Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół

z Dodatkową Nauką Języka Białoruskiego w Hajnówce

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 9 kwietnia 2004 roku (znak: RIO.I.6012 - 4/04), o treści jak niżej:

                                                               Pan

        Eugeniusz Saczko

        Dyrektor Zespołu Szkół

        z Dodatkową Nauką Języka Białoruskiego

        w Hajnówce

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2003 roku, przeprowadzonej w Zespole Szkół z Dodatkową Nauką Języka Białoruskiego w Hajnówce, na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego 1 egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         W trakcie kontroli badaniu poddano elementy organizacji i funkcjonowania systemu kontroli finansowej w Zespole Szkół. W zakresie organizacji systemu kontroli wewnętrznej w Zespole Szkół stwierdzono, iż regulacje dotyczące tego zagadnienia zostały zawarte w zarządzeniu Nr 1/2002 Dyrektora Zespołu Szkół z DNJB z dnia 2 stycznia 2002 r. w sprawie przyjętych zasad rachunkowości. Akt ten określa m.in. instrukcję obiegu i kontroli dokumentów. Stwierdzono, iż przepisy wewnętrzne nie określają procedur rejestracji wpływu dokumentów finansowo-księgowych i ich kontroli. Brak jest również postanowień dotyczących gospodarki drukami ścisłego zarachowania i udzielania zamówień publicznych – str. 10 i 17 protokołu kontroli.

Z przepisu art. 28a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.) wynika, iż każdy kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest zobowiązany zapewnić odpowiedni system wewnętrznej kontroli finansowej w swojej jednostce, odpowiadający wymogom art. 35a ustawy. Według przepisów tego artykułu kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Kierownik jednostki (z uwzględnieniem jej zadań, struktury organizacyjnej, kadrowej itp.) winien ustalić procedury kontroli finansowej w formie pisemnej, obejmując nimi wszystkie podejmowane w jednostce operacje dotyczące gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem publicznym (art. 35a ust. 3 ustawy).

         W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono nieprawidłowości naruszające przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) oraz uregulowania wewnętrzne, polegające w szczególności na:

-         stosowaniu w badanym okresie łącznych zapisów zbioru dowodów księgowych na podstawie dowodów zbiorczych, sporządzanych niezgodnie z wymogami art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy – str. 10 protokołu kontroli,

-         sporządzaniu na koniec miesiąca zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej z pominięciem obrotów narastająco od początku roku obrotowego i ich sumy, tj. elementów wymaganych przepisami art. 18 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy – str. 5 protokołu kontroli,

-         nie sporządzaniu zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, wymaganego przepisami art. 18 ust. 2 ustawy – str. 5 i 11 protokołu kontroli,

-         prowadzeniu gospodarki kasowej niezgodnie z zasadami przyjętymi w opisie funkcjonowania konta 101 „Kasa”, zawartymi w zakładowym planie  kont, w zakresie częstotliwości sporządzania raportów kasowych oraz prowadzenia oddzielnych raportów dla każdego konta bankowego – str. 8 protokołu kontroli.

Ponadto stwierdzono, iż nie określono w zakładowym planie kont zasad funkcjonowania wszystkich kont syntetycznych prowadzonych przez jednostkę (130/1 i 131/1) – str. 8 protokołu kontroli. Zgodnie z przepisami § 12 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752) podstawą prowadzenia rachunkowości może być odpowiedni plan kont (wynikający z załącznika Nr 2 do rozporządzenia), uzupełniony o inne konta, zgodne co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami przewidzianymi w rozporządzeniu. W związku z tym wprowadzenie do planu kont dodatkowych kont syntetycznych wymaga opisania ich treści ekonomicznej.

W trakcie kontroli nie stwierdzono udokumentowanego potwierdzenia, iżby projekt planu finansowego Zespołu Szkół na 2003 r. został zaopiniowany przez Radę Pedagogiczną – str. 13 protokołu kontroli. Obowiązek opiniowania projektu przez Radę wynika z przepisów art. 41 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 1996 r. Nr 67, poz. 329 ze zm.).

         Stwierdzone w badanej jednostce uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych, dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostki.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej spoczywa na kierowniku jednostki, zgodnie z art. 28a ustawy o finansach publicznych. Na kierowniku jednostki spoczywa również powinność wdrożenia i aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości oraz nadzór nad prowadzeniem rachunkowości, stosownie do postanowień art. 4 ust. 5 i art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Obowiązki w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych należały do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 cytowanej ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uzupełnienie wewnętrznych procedur kontroli finansowej w celu zachowania ich zgodności z przepisami art. 35a ustawy o finansach publicznych, przy uwzględnieniu standardów kontroli finansowej, określonych przez Ministra Finansów w Komunikacie Nr 1 z dnia 30 stycznia 2003 r. w sprawie ogłoszenia „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”, a także z wykorzystaniem uwag zawartych w niniejszym wystąpieniu i protokole kontroli.

2. Uzupełnienie zakładowego planu kont o zasady funkcjonowania kont 103/1 i 131/1.

3. Spowodowanie wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

- prawidłowe sporządzanie zbiorczych dowodów księgowych,

- sporządzanie zestawień obrotów i sald zawierających elementy wymagane przepisami art. 18 ustawy o rachunkowości,

- sporządzanie zestawień sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych,

- prowadzenie gospodarki kasowej zgodnie z ustalonymi w jednostce procedurami.

4. Zapewnienie, aby projekt planu finansowego Zespołu Szkół zawierał opinię Rady Pedagogicznej.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

         Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO, do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30–dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

Zarząd Powiatu Hajnowskiego