Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół Zawodowych w Sokółce

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

            Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11 maja 2004 roku (znak: RIO.I.6012 - 12/04), o treści jak niżej:

Pan

Jan Zabłudowski

Dyrektor Zespołu Szkół Zawodowych

                                                                                  w Sokółce

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej, przeprowadzonej w Zespole Szkół Zawodowych w Sokółce w zakresie gospodarki finansowej i zamówień publicznych za okres 2003 roku na podstawie art. l ust. l oraz w trybie art. 5 ust. l ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego l egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

      Badając zakładowy plan kont, stanowiący podstawę prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki, stwierdzono, iż nie przewiduje on kont 401 „Amortyzacja” (naliczone umorzenie środków trwałych księgowane było zapisem Wn 071 Ma 800) i konta 761 „Pokrycie amortyzacji”, określonych w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz jednolitych planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752) – s. 8, 9, 25 protokołu kontroli. Jak stanowi przepis § 12 ust. 1 pkt 1 przywołanego rozporządzenia Ministra Finansów, podstawę opracowania zakładowego planu kont winien stanowić wykaz kont podany w jednolitym planie kont dla jednostek budżetowych. Spośród ujętych w wymienionym wykazie kont, które należy traktować jako standardową liczbę kont, w wewnętrznej regulacji można pominąć tylko te z nich, które służą do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w danej jednostce lub uzupełnić o dodatkowe konta niewystępujące w wykazie, pod warunkiem zachowania zgodności co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami planu kont.

            Stwierdzono ponadto, iż dla konta 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” nie został wprowadzony podział na subkonto dochodów i subkonto wydatków, jak to wynika z zasad jego funkcjonowania, zawartych w przywoływanym rozporządzeniu Ministra Finansów – s. 14 protokołu kontroli. Zrealizowane przez jednostkę budżetową dochody powinny być ewidencjonowane zapisem Wn 130 subkonto dochodów – Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” lub 750 „Przychody i koszty finansowe”, przelew zaś tych dochodów do budżetu powiatu należy ujmować zapisem Ma 130 subkonto dochodów – Wn 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”. Wpływ środków na wydatki powinien być księgowany natomiast po stronie Wn 130 subkonto wydatków w korespondencji ze stroną Ma konta 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”.

W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono też uchybienia w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, naruszające przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r., polegające na:

a) niewłaściwym sporządzaniu zestawień obrotów i sald kont księgi głównej, w których występujące salda należności i zobowiązań (strony Wn i strony Ma) poddawano kompensacie – s. 15 protokołu kontroli;

b) przeksięgowaniu straty bilansowej roku ubiegłego z konta 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy” na stronę Wn konta 800 „Fundusz jednostki” dopiero w dniu 30 czerwca 2003 r – s. 11 protokołu kontroli. Zgodnie z zasadami funkcjonowania kont, określonymi w przepisach załącznika Nr 2 do rozporządzenia, ujęcie tej operacji powinno nastąpić pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego;

c) poprawianiu błędnych zapisów w księgach rachunkowych w sposób niedopuszczony postanowieniami art. 25 ust. l ustawy (czyniono poprawki poprzez skreślenie dotychczasowej treści, wpisanie nowej, a następnie podpisanie poprawki bez umieszczenia daty jej dokonania, praktyką było również zamazywanie błędnych zapisów korektorem) – s. 11 protokołu kontroli.

Kontroli poddano również prawidłowość wypełniania przez badaną jednostkę obowiązków w zakresie sporządzania sprawozdań budżetowych, nałożonych przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279 ze zm).

Stwierdzono nieprawidłowości polegające na wykazaniu w niektórych sprawozdaniach danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych:

a) w sprawozdaniach Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonych za miesiące kończące II i III kwartał, w kolumnie „Zobowiązania ogółem”, nie wykazano wynikających z ewidencji publicznoprawnych zobowiązań jednostki – s. 11, 12 protokołu kontroli. Obowiązek wykazywania w sprawozdaniach Rb-28S wszystkich bezspornych zobowiązań niespłaconych do końca okresu sprawozdawczego (w tym przypadku miesiąca kończącego kwartał), wynika z przepisu § 8 ust. 1 pkt 4 i ust. 5 załącznika nr 2 do rozporządzenia;

b) w sprawozdaniu Rb-32 z wykonania planów finansowych środków specjalnych jednostek budżetowych za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2003 r. (s. 12 protokołu kontroli):

-         w wierszu „Należności” (stan na początek okresu sprawozdawczego) nie ujęto kwoty 172,63, wynikającej z salda Wn konta 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”, doliczono ją natomiast do stanu zobowiązań;

-         w wierszu „Zobowiązania” (stan na koniec okresu sprawozdawczego) wykazano kwotę 2.608,64 zł, podczas gdy w ewidencji analitycznej widniała kwota – 60.606,19 zł ( w tym saldo po stronie Ma konta 201 – 58.350,19 zł i saldo po stronie Ma konta 225 – 2.256,00zł). W wyjaśnieniu kwestii p.o. głównego księgowego podniosła, iż saldo wykazane w sprawozdaniu wynikało z faktu, iż większość zobowiązań została uregulowana w okresie sprawozdawczym. Świadczy to o naruszeniu zasady prowadzenia ksiąg, wyrażonej w art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, iż do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym;

-         w paragrafie 4210 wydatków „Zakup materiałów i wyposażenia” uwidoczniono kwotę poniesionego wydatku w wysokości 48.568,43 zł, podczas gdy z ewidencji analitycznej wynikała kwota 49.039,95 zł.

Wykazane w sprawozdaniach dane powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, o czym stanowi przepis § 10 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. W związku z tą normą prawną pozostaje także przepis § 8 ust. l pkt l tego aktu, nakazujący sporządzanie sprawozdań jednostkowych na podstawie ksiąg rachunkowych.

Stwierdzone podczas kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieznajomości i nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących prowadzania rachunkowości jednostek budżetowych.

W kontrolowanej jednostce obowiązki z zakresu rachunkowości wykonywała Pani Barbara Żamojtuk, w zastępstwie głównego księgowego przebywającego na zwolnieniu lekarskim, a następnie (od dnia 13 sierpnia 2003 r.) jako p.o. głównego księgowego. Odpowiedzialność za właściwe wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości ponosi również kierownik jednostki, w tym z tytułu nadzoru, w przypadku powierzenia obowiązków innej osobie za jej zgodą - art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości. Do obowiązków kierownika jednostki, stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy, należy m.in. ustalenie w formie pisemnej i aktualizacja dokumentacji zasad rachunkowości.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dostosowanie postanowień zakładowego planu kont do obowiązujących przepisów prawnych wskazanych w niniejszym wystąpieniu.

2. Spowodowanie wyeliminowania uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, mając na uwadze tezy zawarte w protokole kontroli i niniejszym wystąpieniu.

3. Zapewnienie prawidłowego sporządzania sprawozdawczości budżetowej, ze szczególnym uwzględnieniem wymogu, aby wykazane w sprawozdaniach dane były zgodne z danymi ewidencji księgowej.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

Zarząd Powiatu Sokólskiego

                                                            Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku