Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej Gminy Rudka

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Rudce

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16 stycznia 2006 roku (znak: RIO.I.6011 - 18/05), o treści jak niżej:

                                                                           Pan Andrzej Anusiewicz

                                                                                              Wójt Gminy Rudka

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy za okres 2004 r., przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Rudce na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto m.in. regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych dochodów oraz wydatków, udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i realizowanych w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W zakresie organizacji działalności gminy i jej jednostek organizacyjnych stwierdzono, że Pan Wójt nie udzielił – do czasu przeprowadzenia kontroli - pełnomocnictwa dyrektorowi Zespołu Szkół w Rudce, powstałego w wyniku połączenia Szkoły Podstawowej i Gimnazjum w Rudce. Zgodnie z art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.) kierownicy gminnych jednostek organizacyjnych, nieposiadających osobowości prawnych, działają na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Wójta. Ustalono, że Zarząd Gminy uchwałą nr 68/67/01 z 5 grudnia 2001 r. udzielił takiego pełnomocnictwa Dyrektorowi Gimnazjum w Rudce, obecnie sprawującego funkcje Dyrektora Zespołu Szkół. Utworzenie nowej jednostki budżetowej powinno jednakże skutkować udzieleniem pełnomocnictwa jej kierownikowi, dostosowanego treścią i zakresem do zmiany wynikającej z powołania nowej jednostki –
s. 8 protokołu kontroli.

         Kontrola wykazała istotne nieprawidłowości w zakresie wykonywania obowiązków nałożonych przepisami ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.) oraz ewidencji księgowej operacji dotyczących Funduszu.

Badając prawidłowość naliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych stwierdzono, że wyliczenia odpisu na ZFŚS dokonano w rozdziale 75023 na podstawie planowanego zatrudnienia w liczbie 9 etatów. Łącznie, wyliczony zgodnie z obowiązującymi zasadami odpis na ZFŚS wyniósł zatem kwotę 6.261,12 zł, natomiast w koszty działalności oraz na zwiększenie Funduszu Socjalnego zaksięgowano bezzasadnie kwotę 6.300 zł. Środków tych nie przelano jednakże na wyodrębniony rachunek Funduszu. Tym samym naruszono przepisy art. 5 ust. 1 w zw. z art. 2 pkt 2 ustawy o ZFŚS, stanowiące, iż Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych, zaś pod pojęciem corocznego odpisu podstawowego należy rozumieć równowartość dokonanych odpisów na rachunek bankowy Funduszu. Z opisanego stanu faktycznego wynika, że - w świetle ustawy o ZFŚS – nie doszło do utworzenia Funduszu za 2004 rok z powodu nie przekazania równowartości dokonanych odpisów na rachunek ZFŚS. W związku z tym nie było także podstaw do zwiększenia stanu Funduszu na koncie 851. Prawidłowe zapisy księgowe związane z naliczeniem odpisu i przekazaniem środków na rachunek Funduszu powinny mieć postać:

Ma 240 – Wn 400 (naliczenie odpisu jako zobowiązania jednostki wobec Funduszu),

Ma 130 – Wn 240 (przelew środków z rachunku jednostki na rachunek Funduszu),

Wn 135 – Ma 851 (wpływ środków na rachunek Funduszu jako podstawa zwiększenia Funduszu w świetle przywołanych przepisów).

         Zgodnie z wymogiem art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS pracodawca jest zobowiązany do przekazania równowartości dokonanych odpisów na rachunek bankowy Funduszu w terminie do 30 września tego roku, z tym, że w terminie do 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisu podstawowego – s. 66-68 protokołu kontroli.

         W zakresie dokumentowania w księgach rachunkowych operacji dotyczących prowadzonej działalności socjalnej dokonywano operacji na koncie 135 za pomocą dowodu księgowego PK (bez faktycznego obrotu środkami na rachunku). Przykładowe operacje księgowe na kontach 135 i 851 zostały przedstawione w protokole kontroli. Zapisy takie są niezgodne z zasadami funkcjonowania konta 135, ustalonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm.), według których zapisów na koncie 135 dokonuje się w zakresie wpływów środków na rachunek bankowy i wypływów z rachunku.

