Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Obsłudze Finansowo-Księgowej Szkół Gminy Knyszyn

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 25 kwietnia 2005 roku (znak: RIO.I.6012 - 2/05), o treści jak niżej:

                                                                                  Pan Robert Sidorski

                                                                                  Kierownik Obsługi

Finansowo - Księgowej Szkół

Gminy Knyszyn

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2004 roku, przeprowadzonej w Obsłudze Finansowo-Księgowej Szkół Gminy Knyszyn w Knyszynie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono występujące uchybienia opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Badanie zagadnień związanych z organizacją wewnętrzną jednostki wykazało, iż Instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych wymienia Burmistrza Knyszyna jako osobę właściwą do zatwierdzania dokumentów finansowo-księgowych kontrolowanej jednostki pod względem merytorycznym oraz do wypłaty – str. 4 protokołu kontroli, załącznik Nr 4 do protokołu kontroli. Należy wskazać, iż fakt powołania Obsługi Finansowo-Księgowej Szkół w formie jednostki budżetowej oraz powołanie kierownika tej jednostki wiąże się z określonymi obowiązkami i odpowiedzialnością. Stosownie do przepisów art. 28a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.) kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej jednostki, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej jest plan finansowy, stosownie do przepisu art. 18 ust. 6 ustawy. Przyznanie w przepisach wewnętrznych Burmistrzowi prawa do faktycznego dysponowania środkami zawartymi w planie finansowym podległej jednostki budżetowej pozostaje w sprzeczności z ogólną zasadą odpowiedzialności Pana Kierownika za całość gospodarki finansowej kierowanej przez Pana jednostki. Przekazanie przez kierownika jednostki obowiązków w zakresie gospodarki finansowej może nastąpić wyłącznie na rzecz pracowników tej jednostki – art. 28a ust. 2 ustawy o finansach publicznych.

Stosownie do przepisów art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.) kierownicy gminnych jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej działają na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez wójta (burmistrza). W trakcie kontroli stwierdzono, iż dyrektorzy szkół, jako kierownicy gminnych jednostek organizacyjnych, nie posiadają pełnomocnictw, o których mowa w przywołanym przepisie – str. 3 protokołu kontroli.

Kontrola gospodarki pieniężnej wykazała, iż w badanej jednostce prowadzony był obrót gotówkowy poza kasą jednostki. Opłaty za posiłki, wydawane przez stołówkę przy Zespole Szkół Ogólnokształcących w Knyszynie, zbierane były przez pracownika ZSO, zatrudnionego na stanowisku intendenta. W przepisach wewnętrznych badanej jednostki - Instrukcji kontroli wewnętrznej obiegu dokumentów księgowych - nie określono zasad prowadzenia obrotu pieniężnego poza kasą jednostki, ani też sposobu kontroli wewnętrznej w tym zakresie – str. 6 protokołu kontroli. Stosownie do przepisów art. 35a ustawy o finansach publicznych kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury wewnętrznej kontroli finansowej, które powinny obejmować wszystkie procesy związane m.in. z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych.

W wyniku kontroli procedury opracowywania planów finansowych szkół - jednostek organizacyjnych, których obsługę finansowo-księgową prowadzi badana jednostka - stwierdzono, że projekty planów finansowych na 2004 r. zostały opracowane odrębnie dla Zespołów Szkół w Knyszynie i Kalinówce Kościelnej oraz Szkoły Podstawowej w Zofiówce oraz zweryfikowane pod względem ich zgodności z projektem uchwały budżetowej i podpisane przez Burmistrza i Skarbnika Gminy. Projekty planów Zespołu Szkół w Kalinówce Kościelnej i Szkoły Podstawowej w Zofiówce nie zawierały natomiast podpisów dyrektorów tych jednostek na dowód ich zatwierdzenia. Wymóg zatwierdzenia projektów planów finansowych samorządowych jednostek budżetowych przez kierowników tych jednostek wynikał z przepisów § 2 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. Nr 122, poz. 1333) – str. 7-8 protokołu kontroli. Obecnie obowiązek zatwierdzania projektów planów finansowych przez kierowników jednostek zawarty jest w § 2 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu (Dz. U. Nr 23, poz. 190).

Badanie prawidłowości udzielania zamówień publicznych przeprowadzono w zakresie zamówienia na dostawę oleju opałowego do kotłowni ZSO w Knyszynie, prowadzonego przez p. K. Chowańskiego, Dyrektora Zespołu Szkół Ogólnokształcących w Knyszynie. Kontrola tego postępowania wykazała uchybienia w zakresie prawidłowości stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 ze zm.), polegające na:

- zawarciu umowy z wybranym wykonawcą w terminie krótszym niż 7 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze oferty - umowę podpisano dnia 20 października 2004 r., zaś zawiadomienie o wyborze oferty przekazano 18 października 2004 r.; naruszono tym samym przepis art. 94 ust. 1 ustawy – str. 13 protokołu kontroli,

- ustaleniu wartości szacunkowej zamówienia na podstawie kursu euro wynikającego ze średniego kursu walut NBP (ok. 4,31 PLN) – str. 12 protokołu kontroli; stosownie do art. 35 ust. 3 ustawy średni kurs złotego w stosunku do euro, stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówienia określa Prezes Rady Ministrów w drodze rozporządzenia; rozporządzeniem z dnia 8 marca 2004 r. (Dz. U. Nr 40, poz. 356) kurs ten został ustalony na 4,0468 PLN,

- braku udokumentowania w protokole postępowania wysokości kwoty, jaką zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia; obowiązek podania tej kwoty bezpośrednio przez otwarciem ofert wynika z art. 86 ust. 3 ustawy, zgodnie zaś z wzorem protokołu, stanowiącym załącznik Nr 2 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 71, poz. 646), winna być ona odnotowana w protokole postępowania – str. 13 protokołu kontroli.

W zakresie realizacji wydatków budżetowych stwierdzono nieterminowe przekazywanie dokonanych odpisów na rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych – str. 15-16 protokołu kontroli. Stosownie do postanowień art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.) równowartość dokonanych odpisów powinna być przekazana na rachunek Funduszu do dnia 30 września, przy czym do dnia 31 maja należy przekazać kwotę stanowiącą 75% dokonanego odpisu.

Stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej jednostek sektora finansów publicznych oraz udzielania zamówień publicznych.

Odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostek sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponoszą jej kierownicy, stosownie do przepisów art. 28a ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Ustalenie wykazu osób właściwych do zatwierdzania dowodów księgowych pod względem merytorycznym i do wypłaty w sposób uwzględniający przepisy art. 28a ustawy o finansach publicznych, tj. poprzez wyłączenie z katalogu tych osób Burmistrza.

2. Wystąpienie do Burmistrza o wydanie kierownikom jednostek budżetowych pełnomocnictw, o których mowa w art. 47 ustawy o samorządzie gminnym.

3. Uregulowanie w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych kwestii prowadzenia obrotu pieniężnego poza kasą jednostki.

4. Zapewnienie, aby projekty planów finansowych były zatwierdzane przez kierowników wszystkich obsługiwanych jednostek budżetowych.

5. Przekazanie Dyrektorowi ZSO w Knyszynie zawartych w wystąpieniu pokontrolnym uwag dotyczących prawidłowości udzielania zamówień publicznych.

6. Zachowywanie ustawowych terminów przekazywania na rachunek bankowy Funduszu Świadczeń Socjalnych równowartości dokonanych odpisów.

         O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku. w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Burmistrz Knyszyna

         W wyniku kontroli w w/w jednostce skierowano pismo z dnia 22.06.2004 roku, do organu wykonawczego: