Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej Gminy Kobylin Borzymy

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Kobylin Borzymy

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22 września  2005 roku (znak: RIO.IV.6011 - 9/05), o treści jak niżej:

Pan Ryszard Pogorzelski

                                                                                              Wójt Gminy Kobylin Borzymy

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy za okres 2004 roku, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Kobylin Borzymy, na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         W zakresie obsługi finansowo-księgowej gminnych jednostek organizacyjnych stwierdzono, że obsługę jednostek oświatowych wykonuje Zespół Szkół w Kobylinie Borzymach - jednostka budżetowa, utworzona przez Radę Gminy uchwałą Nr V/37/03 z dnia 30 kwietnia 2003 roku. Fakt prowadzenia obsługi nie ma umocowania w formalnych uregulowaniach organu prowadzącego. Kompetencja organu prowadzącego w zakresie decyzji o sposobie organizacji wspólnej obsługi przypisana jest radzie gminy, zgodnie z przepisami art. 5 ust. 9 w zw. z art. 5c pkt 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) – str. 2-3 protokołu kontroli. W związku z opisanym uchybieniem pozostaje potrzeba doprecyzowania postanowień Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy, którego postanowienia wskazują ogólnie na wykonywanie przez Urząd obsługi finansowo-księgowej wszystkich jednostek organizacyjnych gminy.

Z ustaleń kontroli wynika, że nie zostały obsadzone stanowiska zastępcy wójta gminy oraz sekretarza. Przepisy ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.) odnoszą się w swej treści bezpośrednio do wskazanych stanowisk. Między innymi w art. 26a określono liczbę zastępców wójta gminy, w zależności od liczebności gminy, a w art. 33 ust. 4 wymieniono stanowiska zastępcy wójta i sekretarza gminy jako właściwe do prowadzenia spraw gminy w imieniu wójta, w zakresie przez niego określonym. Szczególna rola tych stanowisk w bieżącej działalności gminy i wykonywaniu kontroli wewnętrznej w Urzędzie została przez Pana uwzględniona w treści Regulaminu Organizacyjnego Urzędu. Na przykład, w myśl § 5 ust. 2 Zastępca Wójta powinien podejmować czynności kierowania Urzędem pod nieobecność Wójta. Natomiast postanowieniami § 7 przypisano szereg zadań Sekretarzowi - m.in. zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu, kontrolowanie właściwego obiegu dokumentów w Urzędzie itd. Nie obsadzenie tych stanowisk, przy braku określenia innego sposobu wykonywania zadań im przypisanych, powoduje niezgodność ustalonego w Regulaminie podziału zadań ze stanem rzeczywistym. Dodatkowo należy wskazać, że nie obsadzenie stanowisk, którym ustawa przypisuje możliwość wykonywania zadań w zastępstwie wójta lub w jego imieniu, nie zapewnia ciągłości funkcjonowania jednostki podczas Pańskiej nieobecności.

W toku kontroli procedury opracowania budżetu gminy stwierdzono, że wszystkie dokumenty jednostek organizacyjnych oświaty, dotyczące opracowania ich planów finansowych, były podpisywane przez przedstawicieli Zespołu Szkół w Kobylinie Borzymach, tj. jednostki prowadzącej obsługę finansowo księgową jednostek oświatowych – str. 20-21 protokołu kontroli. Jednostki budżetowe, powołane przez gminę w celu realizacji jej zadań, winny prowadzić gospodarkę finansową zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.). Skoncentrowanie obsługi finansowo-księgowej jednostek organizacyjnych oświaty nie może prowadzić do ograniczenia kompetencji dyrektorów obsługiwanych szkół (jako kierowników jednostek sektora finansów publicznych) wynikających z art. 28a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. (tekst jednolity: Dz. U. Nr 15, poz. 148 ze zm.). Przepis ten stanowi, że kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Podstawę gospodarki finansowej każdej z jednostek stanowi plan finansowy (art. 18 ust. 6 ustawy). Tryb opracowywania planów finansowych jednostek budżetowych określają obecnie przepisy art. 125 i 126 ustawy o finansach publicznych oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu (Dz. U. Nr 23, poz. 190), wskazując wprost na rolę kierowników jednostek w tych procesach.

Stwierdzono ponadto, że obsługiwany pod względem finansowo-księgowym przez Urząd Gminy Ośrodek Pomocy Społecznej, funkcjonujący w formie jednostki budżetowej, w ogóle nie posiadał planu finansowego – str. 3 protokołu kontroli.

W związku ze wskazanymi nieprawidłowościami, dotyczącymi sporządzania planów finansowych, pozostają ustalenia będące wynikiem badania realizacji obowiązków sprawozdawczych. Stwierdzono, że nie były sporządzane w ogóle sprawozdania jednostkowe OPS, co należy wiązać z brakiem planu dla tej jednostki – str. 3 protokołu kontroli. Zgodnie z przepisem § 4 ust. 1 pkt 2 lit. b) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279 ze zm.) kierownik każdej jednostki budżetowej (także objętej skoncentrowaną obsługą) jest zobowiązany do sporządzenia jednostkowych sprawozdań z wykonania planu finansowego. Począwszy od 23 września 2005 r. obowiązki te analogicznie będzie określało rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 170, poz. 1426).

         Analiza procedury uchwalania budżetu gminy, ustalonej przez Radę Gminy - na podstawie art. 53 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym - w uchwale Nr VI/25/94 z dnia 30 grudnia 1994 roku, wskazuje, że jej treść określono na gruncie przepisów nieobowiązującej od 1999 r. ustawy Prawo budżetowe. W związku z tym niektóre z zawartych w niej procedura są niezgodne z przepisami obecnie obowiązującej ustawy o finansach publicznych, co wskazano na str. 20 protokołu kontroli.

         Kontrola wykonania budżetu wykazała ponadto, że nie wypełniono obowiązku opracowania harmonogramu dochodów i wydatków budżetu, nałożonego przez art. 29 ust. 2 ustawy o finansach publicznych – str. 22 i 64 protokołu kontroli. Niezrealizowanie tego obowiązku wskazano również w trakcie poprzedniej kontroli kompleksowej. (Możliwość odstąpienia od sporządzania harmonogramów przewiduje art. 186 ust. 5 ustawy o finansach publicznych, uchwalonej przez Sejm 30 czerwca 2005 r., której wejście w życie zakładane jest na dzień 1 stycznia 2006 roku).

W zakresie kompletności dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości stwierdzono, że nie zostały formalnie ustalone zasady prowadzenia ewidencji zużycia węgla. Przyjęta metoda prowadzenia ewidencji pomocniczej dla rzeczowych składników aktywów obrotowych powinna mieć umocowanie w decyzji kierownika jednostki (Pana Wójta), podjętej na podstawie art. 17 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) – str. 52 protokołu kontroli.

W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono nieprawidłowe zarachowywanie niektórych operacji gospodarczych, naruszające zasady określone w rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm.), polegające na:

a) ujmowaniu wpływu uzyskiwanych środków pomocowych na koncie 139 „Inne rachunki bankowe” w ewidencji Urzędu Gminy, które następnie (zamiast bezpośrednio) były odnoszone na rachunek środków pomocowych – konto 137 w ewidencji budżetu – str. 17 protokołu kontroli;

b) nieprawidłowym przekazaniu w latach ubiegłych na rachunek podstawowy budżetu (konto 133 „Rachunek budżetu”) kwoty 22.083 zł, stanowiącej zabezpieczenia pobrane od wykonawców zadań inwestycyjnych, zamiast przechowywania ich na wydzielonym rachunek bankowy, dla ewidencji którego właściwe jest konto 139 w ewidencji Urzędu Gminy; w 2005 roku zaniechano przerachowywania tych środków na wydzielony rachunek bankowy, w związku z upływem terminu rozliczenia z kontrahentami – str. 18-19 protokołu kontroli,

c) zaniechaniu księgowania w ewidencji budżetu zrealizowanych przez jednostki organizacyjne dochodów i wydatków budżetowych, wynikających ze składanych przez nie w trakcie roku sprawozdań okresowych, jak tego wymagają zasady funkcjonowania kont 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”, ustalone w załączniku Nr 1 do rozporządzenia; odpowiednie zapisy Wn 222 – Ma 901 i Ma 233 – Wn 902 wprowadzono dopiero na koniec roku budżetowego – str. 63 protokołu kontroli.

         Badając prawidłowość obrotów i sald w zakresie sum depozytowych na koncie 139 stwierdzono ponadto, że pozostaje na nim kwota 2.822 zł, stanowiącą środki wydzielone w latach ubiegłych dla byłych Rad Sołeckich, z funkcjonującego ówcześnie funduszu gminnego. Z chwilą zaprzestania działalności Rad Sołeckich w ówczesnych ramach prawnych (w związku utratą mocy obowiązującej przepisów, pod rządami których działał fundusz gminny i fundusze Rad Sołeckich) obecnie nie ma podstaw prawnych do utrzymywania tych środków na wydzielonym rachunku – str. 17-18 protokołu kontroli. Stosownie do przepisów art. 3 ustawy z dnia 14 grudnia 1990 r. o zniesieniu i likwidacji niektórych funduszy (Dz. U. Nr 89, poz. 517 ze zm.), niewykorzystane środki pieniężne funduszu gminnego podlegały przekazaniu, według stanu na 31 grudnia 1990 r., na rzecz jednostki dysponującej rachunkiem dochodów budżetu gminy. W związku z czym właściwe będzie przerachowanie środków z rachunku depozytów na dochody budżetu i - ewentualnie -postawienie ich (w porozumieniu z sołectwami) do dyspozycji jednostek pomocniczych, stosownie do przepisów art. 124 ust. 4 ustawy o finansach publicznych.

Kontrola prawidłowości stosowania klasyfikacji budżetowej wykazała, że do rozdziału 60014 „Drogi publiczne powiatowe”, § 6620 „Dotacje celowe przekazane dla powiatu na inwestycje i zakupy inwestycyjne realizowane na podstawie porozumień (umów) między jednostkami samorządu terytorialnego” zakwalifikowano dotację w wysokości 37.810,10 zł, przekazaną w ramach porozumienia ze Starostwem Powiatowym w Wysokiem Mazowieckiem na dofinansowanie robót na drodze powiatowej. Stosownie do postanowień art. 47 ust. 1 obowiązującej od 1 stycznia 2004 r. ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 203, poz. 1966), jednostka samorządu terytorialnego może udzielać dotacji innym jednostkom na dofinansowanie ich zadań. W przypadku, gdy gmina w ramach współdziałania z powiatem przekazuje środki na współfinansowanie zadania publicznego, przynależnego powiatowi, należy uznać, iż środki takie stanowią pomoc finansową, o której mowa w art. 111 ust. 2 pkt 5 i art. 117a ustawy o finansach publicznych oraz przepisach właściwych ustaw ustrojowych. Właściwą podziałką klasyfikacyjną dla takich wydatków (mających charakter wydatków inwestycyjnych) jest, zatem § 6300 „Wydatki na pomoc finansową udzieloną między jednostkami samorządu terytorialnego na dofinansowanie własnych zadań inwestycyjnych i zakupów inwestycyjnych”, wskazany obecnie przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 209, poz. 2132 ze zm.) – str. 51 protokołu kontroli.

         Kontrola prawidłowości ustalania wynagrodzeń pracownikom wykazała, że w jednym przypadku nieprawidłowo, w świetle przepisów rozporządzenia obowiązującego w okresie objętym kontrolą, jak i obecnego, obowiązującego od dnia 7 sierpnia 2005 r., określono kategorię zaszeregowania kierowcy (bez wpływu na wynagrodzenie pracownika), zaś w kolejnym nie dokonano zmiany wysokości dodatku funkcyjnego, określonego procentowo od najniższego wynagrodzenia, które uległo zmianie z dniem 1 stycznia 2004 r., w związku z czym przez okres 2004 roku dodatek ten był wypłacany kierownikowi USC w zaniżonej wysokości (o 13 zł miesięcznie). Dostosowania dodatku do obowiązujących przepisów dokonano w 2005 roku – str. 48-49 protokołu kontroli.

         Na podstawie kontroli udokumentowania wydatków na podróże służbowe stwierdzono, że umowy z pracownikami na używanie samochodów prywatnych do celów służbowych i zwrotu kosztów w formie ryczałtowej za jazdy lokalne, zawarte zostały w latach 1993-1994 i od tego czasu nie były aktualizowane, mimo zmiany podstaw prawnych (odmiennie normujących niektóre aspekty będące przedmiotem umów), a także zmiany przez pracowników samochodów, na samochody o innych parametrach skutkujących na wysokość stawki za kilometr; mimo niezgodności umów z przepisami i stanem rzeczywistym wypłat ryczałtów dokonywano w prawidłowej wysokości – str. 50 protokołu kontroli.

Umowa w sprawie ryczałtu dla Pana Wójta zawarta została w dniu 19 listopada 2002 roku przez Przewodniczącego Rady Gminy, który w tym dniu nie był do upoważniony przez Radę Gminy do tego rodzaju czynności. Odpowiedniego upoważnienia do wykonywania niektórych czynności z zakresu prawa pracy wobec Pana Wójta, Rada Gminy udzieliła Przewodniczącemu Rady Gminy uchwałą Nr II/17/02, podjętą w dniu 11 grudnia 2002 r., a więc po zawarciu przywołanej wyżej umowy – str. 50 protokołu kontroli.

Dokumentacja dotycząca wypłaty ryczałtu Panu Wójtowi za miesiąc październik 2004 r. była niekompletna, bowiem w oświadczeniu Pan Wójt w ogóle nie wskazał dni nie korzystania z prywatnego samochodu do celów służbowych w miesiącu październiku, tymczasem ryczałt został zmniejszony o 5/22. Stosownie do przepisów § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.), podstawę ustalenia kwoty ryczałtu stanowi oświadczenie złożone przez pracownika używającego samochodu prywatnego. Kwota, o którą zmniejszono ryczałt, nie wynikała także z listy obecności. Dopiero konfrontacja szeregu dokumentów (ewidencji delegacji, rachunków kosztów podróży służbowych, adnotacji o urlopach) pozwoliła ustalić prawidłowość wysokości ryczałtu wypłaconego Panu Wójtowi za październik 2004 r. Stan faktyczny dokumentacji pracowniczej Pana Wójta pozwala na sformułowanie wniosku, iż niektóre jej elementy nie spełniają funkcji dowodowej, o czym świadczy m.in., że w liście obecności w miesiącu październiku 2004 r. odnotowano tylko jedną podróż służbową poza teren gminy, podczas gdy faktycznie Pan Wójt odbył 3 podróże – str. 50-51 protokołu kontroli.

         Stwierdzono, że nie wszystkie środki trwałe ewidencjonowane na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe w używaniu” oznakowane były inicjałami jednostki i numerem inwentarzowym. Niektóre przedmioty posiadały natomiast nieprawidłowe oznakowania, odmienne od aktualnej numeracji w ewidencji, co ma związek z przepisywaniem ksiąg według nowych kryteriów ewidencjonowania, bez jednoczesnego oznaczenia składników majątkowych nowymi numerami inwentarzowymi. Stan taki należy uznać za utrudniający właściwe przeprowadzenie inwentaryzacji i powiązanie jej wyników z zapisami ksiąg rachunkowych (art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości) – str. 61 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli w zakresie poboru dochodów z majątku gminy opisanych na str. 44 protokołu kontroli wynika, że gmina pobiera czynsz za najem lokali mieszkalnych, wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, w oparciu o stawki czynszowe ustalone uchwałą Rady Gminy z dnia 14 marca 1999 r. Należy wskazać, iż z dniem 10 lipca 2001 roku weszła w życie ustawa z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów w mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie kodeksu cywilnego (Dz. U. Nr 71, poz. 733 ze zm.), która uchyliła, w omawianym zakresie, dotychczas obowiązującą ustawę o najmie lokali mieszkalnych i dodatkach mieszkaniowych. Stosownie do art. 8 pkt 1 ustawy o ochronie praw lokatorów…, obecnie ustalanie stawek czynszu należy do kompetencji organu wykonawczego gminy. Ustalenie stawek powinno nastąpić w oparciu o uchwałę rady gminy w sprawie zasad polityki czynszowej, o której mowa w art. 21 ust. 2 pkt 4 tej ustawy.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola w powyższym zakresie prowadzona była m.in. pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, kompletności ewidencji, windykacji zaległości podatkowych oraz rzetelności sporządzanych sprawozdań budżetowych,co doprowadziło do następujących ustaleń.

Jak wskazuje opis na stronach 32, 33 i 47 protokołu kontroli ustalenia dotyczyły postępowania egzekucyjnego w administracji. Nie na wszystkich zalegających w podatku od nieruchomości, podatku od środków transportowych i opłacie za pobór wody wystawiono tytuły wykonawcze celem wyegzekwowania należnych zaległości a łączna kwota zaległości nie objętych tytułami wykonawczymi wyniosła 31.542,39 złotych. W związku z powyższym należy wskazać na konieczność systematycznego prowadzenia czynności upominawczych i egzekucyjnych, a także obejmowania nimi wszystkich pozycji, na których widnieje zaległość z wykorzystaniem środków egzekucyjnych z ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity Dz. U. z 1991 roku Nr 3, poz. 161 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541).

Z ustaleń opisanych na stronie 37 i 38 protokołu kontroli wynika, że nie wszyscy sołtysi wsi rozliczają się z zainkasowanej gotówki w ustawowym terminie tj. zgodnie z art. 47 § 4 Ordynacji podatkowej. W myśl § 4a tego artykułu terminem płatności dla inkasentów jest dzień następujący po ostatnim dniu, w którym zapłata podatku powinna nastąpić; chyba, że właściwy organ j.s.t. wyznaczył termin późniejszy. Rada Gminy w Kobylinie Borzymach nie podjęła uchwały w sprawie wyznaczenia terminów płatności dla inkasentów. W przypadku rozliczania się inkasentów (sołtysów) z zainkasowanej gotówki po terminie płatności należy niewpłaconą kwotę traktować jak zaległość i naliczać odsetki za zwłokę na zasadach wynikających z treści przepisów zawartych w rozdziale 6 „Odsetki za zwłokę i opłata prolongacyjna” Ordynacji podatkowej.

Na stronie 34 opisano nieprawidłowości polegające na tym, iż nie naliczono i nie wypłacono, w latach 2003 i 2004, należnego wynagrodzenia za inkaso opłaty targowej, z naruszeniem obowiązujących przepisów ustawy o podatkach i opłatach lokalnych i wskazanej uchwały Rady Gminy Kobylin Borzymy.

Stwierdzono nieprawidłowości popełnione przy sporządzaniu sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych (sprawozdanie Rb – PDP) za rok 2004. Zgodnie z opisem zawartym na stronach 39-43 protokołu kontroli, błędnie wykazano skutki obniżenia stawek podatkowych i zwolnienia przedmiotów opodatkowania uchwałą Rady Gminy.

Polegało to na błędnym wykazaniu w kolumnie 3 „skutki obniżenia górnych stawek podatkowych obliczone za okres sprawozdawczy” oraz w kolumnie 4 „skutki udzielonych ulg, odroczeń i umorzeń, zwolnień zaniechania poboru obliczone za okres sprawozdawczy bez ulg i zwolnień ustawowych” wskazanego sprawozdania. Skutki finansowe zwolnienia dokonanego przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego winny być wykazane w kolumnach 3 i 4 omawianego sprawozdania. W kolumnie 3 należy wskazać skutki obniżenia górnych stawek podatkowych, liczone jako iloczyn powierzchni przedmiotów opodatkowania, w tym zwolnionych (podstawy opodatkowania) i różnicy stawek, maksymalnej wskazanej na rok 2004 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych i stawki wygenerowanej uchwałą organu stanowiącego. Natomiast dane w kolumnie 4 wskazywać powinny skutki zastosowania zwolnienia ustalone jako iloczyn podstawy opodatkowania i stawki obowiązującej na terenie gminy.

Powyższy sposób ustalania skutków zwolnień podatkowych wynikających z uchwał organów stanowiących samorządu terytorialnego, jest zgodny z treścią § 3 ust. 1 pkt 9 i 10 oraz § 7 ust. 3, odpowiednio w zakresie sprawozdań Rb – 27 S i Rb – PDP, „instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego”, stanowiącej załącznik Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279).

W czasie kontroli wysłano sprawozdanie korygujące wykazanych kwot skutków.

Należy także zauważyć, iż nieprawidłowe i nierzetelne prezentowanie omawianych skutków może mieć wpływ na prawidłowość ustalenia kwoty wyrównawczej stanowiącej element składowy części podstawowej subwencji ogólnej dla gmin.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania lub niewłaściwej interpretacji przepisów prawnych dotyczących prowadzenia gospodarki finansowej i rachunkowości jednostki oraz wymiaru i poboru podatków.

         Organem wykonawczym gminy jest wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał rady gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 28a ustawy o finansach publicznych.

         Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art.13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja Podatkowa.

         Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, określonych ustawą o rachunkowości, należy, stosownie do przepisów wewnętrznych, do skarbnika gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze przedstawione ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały określającej formę obsługi finansowo-księgowej jednostek oświatowych.

2. Rozważenie zasadności obsadzenia stanowisk zastępcy wójta i sekretarza gminy, mając na względzie zapewnienie ciągłości działania Urzędu podczas Pańskiej nieobecności oraz funkcje, jakie przypisuje tym stanowiskom ustawa o samorządzie gminnym, a także wprowadzony przez Pana Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy.

3. Spowodowanie, aby kierownicy wszystkich jednostek organizacyjnych gminy:

a) sporządzali i osobiście zatwierdzali plany finansowe kierowanych przez siebie jednostek,

b) sporządzali jednostkowe sprawozdania z wykonania planów finansowych.

4. Wystąpienie do Rady Gminy z projektem uchwały dostosowującej ustalony tryb opracowywania budżetu gminy do obowiązujących przepisów.

5. Formalne ustalenie metody prowadzenia ewidencji pomocniczej węgla, mając na uwadze przepisy art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

6. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do:

a) zaprzestania ewidencji wpływu środków pomocowych za pośrednictwem konta 139 w ewidencji Urzędu Gminy,

b) ewidencjonowania zabezpieczeń wniesionych przez wykonawców robót wyłącznie w ewidencji Urzędu Gminy,

c) księgowania w ewidencji budżetu wszystkich okresowych sprawozdań jednostek organizacyjnych o zrealizowanych dochodach i wydatkach.

7. Przerachowanie na dochody budżetu kwot stanowiących pozostałość środków funduszu gminnego. Ewentualne rozważenie zasadności postawienia ich do dyspozycji jednostek pomocniczych w trybie obowiązujących przepisów ustawy o samorządzie gminnym i ustawy o finansach publicznych.

8. Prawidłowe klasyfikowanie środków stanowiących pomoc finansową udzieloną z budżetu gminy innym jednostkom samorządu terytorialnego.

9. Dostosowanie kategorii zaszeregowania kierowcy do obowiązujących przepisów oraz wyrównanie kwoty dodatku funkcyjnego przysługującego kierownikowi USC w świetle angażu płacowego na 2004 rok.

10. Dostosowanie umów zawartych z pracownikami na używanie samochodów prywatnych do celów służbowych do obowiązujących przepisów i stanu faktycznego.

11. Rzetelne wypełnianie oświadczeń o używaniu samochodu prywatnego do celów służbowych, stanowiących podstawę ustalenia kwoty ryczałtu za dany miesiąc. Zobowiązanie pracowników prowadzących sprawy kadrowe do dołożenie należytej staranności przy prowadzeniu dokumentacji poświadczającej czas Pańskiej nieobecności w Urzędzie spowodowanej podróżami służbowymi.

12. Doprowadzenie do zgodności między fizycznymi oznaczeniami środków trwałych i oznaczeniami nadanymi im w ewidencji pomocniczej.

13. Ustalenie stawek czynszu za najem lokali mieszkalnych, stosownie do kompetencji wynikającej z art. 8 pkt 1 ustawy o ochronie praw lokatorów.

14. Objęcie tytułami wykonawczymi wszystkich zalegających w podatkach i opłatach lokalnych i czynszu dzierżawnym oraz przestrzeganie wskazanych w części opisowej wystąpienia pokontrolnego przepisów w zakresie egzekucji w administracji.

15. Zobowiązanie sołtysów (inkasentów) do terminowego rozliczania się z zainkasowanej gotówki z tytułu wpłacanych rat zobowiązań podatkowych z uwzględnieniem wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej.

16. Naliczenie należnego wynagrodzenie za inkaso opłaty targowej zgodnie z podjęta uchwałą Rady Gminy w sprawie określenia dziennych stawek, terminów płatności i sposobu jej poboru.

17. Sporządzanie sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych zgodnie z przedstawionymi w części opisowej przepisami prawa, a w szczególności dotyczy ustalenia skutków obniżenia stawek podatkowych oraz zwolnień w tym zakresie wynikających z uchwał Rady Gminy.

         O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni o daty niniejszego wystąpienia.

         Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa Izby do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3 – 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30 – dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

      Z-ca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa

W Białymstoku Zespół w Łomży