Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w

Zespole Obsługi Ekonomiczno-Administracyjnej Szkół w Grabowie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 maja 2004 roku (znak: RIO.IV.6012 - 5/04), o treści jak niżej:

   Pan Stanisław Wróbel

   Dyrektor Zespołu Obsługi

   Ekonomiczno–Administracyjnej Szkół

   w Grabowie

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2003 roku, przeprowadzonej w Zespole Obsługi Ekonomiczno–Administracyjnej Szkół w Grabowie, na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.), przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

W zakresie dochodów budżetu realizowanych przez kontrolowaną jednostkę stwierdzono, że najemcy lokali mieszkalnych ponosili zaliczkowe opłaty za dostawę energii cieplnej. Do obciążania najemców za c.o. stosowano stałe stawki za l m² powierzchni, określone przez Wójta Gminy zarządzeniem Nr 9/02 z dnia 27 grudnia 2002 roku w sprawie opinii dotyczącej wysokości miesięcznej zaliczki za centralne ogrzewanie w lokalach będących własnością Gminy. Stawki te stosowano w okresie objętym kontrolą bez końcowego rozliczenia kosztów ogrzewania, jak tego wymagają postanowienia Regulaminu rozliczeń energii cieplnej z indywidualnymi odbiorcami w lokalach będących własnością gminy, stanowiącego załącznik do uchwały Nr 34/52/00 Zarządu Gminy Grabowo z dnia 17 kwietnia 2000 r. w sprawie przyjęcia wskazanego Regulaminu. Rozliczenia kosztów nie stwierdzono także za 2002 rok. W ewidencji kontrolowanej jednostki nie księgowano kosztów stałych i zmiennych oraz przychodów za centralne ogrzewanie oddzielnie dla poszczególnych budynków lub grup budynków – niezgodnie z wymaganiami Regulaminu rozliczeń energii cieplnej... – str. 6-7 protokołu kontroli, załącznik Nr 5 do protokołu kontroli.

Badając wydatki jednostki stwierdzono, iż nie przestrzegano ustawowych terminów przekazywania równowartości dokonanego odpisu na rachunek funduszu świadczeń socjalnych, wynikających z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.) – ostatniego przelewu na kwotę 35.831 zł. dokonano dopiero w miesiącu grudniu 2003 roku – str. 9 protokołu kontroli.

Ustalono, iż dwóm nauczycielom Zespołu Szkół w Grabowie, zatrudnionym w okresie objętym kontrolą na czas określony, wypłacono jednorazowy zasiłek na zagospodarowanie w kwocie odpowiednio 916 zł i 1.240 zł, po czym rozwiązano z nimi stosunek pracy (po przepracowaniu odpowiednio 2 lat i 1 jednego roku – z nauczycielami tymi zawarte byłe po dwie umowy na czas określony). Nauczyciele ci nie przepracowali okresu 3 lat, zatem zgodnie z art. 61 ust. 2 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2003 r. Nr 118, poz. 1112 ze zm.) zasiłek powinien zostać zwrócony; względnie, w uzasadnionych przypadkach, organ prowadzący szkołę może zwolnić nauczyciela w całości lub części od obowiązku zwrotu zasiłku. Kompetencję organu prowadzącego w sprawie zwolnienia z obowiązku zwrotu zasiłków wykonuje wójt – art. 91d pkt 3 ustawy – Karta Nauczyciela. Sprawa zasiłków, na dzień przeprowadzania kontroli, pozostawiona była bez dalszego biegu - nie wystąpiono o ich zwrot, ani też nie przekazano sprawy organowi prowadzącemu w celu zajęcia stanowiska odnośnie ewentualnego zwolnienia nauczyciela od obowiązku zwrotu zasiłku – str. 10 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli wynika także potrzeba wzmożenia kontroli wewnętrznej w przedmiocie ponoszenia wydatków na usługi telekomunikacyjne, gdyż stwierdzono, że nie został ustalony charakter (służbowy lub prywatny) wszystkich połączeń wykonywanych z telefonów służbowych, w tym również połączeń wykonywanych w dni wolne od pracy – str. 11 protokołu kontroli, załącznik Nr 8 do protokołu kontroli.

W wyniku kontroli kart drogowych eksploatowanych pojazdów stwierdzono, iż w treści kart dokonywano przeprawiania danych w sposób nie dopuszczony przepisami art. 22 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) – str. 12 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania lub nieznajomości obowiązujących przepisów. Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej spoczywa na kierowniku jednostki, stosownie do postanowień art. 28a ustawy o finansach publicznych. Odpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości jednostki spoczywa na głównym księgowym, stosownie do zakresu czynności i postanowień art. 35 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze stwierdzone nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Księgowanie kosztów stałych i zmiennych oraz przychodów za centralne ogrzewanie w sposób umożliwiający rozliczenie korzystających z energii cieplnej, tj. oddzielenie dla poszczególnych budynków lub grup budynków i dokonywanie na tej podstawie rocznego rozliczania kosztów ogrzewania.

2. Przestrzeganie ustawowych terminów przekazywania równowartości dokonanych odpisów na rachunek funduszu świadczeń socjalnych.

3. Uregulowanie sprawy nienależnie otrzymanych przez nauczycieli zasiłków na zagospodarowanie poprzez wystąpienie o ich zwrot do osób zobowiązanych, w przypadku gdy organ prowadzący (wójt) nie zadecyduje o zwolnieniu nauczycieli od zwrotu zasiłku.

4. Dołożenie większej staranności w przedmiocie kontroli wydatków dotyczących zakupu usług telekomunikacyjnych, m.in. poprzez wnikliwe ustalanie charakteru rozmów telefonicznych (prywatna czy służbowa).

5. Zapewnienie prawidłowości prowadzenia kart drogowych w zakresie poprawiania treści błędnych zapisów.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa Izby do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3–4 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30–dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

1. Wójt Gminy Grabowo

2. Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół  w Łomży

                                                                                    Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

 w Białymstoku

W wyniku w w/w jednostce skierowano pismo z dnia 26 maja 2004 roku, do organu wykonawczego:

                                                                                     Pan

                                                                                                          Józef Wiszowaty

                                                                                                          Wójt Gminy Grabowo

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2003 rok, przeprowadzonej przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży w Zespole Obsługi Ekonomiczno-Administracyjnej Szkół w Grabowie stwierdzono, iż do czasu kontroli nie został ustalony regulamin organizacyjny Zespołu, do czego zobowiązuje § 17 Statutu Zespołu. W treści regulaminu miały zostać ustalone – według postanowień Statutu – elementy istotne z punktu widzenia prawidłowości funkcjonowania gospodarki finansowej obsługiwanych jednostek i kontroli wewnętrznej, tj. wykaz stanowisk pracy i zasady współdziałania kierownika Zespołu z dyrektorami obsługiwanych jednostek oświatowych. W trakcie kontroli zastrzeżeniom poddano także regulacje zawarte w instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów finansowo-księgowych, wprowadzonej przez Pana Wójta dnia 26 lutego 2004 r. Do przestrzegania instrukcji zobowiązani zostali m.in. kierownicy podległych jednostek. Procedury zawarte w instrukcji nie zostały w pełni dostosowane do specyfiki kontrolowanej jednostki w zakresie wypłaty wynagrodzeń i gospodarowania środkami transportu. Przyjęte procedury kontroli powinny obejmować wszystkie procesy związane z gromadzeniem i wydatkowaniem środków publicznych, zaciąganiem zobowiązań i gospodarowaniem mieniem. Należy wskazać, iż obowiązek określenia procedur wewnętrznej kontroli finansowej spoczywa na kierowniku każdej jednostki sektora finansów publicznych – art. 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.). Przyjęcie skoncentrowanego modelu obsługi jednostek oświatowych nie może prowadzić do zniesienia tych obowiązków. Właściwym jest zatem, aby ustalone przez Pana Wójta, jednolite zasady obiegu i kontroli dokumentów, a także inne procedury kontroli wewnętrznej, zostały formalnie przyjęte (wprowadzone) do stosowania przez kierowników podległych jednostek, w związku z obowiązkiem ciążącym na nich na mocy art. 28a i 35a ustawy o finansach publicznych.

                                                                                          Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

        w Białymstoku