         Kontrolowana jednostka finansowała działalność socjalną bezpośrednio z rachunku budżetu, zwiększając i jednocześnie obciążając konto Funduszu Socjalnego (851) w momencie wykorzystania środków na cele socjalne. Gotówkę podejmowano z rachunku budżetu do kasy, z której dokonywano wypłaty środków. Oprócz tego dokonywano pomocniczego księgowania na koncie 135 w celu odzwierciedlenia operacji na tym koncie, jak gdyby ów rachunek był rzeczywiście zasilany w środki, przeznaczane następnie na określone cele socjalne – str. 11-13 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” widniało saldo Wn w wysokości 56.772,63 zł jako należności wynikające z udzielonych pożyczek z ZFŚŚ i saldo Ma - 299 zł oznaczające nadpłatę spłaconej pożyczki. Stwierdzono, że na koncie syntetycznym 851 „Fundusz świadczeń socjalnych” (fundusze socjalne 851-1 do 851-7) istniało saldo Ma w wysokości 98.749,25 zł. Natomiast konto syntetyczne 135 „Rachunki środków specjalnego przeznaczenia” posiadało łączne saldo 1.429,80 zł. W protokole kontroli wykazano, że stan funduszu ZFŚS na koncie 851 jest większy o 40.845,82 zł niż łączne kwoty pożyczek udzielonych pracownikom Urzędu Gmin i jednostek organizacyjnych oraz środków na rachunkach Funduszy – str. 68 protokołu kontroli.

         Ustalono, iż kierownicy jednostek organizacyjnych gminy, w także Pan Wójt będący kierownikiem Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej, nie sporządzili bilansów jednostkowych. Naruszono tym samym obowiązki sprawozdawcze określone w § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont… – str. 16 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli stanu gotówki w kasie oraz druków ścisłego zarachowania przeprowadzonej w dniu 5 października 2005 r. stwierdzono nadwyżkę gotówki w kasie w wysokości 451,50 zł. Ustalono, że przyczyną nadwyżki środków pieniężnych w kasie było nieujęcie w raporcie kasowym gotówki za sprzedane znaki skarbowe (oddzielne raporty dla gotówki za sprzedane znaki skarbowe nie były prowadzone). Naruszono tym samym przepis wewnętrzny z zakresu gospodarki kasowej stanowiący, że kasjer prowadzi sprzedaż znaków opłaty skarbowej i gotówkę za sprzedane znaki zaprzychodowuje w raporcie kasowym.

Kontrolującym okazano „ewidencję sprzedaży znaków skarbowych,” z której wynika, że na dzień 4 października 2005 r. w kasie znajdowały się znaki skarbowe w wysokości 48,50 zł. Zsumowanie stanu znaków skarbowych i gotówki za sprzedane znaki dało wartość 500 zł, która jest równa zaliczce w znakach udzielonej przez PKO w Bielsku Podlaskim, ujętej w ewidencji zapisem Wn 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” i Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”. Należy wskazać, że do ewidencji stanu znaków skarbowych służy konto 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”, co wynika z zasad funkcjonowania tego konta zawartych w załączniku Nr 2 do rozporządzeniu Ministra Finansów z 18 grudnia 2001r. oraz zakładowym planie kont jednostki - str. 18 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że kontrolowana jednostka zrealizowane dochody budżetu państwa z tytułu opłat za dowody osobiste ewidencjonuje na koncie 853/1 „Fundusze Pozabudżetowe”. Wpływ środków z tego tytułu księgowano Wn 101 - Ma 853/1, a przekazanie na rachunek bankowy Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego z rachunku depozytowego Wn 853/1 - Ma 139. Do ewidencji rozrachunków z tytułu dochodów pobranych na rzecz budżetu państwa służy konto 224 "Rozrachunki budżetu" w ewidencji budżetu gminy, na którym – stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 listopada 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad, trybu i terminów opracowywania planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami oraz przekazywania jednostkom samorządu terytorialnego dotacji celowych na realizację tych zadań (Dz. U. Nr 100, poz. 1077 ze zm.) – podlegają ewidencjonowaniu dochody budżetu państwa zrealizowane przez gminne jednostki organizacyjne i przekazane na rachunek budżetu w terminach określonych w § 7 rozporządzenia z 10 listopada 2000 r. W przypadku nie wyodrębnienia oddzielnego rachunku bankowego dla urzędu gminy właściwe będzie przyjmowanie wykonanych przez Urząd dochodów budżetu państwa bezpośrednio na rachunek budżetu (Wn 133 – Ma 224) Przekazanie zrealizowanych dochodów na rachunek Urzędu Wojewódzkiego należy udokumentować zapisem Ma 133 – Wn 224, zaś należną gminie prowizję zapisem Wn 224 – Ma 901 – str. 23 i 89 protokołu kontroli.

Badając realizację umowy kredytowej zawartej przez gminę w dniu 3 lipca 2003 r. z Bankiem Zachodnim WBK we Wrocławiu na kwotę 335.363 zł stwierdzono, że zgodnie z umową kontrolowana jednostka zobowiązała się spłacić w 2004 r. 3 raty kredytu w łącznej kwocie 67.763 zł. Z treści zawiadomienia Banku Zachodniego WBK wynika, że na dzień 31 grudnia 2004 r. stan zadłużenia gminy z tytułu tego kredytu wynosił  276.578,64 zł, z tego kapitał nieprzeterminowany – 267.600 zł i kapitał przeterminowany – 8.978,64 zł. Na podstawie ewidencji księgowej prowadzonej dla zadłużenia z tytułu tego kredytu (konto 134/5) stwierdzono, że w 2004 r. spłacono raty kredytu na kwotę 64.849 zł (obroty strony Wn), zamiast wymaganej umową kwoty 67.763 zł. Natomiast na stronie Ma konta 134/5 pod datą 31 grudnia 2004 r. zaksięgowano na zwiększenie kredytu kwotę 6.064,94 zł. Z wyjaśnień Skarbnika Gminy wynika, że kwotę tą doksięgowano aby doprowadzić do zgodności saldo konta 134/5 z potwierdzeniem rachunku przez Bank WBK. W efekcie część zapłaconych przez gminę Rudka rat kredytowych (w kwocie 6.064,94 zł), które w ewidencji organu zaksięgowano na koncie 134/5 jako spłacone raty, była przez Bank w pierwszej kolejności zarachowywana na należne mu odsetki. Na kwotę wykazanego przez Bank kredytu przeterminowanego w wysokości 8.978,64 zł składa się kwoty:

- 2.913,70 zł – niezapłaconego w terminie kredytu,

- 6.064,94 zł – spłacona rata kredytu potraktowana przez WBK S.A. jako należne bankowi odsetki.

Informacja banku nie znalazła odzwierciedlenia w sprawozdawczości jednostki. W związku z informacją Banku kwota 6.064,94 zł (czyli faktycznie zapłacone odsetki) powinna zwiększyć wydatki budżetowe na obsługę długu, wykazywane w sprawozdaniu Rb-28S, a także zmniejszyć rozchody budżetu wykazywane w sprawozdaniu Rb-NDS. Ponadto w sprawozdaniu Rb-Z powinno zostać wykazane zadłużenie z tytułu wymagalnych zobowiązań w wysokości 8.978,64 zł – str. 26-28, 60 i 80 protokołu kontroli.

Opisane wyżej ustalenia świadczą o konieczności dołożenia większej staranności przy realizacji płatności wynikających z umowy kredytowej, w tym weryfikowania działań banku dotyczących naliczania oprocentowania wynikającego z umowy.

Uchwałą Nr VI/34/03 z dnia 29 kwietnia 2003 r. Rada Gminy Rudka określiła zasady nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata. W rozdziale VI p.n. „Dzierżawa i najem nieruchomości i lokali” w § 15 pkt 1 postanowiono, że najemców i dzierżawców lokali wyłania się w wyniku ustalenia strony umowy w drodze przetargu, z zastrzeżeniem, że postanowienia w tym zakresie nie mają zastosowania do nieruchomości i lokali przeznaczonych na potrzeby administracji samorządowej, jednostek organizacyjnych oraz lokali, na które nie wyłoniono strony umowy w kolejnych dwóch przetargach. W uchwale określono też zasady przeprowadzania przetargów. Kontrola wykazała, że Urząd Gminy posiadał zawartych 10 umów najmu, dzierżawy i użyczenia, w tym 4 umowy zawarte w czasie obowiązywania cytowanej uchwały. Stwierdzono, że umowa najmu z Przedsiębiorstwem Wielobranżowym „Mix” z Rudki na okres od 20 października 2004 r. do 19 października 2014 r. nie była poprzedzona postępowaniem przetargowym – str. 37-38 protokołu kontroli. Ze złożonego kontrolującym wyjaśnienia wynika, że przyczyną odstąpienia od trybu przetargowego jest m.in. małe zainteresowanie prowadzeniem działalności gospodarczej na terenie gminy, z którego to względu przypadek każdej umowy jest rozpatrywany według odrębnych zasad. Należy jednak wskazać, że możliwość odstąpienia od trybu przetargowego z takich przyczyn nie wynika u uchwały Rady Gminy.

Badając wysokość wypłat zrealizowanych w miesiącu grudniu 2004 r. na rzecz pracowników Urzędu stwierdzono, że niektórym z nich zostały wypłacone środki nie mające uzasadnienia w ustalonych angażach. Wypłat dokonywano z rachunku prowadzonego w Banku PBH PBK i traktowano je jako „zaliczki”. Środki te były następnie zwracane przez pracowników do kasy Urzędu i odprowadzane na rachunki bankowe (pomocnicze) w Banku Spółdzielczym w Brańsku i PKO BP S.A. w Bielsku Podlaskim, z których dokonywano wydatków budżetowych. Zgodnie z wyjaśnieniem Skarbnika Gminy, wypłaty te były związane z potrzebą wypłacenia gotówki z Banku PBH PBK, ponieważ gmina zgodnie z § 14 ust. 1 umowy kredytowej nr 2727-3100-2-2311/III/3/1/98 z dnia 15 września 1998 r. była zobowiązana do utrzymania na tym rachunku środków na poziomie 20% kwoty kredytu, co ograniczało gminie możliwość dysponowania środkami na tym rachunku – str. 66-67 protokołu kontroli. Należy ponadto wskazać, że rozważenia wymaga podjecie działań zmierzających do zmiany postanowień obowiązującej umowy. Przepis art. 195 ust. 4 obowiązującej od 1 stycznia 2006 r. ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych zakazuje udzielania przez jednostki samorządu terytorialnego pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym w celu zabezpieczenia kredytu lub pożyczki.

W zakresie prawidłowości ustalania poszczególnych składników wynagrodzeń i przyznawanych kategorii zaszeregowania pracowników stwierdzono uchybienia opisane na str. 66 protokołu kontroli, które zostały usunięte w trakcie trwania kontroli.

         Badanie prawidłowości udzielania zamówień publicznych wykazało, że kontrolowana jednostka stosowała w postępowaniu dotyczącym wyłonienia wykonawcy modernizacji drogi dojazdowej w obrębie gruntów wsi Rudka kryteria oceny ofert odnoszące się do właściwości wykonawcy. Ocenie poddawane były następujące dane: potencjał sprzętowy wykonawcy, oświadczenie o wykonywaniu robót o podobnym charakterze. Stosownie do przepisu art. 91 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 ze zm.) kryteria oceny nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, w tym m.in. jego wiarygodności technicznej. Zastosowanie tych kryteriów w procesie oceny ofert nie miało jednakże wpływu na wynik postępowania – str. 71-74 protokołu.

Kontrolowana jednostka sporządziła roczne sprawozdanie Rb-33 z wykonania planów finansowych funduszy celowych nie posiadających osobowości prawnej za okres 2004 roku. Wykazane w nim wielkości stanu GFOŚiGW na początek roku, przychody i wydatki oraz stan Funduszu na koniec roku nie wynikają bezpośrednio z ewidencji księgowej prowadzonej do konta 853/2. Kontrola wykazała, że na tym koncie oprócz operacji związanych bezpośrednio z Funduszem (wpływ środków, naliczenie odsetek, wypłata środków m.in. za wywóz nieczystości) dokonywano także operacji dotyczących zasilenia rachunku bankowego Funduszu (którego obroty błędnie ewidencjonowano na koncie 139/2 zamiast 135) w środki na opłatę przez GOPS w Rudce niektórych składek ZUS oraz opłacenia następnie składek z tego rachunku. Z wyjaśnieniem uzyskanych w kontrolowanej jednostce wynika, że sytuacja ta jest spowodowana potrzebą rozdzielenia, dla przejrzystości rozliczeń z ZUS, składek od  świadczeń socjalnych wypłaconych przez GOPS w Rudce, od składek ZUS opłacanych przez Urząd Gminy za swoich pracowników – str. 88-89 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola w powyższym zakresie prowadzona była, między innymi, pod kątem prawidłowości poboru wskazanych dochodów.

