 |
 |
 |
 |
 |
|
zalecenia - Gmina Krypno |
|
|||||||||||
|
|||||||||||||
|
Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej gminy Krypno przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Krypnie przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 24 czerwca 2005 roku (znak: RIO.I.6011 - 5/05), o treści jak niżej:
Pan Andrzej Zdanowicz Wójt Gminy Krypno W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Krypno za okres 2004 r., przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Krypnie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce. W trakcie kontroli badaniu poddano elementy organizacji i funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej w Urzędzie Gminy. Pan Wójt wydał m.in. zarządzenie nr 8/03 z dnia 3 grudnia 2003 r. określające instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych dla Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych objętych obsługą finansowo-księgową (Urząd obsługuje GOPS i gminne jednostki oświatowe). Stwierdzono, że w związku ze scentralizowanym systemem obsługi księgowej udział kierowników innych niż urząd gminnych jednostek budżetowych w procesie gospodarowania środkami publicznymi nie jest pełny. Instrukcja formalnie stwarza możliwość autoryzacji wydatków przez kierowników jednostek, ale kontrola wykazała, że nie wystąpiły przypadki korzystania przez nich z tego typu uprawnień. Z analizy dokumentów stanowiących podstawę wypłat wynika, że kierownicy jednostek ograniczają się co najwyżej do podpisywania dokumentów pod względem merytorycznym. Autoryzacja wydatków jest dokonywana przez Pana lub Pana zastępcę, przy czym należy podkreślić, iż zastępca nie posiada wymaganego pisemnego umocowania do zatwierdzania wydatków. Ponadto w instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych dla Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych objętych obsługą finansowo-księgową zostały pominięte operacje związane z wypłatą świadczeń przez GOPS, a także dokumentowanie sprzedaży dotyczącej dostaw wody, odprowadzania ścieków i wywozu śmieci. Przywołana instrukcja nie nakłada obowiązku podpisywania list płac przez kierowników gminnych jednostek organizacyjnych – str. 8-9 protokołu kontroli. Na tle przedstawionego stanu faktycznego należy wskazać, iż zasadą generalną jest odpowiedzialność kierownika jednostki sektora finansów publicznych za całość gospodarki finansowej oraz wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej (art. 28a ust. 1 ustawy). Z tej zasadniczej normy wynika, iż odpowiedzialność za realizację planów finansowych, stanowiących podstawę gospodarki finansowej jednostek sektora finansów publicznych, powinni ponosić kierownicy tych jednostek – z racji upoważnienia do dysponowania środkami określonymi w planie. W sferze jednostek oświaty norma ta znalazła odzwierciedlenie w przepisie art. 39 ust. 1 pkt 5 ustawy o systemie oświaty (Dz. U. z 1996 r. Nr 67, poz. 329 ze zm.), stanowiącym, iż dyrektor szkoły dysponuje środkami określonymi w planie finansowym szkoły zaopiniowanym przez radę szkoły i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie, a także może organizować administracyjną, finansową i gospodarczą obsługę szkoły (wskazane zatem w art. 5 ust 7 ustawy o systemie oświaty obowiązki organu prowadzącego szkoły w zakresie zapewnienia obsługi administracyjnej, finansowej i ekonomicznej szkoły należy interpretować w świetle wskazanego artykułu ustawy, ustanawiającego prawa i obowiązki dyrektora). Z przywołanego art. 28a ustawy o finansach publicznych wynika też, że każdy kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest zobowiązany zapewnić odpowiedni system wewnętrznej kontroli finansowej w swojej jednostce, odpowiadający wymogom art. 35a ustawy. Według przepisów tego artykułu kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Kierownik jednostki (z uwzględnieniem jej zadań, struktury organizacyjnej, kadrowej itp.) winien ustalić procedury kontroli finansowej w formie pisemnej, obejmując wszystkie podejmowane w jednostce operacje dotyczące gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem publicznym (art. 35a ust. 3 ustawy). Ustawa daje kierownikowi jednostki możliwość powierzenia określonych obowiązków w dziedzinie gospodarki finansowej pracownikom swojej jednostki. Przyjęcie takiej odpowiedzialności powinno zostać potwierdzone dokumentem (art. 28a ust. 2 ustawy). W opracowaniu i doskonaleniu dokumentacji systemu kontroli finansowej (zawierającej procedury, instrukcje, wytyczne kierownictwa, zakresy obowiązków, zasady organizacji jednostki itp.) należy uwzględniać standardy określone przez Ministra Finansów. Standardy takie zostały ogłoszone w Komunikacie Nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 roku (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 3, poz. 13). Przyjęte mechanizmy kontroli powinny być komunikowane pracownikom jednostki w celu należytego ich wdrożenia oraz zapewnienia efektywności działania. Omawiane procedury kontroli finansowej, jak wcześniej wskazano, powinny być wdrożone we wszystkich gminnych jednostkach organizacyjnych. Natomiast stosownie do postanowień art. 127 ustawy na wójcie, jako organie sprawującym ogólny nadzór nad realizacją dochodów i wydatków budżetu, ciąży obowiązek corocznej kontroli przestrzegania przez podległe jednostki ustanowionych procedur kontroli finansowej. W badanej gminie kontrola taka nie była prowadzona – organ wykonawczy gminy autoryzował (zatwierdzał do wypłaty) operacje gospodarcze wynikające z planów finansowych podległych jednostek. Z przywołanych regulacji prawnych wynika, że model skoncentrowanej obsługi finansowo-księgowej nie może prowadzić do zniesienia samodzielności (w granicach prawa) kierowników jednostek do prowadzenia gospodarki finansowej i wynikającej z niej odpowiedzialności w tym zakresie. Z tego też względu wynikające z zarządzeń Pana Wójta procedury obiegu i kontroli dokumentacji operacji gospodarczych i finansowych powinny być przyjęte formalnie przez kierowników jednostek, dla których prowadzona jest wspólna obsługa, z uwzględnieniem jednakże ich kompetencji i odpowiedzialności za procesy związane z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem (np. gospodarkę dochodami własnymi (w 2004 r. – środkami specjalnymi), zaciąganie zobowiązań i dokonywanie wydatków w ramach ustalonych planów finansowych, okresową weryfikację przydzielonych i nabytych składników majątkowych drogą spisu z natury). Badając dokumentację opisującą przyjęte w Urzędzie Gminy zasady rachunkowości stwierdzono, że nie zapewniają one prowadzenia rachunkowości w sposób pozwalający na ocenę sytuacji majątkowej i finansowej poszczególnych jednostek organizacyjnych objętych scentralizowaną obsługą finansowo-księgową – str. 9-11 protokołu kontroli (część kont syntetycznych jest prowadzona w rozbiciu na Urząd i szkoły). Zakładowy plan kont nie przewiduje też możliwości ujmowania przypisów należności z tytułu sprzedaży wody, odprowadzania ścieków i wywozu śmieci. Koszty działalności komunalnej są ujmowane na koncie 400- „Koszty według rodzajów”. Do konta 400 prowadzi się ewidencję szczegółową w rozbiciu na podziałki klasyfikacji budżetowej. Ewidencja kosztów na koncie 400 nie przewiduje podziału ani na poszczególne jednostki organizacyjne, ani na rodzaje prowadzonej działalności. Z zarządzenia Pana Wójta w sprawie zasad rachunkowości wynika, że konta syntetyczne funkcjonują według opisu tych kont zamieszczonego w załączniku Nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752). Kontrola wykazała jednak, że w praktyce są stosowane liczne