Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Szkole Podstawowej Nr 9 w Suwałkach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 8 kwietnia 2004 roku (znak: RIO.V.6012 - 1/04), o treści jak niżej:

Pan Andrzej Raczyło

Dyrektor Szkoły Podstawowej Nr 9 w Suwałkach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2003 roku, przeprowadzonej w Szkole Podstawowej Nr 9 w Suwałkach, na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001r., Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego 1 egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Analiza dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wykazała, iż nie zawiera ona wszystkich elementów wymaganych przepisami art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). W szczególności wskazać należy na brak opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów – str. 2 protokołu kontroli. Z kolei instrukcja inwentaryzacyjna wprowadzona została w życie 15 grudnia 1991 roku, zaś podstawą jej opracowania były przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (Dz. U. Nr 10, poz. 35 ze zm.). Należy zaznaczyć, iż wskazane rozporządzenie zawierało przepisy regulujące niektóre kwestie (m.in. częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji) odmiennie niż czyni to obecnie ustawa o rachunkowości. Stwierdzono również, iż instrukcja zawiera w swej treści postanowienia nie dostosowane do potrzeb i charakteru jednostki – s. 15 protokołu kontroli. W zakresie uregulowań wewnętrznych należy dodatkowo wskazać, iż w treści instrukcji kasowej nie określono w sposób jednoznaczny, które druki podlegają ścisłemu zarachowaniu – str. 7 protokołu kontorli.

Stwierdzono, iż nie zostało udokumentowane zapoznanie się pracowników z postanowieniami instrukcji kasowej. Obowiązujące w jednostce mechanizmy kontroli powinny być komunikowane pracownikom jednostki w celu należytego ich wdrożenia oraz zapewnienia efektywności działania, zaś fakt ten winien znajdować właściwe udokumentowanie w celu m.in. możliwości przypisania odpowiedzialności pracownikowi – str. 6 protokołu kontroli.

         W zakresie prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono, iż nie w pełni przestrzegano wewnętrznych uregulowań wynikających z instrukcji kasowej i instrukcji obiegu dokumentów – str. 7 protokołu kontroli. Ustalenia w tym zakresie dotyczyły:

-          braku potwierdzenia odbioru oryginałów raportów kasowych przez głównego księgowego,

-          dokumentowaniu rozchodu gotówki z kasy dowodami PK,

-          nie zamieszczaniu na rozchodowych dowodach kasowych daty, numeru i pozycji raportu kasowego.

Ustalono również, iż nie zamieszczano na listach płac (w przypadku wypłat gotówkowych)

daty odbioru gotówki – str. 12 protokołu kontroli. W myśl przepisów art. 21 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości dowód księgowy winien dokumentować czas dokonania operacji gospodarczej poprzez zamieszczenie na nim daty operacji.

Badając prawidłowość planowania budżetowego stwierdzono, iż dyrektor szkoły nie opracował projektu planu finansowego zgodnie z otrzymaną informacja o kwotach wydatków – str. 9 protokołu kontroli. Zgodnie z postanowieniami § 2 rozporządzenia Ministra Finansów  z dnia 29 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. Nr 122, poz. 1333), kierownicy samorządowych jednostek budżetowych, na podstawie otrzymanych informacji, winni opracować projekty planów finansowych w pełnej szczegółowości klasyfikacyjnej i przekazać je (w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji) organowi wykonawczemu celem ich weryfikacji pod kątem zgodności z projektem uchwały budżetowej. Projekt planu winien być uprzednio zaopiniowany przez radę pedagogiczną, o czym stanowi art. 41 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 1996 r. Nr 67, poz. 329 ze zm.). Wskazana procedura ma zasadnicze znaczenie, gdyż zweryfikowane projekty planów finansowych stanowią podstawę gospodarki finansowej jednostek w okresie od 1 stycznia roku budżetowego do dnia opracowania planu finansowego.

         W zakresie wydatków jednostki stwierdzono, iż jedna z zawartych umów cywilnoprawnych, powodująca powstanie zobowiązań po stronie jednostki nie zawiera podpisu głównego księgowego – str. 8 protokołu kontroli. Podpis głównego księgowego na dowodach dokumentujących operacje skutkujące powstaniem zobowiązań finansowych świadczy o dokonaniu kontroli w zakresie, o którym mowa w art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.).

         Badając prawidłowość ustalania wynagrodzeń stwierdzono, iż kategoria zaszeregowania przyznana jednemu z pracowników (kierowcy - konserwatora) nie odpowiada kategorii przewidzianej temu stanowisku w tabeli stanowisk, zaszeregowań i wymagań kwalifikacyjnych pracowników administracji i obsługi Szkoły, będącej załącznikiem do Regulaminu wynagradzania pracowników nie będących nauczycielami, obowiązującego w kontrolowanej jednostce – str. 11-12 protokołu kontroli. Błędne ustalenie kategorii zaszeregowania nie spowodowało jednakże, iżby wynagrodzenie tego pracownika zostało ustalone w nieprawidłowej, w świetle Regulaminu wysokości.

Analiza ewidencji analitycznej środków trwałych, wykazała, iż nie zostały w niej zawarte (lub są niepełne) symbole klasyfikacji rodzajowej, ustalone przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w spawie klasyfikacji środków trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 112, poz. 1317). Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 011 „Środki trwałe” ewidencja szczegółowa do tego konta powinna zapewniać m.in. należyte obliczenie umorzenia i amortyzacji, w związku z czym niezbędne jest, aby zawierała pełny symbol klasyfikacji rodzajowej środka trwałego. Stwierdzono także jednostkowy przypadek błędnego naliczenia umorzenia środka trwałego, co było wynikiem zastosowania stawki niewłaściwej w świetle postanowień załącznika Nr 1 do ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) – str. 14 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania lub niewłaściwej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości.

Stosownie do postanowień art. 28a ustawy o finansach publicznych odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik. Powinność prowadzenia rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami spoczywa na głównym księgowym. Prawa i obowiązki głównego księgowego określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze przedstawione nieprawidłowości, na podstawie art. 9 cytowanej ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uzupełnienie oraz zmodyfikowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli.

2. Zapewnienie dokumentowania faktu zapoznania pracowników z obowiązującymi w jednostce procedurami kontroli wewnętrznej.

3. Zapewnienie przestrzegania wewnętrznych procedur kontroli zawartych w instrukcji kasowej i instrukcji obiegu dokumentów.

4. Zapewnienie, aby na dowodach księgowych uwidoczniania była data dokonania operacji.

5. Sporządzanie projektu planu finansowego, zgodnie z wymaganiami przepisów wskazanych w części opisowej wystąpienia.

6. Przedkładanie do podpisu głównemu księgowemu operacji powodujących powstanie zobowiązań jednostki.

7. Kwalifikowanie pracowników do właściwej ich stanowisku kategorii zaszeregowania.

8. Zapewnienie prawidłowości prowadzonej ewidencji analitycznej środków trwałych oraz wysokości naliczanego umorzenia.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

1.      Prezydent Suwałk

2.      Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Suwałkach