Badanie zagadnień z zakresu powszechności i prawidłowości obciążenia podatkiem rolnym podatników z grupy osób prawnych, pozwoliło ustalić uchybienia dotyczące stosowania przepisów ustawy Ordynacja podatkowa. Jak wskazuje opis na stronie 44 protokołu kontroli kontrolowana jednostka nie posiadała danych z ewidencji geodezyjnej dotyczących stanu posiadania gruntów przez osoby prawne będące podatnikami podatku rolnego. Brak ten uniemożliwia dokonanie weryfikacji danych zawartych w deklaracjach podatkowych, a tym samym wykonanie obowiązków wskazanych treścią przepisów art. 272 wskazanej ustawy, polegających na prowadzeniu czynności sprawdzających m. in. pod kątem ustalenia stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami (ust. 3 wymienionego przepisu).

Ponadto w grupie podatników - osób fizycznych stwierdzono przypadki błędnego ustalenia podstawy opodatkowania (hektarów przeliczeniowych). Zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (Dz. U. z 1993 roku, Nr 94, poz. 431 ze zm.) podstawę opodatkowania podatkiem rolnym stanowi liczba hektarów przeliczeniowych, ustalonych na podstawie powierzchni, rodzajów i klas użytków rolnych wynikających z ewidencji geodezyjnej - str. 47 protokołu kontroli. Opis nieprawidłowości na tej stronie wskazuje także na niewykonanie obowiązku nałożonego na podatników treścią art. 6a ust. 5 ustawy o podatku rolnym.

W zakresie podatku rolnego u osób fizycznych przeprowadzona kontrola wykazała także nieprawidłowości opisane na stronach 52 i 53 protokołu kontroli, a dotyczące udzielonych ulg inwestycyjnych i ulg z tytułu nabycia gruntów na powiększenie lub utworzenie nowego gospodarstwa rolnego.

         Badanie wymiaru podatku rolnego pozwoliło również ustalić, iż decyzję określającą podatki lokalne w formie łącznego zobowiązania pieniężnego Wójtowi Gminy Rudka podpisał pracownik urzędu gminy. Treść art. 132 § 1 Ordynacji podatkowej wskazuje, że wójt i jego zastępcy oraz skarbnik jednostki samorządu terytorialnego podlegają wyłączeniu od załatwiania spraw dotyczących ich zobowiązań podatkowych lub innych spraw normowanych przepisami prawa podatkowego. W myśl § 2 przywołanego artykułu wyłączenie stosuje się również w przypadku spraw dotyczących małżonka, rodzeństwa, wstępnych, zstępnych albo powinowatych pierwszego stopnia osób wymienionych w § 1, a także osób związanych stosunkiem przysposobienia, opieki lub kurateli z osobami wymienionymi w cytowanym paragrafie – str. 48 protokołu kontroli.

         W toku kontroli zagadnień dotyczących prawidłowości wymiaru podatku leśnego od osób fizycznych, stwierdzono przypadki, opisane na stronie 48 protokołu kontroli, dotyczące nie złożenia przez podatników informacji podatkowych, stanowiących podstawowy materiał dowodowy do wymiaru tej należności. Nieprawidłowość ta stanowi naruszenie art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 30 października 2002 roku o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200, poz. 1682 ze zm.)

Brak czynności sprawdzających nakazanych treścią art. 272 Ordynacji podatkowej, realizowanych przez służby organu podatkowego był przyczyną uchybień zakresie prawidłowości opodatkowania podatkiem od nieruchomości podatników prowadzących działalność gospodarczą. Opis na stronach 45 i 46 protokołu kontroli wskazuje na przypadek naruszenia art. 6 ust.1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity Dz. U. z 2002 roku Nr 9 pozycja 84 z późn. zm.) poprzez błędne (zawyżone) ustalenie wysokości zobowiązania podatkowego w deklaracji oraz brak działań organu podatkowego w tym zakresie.

Przeprowadzona analiza powszechności i prawidłowości obciążenia podatkiem od nieruchomości osób fizycznych, wykazała uchybienia polegające na nie wyegzekwowaniu, w przypadkach opisanych na stronie 48 protokołu kontroli, informacji podatkowych w podatku od nieruchomości, jako podstawowego materiału dowodowego służącego ustalaniu podstawy opodatkowania, zgodnie z art. 6. ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Dodać tu należy, iż obowiązek ujawnienia przez podatnika podstawy opodatkowania – poprzez złożenie „wykazu nieruchomości” – obowiązywał także w poprzednim stanie prawnym, przed dokonaniem nowelizacji przepisów ustawy o podatkach i opłatach lokalnych (nowela z 30 października 2002 roku (Dz. U. Nr 137, poz. 1683), obowiązująca od 1 stycznia 2003 roku).

W zakresie należności podatkowych z tytułu podatku od środków transportowych stwierdzono przypadki opisane na stronie 46 protokołu kontroli, a dotyczące nie złożenia przez podatników tego podatku deklaracji podatkowych dotyczących posiadanych przez nich środków transportowych objętych tym podatkiem. Obowiązek złożenia tych deklaracji nakłada art. 9 ust. 6 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tj. Dz. U. Nr 9 poz. 84 z późn. zm.). W zakresie tej należności podatkowej stwierdzono także przypadki opisane na stronie 47 protokołu kontroli dotyczące braku weryfikacji danych znajdujących się w deklaracjach podatkowych złożonych przez podatników, co potwierdza podnoszony wcześniej brak wykonania obowiązków wskazanych treścią przepisów art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa, polegających na prowadzeniu czynności sprawdzających m.in. pod kątem ustalenia stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami.

Badanie przeprowadzone pod kątem prawidłowości udzielania ulg w zapłacie należności podatkowych, którego wyniki opisano na stronie 51 protokołu kontroli, wskazuje na uchybienia polegające na braku uzasadnienia faktycznego i prawnego decyzji. Zgodnie z treścią art. 210 §1 pkt. 6 ustawy Ordynacja podatkowa są one integralnym elementem każdej decyzji podatkowej. Wprawdzie § 5 wymienionego przepisu wskazuje na możliwość odstąpienia od uzasadnienia decyzji w sytuacji, gdy uwzględnia ona w całości żądanie strony, nie dotyczy to jednak decyzji wydanych na skutek odwołania bądź na podstawie których przyznano ulgę w zapłacie podatku.

W zakresie wymiaru i poboru opłaty targowej stwierdzono przypadki, opisane na stronie 55 protokołu kontroli, dotyczące stosowania stawek tej opłaty niezgodnych z Uchwałą Rady Gminy Nr VIII/47/03 z dnia 8 grudnia 2003 roku w sprawie ustalenia stawek opłaty targowej, zasad ustalania i poboru oraz terminu płatności.

W toku kontroli zagadnień z zakresu ewidencji księgowej podatków i opłat stwierdzono przypadki naruszenia wskazań § 9 ust. 6 pkt 1 oraz ustępu 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego – strony 56 – 57 protokołu kontroli.

Kontroli poddano prawidłowość i rzetelność sporządzania sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych (Rb-PDP). Opis na stronach 59 i 60 protokołu kontroli wskazuje na nieprawidłowości w tym zakresie, z uwzględnieniem ich skutków finansowych oraz okresów sprawozdawczych, których dotyczą. Zasady sporządzania sprawozdania RB-PDP zawarte są w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (DZ. U. Nr 24, poz. 279). Przepisy § 4 ust. 1 pkt 2 lit. a) przywołanego rozporządzenia nakładają obowiązek sporządzenia omawianego sprawozdania na przewodniczącego jednostki samorządu terytorialnego. Należy przy tym wskazać, iż w myśl art. 74 i 75 ustawy z dnia 13 listopada 2003 roku o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 203, poz. 1966 ze zm.) szczególne znaczenie mają sprawozdania za okresy roczne, stanowiące podstawę do wyliczenia części wyrównawczej subwencji ogólnej dla gmin.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieznajomości oraz niewłaściwej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy.

Organem wykonawczym gminy jest wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał rady gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt wykonuje zadania przy pomocy urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na wójcie zgodnie z art. 44 obowiązującej od 1 stycznia 2006 r. ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104)

         Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają od 1 stycznia 2006 r. przepisy art. 45 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych.