odstępstwa od zasad funkcjonowania kont syntetycznych w porównaniu z zakładowym planem kont – str. 11-13 protokołu kontroli. Dotyczy to w szczególności takich kont, jak: 101 „Kasa”, 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”, 133 „Rachunek bieżący budżetu’, 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, 750 „Przychody i koszty finansowe”, 960 „Skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu”, 961 „Nadwyżka lub niedobór budżetu”. Stosowane odstępstwa od zasad funkcjonowania kont opisanych w przywołanym rozporządzeniu sprawiają, że zapisy na tych kontach nie odzwierciedlają ekonomicznego charakteru ewidencjonowanych operacji gospodarczych. Odstępstwa od przyjętych zasad polegają na: - księgowaniu wpływów dochodów do kasy w korespondencji z kontem 140-„Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne” zamiast z kontem 221 (należności przypisane) lub kontem 750 (należności nieprzypisane); - niezgodności zapisów na koncie 133 z wyciągami bankowymi; - braku opisu konta 130, mimo że zapisy na tym koncie są prowadzone nie w oparciu o bankowy rachunek jednostki budżetowej, lecz na podstawie wyciągu bankowego do rachunku budżetu; - ustalaniu zobowiązań wobec dostawców i wykonawców tylko na koniec danego roku budżetowego; - niedokonywaniu przypisów należności z tytułu dochodów budżetowych związanych z prowadzeniem gospodarki komunalnej; - ujmowaniu na koncie 400 zamiast na koncie 750 kosztów finansowych z tytułu odsetek, a także ujmowaniu na koncie 750 należnego podatku VAT; - prowadzeniu ewidencji na koncie 960 i 961 w sposób uniemożliwiający ustalenie wyniku z wykonania budżetu za dany rok (konto 961) i wyniku na zasobach budżetu (konto 960). Badając prawidłowość i terminowość zapisów w ewidencji księgowej stwierdzono liczne nieprawidłowości dotyczące ewidencji rozrachunków z tytułu należności budżetowych, zobowiązań z tytułu dostaw, robót i usług, zobowiązań finansowych, rozliczeń inwestycji, rozliczeń z tytułu podatku VAT, środków pieniężnych, dochodów i wydatków budżetu, a także operacji związanych z ustaleniem wyniku budżetu – str. 13-19 protokołu kontroli. W szczególności należy zwrócić uwagę na brak zgodności danych dotyczących naliczonego i należnego podatku VAT wykazywanego w deklaracjach miesięcznych VAT-7 z zapisami na kontach syntetycznych. W deklaracjach VAT-7 wykazuje się zakupy związane ze sprzedażą opodatkowaną bez uprzedniego ujęcia tych operacji w księgach rachunkowych danego miesiąca. Na przykład w sierpniu ujęto w deklaracji fakturę z dnia 19.08.2004 r. P.P.U. „DALBA” za wykonanie oczyszczalni ścieków w kwocie 1671.585,17 zł i VAT naliczony w kwocie – 117.010,76 zł, mimo iż w ewidencji księgowej faktura ta została ujęta dopiero w następnym miesiącu. W kontrolowanej jednostce nie księguje się w ogóle należności z tytułu dostaw wody, odprowadzania ścieków i wywozu śmieci, zaś zapisy na koncie 225-3 „Rozliczenia z tytułu VAT” dotyczą tylko kasowo zrealizowanych dochodów i opłaconych faktur zakupu. Należy też wskazać, że zaniechanie ewidencjonowania rozrachunków z dostawcami w ciągu roku doprowadziło do przypadku, w którym przekazano na stan środków trwałych efekty inwestycyjne w kwocie wyższej niż saldo strony Wn konta 080- „Inwestycje”. Działanie to spowodowało wystąpienie na koniec sierpnia 2004 r. salda strony Ma konta 080 w kwocie 1.509.697,64 zł – str. 13 protokołu kontroli. Z pozostałych nieprawidłowości, związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów i ustawą o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), należy wymienić: - pomijanie w ewidencji prowadzonej na koncie 133 lokat typu over night i błędne księgowania zwrotu przez US w Mońkach różnicy między naliczonym i należnym podatkiem VAT – str. 17 protokołu kontroli; - odmienne prowadzenie