Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Domu Dziecka w Pawłówce

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22 października 2004 roku (znak: RIO.V.6012 - 12/04), o treści jak niżej:

Pan

Waldemar Jerzy Pstrzoch

Dyrektor Domu Dziecka

w Pawłówce

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2003 roku, przeprowadzonej w Domu Dziecka w Pawłówce na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         W trakcie kontroli badaniu poddano m.in. prawidłowość opracowania wewnętrznych regulacji prawnych, niezbędnych dla właściwego prowadzenia gospodarki finansowej
i rachunkowości jednostki budżetowej.

         Analiza wewnętrznych postanowień składających się na dokumentację zasad (polityki) rachunkowości wykazała niekompletność uregulowań w świetle przepisów art. 10 ustawy
z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). Zgodnie z przepisami ustawy, jednostka powinna posiadać m.in. zakładowy plan kont (zawierający wykaz kont syntetycznych, zasady klasyfikacji zdarzeń na tych kontach oraz zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a)), wykaz ksiąg rachunkowych, z uwzględnieniem wymogów w przypadku prowadzenia ksiąg przy użyciu komputera (art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b)), a także opis systemu przetwarzania danych, w tym opis systemu informatycznego przy prowadzeniu ksiąg przy użyciu komputera (art.10 ust. 1 pkt 3 lit. c.)). Przy opracowaniu dokumentacji zasad rachunkowości należy uwzględniać przepisy zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752), które od 2002 roku ustala szczegółowe zasady rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych.

Z ustaleń kontroli wynika, że w 2003 roku w Domu Dziecka obowiązywał wykaz kont (syntetycznych i analitycznych) wprowadzony aneksem do zarządzenia dyrektora z 1997 roku w sprawie ustalenia zakładowego planu kont i instrukcji obiegu dokumentów oraz zasad prowadzenia inwentaryzacji. Zasady klasyfikacji zdarzeń na tych kontach oraz zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych pozostały natomiast określone w przepisach instrukcji z 1997 roku, opartej o nieobowiązujące obecnie zarządzenie Nr 46 Ministra Finansów
z 1 sierpnia 1995 r. Nie stwierdzono też pisemnej formy przyjęcia przez kierownika jednostki do stosowania programu komputerowego do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Ustalono ponadto, że nie została zaktualizowana instrukcja inwentaryzacyjna jednostki (obowiązuje
w niej niezgodne z art. 26 ustawy o rachunkowości określenie częstotliwości inwentaryzacji) – s. 9-13, 16-17, 23 protokołu kontroli.

Kontrola w omawianym obszarze wskazała na potrzebę dołożenia większej staranności przy opracowywaniu regulacji wewnętrznych, zwłaszcza w zakresie formy ich wprowadzania (zgodnie z regulaminem organizacyjnym jednostki przepisy wewnętrzne powinny być wprowadzone w drodze zarządzeń kierownika jednostki), a także wskazywania właściwych i aktualnych podstaw prawnych ich podjęcia.

W pracy bieżącej, dotyczącej tworzenia dokumentacji księgowej, stwierdzono nie przestrzeganie prawa wewnętrznego. Uwaga ta ma odniesienie między innymi do stosowanej w praktyce numeracji dowodów księgowych – s. 19 protokołu kontroli.

Osoba prowadząca w jednostce kasę nie ma określonych na piśmie obowiązków dotyczących prowadzenia gospodarki kasowej i nie złożyła oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzaną jej gotówkę. Ustalenia dotyczące tej kwestii zamieszczono na s. 16 protokołu kontroli.

Sprawdzenie Regulaminu wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami Domu Dziecka w Pawłówce wykazało wprowadzenie dodatków do wynagrodzeń niewynikających z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego, na co wskazano na s. 31 protokołu kontroli.

Stwierdzone podczas kontroli uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji obowiązujących przepisów prawnych dotyczących prowadzenia gospodarki finansowej i rachunkowości. Za prawidłową gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych odpowiada jej kierownik. Odpowiedzialność ta została wskazana w art. 28a ustawy o finansach publicznych. Do obowiązków kierownika jednostki należy też wdrożenie dokumentacji zasad rachunkowości obowiązującej w jednostce oraz nadzór nad wykonywaniem obowiązków z zakresu rachunkowości, stosownie do art. 10 ust. 2 i art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości.

Zapewnienie prawidłowego prowadzenia rachunkowości należy do obowiązków głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych jednostek sektora finansów publicznych określone są przepisami art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie analizy i uzupełnień opisu przyjętych zasad rachunkowości w zakresie dotyczącym zakładowego planu kont i sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera z uwzględnieniem uwag zawartych w protokole kontroli i niniejszym wystąpieniu. Przestrzeganie przyjętych regulacji w bieżącej pracy.

2. Dostosowanie postanowień instrukcji inwentaryzacyjnej do art. 26 ustawy
o rachunkowości.

3. Powierzenie pracownikowi na piśmie obowiązków i odpowiedzialności w zakresie prowadzenia obrotu gotówkowego jednostki.

4. Dostosowanie do przepisów rozporządzenia Rady Ministrów postanowień regulaminu wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy
o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30 – dniowego terminu ulegnie zawieszeniu
w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłaszania zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Zarząd Powiatu Suwalskiego.