         Mając na uwadze przedstawione nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Udzielenie dyrektorowi Zespołu Szkół w Rudce pełnomocnictwa, o którym mowa w art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym.

2. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości dotyczących Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych poprzez:

a) dokonywanie przelewu równowartości dokonanego odpisu na wyodrębniony rachunek ZFŚS, przy uwzględnieniu terminów wynikających z obowiązujących przepisów,

b) dokonanie korekty stanu Funduszu w zakresie kwoty zawyżającej jego wartość w stosunku do naliczonego odpisu za 2004 roku,

c) urealnienie stanu Funduszu poprzez doprowadzenie do jego zgodności z łączna kwotą należności z tytułu udzielonych pracownikom pożyczek mieszkaniowych i stanu rachunku ZFŚS,

d) dokonywanie zapisów na koncie rachunku bankowego Funduszu (konto 135) wyłącznie na podstawie wyciągów bankowych,

e) ewidencjonowanie operacji dotyczących naliczenia odpisu i przekazania środków na rachunek Funduszu w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia.

2. Sporządzanie bilansów jednostkowych Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej oraz zapewnienie sporządzania bilansów jednostkowych przez kierowników innych jednostek budżetowych.

3. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie gospodarki pieniężnej i rozrachunków poprzez:

a) ujmowanie gotówki za sprzedane znaki opłaty skarbowej w raporcie kasowym, zgodnie z postanowieniami instrukcji kasowej,

b) ewidencjonowanie wartości znaków skarbowych na koncie 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,

c) ewidencjonowanie dochodów pobranych na rzecz budżetu państwa w ewidencji budżetu na koncie 224 „Rozrachunki budżetu", w korespondencji z kontem 133 „Rachunek budżetu”.

4. Właściwe wykazywanie w sprawozdawczości kwoty wydatków i rozchodów wynikających z przedstawianych przez bank informacji na temat stanu zadłużenia z tytułu kredytu. Podjęcie działań mających na celu wyjaśnienie pojawiających się rozbieżności co do wysokości spłacanego kredytu.

5. Przestrzeganie postanowień uchwały Rady Gminy VI/34/03 z dnia 29 kwietnia 2003 r. w zakresie najmu lokali użytkowych odnośnie wyboru najemcy w formie przetargowej. Rozważenie potrzeby wystąpienia do organu stanowiącego z projektem zmiany uchwały w tym zakresie, dostosowującej zasady wynajmowania do aktualnych potrzeb.

6. Zaniechanie dokonywania na rzecz pracowników Urzędu nie mających merytorycznego uzasadnienia wypłat zaliczek z rachunku prowadzonego w Banku BPH PBK.

7. Zaniechanie ustalania kryteriów oceny ofert odnoszących się do właściwości wykonawcy, jak tego wymaga art. 91 ust. 3 Prawa zamówień publicznych.

8. Zaniechanie wykorzystywania rachunku bankowego GFOŚiGW do gromadzenia środków nie związanych z działalnością Funduszu.

9. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie opodatkowania podatkami i opłatami lokalnymi, opisanymi w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, których źródłem są zaniechania w prowadzeniu przez organ podatkowy czynności sprawdzających.

10. Stosowanie ulg i zwolnień w podatku rolnym z uwzględnieniem wskazanych przepisów ustawy o podatku rolnym

11. Zachowanie powszechności i prawidłowości w opodatkowaniu podatkami lokalnymi poprzez eliminację wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia nieprawidłowości i uchybień.

12. Stosowanie obowiązujących stawek podatkowych przy poborze opłaty targowej.

13. Wydawanie kompletnych decyzji podatkowych, zawierających wszystkie elementy wskazywane obowiązującymi przepisami Ordynacji podatkowej.

14. Wyeliminowanie nieprawidłowości z zakresu ewidencji księgowej podatków i opłat wskazanych w protokole kontroli oraz części opisowej niniejszego wystąpienia.

15. Zweryfikowanie rzetelności danych służących za podstawę sporządzania sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych (Rb-PDP) za wskazane okresy sprawozdawcze, skorygowanie wartości błędnie wykazanych w powyższych sprawozdaniach oraz przekazanie poprawnej wersji sprawozdań do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku