Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół Nr 3 w Bielsku Podlaskim

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 6 listopada 2004 roku (znak: RIO.I.6012 - 29/04), o treści jak niżej:

                                                                                              Pani

                                                                                              Zinaida Laszkiewicz

                                                                                              Dyrektor Zespołu Szkół Nr 3

w Bielsku Podlaskim

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2003 roku, przeprowadzonej w Zespole Szkół Nr 3 w Bielsku Podlaskim na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego 1 egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Badanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wykazało, iż obowiązujące w jednostce regulacje nie zawierają wykazu ksiąg rachunkowych, tj. elementu, który powinien wchodzić w skład dokumentacji zgodnie z przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) – str. 7 protokołu kontroli. Ustalono ponadto, iż w treści zakładowego planu kont nie przewidziano konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”. W rzeczywistości jednostka uzyskiwała dochody budżetowe podlegające przypisaniu (z tytułu stałego wynajmu pomieszczeń na podstawie zawartych umów), co uzasadniało obowiązek ewidencjonowania należności z tego tytułu na koncie 221. Podstawę opracowania zakładowego planu kont stanowi wykaz kont podany w jednolitym planie kont dla jednostek budżetowych, który został zawarty w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752). Spośród ujętych w tym wykazie kont, które należy traktować jako standardową liczbę kont, w zakładowym planie kont można pominąć tylko te, które służą do ujęcia operacji gospodarczych niewystępujących w danej jednostce – str. 5-6, 14 i 18 protokołu kontroli.

Czynności kontrolne wykazały także występowanie nieprawidłowości w sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych, naruszających zarówno przepisy ustawy o rachunkowości, jak i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r., a także uregulowania wewnętrzne, polegających na:

a) nie sporządzaniu zastawień obrotów i sald kont księgi głównej wymaganych przepisami art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 8 protokołu kontroli,

b) występowaniu przypadków (nielicznych) poprawiania błędnych zapisów w księgach rachunkowych w sposób niedopuszczony postanowieniami art. 25 ust. l ustawy – str. 8 protokołu kontroli;

c) niezachowywaniu zasady czystości obrotów na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”, czego wymagają zasady funkcjonowania tego konta zawarte w załączniku Nr 2 do rozporządzenia - str. 14-15 protokołu kontroli; należy ponadto dodać, iż z opisu zawartego na stronie 14 protokołu kontroli wynika, że ewidencja analityczna dochodów zrealizowanych przez jednostkę prowadzona była – wbrew wskazanym przepisom – do konta 750 „Przychody i koszty finansowe”, zamiast do subkonta dochodów konta 130; potwierdzeniem tego jest wystąpienie braku zgodności między danymi ewidencji analitycznej dochodów i obrotami strony Wn subkonta dochodów konta 130 – str. 19 protokołu kontroli;

d) dokonywaniu pod jedną pozycją w dzienniku zapisów zbiorów dowodów księgowych, mimo nie sporządzania zbiorczych dowodów księgowych w rozumieniu art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, na co wskazuje opis zawarty na str. 9 protokołu kontroli;

e) braku na raportach kasowych adnotacji o sprawdzeniu raportu przez osobę upoważnioną, jak tego wymagają przepisy obowiązującej w jednostce Instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo-księgowych – str. 13 protokołu kontroli.

         W wyniku kontroli danych zawartych w sporządzanych przez Zespół Szkół sprawozdaniach Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych stwierdzono, iż stan zobowiązań z tytułu wynagrodzeń i pochodnych był niezgodny z okazaną ewidencją analityczną rozrachunków. Salda zobowiązań wykazane w ewidencji na koniec kwartałów są prawidłowe, natomiast w sprawozdaniach uwidoczniono ich wysokość zawyżoną o wypłacone zasiłki z ubezpieczeń społecznych, które zmniejszały faktyczne zobowiązania jednostki wobec ZUS. Jak wynika z wyjaśnienia złożonego przez Głównego Księgowego „kwoty zobowiązań wykazanych w sprawozdawczości nie były pomniejszane o kwoty wypłaconych zasiłków ZUS, tylko podane zobowiązania wynikłe z naliczenia funduszu płac”.

Wskazuje to, iż ustalenia kwoty zobowiązań w celu ujęcia ich w sprawozdaniu dokonywano na podstawie dokumentów sporządzanych w związku z naliczeniem płac, a nie ksiąg rachunkowych. Należy zatem wnioskować, iż w dacie sporządzania sprawozdania salda zobowiązań jednostki na koniec okresu sprawozdawczego nie były ustalone. Podstawę danych podlegających uwidocznieniu w sprawozdaniach powinien stanowić stan ewidencyjny zobowiązań ustalony w księgach rachunkowych na koniec miesiąca kończącego kwartał, co wynika z § 8 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279 ze zm.) – str. 10-12 protokołu kontroli, załączniki Nr 3 i 4 do protokołu kontroli.

Badając dane zawarte w planie finansowym ustalono, iż badana jednostka opracowała plan finansowy na 2003 rok dla następujących rozdziałów: 80120 „Licea ogólnokształcące”, 80130 „Szkoły zawodowe” i 80146 „Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli”. W rozdziale 80130 ujęte zostały m.in. wydatki liceum profilowanego, wchodzącego w skład Zespołu. Plan finansowy nie przewidywał w związku z tym wydatków w rozdziale 80123 „Licea profilowane”, w którym powinny być ujmowane wydatki dotyczące tego typu jednostek, stosownie do postanowień rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634 ze zm.) - str. 17-18 prot. kontroli.

W  wyniku badania zasad i warunków korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, określonych w obowiązującym w jednostce Regulaminie Funduszu stwierdzono, iż jego postanowienia powinny być zmienione w celu zachowania zgodności z przepisami ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.). Kontrola wykazała bowiem, iż regulamin w dalszym ciągu przewiduje możliwość dofinansowania różnych form wypoczynku zagranicznego, który został wyłączony z pojęcia działalności socjalnej z dniem 1 stycznia 2003 r., w wyniku zmiany art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS wprowadzonej ustawą z dnia 26 lipca 2002 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 135, poz. 1146 ze zm.) – str. 24 protokołu kontroli. Stwierdzono ponadto, iż nieznacznie przekroczono termin przekazania pełnej kwoty odpisu na rachunek bankowy Funduszu. Zgodnie z przepisami art. 6 ust. 2 ustawy pełna kwota dokonanego odpisu powinna być przekazana na rachunek Funduszu do dnia 30 września – str. 23-24 prot. kontroli.

Stwierdzone podczas kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych, dotyczących gospodarki finansowej oraz rachunkowości jednostek budżetowych.

Odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie gospodarki finansowej spoczywała na Pani Dyrektor, jako kierowniku jednostki budżetowej, który stosownie do przepisów art. 28a ustawy o finansach publicznych odpowiada za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały na Głównym Księgowym jednostki, stosownie do zakresu czynności oraz przepisów art. 35 ustawy o finansach publicznych. Odpowiedzialność za właściwe wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości ponosi również kierownik jednostki,  w tym z tytułu nadzoru, w przypadku powierzenia obowiązków innej osobie za jej zgodą - art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości. Do obowiązków kierownika jednostki, stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy, należy m.in. ustalenie w formie pisemnej i aktualizacja dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1.  Uzupełnienie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia.

2. Zobowiązanie Głównego Księgowego do wyeliminowania wskazanych w wystąpieniu nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdawczości, poprzez:

a) sporządzanie zestawień obrotów i sald,

b) prawidłowe poprawianie błędów w zapisach księgowych,

c) zachowywanie zasady czystości obrotów na koncie 130 oraz prowadzenie ewidencji analitycznej dochodów do subkonta dochodów konta 130,

d) księgowanie zbioru dowodów księgowych na podstawie zbiorczego dowodu księgowego sporządzonego zgodnie z przepisami art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości,

e) opatrywanie raportów kasowych adnotacjami o ich sprawdzeniu przez osobę upoważnioną,

f) wykazywanie stanu zobowiązań w sprawozdaniach na podstawie danych wynikających z zamkniętych na koniec miesiąca kont rozrachunkowych.

3.  Wyodrębnianie w planie finansowym Zespołu rozdziału 80123 „Licea profilowane”.

4. Doprowadzenie postanowień Regulaminu Zakładowego Fundusz Świadczeń Socjalnych do zgodności z przepisami ustawy.

5. Zachowanie terminowości przekazywania równowartości naliczonego odpisu na rachunek ZFŚS.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Zarząd Powiatu Bielskiego