Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Muzeum Okręgowym w Suwałkach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16 listopada 2004 roku (znak: RIO.V.6012 - 13/04), o treści jak niżej:

Pan Jerzy Brzozowski

Dyrektor Muzeum Okręgowego

w Suwałkach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2003 rok, przeprowadzonej w Muzeum Okręgowym w Suwałkach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz.U. z 2001 roku Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego 1 egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

W trakcie kontroli poddano ocenie wewnętrzne regulacje dotyczące organizacji Muzeum Okręgowego w Suwałkach, pod kątem zapewnienia właściwego funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej, o której mowa w przepisach art. 28a i art. 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 roku Nr 15, poz. 148 ze zm.).

Stwierdzono, że obowiązująca w jednostce Instrukcja zasad sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych nie określa w sposób wyczerpujący wszystkich elementów służących wykonywaniu wewnętrznej kontroli finansowej. Instrukcja nie określa schematu obiegu dowodów, dającego możliwość prześledzenia ich drogi od momentu sporządzenia lub wpływu do jednostki do momentu ich zadekretowania i ujęcia w ewidencji księgowej. Należy także zwrócić uwagę na brak wskazania osób upoważnionych do sprawdzania dokumentów finansowo-księgowych pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym. Okoliczność tą należy traktować jako jedną z przyczyn niewłaściwego wykonywania kontroli finansowej. Znaczna część dokumentów finansowo-księgowych nie została bowiem opatrzona adnotacją na dowód sprawdzenia pod względem merytorycznym – str. 11, 14-15 protokołu kontroli. Z kolei część list płac nie zawiera podpisów osoby sporządzającej i sprawdzającej, czego wymagają postanowienia Instrukcji – str. 24 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli stwierdzono też, że badana jednostka nie posiada opracowanych procedur rejestracji wpływu dokumentów finansowo-księgowych do jednostki, w wyniku czego zewnętrzne dokumenty finansowo-księgowe nie zawierają dat ich wpływu do jednostki. Wskazywanie tych dat na dokumentach ma istotne znaczenie m.in. dla zachowania terminowości regulowania zobowiązań – s. 14 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli wynika także, iż doprecyzowania wymaga obowiązująca w jednostce Instrukcja inwentaryzacyjna. Nie określa ona praw, obowiązków oraz zadań komisji inwentaryzacyjnej, jak również wyczerpujących zasad przeprowadzania i dokumentowania inwentaryzacji – str. 12 protokołu kontroli. Należy zauważyć, iż postanowienia art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.) zawierają nakaz właściwego udokumentowania przeprowadzenia i rozliczenia wyników inwentaryzacji, co uzasadnia, wobec braku regulacji w tym zakresie w przepisach powszechnie obowiązujących, kompletne określenie w przepisach wewnętrznych szczegółowego sposobu przeprowadzania i dokumentowania inwentaryzacji.

Z przywołanych na wstępie przepisów ustawy o finansach publicznych wynika, że kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest zobowiązany do odpowiedniego zorganizowania systemu kontroli wewnętrznej w swojej jednostce. Wewnętrzna kontrola finansowa w jednostce powinna dotyczyć wszystkich procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, zaś jej wykonywanie powinno mieć oparcie w procedurach ustalonych przez kierownika jednostki w formie pisemnej. Procedury te powinny być opracowane z uwzględnieniem zadań, struktury organizacyjnej i kadrowej jednostki oraz ustalać drogę obiegu dokumentów związanych ze wszystkimi procesami zachodzącymi w jednostce, zgodnie ze ”Standardami kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”, ogłoszonymi Komunikatem Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 3, poz. 13), które w myśl art. 35a ust. 3 ustawy powinny być brane pod uwagę przy organizowaniu systemu kontroli wewnętrznej (standardy Nr 12 i 14 w części D „Mechanizmy systemu kontroli finansowej”).

Badanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, opracowanej na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości, również wykazało nieprawidłowości. Nie określono dotychczas metody prowadzenia ewidencji szczegółowej rzeczowych składników aktywów obrotowych, spośród przedstawionych przez ustawodawcę do wyboru przepisami art. 17 ust. 2 ustawy – str. 12 protokołu kontroli. Z kolei stosowany przez jednostkę zakładowy plan kont ograniczony został jedynie do wykazu kont księgi głównej oraz kont ksiąg pomocniczych. Nie zawiera natomiast opisu przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń, nakazanego przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a) ustawy o rachunkowości – str. 12 protokołu kontroli.

W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono nieprawidłowości naruszające przepisy ustawy o rachunkowości oraz uregulowania wewnętrzne, poprzez:

a) dokonywanie zapisów w dzienniku bez zachowania chronologii zdarzeń, czym naruszono art. 14 ust. 1 ustawy; chronologii nie zachowano także w przypadku zapisów na kontach księgi głównej, naruszając art. 15 ust. 2 ustawy – str. 17 protokołu kontroli,

b) ewidencjonowanie rozrachunków z pracownikami z tytułu wpłat za rozmowy telefoniczne na koncie 200 “Rozrachunki z odbiorcami”, zamiast na przewidzianym w zakładowym planie kont koncie 234 “Pozostałe rozrachunki z pracownikami” – str. 18 protokołu kontroli,

c) ujmowanie w ewidencji syntetycznej obciążenia pracowników odsetkami z tytułu pożyczek udzielonych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych na koniec okresów półrocznych, podczas gdy przypis odsetek w ewidencji analitycznej dokonywany był co miesiąc; wskazany sposób księgowania prowadził do niezgodności między ewidencją syntetyczną i analityczną, a w konsekwencji do naruszenia art. 16 ust. 1 ustawy, zgodnie z którym konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem zapisów kont księgi głównej – str. 18-19 protokołu kontroli,

