Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół Ogólnokształcących w Jedwabnem

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10 marca 2006 roku (znak: RIO.IV.6012 - 3/05), o treści jak niżej:

Pani Ewa Mańko

Dyrektor Zespołu Szkół

Ogólnokształcących i Zawodowych

w Jedwabnem

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych, przeprowadzonej w Zespole Szkół Ogólnokształcących i Zawodowych w Jedwabnem, na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz.U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Do prowadzenia ewidencji wynagrodzeń pracowników korzystano w roku 2004 z oprogramowania firmy QNT o nazwie Qwant w wersjach od 15.00 do 17.50 (Nr licencji 63410), który umożliwia prowadzenie: ewidencji pracowników, naliczanie wynagrodzeń i pochodnych, a także automatyczne drukowanie list płac. Wymieniony program nie został pisemnie dopuszczony przez kierownika kontrolowanej jednostki do użytkowania, wskazany w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, jak również nie określono daty rozpoczęcia jego eksploatacji, w tym zmian wersji oprogramowania. Wymogi w powyższym zakresie zostały określone w treści art. 10 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.).

W trakcie kontroli stwierdzono ponadto uchybienia w sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych, naruszające przepisy wskazanej ustawy o rachunkowości, a polegające w szczególności na:

- dokonywaniu zapisów księgowych obrotów i sald poprzez kilkakrotne poprawianie lub zamazywanie korektorem z naruszeniem przepisu art. 25 ust. 1 ustawy – str. 8 protokołu kontroli,

- sporządzaniu dowodów księgowych niezawierających wszystkich elementów wskazanych treścią art. 21 ust. 1, tj. nie umieszczaniu przy dekretach syntetycznych podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych – str. 9 protokołu kontroli.

Kontrolowana jednostka w dniu 28 października 2004 r. dokonała zakupu kserokopiarki na kwotę 4970 złotych, z przeznaczeniem na potrzeby szkoły,. Faktura stanowiąca dowód zakupu została zatwierdzona do zapłaty ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Przyjętej faktury nie ujęto, zgodnie z art. 20 ustawy o rachunkowości, w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego, którego dotyczyła.

Ze względu na wartość i przewidywany okres użytkowania zakupiona kserokopiarka powinna być ujęta w ewidencji księgowej na koncie 011, na podstawie dowodu OT jako środek trwały.

Pismem Nr Fn. 3012-11/04 z dnia 2 grudnia 2004 r. Zarząd Powiatu poinformował szkołę o zwiększeniu jej planu wydatków budżetowych na 2004 r. w dziale 801 rozdział 80120 § 6060 o kwotę 5000 złotych.

W związku z tym, iż zakup kserokopiarki powodował zwiększenie wartości majątku trwałego znajdującego się we władaniu szkoły i docelowo sfinansowany został środkami pochodzącymi z budżetu, winien mieć odzwierciedlenie w księgach rachunkowych jednostki odpowiednio na kontach 011, 800 i 810, a zobowiązania powstałe z dniem wystawienia faktury przez dostawcę powyższego środka trwałego powinny być ujęte na koncie służącym w jednostce do ewidencji zobowiązań z tytułu wydatków budżetowych, do dnia ich uregulowania.

W toku kontroli stwierdzono, iż Kierownik kontrolowanej jednostki, z naruszeniem przepisów art. 138 pkt 3, w związku z art. 189 oraz art. 193 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz. 2104) określających zasady gospodarki finansowej przy wykonywaniu budżetu oraz zaciągania zobowiązań pieniężnych przez jednostki budżetowe, dokonał zakupu, zaciągając zobowiązania w dziale 801 rozdział 80120 § 6060 na kwotę 4970 złotych w terminie wcześniejszym, niż termin zwiększenia planu wydatków budżetowych (majątkowych) kontrolowanej jednostki na rok 2004 - str. 17-19 protokołu kontroli.

Pracownicy kontrolowanej jednostki, delegowani w celach służbowych, nie wypełniali formularza „Polecenie wyjazdu” w zakresie przysługujących im diet oraz ryczałtów za dojazdy w wyniku czego nie otrzymywali zwrotu należnych kwot - str. 20 i 21 protokołu kontroli. Należy wskazać, iż zasady rozliczania kosztów z tytułu krajowych podróży służbowych zostały określone w treści rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). W myśl wskazanych przepisów pracownikowi po odbyciu podróży służbowej przysługuje, po pierwsze dieta, pod warunkiem, że podróż służbowa trwała ponad 8 godzin, a pobyt w miejscu delegowania nie uwzględniał posiłków (obiadu), po drugie zwrot kosztów podróży, w tym także ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej, pod warunkiem faktycznego korzystania z nich.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania obowiązujących przepisów. Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej spoczywa na kierowniku jednostki, stosownie do postanowień art. 44 ustawy o finansach publicznych.

Odpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości jednostki spoczywa na głównym księgowym, stosownie do postanowień art. 45 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dostosowanie dokumentacji zasad prowadzenia rachunkowości do wymogów wskazanych przepisów ustawy o rachunkowości i przepisów wykonawczych w zakresie szczegółowych zasad prowadzenia rachunkowości oraz planu kont.

2. Spowodowanie, aby dokumenty finansowe były podpisywane na dowód sprawdzenia, przez osoby do tego wyznaczone, a zapisy w urządzeniach księgowych poprawiane były w myśl przepisów ustawy o rachunkowości.

3. Dokonywanie wydatków z uwzględnieniem zasad gospodarki finansowej obowiązujących przy wykonywaniu budżetu oraz zaciąganiu zobowiązań pieniężnych przez jednostki budżetowe, wynikających ze wskazanych przepisów ustawy o finansach publicznych.

4. Stosowanie prawidłowej klasyfikacji budżetowej w odniesieniu do wydatków poniesionych na zakupy inwestycyjne.

5. Dokonywanie naliczania i wypłacania diet oraz ryczałtów na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Zarząd Powiatu Łomżyńskiego

2. Regionalna Izba Obrachunkowa

    w Białymstoku Zespół w Łomży