Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Gimnazjum w Mońkach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

            Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 6 kwietnia 2004 roku (znak: RIO.I.6012 - 3/04), o treści jak niżej:

                                                                                     Pan

                                                                                                          Zbigniew Karwowski

                                                                                                          Dyrektor Gimnazjum

                                                                                                          w Mońkach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2002 r., przeprowadzonej w Gimnazjum w Mońkach, na podstawie art. l ust. l oraz w trybie art. 5 ust. l ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego l egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

          Badając stan wewnętrznych regulacji dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości stwierdzono m.in., iż jednostka posiada dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady, tj. instrukcje: obiegu i kontroli dokumentów, inwentaryzacyjną, kasową oraz zakładowy plan kont.

Zakładowy plan kont badanej jednostki został opracowany na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz jednolitych planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752). Wprowadzony zarządzeniem zakładowy plan kont badanej jednostki składa się z :

-         wykazu kont syntetycznych,

-         wykazu kont analitycznych do niektórych kont syntetycznych.

Opis w punkcie 2.1 protokołu kontroli, wskazuje, iż w obowiązującym zakładowym planie kont brak przyjętych własnych zasad klasyfikacji zdarzeń (operacji gospodarczych), zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz powiązania ich z kontami księgi głównej, naruszający wymogi art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. „a” ustawy o rachunkowości.

Na podstawie posiadanej przez jednostkę dokumentacji dotyczącej uregulowań wewnętrznych, ustalono i opisano w punkcie 2.4 protokołu kontroli, iż dokumentacja opisująca zasady (politykę rachunkowości) pomija w swej treści niektóre wymogi określone w wymienionym art. 10 ustawy o rachunkowości i § 12-13 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. Polega to na braku określenia roku obrotowego oraz ustalenia wykazu i sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych.

         Uchybienia stwierdzono także w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostki, z naruszeniem zasad wynikających ze wskazanej ustawy o rachunkowości. Polegało to na:

-         dokonywaniu poprawek błędnych zapisów w księgach rachunkowych w sposób naruszający wskazania art. 25 ust. 1 ustawy – pkt 2.6 prot. kontroli,

-         dokonywaniu zapisów na podstawie zbiorczych dowodów księgowych, sporządzanych z naruszeniem art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy – pkt 3.4.1. prot. kontroli,

-         sporządzaniu dowodów księgowych nie zawierających wszystkich elementów wskazanych art. 21 ust. 1 pkt 4, 6 ustawy – pkt 3.4.3, 2.7 prot. kontroli,

-         sporządzeniu zestawień obrotów i sald kont księgi głównej z naruszeniem wymogów art. 18 ust. 1 ustawy, tj. brak sumy obrotów za poszczególne miesiące,

Badanie funkcjonowania kontroli wewnętrznej wykazało, iż na jej system składały się procedury wynikające z dokumentacji występującej w jednostce, tj. statucie, uprawnieniach i odpowiedzialności pracowników zawartych w ich zakresach czynności służbowych oraz przywołanych wcześniej przepisach wewnętrznych. Ustalono, iż nie dokonano ich analizy i aktualizacji pod kątem dostosowania do znowelizowanych przepisów ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tj. Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148), która zawiera szczegółowe uregulowania w zakresie problematyki wewnętrznej kontroli finansowej - pkt 1.10 protokołu kontroli. Zasadą generalną jest odpowiedzialność kierownika jednostki sektora finansów publicznych za całość jej gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej (art. 28a ust. l). Kierownik jednostki ustala procedury kontroli finansowej obejmujące szczegółowy sposób, tryb i komórki odpowiedzialne za badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie: pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych, dokonywania wydatków, udzielania zamówień publicznych, zwrotu środków publicznych (art. 35a ust. 2 pkt 2 ustawy). Zgodnie z art. 35a ust. 3 ustawy procedury te muszą zostać ustalone w formie pisemnej. W związku z tym obowiązujące w jednostce ustalenia w zakresie kontroli wewnętrznej wymagają przeanalizowania pod kątem wymogów ustawy oraz standardów kontroli finansowej, określonych przez Ministra Finansów w Komunikacie Nr l z dnia 30 stycznia 2003 r. w sprawie ogłoszenia „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych" (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 3, poz. 13).

         Do nieprawidłowości w procedurze opracowywania planów finansowych należy zaliczyć fakt, opisany w punkcie 5.1 protokołu kontroli, iż badana jednostka po otrzymaniu informacji od Burmistrza o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków, wynikających z uchwały budżetowej na 2003 r. (pismo Nr FRG. 3010-3/03 z dnia 12 marca 2003 r.) nie sporządziła odrębnego planu finansowego. Przeprowadzono jedynie dostosowanie projektu planu finansowego do uchwały budżetowej na 2003 r. poprzez dokonanie zmian w projekcie planu finansowego, poprzez skreślenia poszczególnych kwot i naniesienie nowych zapisem nietrwałym (ołówkiem). Zgodnie z § 4 rozporządzenia finansowych dnia 29 grudnia 2000 roku finansowych sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych… (Dz. U. Nr 122, poz. 1333), projekty planów finansowych jednostek budżetowych, w przypadku, gdy zachowana została zgodność z projektem uchwały budżetowej, zatwierdzone przez kierownika samorządowej jednostki budżetowej stanowią podstawę gospodarki finansowej samorządowej jednostki budżetowej w okresie od dnia 1 stycznia roku budżetowego do dnia opracowania planu finansowego na podstawie informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków wynikających z ustawy lub uchwały budżetowej.

Nie dopełniono również wymogu zaopiniowania projektów planów finansowych przez radę pedagogiczną – wynikającego z postanowień art. 41 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 7 września 1997 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 1996 r. Nr 67, poz. 329 ze zm.) – pkt 5.1 prot. kontroli.

         W wyniku analizy sporządzanej przez jednostkę sprawozdawczości w zakresie wykonania planów finansowych środków specjalnych jednostek budżetowych, sprawozdanie Rb-32 z za okres od początku roku do dnia 31.12.2003 r., ustalono, iż nastąpiło przekroczenie wydatków środków specjalnych w stosunku do planu. Szczegółowy opis powyższej nieprawidłowości zawarto w punkcie 9.5 protokołu kontroli. Należy zauważyć, iż zgodnie z zapisem art. 28 ust. 1 ustawy o finansach publicznych wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokości ustalonych w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych.

Stwierdzone podczas kontroli uchybienia były wynikiem nieznajomości i nieprzestrzegania przepisów prawnych, dotyczących gospodarki finansowej jednostek budżetowych oraz prowadzania rachunkowości.

Odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie gospodarki finansowej spoczywała na Dyrektorze Gimnazjum, jako kierowniku jednostki budżetowej, który stosownie do przepisów art. 28a ustawy o finansach publicznych odpowiada za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Zakres obowiązków dyrektora szkoły w zakresie spraw finansowych i organizacyjnych wskazany został również przepisami art. 39 ust. l pkt l i 5 ustawy o systemie oświaty. Kierownik jednostki odpowiedzialny jest również za właściwe wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, w przypadku powierzenia obowiązków innej osobie za jej zgodą.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały na Głównym Księgowym jednostek budżetowych, stosownie do zakresu czynności oraz przepisów art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze przedstawione nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dostosowanie przepisów wewnętrznych z zakresu polityki rachunkowości do obowiązujących przepisów prawnych wskazanych w niniejszym wystąpieniu i protokole kontroli

2. Wyeliminowanie uchybień wynikających z naruszenia wskazanych przepisów ustawy o rachunkowości.

3. Przeanalizowanie regulacji wewnętrznych odnoszących się do kontroli finansowej, pod kątem zgodności z wymogami ustawy o finansach publicznych i obowiązującymi standardami kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych.

4. Zachowanie prawidłowości w zakresie planowania budżetowego, stosownie do uwag zawartych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego.

5. Przestrzeganie obowiązku opiniowania projektów planów finansowych szkoły przez radę pedagogiczną, zgodnie z wymogami wskazanego przepisu ustawy o systemie oświaty.

6. Dokonywanie wydatków ze środków publicznych zgodnie planem finansowym.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

Burmistrz Miasta Mońki

                                                                                               Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

    w Białymstoku