Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół w Czarnej Wsi Kościelnej

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28 maja 2004 roku (znak: RIO.I.6012 - 14/04), o treści jak niżej:

Pani Agnieszka Znajda

Dyrektor

Zespołu Szkół

w Czarnej Wsi Kościelnej

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych za okres 2003 roku, przeprowadzonej w Zespole Szkół w Czarnej Wsi Kościelnej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Badanie wykazało uchybienia w zakresie kompletności wewnętrznych uregulowań składających się na system kontroli finansowej – s. 5-6 protokołu kontroli. Nie zostały mianowicie określone w formie pisemnej procedury dotyczące obiegu, kontroli, zasad sporządzania, przechowywania i archiwowania dokumentów finansowo – księgowych. Stwierdzono ponadto nieopracowanie, pomimo występowania obrotu gotówkowego, przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę kasową, a także gospodarkę drukami ścisłego zarachowania. W badanej jednostce nie obowiązywały także żadne regulacje wewnętrzne dotyczące zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji aktywów i pasywów. Z przepisu art. 28a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.) wynika, iż kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest zobowiązany zapewnić odpowiedni system wewnętrznej kontroli finansowej w swojej jednostce, odpowiadający wymogom art. 35a ustawy. Według przepisów tego artykułu, kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy wszystkich procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowania mieniem. Kierownik jednostki (z uwzględnieniem jej zadań, struktury organizacyjnej, kadrowej itp.) winien ustalić procedury kontroli finansowej w formie pisemnej, obejmując wszystkie podejmowane w jednostce operacje (art. 35a ust. 3 ustawy).

Środki wewnętrznej kontroli finansowej winny odnosić się do zadań wykonywanych przez poszczególnych pracowników jednostki, m.in. poprzez pisemne określenie ich zakresów obowiązków i odpowiedzialności. W wyniku kontroli stwierdzono niezgodność pomiędzy zakresem czynności i faktycznie wykonywanymi zadaniami przez pracownika zatrudnionego na stanowisku samodzielnego referenta - pełnił ona także funkcję kasjera, pomimo iż obowiązki i odpowiedzialność w zakresie prowadzenia kasy nie zostały mu formalnie powierzone – s. 5-6, 13 protokołu kontroli.

         W zakresie dokumentacji zasad rachunkowości Zespołu Szkół kontrolującemu okazano dokument w sprawie zakładowego planu kont, wprowadzony zarządzeniem Burmistrza Czarnej Białostockiej Nr 03/02 z dnia 14 stycznia 2002 r. Zarządzenie zawierało postanowienia dotyczące planu kont dla podległych gminnych jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad ich funkcjonowania, a także ustalało wykaz stosowanych w nich ksiąg rachunkowych – s. 6-8 protokołu kontroli. Należy wskazać, iż kompetencja do ustalania i aktualizacji dokumentacji zasad rachunkowości, w tym będącego jej elementem składowym zakładowego planu kont, należy do kierownika jednostki, stosownie do przepisu art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694). Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy, przez kierownika jednostki rozumie się osobę, która zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności uprawniona jest do zarządzania jednostką. Kierownik jednostki (w tym przypadku Dyrektor Zespołu Szkół), aby zapewnić rzetelne, bezbłędne, sprawdzalne i bieżące prowadzenie ksiąg rachunkowych, winien ustalić taką dokumentację w formie pisemnej, biorąc pod uwagę potrzeby i specyfikę swojej jednostki oraz wymogi ustawy i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz jednolitych planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752). Wymieniony wyżej dokument, który stanowił podstawę prowadzenia rachunkowości w badanej jednostce, nie wskazywał metody prowadzenia ewidencji analitycznej dla rzeczowych składników aktywów obrotowych (oleju opałowego), spośród określonych w art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Kontrola wykazała, iż w praktyce stosowano uproszczoną metodę, polegająca na rezygnacji z ewidencji magazynowej i odpisywaniu w koszty wartości oleju opałowego na dzień jego zakupu, określoną w ust. 2 pkt 4 wskazanego przepisu – s. 35 protokołu kontroli.

