Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół

Ogólnokształcących i Zawodowych w Goniądzu

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 8 czerwiec 2004 roku (znak: RIO.I.6012 - 15/04), o treści jak niżej:

                                                               Pani Marzanna Siarkiewicz

                                                               Dyrektor Zespołu Szkół Ogólnokształcących

                                                               i Zawodowych w Goniądzu

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2003 r., przeprowadzonej w Zespole Szkół Ogólnokształcących i Zawodowych w Goniądzu na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono występujące nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Badając stan wewnętrznych regulacji dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości stwierdzono, że Zespół posiada dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości w formie dokumentów: zakładowego planu kont, wykazu osób uprawnionych do sprawdzania i zatwierdzania dowodów księgowych, instrukcji obiegu i podpisywania dokumentów, instrukcji kontroli wewnętrznej, instrukcji inwentaryzacyjnej. Jednostka przyjęła w zakładowym planie kont wykaz kont syntetycznych oraz zasady księgowania na nich operacji gospodarczych, a także zasady prowadzenia kont analitycznych z wykorzystaniem rozwiązań zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... (Dz. U. Nr 153, poz. 1752), chociaż w prowadzeniu rachunkowości stosowała odmienne rozwiązania m.in.: nie stosowała do ewidencji środków pieniężnych w drodze konta 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”, ewidencjonowała na koncie 229 „Rozrachunki publiczno prawne” nie tylko rozrachunki o takim charakterze, ale również rozrachunki: wynikające z list płac, na rzecz PZU, związków zawodowych – str. 12 i str. 16 protokołu kontroli.

         Jednostka prowadzi księgi rachunkowe wymagane przepisem art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości, ale księga rachunkowa zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej nie zawiera jednego z elementów, tj. obrotów narastająco od początku roku, co utrudnia uzgodnienie obrotów dziennika z obrotami zestawienia obrotów i sald za poszczególne miesiące i na koniec roku obrotowego – str. 7 protokołu.

         W prowadzonej księdze rachunkowej dziennik-główna ujmowane są chronologicznie zdarzenia gospodarcze okresu sprawozdawczego za wyjątkiem wyciągów bankowych, w których jedyną operacją jest podjęcie gotówki z banku do kasy. Wyciągi takie dołącza się do raportów kasowych i bez względu na datę wyciągu ujmuje się w dzienniku z datą księgowania raportu kasowego – str. 12 protokołu kontroli.

         Badając gospodarkę środkami pieniężnymi, a w szczególności raporty kasowe i dołączone do nich dowody księgowe stwierdzono uchybienia polegające na tym, że:

- nie dokumentuje się wpłat z kasy na rachunek bankowy niewykorzystanych kwot zaliczek pracowniczych,

- nie kwituje się na dowodach rozliczeniowych: rachunkach i fakturach odbioru gotówki z kasy,

- do ewidencji przepływu gotówki z banku do kasy będącej środkami pieniężnymi w drodze nie stosuje się konta 140 służącego do ewidencji tego rodzaju operacji,

- dowody będące podstawą rozchodowania gotówki z kasy nie są powiązane z raportem kasowym poprzez oznaczenie ich numerem i pozycją raportu.

Tak dokonane zapisy w raportach kasowych naruszyły zasadę zawartą w art. 23 ust. 1 ustawy o rachunkowości mówiącą, że podstawą zapisu w księgach rachunkowych jest dowód księgowy określonego rodzaju zawierający elementy wymienione w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Czynności kontrolne wykazały także występowanie innych nieprawidłowości w prowadzeniu rachunkowości, naruszających przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r., polegających na:

- niestosowaniu zasady, że zapisy na stronie Wn konta 130 dokonywane są na podstawie wyciągów bankowych, a więc musi zachodzić pełna zgodność zapisów między księgowością jednostki a księgowością banku, zaś w celu zachowania czystości obrotów do zwrotów i błędnych zapisów wprowadza się dodatkowo techniczny zapis ujemny – str. 13 protokołu kontroli,

- księgowaniu przychodów i wydatków na koncie syntetycznym 131 po uprzedniej kompensacie tych operacji na wyciągu bankowym (saldem obrotów), co spowodowało niezgodność wielkości przychodów i wydatków zaewidencjonowanych na koncie 131 z wielkościami wykazanymi w sprawozdaniach Rb-32 – roczne sprawozdanie z wykonania planów finansowych środków specjalnych za 2003 r., a także naruszało art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, nakazujący, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzać w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie – str. 20 protokołu kontroli,

- przeniesieniu z konta 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy” obrotów strony Wn i Ma tego konta na konto 800 „Fundusz jednostki”, podczas gdy wynik finansowy jest saldem końcowym konta 860 i to saldo należy przenieść w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego na konto 800 – str. 7 protokołu kontroli.

          Badając gospodarkę środkami specjalnymi ustalono, że jednostka w 2003 r. przyjmowała darowizny na rzecz utrzymanie szkoły i kwalifikowała je do paragrafu 083 – Wpływy z usług, co naruszało przepis rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów str. 22 protokołu kontroli.

Należy podkreślić, iż darowizny pieniężne na rzecz jednostki budżetowej stanowią tytuł gromadzenia środków finansowych na wyodrębnionym rachunku bankowym wskazany wprost w art. 21 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych. W myśl postanowienia art. 21 ust. 4 ustawy, plan finansowy dla tych środków specjalnych sporządza się na okres, w którym środki z darowizn będą wydatkowane.

         Innym zakresem, w jakim kontrola wykazała uchybienia, jest gospodarka majątkiem trwałym i jego inwentaryzacja. Jednostka nie prowadzi ewidencji analitycznej dla środków trwałych oraz dokumentacji pozwalającej na ustalenie aktualnej wartości ich umorzenia (z ewidencji syntetycznej wynika, że Zespół posiada dwa środki trwałe w tym jeden umorzony w całości). Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 011 „Środki trwałe” powinna umożliwiać ustalenie wartości początkowej poszczególnych obiektów trwałych, ich zwiększenia i zmniejszenia, ustalenie osób, którym powierzono środki trwałe oraz należyte obliczenie umorzenia środków trwałych – str. 32, 34 protokołu kontroli.

         Jednostka nie określiła też w Zakładowym Planie Kont, że będzie odpisywać w koszty zakup materiałów (benzyna i olej opałowy) z obowiązkiem zinwentaryzowania zapasów nie zużytych nie później niż przed końcem roku obrotowego.

         W praktyce zinwentaryzowano wg stanu na dzień 31.12.2003 r. tylko benzynę w zbiornikach samochodu osobowego „Polonez” i utworzono zapas magazynowany na koncie 310, zaś pominięto inwentaryzację oleju opałowego w zbiorniku oleju zainstalowanym w budynku internatu – str. 35 protokołu kontroli.

         Kontrolowana jednostka przeprowadziła ostatnią inwentaryzację majątku wg stanu na dzień 1 września 2001 r. (według wyjaśnienia głównego księgowego) i miała ona związek ze zmianą na stanowisku kierownika jednostki. Zarządzenie inwentaryzacji nie zostało dokonane w formie pisemnej, nie powołano też w takiej formie składu komisji inwentaryzacyjnej s. 35, 36 protokołu kontroli. Wskazuje to, iż Zespół nie posiada dopracowanej strony organizacyjnej spisu z natury. Kierownik jednostki w celu sprawnego i terminowego przeprowadzenia inwentaryzacji powinien powołać komisję inwentaryzacyjną. Powołanie winno nastąpić na podstawie zarządzenia wewnętrznego określającego m.in. cel powołania komisji, jej skład osobowy, prawa i obowiązki. W zarządzeniu inwentaryzacji kierownik jednostki winien też określić: dzień, na który dokonuje spisu z natury, rodzaje składników majątkowych podlegających spisaniu, termin rozpoczęcia i zakończenia spisu, skład zespołów spisowych.

         Przytoczone nieprawidłowości upoważniają do stwierdzenia, że zostały w jednostce naruszone elementy kontroli wewnętrznej. Przepisy art. 28a ust. 1 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.) ustanawiają generalną zasadę odpowiedzialności kierownika jednostki sektora finansów publicznych za całość gospodarki finansowej oraz wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej. W związku z tym, każdy kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest zobowiązany zapewnić odpowiedni system wewnętrznej kontroli finansowej w swojej jednostce, odpowiadający wymogom art. 35a ustawy. Kontrola finansowa w jednostce sektora finansów publicznych dotyczy wszystkich procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Zgodnie z art. 35a ust. 3 ustawy, procedury kontroli powinny być ustalane w formie pisemnej i obejmować wszystkie podejmowane w jednostce operacje dotyczące wskazanych procesów.

         Mając na uwadze przedstawione nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych:

a) dostosowanie księgi rachunkowej „zestawienie obrotów i sald do wymagań stawianych przez art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości,

b) przestrzeganie zasady, że w dzienniku ujmowane są zdarzenia w ujęciu chronologicznym (art. 14 ust. 1 ustawy), a do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzać w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

c) prawidłowe dokonywanie zapisów na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”, mając na względzie zachowanie czystości obrotów,

d) dokonywanie zapisów księgowych na koncie 131 „Rachunki bieżące” na podstawie wyciągów bankowych w ten sposób, aby do ksiąg rachunkowych została wprowadzona każda operacja gospodarcza (bez kompensat),

e) dokonywanie zapisów na kocie 229 „Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne” zgodnie z treścią ekonomiczną tego konta,

f) ujmowanie środków pieniężnych znajdujących się między rachunkiem bankowym a kasą za pośrednictwem konta 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”.

2. Usankcjonowanie w zakładowym planie kont zasady, że zakupy niektórych materiałów będzie się odpisywać bezpośrednio w koszty, z obowiązkiem zinwentaryzowania zapasów nie zużytych nie później niż na koniec roku obrotowego.

3. Zapewnienie prawidłowego obrotu środkami pieniężnymi w kasie, poprzez jego właściwe dokumentowanie.

4. W zakresie środków specjalnych

a) przestrzeganie prawidłowej klasyfikacji przychodów,

b) tworzenie odrębnych planów finansowych dla środków specjalnych gromadzonych z tytułów takich, jak pieniężne darowizny, stosownie do art. 21 ust. 2-3 ustawy o finansach publicznych.

5. Uporządkowanie spraw organizacyjnych w zakresie inwentaryzacji majątku jednostki.

         O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                                                                                   Z-ca Prezesa

    Regionalnej Izby Obrachunkowej

      w Białymstoku

Do wiadomości:

Zarząd Powiatu Monieckiego