d) księgowanie operacji dokumentowanych fakturami korygującymi niezgodnie z faktycznym ich przebiegiem, w wyniku czego nie były ujmowane w ewidencji faktury, które były następnie przedmiotem korekty – str. 19-20 protokołu kontroli,

e) sporządzanie raportów kasowych dotyczących środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych za okresy inne, niż wskazane w uregulowaniach wewnętrznych – str. 22 protokołu kontroli,

f) dokonywanie zapisów w raportach kasowych z pominięciem daty zapisu – str. 22-23 protokołu kontroli; należy wskazać, iż zgodnie z przepisem art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy warunkiem bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych jest m.in. ujmowanie operacji gotówkowych w tym samym dniu, w którym zostały dokonane – wobec stwierdzonego sposobu dokonywania zapisów w raportach, weryfikacja przestrzegania tego przepisu jest znacznie utrudniona (na stan ten wpływa dodatkowo także brak na listach wypłat wynagrodzeń z kasy daty odbioru gotówki przez pracowników) – str. 25 protokołu kontroli),

g) księgowanie dowodów nie zawierających elementów wskazanych przepisami art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy, a mianowicie stwierdzenia zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacji) lub podpisu osoby odpowiedzialnej za to wskazanie – str. 24 protokołu kontroli,

W zakresie wykonywania obowiązków sprawozdawczych stwierdzono, że badana jednostka nie sporządziła sprawozdania Rb-N o stanie należności oraz Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń za I i III kwartał 2003 roku – str. 20 protokołu kontroli. Sporządzono jedynie sprawozdania roczne i półroczne. Zgodnie z przepisami § 1 ust. 2 pkt 3 i ust. 3 pkt 9, § 2 ust. 1 oraz § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2001 r. w sprawie rodzajów i zasad sporządzania sprawozdań w zakresie państwowego długu publicznego oraz poręczeń i gwarancji jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 148, poz. 1653) samorządowe instytucje kultury zobowiązane są do sporządzania sprawozdań Rb-Z i Rb-N na koniec każdego kwartału.

Kontrola prawidłowości tworzenia oraz gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych wykazała, że nie dotrzymano terminu przekazania równowartości 75% odpisu na rachunek bankowy Funduszu, określonego w art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r., Nr 70, poz. 335 ze zm.). Ponadto, w wyniku kontroli umów, na podstawie których udzielano pożyczki na cele mieszkaniowe, stwierdzono, że naliczanie oprocentowania od udzielonych pożyczek odbywało się comiesięcznie, według zmiennej stopy procentowej. Z treści umów wynikało natomiast, że pożyczki oprocentowane będą w wysokości 3% w stosunku rocznym – s. 33 protokołu kontroli.

Stwierdzono także nieprawidłowości w rozliczaniu podróży służbowych pracowników. Polegały one na wypłacaniu pełnej diety w przypadkach, gdy podróż służbowa trwała równe 12 godzin. Przepisy § 4 ust. 2 pkt 1 lit. b) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990) wskazują, iż pełna dieta przysługuje w sytuacji, gdy podróż trwała dłużej niż 12 godzin – str. 35 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania, bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości instytucji kultury.

Stosownie do postanowień art. 28a ustawy o finansach publicznych odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik. Na kierowniku jednostki spoczywa też powinność wdrożenia i aktualizacji dokumentacji zasad rachunkowości obowiązujących w jednostce oraz nadzór nad prowadzeniem rachunkowości, stosownie do postanowień art. 4 ust. 5 i art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Obowiązki w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, stosownie do zakresu czynności, należały do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uzupełnienie wewnętrznych regulacji obowiązujących w jednostce, w celu ich dostosowania do wymagań przepisów ustawy o finansach publicznych i ustawy o rachunkowości, poprzez:

a) objęcie postanowieniami Instrukcji zasad sporządzania i kontroli... przebiegu wszystkich procesów zachodzących w jednostce, w tym procedur rejestracji wpływu dowodów księgowych;

b) imienne wskazanie osób upoważnionych do sprawdzania dokumentów pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym;

c) ustalenie szczegółowych zasad przeprowadzania i dokumentowania inwentaryzacji;

d) określenie metody prowadzenia ewidencji szczegółowej rzeczowych składników aktywów obrotowych,

e) ujęcie w zakładowym planie kont opisu przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń na poszczególnych kontach.

2. Zapewnienie przestrzegania ustalonych w jednostce procedur kontroli wewnętrznej.

3. Zobowiązanie Głównego Księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) chronologiczne ujmowanie zdarzeń w dzienniku i dokonywanie zapisów na kontach księgi głównej,

b) ewidencjonowanie rozrachunków z pracownikami na właściwym koncie,

c) zachowywanie zgodności między zapisami ewidencji syntetycznej i analitycznej,

d) ujmowanie w ewidencji wszystkich zewnętrznych dowodów księgowych,

e) sporządzanie raportów kasowych z częstotliwością wymaganą przepisami wewnętrznymi,

f) umieszczanie w raportach kasowych dat dokonania operacji gotówkowych,

g) ujmowanie w ewidencji dowodów księgowych posiadających wszystkie cechy przewidziane przepisami art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

4. Sporządzanie sprawozdań Rb-Z i Rb-N na koniec każdego miesiąca kończącego kwartał.

5. Zachowywanie terminu odprowadzenia równowartości 75% odpisu na rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

6. Naliczanie oprocentowania od udzielonych pracownikom pożyczek mieszkaniowych zgodnie z zawartymi umowami.

7. Ustalanie wysokości diety przysługującej pracownikowi z tytułu podróży służbowej zgodnie z zasadami wskazanymi w części opisowej wystąpienia.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. W odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu do czasu ich rozpatrzenia.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Prezydent Suwałk.