         Czynności kontrolne wykazały ponadto inne nieprawidłowości, naruszające przepisy zawarte w ustawie o rachunkowości. Polegało to na:

- nie sporządzaniu na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej jednak niż na koniec miesiąca, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej (ustalono, iż ten element składowy ksiąg rachunkowych został sporządzony jedynie za rok obrotowy); zasady sporządzania zestawień obrotów i sald określają przepisy art. 18 ustawy, zaś ich terminowe sporządzanie stanowi jeden z warunków uznania, iż księgi rachunkowe prowadzone są bieżąco - art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy – s. 10 protokołu kontroli,

- braku zakwalifikowania większości dowodów księgowych (za wyjątkiem dokumentów stwierdzających wypłatę wynagrodzeń) do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie sposobu ich rejestracji na kontach analitycznych odpowiadających podziałkom klasyfikacji budżetowej, czego wymaga art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy – s. 11 protokołu kontroli,

- nie dokonaniu wyceny materiałów nie zużytych do końca 2003 roku (oleju opałowego), które w momencie zakupu ewidencjonowane były w koszty badanej jednostki oraz nie przeksięgowaniu ich wartości w ewidencji księgowej z konta 400 „Koszty wg rodzajów” na konto 310 „Materiały”, o czym stanowi przepis art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy; obowiązek ustalania stanu rzeczowych składników aktywów obrotowych na ostatni dzień roku obrotowego w drodze spisu wynika także z przepisów art. 26 ust. 1 pkt 1 tego aktu prawnego – s. 35-36 protokołu kontroli.

         Analizując, w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości..., poprawność ujmowania operacji gospodarczych na poszczególnych kontach występujących w ewidencji jednostki stwierdzono, że:

- zapisów na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” dokonywano z naruszeniem zasady, w myśl której dokonywane są one na podstawie wyciągów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów między jednostką a bankiem oraz zasady czystości obrotów, nakazującej stosowanie do błędnych zapisów, zwrotów, nadpłat i korekt dodatkowo technicznego zapisu ujemnego. Ponadto wskazano, iż ewidencja dochodów i wydatków budżetowych powinna być dokonywana na wyodrębnionych subkontach do konta 130 – s. 15 protokołu kontroli,

- nieprawidłowo ujmowano operacje dotyczące zrealizowanych przez jednostkę dochodów budżetowych z uwagi na nieprowadzenie konta 750 „Przychody i koszty finansowe”, przeznaczonego do ewidencji przychodów z tytułu dochodów budżetowych oraz operacji finansowych i kosztu operacji finansowych, a także konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”, służącego do ujmowania rozliczeń z budżetem zrealizowanych dochodów – s. 8 protokołu kontroli,

- rozrachunki z odbiorcami i dostawcami oraz należności z tytułu pożyczek mieszkaniowych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych ewidencjonowano za pośrednictwem konta 240 „Pozostałe rozrachunki”, zamiast przy wykorzystaniu odpowiednio kont 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” i 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”, właściwych, z uwagi na ich treść ekonomiczną, do ujmowania wymienionych operacji – s. 9 protokołu kontroli,

- konto 101 „Kasa” wykorzystywano jedynie do ewidencji wpływów i rozchodów gotówki z rachunku bieżącego; obrót gotówkowy środków pieniężnych pobieranych na podstawie czeków rozliczeniowych z rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i rachunku środka specjalnego nie był ujmowany za pośrednictwem konta 101, nie był także ewidencjonowany w raporcie kasowym – s. 12-13 protokołu kontroli.

W wyniku badania stanu aktywów i pasywów ujawnionych w księgach rachunkowych jednostki na koniec 2003 roku stwierdzono, że na koncie 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)” pozostawały salda dotyczące nierozliczonych wydatków inwestycyjnych poniesionych w latach wcześniejszych. Nie rozliczono kosztów zadań na łączną kwotę 152.742,46 zł (saldo w tej wysokości występuje w ewidencji jednostki od 1998 roku i dotyczy kosztów inwestycji związanej z wykończeniem budynku Zespołu) – s. 34 protokołu kontroli. Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, jednostka obowiązana jest dokonywać weryfikacji realnej wartości składników aktywów ujawnionych na tym koncie, w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami, na ostatni dzień każdego roku obrotowego.

Oprócz środków trwałych w budowie, inwentaryzacji w drodze weryfikacji podlegały także inne składniki majątku jednostki, m.in. należności i zobowiązania wobec pracowników, zobowiązania publicznoprawne, rozrachunki wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych. Z wyjaśnień udzielonych w trakcie kontroli wynika, iż wymienione składniki aktywów i pasywów zostały poddane inwentaryzacji wskazaną metodą, jednakże jej przeprowadzenie nie zostało udokumentowane. Zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości, przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy należycie udokumentować oraz powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Ustalono ponadto, że nie sporządzono dokumentacji z inwentaryzacji na dzień 31 grudnia 2003 r. stanu gotówki w kasie – s. 36-37 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała też uchybienia w wypełnianiu obowiązków w zakresie sprawozdawczości, określonych przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279 ze zm.). Ustalono, iż kontrolowana jednostka nie sporządziła sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za okres od początku roku do dnia 31 stycznia 2003 roku. W trakcie roku budżetowego sporządzono tylko dwa sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych: za okres od początku roku do dnia 30 września i do dnia 31 grudnia 2003 roku; ponadto dochody wykonane wykazano w nich w wysokości osiągniętej w danym okresie sprawozdawczym – s. 11-12 protokołu kontroli. Wymienione sprawozdania budżetowe są sprawozdaniami miesięcznymi, które sporządza się za każdy kolejny miesiąc kalendarzowy, o czym stanowią przepisy § 7 ust. 1 wskazanego aktu prawnego. Zasadą, wyrażoną w § 9 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia, jest, że dane w zakresie wykonania wykazuje się w sprawozdaniach narastająco od początku roku do końca okresu sprawozdawczego. Obowiązek zaś ich sporządzania przez kierowników jednostek budżetowych wynika z przepisów § 4 ust. 1 pkt 2 lit. b).

Zespół Szkół w Czarnej Wsi Kościelnej gromadził na wyodrębnionym rachunku bankowym środki finansowe w postaci środka specjalnego, utworzonego na mocy Uchwały Nr XXXVIII/245/01 Rady Miejskiej w Czarnej Białostockiej z dnia 30 października 2001 roku. Jak ustalono, podstawę gospodarki finansowej środka stanowił plan finansowy, który został sporządzony jedynie w szczegółowości paragrafów klasyfikacji budżetowej, bez uwzględnienia działów i rozdziałów, wymaganych przepisem § 6 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. Nr 122, poz. 133). Kontrola wydatków środka specjalnego, dokonana w oparciu o ewidencję analityczną wydatków, plan finansowy i jego korekty (w trakcie roku obrotowego planowane przychody i wydatki środka specjalnego dwukrotnie ulegały zmianom), wykazała, że badana jednostka dopuściła okresowo do przekroczenia zawartego w planie finansowym limitu wydatków. Przekroczenie nastąpiło w związku ze zrealizowaniem przychodów wyższych od prognozowanych, bez jednoczesnego dokonania zmian w rocznym planie finansowym. Stan przekroczenia istniał do dnia 30 września 2003 roku, tj. do dnia dokonania przez kierownika jednostki stosownej zmiany planu. Na dzień 29 września 2003 roku zrealizowane wydatki środków specjalnych w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej wynosiły: par. 4210 – 18.971,05 zł (plan – 5.000 zł), par. 4240 – 681,49 zł (plan – 3.400 zł), par. 4300 – 2.764,53 zł (plan – 360 zł); dodatkowo do tego dnia wydatkowano kwotę 100 zł na zadanie nie ujęte w planie, tj. na wypłatę stypendium (par. 3240 wprowadzony został do planu w trakcie roku budżetowego – przy pierwszej jego zmianie) – s. 29-30 protokołu kontroli.

Zgodnie z zasadami określonymi w art. 28 ust. 1 i art. 92 pkt 3 w zw. z art. 129 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych. Jak wynika z przepisów art. 26 ustawy, ujęte w ich rocznych planach finansowych wydatki mogą one ulec zmianie w przypadku zrealizowania przychodów wyższych od prognozowanych, przy czym zmiany przychodów i wydatków wymagają dokonania zmian w rocznym planie finansowym. Dysponowanie środkami finansowymi, zgodnie z postanowieniami Statutu Zespołu, należało do Dyrektora jednostki. Opracowywanie zaś planów finansowych oraz przygotowywanie wniosków dotyczących zmian w budżecie, na podstawie zakresu czynności było obowiązkiem Głównego Księgowego. Należy ponadto wskazać, iż główny księgowy, na podstawie art. 35 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, jest pracownikiem, któremu powierza się obowiązki i odpowiedzialność w zakresie m.in. dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym. Dowodem dokonania owej kontroli jest jego podpis na dokumentach dotyczących danej operacji, który oznacza, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym, a jednostka posiada środki finansowe na ich pokrycie (art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy).

