Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Domu Pomocy Społecznej w Białowieży

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20 sierpnia 2004 roku (znak: RIO.I.6012 - 18/04), o treści jak niżej:

                                                                                     Pan Mikołaj Golonko

                                                                                      Domu Pomocy Społecznej

                                                                                      w Białowieży

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2003 roku, przeprowadzonej w Domu Pomocy Społecznej w Białowieży na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Badając sprawy organizacji rachunkowości i systemu kontroli wewnętrznej jednostki budżetowej ustalono, iż dyrektor Domu Pomocy Społecznej, pismem z dnia 3 kwietnia 1998 roku, ustalił głównemu księgowemu jednostki zakres czynności i odpowiedzialności. Z treści zakresu czynności wynika, że został on opracowany w oparciu o ówcześnie obowiązujące rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 maja 1991 roku w sprawie praw i obowiązków głównych księgowych budżetu, jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych. Głównemu księgowemu zostały przypisane m.in. obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostki, wykonywania dyspozycji środkami finansowymi oraz obowiązki w zakresie kontroli wewnętrznej. Natomiast w kwestii odpowiedzialności, dokument stwierdza, że pracownik odpowiada za powierzone mienie Domu, przestrzeganie przepisów BHP i przepisów regulaminu pracy. Wskazana konstrukcja zakresu czynności, jako podstawowego dokumentu ustalającego status głównego księgowego w jednostce, nie odpowiada obecnie obowiązującym przepisom art. 35 ustawy z 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.). Zgodnie z nimi, głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza zarówno obowiązki, jak i o odpowiedzialność w zakresie enumeratywnie wskazanym w punktach 1-4 art. 35 ust. 1. Także ustawa o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) stanowi w art. 4 ust. 5, że przyjęcie odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków z zakresu rachunkowości powinno być stwierdzone w formie pisemnej – s. 4 protokołu kontroli, załącznik nr 8 do protokołu.

Regulacje dotyczące organizacji systemu kontroli wewnętrznej w Domu Pomocy Społecznej zostały zawarte między innymi w zarządzeniu Nr 1/2002 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Białowieży z dnia 4 lutego 2002 roku w sprawie wprowadzenia w życie instrukcji obiegu dowodów finansowo-księgowych, kontroli wewnętrznej oraz zakładowego planu kont. Z ustaleń kontroli wynika, że w badanej jednostce brak jest szczegółowych (odnoszących się do specyfiki i potrzeb jednostki) procedur w zakresie przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków – s. 10, 11, 16 protokołu kontroli

Z przepisu art. 28a ustawy o finansach publicznych wynika, iż każdy kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest zobowiązany zapewnić odpowiedni system wewnętrznej kontroli finansowej w swojej jednostce, odpowiadający wymogom art. 35a ustawy. Według przepisów tego artykułu kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Należy przez nią rozumieć zapewnianie przeprowadzania:

- kontroli wstępnej operacji gospodarczych i finansowych według przyjętych procedur (art. 35a ust. 2 pkt 1),

- wstępnej oceny celowości wydatków na etapie zaciągania zobowiązań finansowych (art. 35a ust. 2 pkt 1),

- badanie i porównanie ze stanem wymaganym faktycznego pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych (art. 35a ust. 2 pkt 2 ustawy),

- pogłębionej kontroli następczej stosowania ustalonych procedur przez poszczególne komórki organizacyjne (pracowników jednostki).

Kierownik jednostki (z uwzględnieniem jej zadań, struktury organizacyjnej, kadrowej, itp.) winien ustalić procedury kontroli finansowej w formie pisemnej, obejmując nimi wszystkie podejmowane w jednostce operacje dotyczące gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem publicznym (art. 35a ust. 3 ustawy).

         W celu zapewnienia bezpiecznego przechowywania środków pieniężnych i przedmiotów wartościowych należących do podopiecznych zostało wydane przez kierownika jednostki Zarządzenie Nr 9/00 z dnia 10 listopada 2000 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji postępowania z depozytami wartościowymi. Instrukcja definiuje pojęcie depozytu, tryb postępowania, ewidencję, zabezpieczenie i kontrolę postępowania z depozytami. Ustala, że DPS prowadzi księgę depozytów dla przechowywanych środków pieniężnych i przedmiotów wartościowych. W trakcie kontroli stwierdzono, że sposób prowadzenia księgi depozytów w zakresie środków pieniężnych stanowiących depozyt nie odpowiada w pełni postanowieniom instrukcji: księga depozytów nie rejestruje w formie odpowiednich zapisów zdeponowanych środków pieniężnych oraz nie zawiera zapisów w rejestrze według kolejnej numeracji depozytów – s. 11 protokołu kontroli.

Badana jednostka prowadzi księgi rachunkowe przy użyciu komputera. W oparciu o okazane wydruki ksiąg rachunkowych stwierdzono uchybienia naruszające przepisy ustawy o rachunkowości oraz przepisy uregulowań wewnętrznych (s. 5-8 protokołu kontroli), a w szczególności:

- prowadzenie zapisów w dzienniku przy braku kolejnej numeracji ujętych w dzienniku zdarzeń, co narusza wymóg art. 14 ust. 2 ustawy o rachunkowości;

- prowadzone zapisy na kontach księgi głównej zawierają datę dokonania operacji gospodarczej przy braku daty dowodu księgowego i daty zapisu w sytuacji, jeżeli różni się ona od daty operacji. Zapisy na kontach księgi głównej nie zawierają pełnego oznaczenia kont, których dotyczą zgodnie z zasadą podwójnego zapisu (brak jest wskazania konta przeciwstawnego), co nie odpowiada wymogom określonym w art. 15 ust. 1 i art. 23 ust. 2 pkt 2, 4, 5 oraz ust. 4 ustawy o rachunkowości. Wskazać należy, że stosownie do art. 13 ust. 3 ustawy, księgi rachunkowe prowadzone przy użyciu komputera powinny dawać czytelne informacje w odniesieniu do dokonywanych zapisów, czemu mają służyć m.in. ich wydruki;

- sporządzanie zestawień obrotów i sald kont księgi głównej nie zawierających obrotów za poszczególne okresy sprawozdawcze i ich sumy, niezgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości;

- prowadzenie zapisów na kontach księgi głównej pozostających poza wykazem kont ujętych w zakładowym planie kont i opisem ich funkcjonowania; stan taki narusza zasady określone w art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a) ustawy o rachunkowości.

         Ponadto przyjęta w jednostce dokumentacja zasad rachunkowości nie zawiera wskazania metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla określonych grup składników rzeczowych aktywów, zgodnie z wymogami określonymi w art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości, a także pełnego opisu systemu informatycznego, w szczególności wykazu stosowanych 10 programów, o czym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy.

         Stwierdzone w badanej jednostce uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych, dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostki.

         Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku jednostki, zgodnie z art. 28a ustawy o finansach publicznych.

         Obowiązki w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym przygotowanie projektów regulacji wewnętrznych z tego zakresu, należały do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych. Sposób powierzenia głównemu księgowemu obowiązków i odpowiedzialności w zakresie gospodarki finansowej i rachunkowości określają przepisy art. 28a ust. 2 i art. 35 ust. 1 ustawy o finansach publicznych oraz art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. W zakresie organizacji i funkcjonowania kontroli wewnętrznej:

a) ustalenie zakresu obowiązków i odpowiedzialności głównego księgowego jednostki w sposób odpowiadający aktualnie obowiązującym regulacjom,

b) właściwe, uwzględniające potrzeby jednostki, określenie procedur w zakresie przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków.

2. Prowadzenie ewidencji depozytów w sposób określony w przyjętej instrukcji lub dokonanie stosownych zmian przepisów wewnętrznych, z zachowaniem wymogu bezpiecznego przechowywania zdeponowanych środków pieniężnych.

3. Uzupełnienie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości o elementy wymagane ustawą o rachunkowości w związku z prowadzeniem ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, stosowaniem kont księgi głównej oraz zasad ewidencji rzeczowych składników aktywów obrotowych, które nie zostały opisane w zakładowym planie kont.

4. Spowodowanie wyeliminowania uchybień w prowadzeniu ksiąg rachunkowych wskazanych w protokole kontroli i niniejszym wystąpieniu, w szczególności zachowanie czytelności prowadzonych zapisów w księgach.

         O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

     Z-ca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Zarząd Powiatu Hajnowskiego