytowanym przepisie byłby spełniony w przypadku, gdyby dochody z tej działalności (przy uwzględnieniu należności) były równe wydatkom. Z przepisu art. 24 ust. 6 przytoczonej ustawy wynika, iż organ stanowiący może podjąć uchwałę o dopłacie dla jednej, wybranych lub wszystkich taryfowych grup odbiorców. Wysokość ustalonej w ten sposób dopłaty stanowi podstawę ujęcia wydatków na ten cel w planie wydatków Urzędu. Z racji, iż przedsiębiorstwo działa w formie jednostki budżetowej, przepisy art. 117 ustawy o finansach publicznych nie stwarzają możliwości przekazania przedsiębiorstwu dopłaty w formie dotacji przedmiotowej.

W zakresie realizacji niepodatkowych dochodów budżetowych kontrola wykazała też przypadki niewłaściwego klasyfikowania dochodów gminy z tytułu wpłat ludności na budowę wodociągów - ujmowano je do par. 097 „Wpływy z różnych dochodów” nie zaś par. 629 „Środki na dofinansowanie własnych inwestycji gmin [...] pozyskane z innych źródeł”– s. 50 protokołu kontroli.

Podczas kontroli wydatków z tytułu wynagrodzeń i pochodnych od wynagrodzeń stwierdzono, iż w obowiązującym w Urzędzie Regulaminie premiowania nie zostały określone warunki przyznawania premii. Obowiązek określenia warunków przyznawania premii został nałożony na kierownika jednostki w § 16 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. Nr 33. poz. 264) – s. 52-53 protokołu kontroli.

W zakresie wydatków z tytułu podróży służbowych ustalono, że radnemu zwrócono koszt przejazdu samochodem niebędącym własnością gminy, mimo, iż Rada Gminy nie określiła stawek za jeden kilometr przebiegu. Stosownie do § 5 ust. 3 rozporządzenia MSWiA z 31 lipca 2000 r. w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. Nr 66, poz. 800 ze zm.), na wniosek radnego przewodniczący rady gminy może wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej pojazdem samochodowym niebędącym własnością gminy. W takim przypadku radnemu przysługuje zwrot kosztów przejazdu według stawek za jeden kilometr przebiegu, określonych przez radę gminy na podstawie przepisów dotyczących warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy

Ponadto stwierdzono przypadki wypłacania pracownikom ryczałtów na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w przypadkach, gdy pracownik nie ponosił kosztów z tego tytułu (komunikacja miejscowa nie funkcjonowała). Zasady rozliczania podróży służbowych, w tym ustalania ryczałtów, określa rozporządzenie MPiPS z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990) – s. 53-54 protokołu kontroli.

W sferze gospodarowania gminnym zasobem nieruchomości stwierdzono, iż do czasu przeprowadzenia kontroli nie zostały określone przez Radę Gminy zasady nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata, o których mowa w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym. Brzmienie tego przepisu (zawierającego zwrot “do czasu określenia zasad”) oraz kompetencja organu wykonawczego do gospodarowania mieniem komunalnym (art. 30 ust. 2 pkt 3 ustawy o samorządzie gminnym) wskazują na powinność podjęcia uchwały organu stanowiącego w tej sprawie – s. 61 protokołu kontroli.

Kontrola gospodarowania i ewidencji środków trwałych wykazała uchybienia, naruszające przepisy ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752), polegające m.in. na:

- ujmowaniu w ewidencji analitycznej podstawowych środków trwałych obiektów o wartości początkowej nieprzekraczającej 3.500, zł, podlegających ewidencji na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”;

- ujmowaniu w ewidencji prowadzonej do konta 020 “Wartości niematerialne i prawne” kosztów aktualizacji programów komputerowych, które nie stanowią wartości niematerialnych i prawnych w świetle art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości – s. 62-63 protokołu kontroli.

Badaniu poddano również prawidłowość przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych. Stwierdzono nie przestrzeganie uregulowań wewnętrznych w tym zakresie, polegające na powołaniu zespołów spisowych zarządzeniem niezgodnym z ustalonym wzorem - brak wskazania przewodniczących zespołów spisowych - oraz dokonywanie likwidacji fizycznej przedmiotów w trakcie inwentaryzacji, nie zaś przed jej rozpoczęciem – s. 64 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, w tym przepisów w zakresie podatków i opłat lokalnych.

W obecnym stanie prawnym organem wykonawczym gminy jest wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał rady gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy; zakresy obowiązków niektórych pracowników Urzędu Gminy zostały wskazane w protokole kontroli). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych (urzędu), w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej spoczywa na kierowniku jednostki (wójcie) zgodnie z art. 28 a ustawy o finansach publicznych.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą o rachunkowości należy, stosownie do przepisów wewnętrznych, do skarbnika gminy, a także wójta, na którym m.in. spoczywa powinność wdrażania i aktualizowania dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie analizy i stosownych zmian wewnętrznych regulacji w zakresie wykonywania kontroli finansowej w Urzędzie w celu zachowania ich zgodności z przepisami art. 35a ustawy o finansach publicznych, a także standardami kontroli finansowej określonymi przez Ministra Finansów, z wykorzystaniem uwag zawartych w niniejszym wystąpieniu dotyczących:

a) prawidłowego i kompletnego przydziału obowiązków pracownikom na poszczególnych stanowiskach oraz ustalenia hierarchii służbowej we wszystkich aspektach działania jednostki,

b) wskazania drogi dokumentu od chwili sporządzenia (wpływu) do momentu zadekretowania i przekazania do księgowania,

c) zapewnienia, aby dokumenty księgowe otrzymane z zewnątrz były opatrywane adnotacją o dacie ich wpływu,

d) właściwego komunikowania pracownikom Urzędu przyjętych procedur (instrukcji, regulaminów, itp.).

e) wykonywania przez skarbnika czynności kontroli wstępnej zawieranych umów zlecenia.

2. Realizowanie obowiązku, nałożonego na organ wykonawczy przepisami art. 127 ustawy o finansach publicznych, w kwestii kontroli podległych jednostek organizacyjnych.

3. Spowodowanie wyeliminowania uchybień w prowadzeniu rachunkowości poprzez:

a) uzupełnienie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości o określenie systemu służącego ochronie danych,

b) przestrzeganie postanowień dotyczących częstotliwości sporządzania raportów kasowych,

c) doprowadzenie zestawień obrotów i sald kont księgi głównej do zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości,

d) prawidłowe prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

e) przestrzeganie postanowień instrukcji inwentaryzacyjnej w zakresie powołania zespołów spisowych i przeprowadzania likwidacji fizycznej przedmiotów.

4. Zapewnienie prawidłowego trybu opracowywania projektów planów finansowych podległych jednostek budżetowych.

5. Egzekwowanie od podatników obowiązku składania informacji podatkowych w terminie 14 dni od dnia wystąpienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku podatkowego, a także terminowego składania deklaracji podatkowych. Prowadzenie w tym zakresie czynności sprawdzających na zasadach wskazanych w Ordynacji podatkowej.

6. Zachowanie zasady powszechności opodatkowania podatkiem od nieruchomości osób prowadzących działalność gospodarczą.

7. Podejmowanie systematycznych i terminowych działań mających na celu windykację zaległości podatkowych, w trybie ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, na zasadach określonych w rozporządzeniu z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, z uwzględnieniem zmian tego rozporządzenia opublikowanych w Dz. U. z 2003 roku Nr 9, poz. 106.

8. Przestrzeganie postanowień art. 67 Ordynacji podatkowej, nakazujących przeprowadzenie każdorazowo postępowania dowodowego na potwierdzenie ważnego interesu podatnika lub interesu publicznego, uzasadniającego umorzenie zaległości podatkowych, mając na uwadze wynikającą z art. 122 tej ustawy konieczność dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz obowiązek zebrania i rozpatrzenia w sposób wyczerpujący całego materiału dowodowego, nakazany treścią art. 187 wymienionej ustawy.

9. Przestrzeganie powszechności i prawidłowości naliczania odsetek za zwłokę przy wpłatach dokonywanych po terminie płatności, zgodnie ze wskazanymi przepisami Ordynacji podatkowej, mając na uwadze przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 roku w sprawie naliczania odsetek za zwłokę.

10. Wystąpienie do Rady Gminy z projektami uchwał:

a) określającej zasady nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata,

b) określającej zasady polityki czynszowej, w celu właściwego ustalenia stawek czynszów,

c) określającej stawkę za jeden kilometr przebiegu, służącej rozliczaniu używania w podróży służbowej przez radnych pojazdów samochodowych niebędących własnością gminy.

11. Zobowiązanie spółki eksploatującej gminną sieć wodociągową do terminowego przedkładania wniosku o zatwierdzenie taryf dla zbiorowego zaopatrzenia w wodę. Podjęcie niezbędnych działań w celu ustalenia taryf za odprowadzanie ścieków, stosownie do obowiązujących przepisów prawnych, wskazanych w protokole kontroli i niniejszym wystąpieniu.

12. Zachowanie prawidłowej klasyfikacji dochodów budżetu z tytułu partycypacji ludności w kosztach budowy infrastruktury gminy.

13. Uzupełnienie regulaminu premiowania pracowników zatrudnionych na stanowiskach pomocniczych i obsługi o postanowienia dotyczące warunków przyznawania premii.

14. Spowodowanie prawidłowego rozliczania kosztów podróży służbowych pracowników.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

 Z-ca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Suwałkach