W trakcie czynności kontrolnych ustalono ponadto, iż badana jednostka w planie finansowym, jak i w sprawozdaniach półrocznym i rocznym Rb-32 z wykonania planów finansowych środków specjalnych, ujęła wpływy z najmu składników majątkowych, z odsetek bankowych oraz darowizn pieniężnych do paragrafu 083 „Wpływy z usług” – s. 30-31 protokołu kontroli. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634 ze zm.) wpływy z najmu należało ująć do paragrafu 075 Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych..., odsetki bankowe do paragrafu 092 Pozostałe odsetki, zaś darowizny pieniężne do paragrafu 096 Otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pieniężnej. Badana jednostka nie sporządzała też odrębnych planów finansowych dla środków specjalnych pochodzących z darowizn (łączne przychody środka z tego tytułu wyniosły w 2003 roku 1.862,40 zł) – s. 31 protokołu kontroli. Dla tego rodzaju środków specjalnych plan finansowy sporządza się na okres, w którym środki te będą wydatkowane, stosownie do art. 21 ust. 4 ustawy o finansach publicznych. Ponadto, jak wynika z normy zawartej w § 15 Załącznika Nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, istnieje wymóg sporządzania jednostkowych sprawozdań z wykonania planów finansowych środków specjalnych oddzielnie dla poszczególnych tytułów środka.

Podczas kontroli wydatków na wynagrodzenia i pochodne stwierdzono, iż pracownicy zatrudnionej na stanowisku samodzielnego referenta wypłacany był dodatek za prowadzenie kasy w wysokości 10% wynagrodzenia zasadniczego (przyznany w angażu). Należy wskazać, iż obowiązujące przepisy dotyczące wynagradzania pracowników zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego nie przewidują takiego składnika wynagrodzenia – s. 22 protokołu kontroli. Jednocześnie podkreślenia wymaga, iż kierownik jednostki organizacyjnej może, w opracowanej przez siebie na podstawie § 3 rozporządzenia tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego, zwiększać wysokość miesięcznych stawek wynagrodzenia, nie więcej jednak niż o 10%.

W wyniku badania zasad i warunków korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Społecznych należy wskazać na potrzebę przeanalizowania przyjętego w tym względzie regulaminu pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.). Kontrola wykazała bowiem, iż regulamin przewidywał m.in. możliwość dofinansowania zagranicznych wczasów pracowniczych oraz zagranicznego wypoczynku dzieci i młodzieży, tj. rodzaju działalności socjalnej, która w obecnym stanie prawnym nie może funkcjonować – s. 24 protokołu kontroli. Stwierdzono ponadto, iż odpis na ZFŚS został ustalony nieprawidłowo w świetle zasad ustalania jego wysokości, wynikających z art. 5 ust. 5 ustawy, dotyczących zwiększania Funduszu o odpis na emerytów i rencistów uprawnionych do opieki socjalnej Skutkowało to zawyżeniem odpisu o 1.125,62 zł – s. 23 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała ponadto uchybienie, polegające na nie dokonaniu księgowego odpisu na Fundusz, tj. nie ujęciu tej operacji gospodarczej w księgach rachunkowych jednostki – s. 23-24 protokołu kontroli. Zgodnie z brzmieniem przepisu art. 5 ust. l ustawy, fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Dokonanie odpisu powinno być związane z ujęciem w księgach rachunkowych kwoty odpisu zapisem Wn 240 Ma 851 w celu uwidocznienia należności funduszu w kwocie podlegającej przekazaniu na jego rachunek z tytułu odpisu. Wprowadzenie wskazanego zapisu do ksiąg rachunkowych winno nastąpić przed ustawowo określonymi terminami przekazania środków. Jest to niezbędne także dla zachowania cechy bezbłędności zapisów w rozumieniu art. 24 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Dodatkowo istnieje wymóg, aby odpis na zfśs, dokonywany na początku roku dla planowanej liczby zatrudnionych, podlegał korekcie w końcu roku kalendarzowego (§ 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 168 ze zm.)), za wyjątkiem odpisu dla nauczycieli, gdyż jak wynika z treści art. 53 ust. 1 ustawy – Karta Nauczyciela, odpis podstawowy dla nauczycieli nalicza się od planowanych rocznych środków przeznaczonych na wynagrodzenia osobowe. Dokonanie odpisu pozostaje ponadto w związku, z określonymi w art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, zasadami dotyczącymi terminowości przelewów środków na rachunek bankowy funduszu. Zgodnie z nimi, równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do dnia 30 września, z tym że w terminie do 31 maja tego roku przekazaniu podlega kwota stanowiąca co najmniej 75% równowartości odpisów. W badanej jednostce do dnia 31 maja 2003 r. pracodawca nie przekazał na rachunek bankowy tytułem odpisu żadnej kwoty, natomiast do dnia 30 września przelano sumę 10.750 zł (tj. 25% równowartości odpisu) – s. 24 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli ocenie poddano również prawidłowość udzielania zamówień publicznych. Stwierdzono, iż postępowanie o udzielenie zamówienia na zakup oleju opałowego przeprowadzone zostało z naruszeniem przepisów obowiązującej wówczas ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 ze zm.) – s. 25–27 protokołu kontroli. Jak wynika z dokumentacji postępowania, wyboru wykonawcy dokonano w trybie zapytania o cenę. Kontrola postępowania wykazała, iż obarczone ono było następującymi nieprawidłowościami:

- zapytanie o cenę skierowane zostało do 3, nie zaś 4 dostawców, tj. niezgodnie z przepisem art. 67 ustawy,

- dostawcy nie złożyli oświadczeń, o których mowa w art. 22 ust. 2 ustawy; ich brak na podstawie art. 19 ust. 1 pkt 8 ustawy, stanowił przesłankę uzasadniającą wykluczenie dostawców z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego,

- w dokumentacji podstawowych czynności nie zawarto informacji o powodach zastosowania przez zamawiającego trybu dokonywania zamówienia innego, niż przetarg nieograniczony wymaganej przepisem art. 26 ust. 1 w zw. z art. 25 ust. 1 pkt 9 ustawy.

Część z wymienionych zasad i procedur postępowania o udzielenie zamówienia publicznego została zachowana w obecnie obowiązującej ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177). W związku z tym, przy udzielaniu zamówień publicznych należy zwrócić szczególną uwagę na przestrzeganie przepisów przywołanej ustawy, zwłaszcza art. 71 ust. 1 oraz art. 22 ust. 1 i art. 73 w zw. z art. 44.

         Według postanowień Statutu Zespół Szkół posiada dla potrzeb własnych budynek szkolny i boisko szkolne. Na podstawie danych ewidencji księgowej ustalono natomiast, że w ramach składników majątku trwałego jednostka była w posiadaniu jedynie placu szkolnego, budynku gospodarczego i ogrodzenia. Z udzielonych wyjaśnień wynika, iż środek trwały w postaci budynku szkoły, który jest obecnie wykorzystywany przez Zespół, nie został objęty ewidencją księgową wskutek braku decyzji o jego przekazaniu jednostce. Formą prawną władania nieruchomością przez samorządową jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, na mocy przepisu art. 43 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2000 r. Nr 46, poz. 543 ze zm.), jest trwały zarząd. W myśl art. 44 i 45 tej ustawy, trwały zarząd ustanawia burmistrz, w drodze decyzji administracyjnej wydanej na podstawie wniosku jednostki organizacyjnej. Objęcie nieruchomości w trwały zarząd następuje zaś na podstawie protokołu zdawczo – odbiorczego, który stanowi podstawę ujęcia wartości nieruchomości w ewidencji jednostki – s. 2-3 protokołu kontroli.

Stwierdzone podczas kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieznajomości i nieprzestrzegania przepisów prawnych, dotyczących gospodarki finansowej jednostek budżetowych oraz prowadzenia rachunkowości.

Odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie gospodarki finansowej spoczywała na Dyrektorze Zespołu Szkół, jako kierowniku jednostki budżetowej, który stosownie do przepisów art. 28a ustawy o finansach publicznych odpowiada za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Obowiązki dyrektora szkoły w zakresie spraw finansowych i organizacyjnych wskazane zostały również przepisami art. 39 ust. l pkt l i 5 ustawy o systemie oświaty. Kierownik jednostki odpowiedzialny jest także za właściwe wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, w przypadku powierzenia obowiązków innej osobie za jej zgodą.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały na Głównym Księgowym jednostki budżetowej, stosownie do zakresu czynności oraz przepisów art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Objęcie pisemnymi procedurami kontroli procesów związanych z:

-         obiegiem, kontrolą, zasadami sporządzania, przechowywania i archiwowania dokumentów finansowo – księgowych ,

-         obrotem gotówkowym i gospodarką drukami ścisłego zarachowania,

-         przeprowadzaniem i rozliczaniem inwentaryzacji aktywów i pasywów.

2. Zapewnienie zgodności pomiędzy zakresem czynności ustalonym dla pracownicy zatrudnionej na stanowisku samodzielnego referenta i faktycznie wykonywanymi przez nią zadaniami.

3. Przyjęcie dokumentacji opisującej funkcjonujące w Zespole Szkół zasady rachunkowości, z wykorzystaniem uwag zawartych w protokole kontroli i niniejszym wystąpieniu.

4. Spowodowanie wyeliminowania stwierdzonych w trakcie kontroli uchybień w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, poprzez:

a)     sporządzanie na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej,

b)     kwalifikowanie dowodów księgowych do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie sposobu ich rejestracji na kontach analitycznych odpowiadających podziałkom klasyfikacji budżetowej,

c)     dokonywanie wyceny niezużytych do końca roku obrotowego materiałów, które w momencie zakupu księgowane są w koszty jednostki oraz dokonywanie przeksięgowania ustalonej wartości z konta 400 „Koszty wg rodzajów” na konto 310 „Materiały”,

d)     realizację obowiązku nakazującego przeprowadzanie i należyte dokumentowanie inwentaryzacji wykazanych w księgach stanów aktywów i pasywów, w tym rozliczenie kosztów zadań inwestycyjnych pozostających na koncie 080 i odpowiednie zarachowanie wartości uzyskanych efektów inwestycyjnych na koncie 011,

e)     przestrzeganie, wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia, zasad ujmowania poszczególnych operacji w ewidencji księgowej.

6. Zapewnienie prawidłowej realizacji obowiązków sprawozdawczych wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, w zakresie sporządzania sprawozdań w wymaganych okresach sprawozdawczych, z zachowaniem zasad ich sporządzania.

7. Wyeliminowanie nieprawidłowości w funkcjonowaniu środków specjalnych poprzez:

a)     przestrzeganie zasady, w myśl której wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych,

b)     uwzględnienie w ich planach finansowych, oprócz paragrafów klasyfikacji budżetowej, także działów i rozdziałów,

c)     prawidłową klasyfikację ich przychodów,

d)     sporządzanie odrębnych planów finansowych dla środków specjalnych pochodzących z darowizn, zgodnie z postanowieniami art. 21 ust. 4 ustawy o finansach publicznych oraz jednostkowych sprawozdań Rb-32 oddzielnie dla poszczególnych tytułów środka specjalnego na podstawie § 15 Załącznika Nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

8. Ustalenie wynagrodzenia pracownika prowadzącego kasę zgodnie z obowiązującymi przepisami rozporządzenia Rady Ministrów.

10. Przestrzeganie zasad funkcjonowania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych z wykorzystaniem uwag zawartych w niniejszym wystąpieniu dotyczących:

a)     wyeliminowania niezgodności między Regulaminem funduszu a przepisami ustawy,

b)     ustalania odpisu w prawidłowej wysokości i jego ujmowania w księgach rachunkowych jednostki,

c)     dochowywania ustawowych terminów przekazywania równowartości odpisu na rachunek funduszu.

11. Dokonanie zwrotu z rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych nienależnie przekazanej kwoty w wysokości 1.125,62 zł.

12. Zapewnienie prawidłowości prowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, w szczególności w zakresie gromadzenia wymaganych oświadczeń oraz liczby zapraszanych do składania ofert dostawców.

12. Podjęcie działań w celu uregulowania kwestii władania przez Zespół Szkół nieruchomością przy ul Szkolnej 1, mając na uwadze przepisy ustawy o gospodarce nieruchomościami.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                                                                                              Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

    w Białymstoku

Do wiadomości:

Burmistrz Czarnej Białostockiej