ewidencji szczegółowej zwrotu dochodów (do konta 130) i wydatków (do konta 902) od ewidencji dochodów (do konta 901) i wydatków (do konta 130) – str. 16-17 protokołu kontroli; - nieujmowanie w księgach rachunkowych odsetek od kredytu zaciągniętego w EURO zgodnie z zasadą memoriału – str. 17-18 protokołu kontroli; - nieustalenie na koniec I, II i III kwartału zadłużenia z tytułu kredytu zaciągniętego w EURO według kursu obowiązującego w dniu kończącym kwartał – str. 18, 20-21 protokołu kontroli; - nieustalenie wyniku z wykonania za dany rok na koncie 961 i skumulowanego wyniku na zasobach budżetu na koncie 960 (saldo konta 961 na koniec roku jest sumą sald kont 960 i 961 prowadzonych według zasad określonych w zakładowym planie kont) – str. 18-19 protokołu kontroli; - księgowanie przychodów z zaciągniętych kredytów na koncie 260 „Zobowiązania finansowe”, zamiast na koncie 134 „Kredyty bankowe” – str. 51 protokołu kontroli. Stwierdzone nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych wykluczały sporządzanie zgodnych ze stanem rzeczywistym sprawozdań budżetowych i sprawozdań finansowych. Nieprawidłowości w sporządzaniu tych sprawozdań zostały przedstawione na str. 21-24 protokołu kontroli; m.in.: - zadłużenie rzeczywiste w tytułu kredytów i pożyczek za I, II, i III kwartał 2003 r. było odpowiednio o 115.103 zł, 144.201 zł i 152.730 zł wyższe od zadłużenia wykazywanego w sprawozdaniach Rb-Z. Z kolei za te same kwartały 2004 r., w związku ze wzrostem wartości złotego wobec EURO, realne zadłużenie z omawianych tytułów było niższe od wykazanego w sprawozdaniach Rb-Z odpowiednio o 22 zł, 43.205 zł i 70.529 zł; - w bilansie z wykonania budżetu za 2004 rok, w poz. pasywów II.2 „Niedobór budżetu”, wykazano na początek roku kwotę (-) 1.142.603 zł, zaś na koniec roku 2.623.106 zł, Natomiast poz. II.6 „Skumulowany wynik na zasobach budżetu” nie zawierała żadnych danych. W przypadku prowadzenia ewidencji na kontach 960 i 961 zgodnie z opisem zamieszczonym w załączniku Nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w poz. II.2, w której zamieszcza się saldo strony Wn konta 961, wykazanoby na początek roku kwotę (-) 36.569 zł, zaś na koniec roku kwotę (-) 1.296.197 zł (w przypadku prawidłowej ewidencji podatku VAT – byłaby to kwota 1.289.736 zł). Natomiast w poz. II.6, w której ujmuje się saldo konta 960, ujętoby na początek roku kwotę 1.105.944 zł, zaś na koniec roku 1.326.909 zł; - suma bilansowa w bilansie łącznym Urzędu i innych jednostek budżetowych jest zaniżona o kwotę niezaewidencjonowanych należności z tytułu sprzedaży wody, odprowadzania ścieków i wywozu śmieci (w pasywach bilansu zaniżony jest wynik jednostki); z porównania dochodów z tych tytułów i przychodów wykazywanych w deklaracjach miesięcznych VAT-7 wynika, że należności dotyczące działalności komunalnej wynosiły co najmniej 29.660 zł (str. 14 protokołu kontroli). Stwierdzono również, że kontrolowana jednostka nie sporządziła skumulowanego bilansu gminy za 2002 i 2003 r., mimo iż taki obowiązek wynika z przepisów § 19 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. str. 24 – protokołu kontroli. Należy zaznaczyć, że w Gminie Krypno konsolidacji podlegają: bilans z wykonania budżetu i łączny bilans jednostek budżetowych. Analizując uchwałę budżetową na 2004 rok i dokonywane w niej zmiany stwierdzono m.in. następujące uchybienia: - w ciągu roku nie były dokonywane zmiany w planie przychodów i rozchodów, który został sporządzony w formie załącznika do uchwały budżetowej z 24 marca 2004 r. W planie tym, z uwagi na zakładany poziom dochodów i wydatków, nie przewidziano realizacji przychodów budżetowych, natomiast w toku wykonania budżetu zostały zrealizowane przychody z tytułu pożyczki i kredytu, stosownie do uchwał zmieniających budżet, na łączną kwotę 1.671.825,17 zł – str. 52-53 protokołu kontroli; z uwagi na przyjętą formę uchwały budżetowej właściwe jest, aby przy wprowadzaniu do budżetu przychodów stanowiących źródło pokrycia planowanego deficytu budżetu była dokonywana stosowna zmiana również w planie będącym zestawieniem przychodów i rozchodów budżetowych; - aneks nr 1/99 do umowy pożyczki z NFOŚiGW z dnia 23.12.2002 r. (podpisanej na podstawie uchwały Rady Gminy z 2002 roku, dotyczącej budżetów gminy na 2002 i 2003 rok) w sprawie zaciągnięcia w 2004 roku transzy pożyczki w wysokości 484.760 zł został zawarty w dniu 18 maja 2004 r., tj. przed dokonaniem stosownej zmiany budżetu na ten rok, ustalającej kwotę deficytu i źródło jego pokrycia, w myśl przepisu art. 124 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych; uchwała w tej materii (Nr XVII/96/04) została podjęta przez organ stanowiący w dniu 28 czerwca 2004 r. – str. 51-52 protokołu kontroli. Ponadto, z danych dotyczących realizacji budżetu 2004 roku zawartych w protokole kontroli wynika, że część wydatków dotyczących programu współfinansowanego ze środków pomocowych (modernizacja oczyszczalni ścieków) nie była planowana we właściwych podziałkach klasyfikacji budżetowej. Z tabeli zamieszczonej na str. 68 protokołu kontroli wynika, że wydatek inwestycyjny w dziale 900, rozdz. 90095 został zaplanowany i zrealizowany w dwóch paragrafach 6050 (wyk. 513.207 zł) i 6052 (wyk. 1.186.825 zł). Natomiast wartość faktury VAT za wykonanie oczyszczalni ścieków, opisanej na str. 13 protokołu, wyniosła 1.671.585,17 zł. Świadczy to, że kwota 484.760,- zł, stanowiąca część zapłaty za fakturę ze środków stanowiących wkład własny gminy, została ujęta do par. 6050. Należy wskazać, że stosownie do objaśnień zawartych w załączniku nr 4 do obowiązującego w okresie kontrolowanym rozporządzenia Ministra Finansów z 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634 ze zm.), cyfrę 2 należy dodawać do paragrafów wydatków dotyczących współfinansowania programów realizowanych ze środków bezzwrotnych pochodzących z UE. Symbol ten należy stosować dla oznaczenia wszystkich wydatków ponoszonych w trakcie realizacji programu, zatem również stanowiących wkład finansowy jednostki samorządu terytorialnego. Obecnie obowiązujące rozporządzenie w sprawie klasyfikacji budżetowej z dnia 20 września 2004 r. (Dz. U. Nr 209, poz. 2132 ze zm.) utrzymało wskazane zasady klasyfikacji. W zakresie planowania budżetowego kontrola wykazała również, że w budżecie na 2003 rok nie dokonano stosownej zmiany planu rozchodów dotyczących spłaty długoterminowych kredytów zaciągniętych w EURO. W budżecie na 2003 rok zaplanowano spłaty kredytu po kursie 3,6217 zł za 1 EURO, mimo iż w I kwartale tego roku kurs zawierał się w przedziale 4,0849 zł – 4,5088 zł. W efekcie, zamiast planowanych na spłatę kredytu 200.000 zł, rozchody wyniosły 252.132 zł – str. 71 protokołu kontroli. Jak wynika z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, rozchody ujęte w budżecie gminy (w budżecie ujmuje się rozchody na spłaty kredytów i pożyczek związanych z finansowaniem deficytu) stanowią nieprzekraczalny limit. W przypadku więc konieczności poniesienia rozchodów w kwocie wyższej, niż zakładano należy dokonywać zmiany budżetu w zakresie planu rozchodów. Badając dochody uzyskiwane z tytułu prowadzonej w Urzędzie Gminy działalności komunalnej (dostawy wody, odprowadzanie ścieków i wywóz śmieci) stwierdzono, że dochody uzyskane z tej gospodarki wynosiły w 2004 r. – 342.421 zł (przychody netto według deklaracji VAT-7 – 370.143 zł), zaś wydatki bieżące związane z tą działalnością – 649.129 zł – str. 51 protokołu kontroli. Z ustaleń kontroli wynika, że Urząd Gminy w Krypnie wykonuje obowiązki przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. Nr 72, poz. 747 ze zm.). Zgodnie z obowiązującym regulaminem dostarczania wody i odprowadzania ścieków, przyjętym przez Radę Gminy uchwałą Nr IV/23/02 z dnia 30 grudnia 2002 r., rozliczenia za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków powinny być dokonywane na podstawie określonych w taryfach cen i stawek opłat oraz ilości dostarczanej wody i odprowadzanych ścieków. Dostawca obowiązany jest stosować taryfę (obowiązującą 1 rok) zatwierdzoną uchwałą Rady Gminy, bądź wprowadzoną w trybie art. 24 ust. 8 ustawy. Z ustaleń kontroli wynika, że przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne, jakim jest Urząd Gminy nie występowało do Rady Gminy o zatwierdzenie taryf na 2003 i 2004 rok (rozliczenia za wodę i ścieki były dokonywane według cen ustalonych przez organ stanowiący w uchwałach (odpowiednio) Nr XXVIII/163/01 z dnia 3.12.2001 r. i Nr VI/42/99 z dnia 30.04.1999 r.) – str. 49-50 protokołu kontroli. Przepisy ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków ustalają zarówno tryb opracowywania, jak i zatwierdzania taryf stawek i opłat (Rozdziały 4 i 5). W świetle tych przepisów, na kontrolowanym Urzędzie ciąży m.in. obowiązek określenia w taryfie na dany rok cen i stawek opłat na podstawie niezbędnych przychodów, przy uwzględnieniu kosztów związanych ze świadczeniem usług, po dokonaniu ich alokacji na poszczególne taryfowe grupy odbiorców usług (art. 20 ust. 2 ustawy) oraz przedstawienia radzie gminy, w terminie 70 dni przez planowaną datą wejścia taryf w życie, wniosku o zatwierdzenie taryf (art. 24 ust. 2 ustawy). Wniosek winien zawierać szczegółową kalkulację cen i stawek opłat oraz wieloletni plan rozwoju i modernizacji urządzeń wodociągowych i kanalizacyjnych (art. 24 ust. 4). Zasady opracowywania taryf określają również przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 12 marca 2002 r. w sprawie określania taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków (Dz. U. Nr 26, poz. 257). Zgodnie z postanowieniami tego aktu, w taryfach określa się m.in. taryfowe grupy odbiorców usług, wyodrębniane ze względu na podział odbiorców usług pod kątem odpowiadających im kosztów świadczenia usług (§ 11 i § 13 ust. 3 rozporządzenia). Zgodnie z zasadami ustalania taryf przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne określa taryfę na podstawie niezbędnych przychodów zapewniających pokrycie kosztów tej działalności. Z uwagi na fakt, iż w analizowanym przypadku przedsiębiorstwem wodociągowo-kanalizacyjnym jest jednostka budżetowa, warunek określony w cytowanym przepisie byłby spełniony w przypadku, gdyby dochody z tej działalności (przy uwzględnieniu należności) były równe wydatkom. Z przepisu art. 24 ust. 6 przytoczonej ustawy wynika, iż organ stanowiący może podjąć uchwałę o dopłacie dla jednej, wybranych lub wszystkich taryfowych grup odbiorców (wysokość ustalonej w ten sposób dopłaty stanowiłaby podstawę ujęcia wydatków na ten cel w planie finansowym Urzędu Gminy). Zasadom opracowania taryf powinien odpowiadać system finansowo-księgowy przedsiębiorstw wodociągowo-kanalizacyjnych (art. 20 ustawy, § 12 rozporządzenia). Należy podkreślić, iż w kontrolowanej jednostce nie został spełniony warunek prowadzenia ewidencji kosztów w sposób umożliwiający sporządzenie kalkulacji cenowej zgodnie z przywołanymi przepisami. Przedstawione zasady ustalania i zatwierdzania taryf, m.in. z uwagi na niedostosowanie ewidencji księgowej do wymogów ustawy, nie były przestrzegane także przy określaniu cen za wodę i ścieki na 2005 rok. Uchwałą nr XIX/121/04 Rady Gminy z dnia 15 listopada 2004 r. zostały ustalone ceny za wodę i ścieki na rok 2005, mimo iż do właściwości Rady Gminy należy zatwierdzanie taryf określonych przez przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne (art. 24 ust. 1 ustawy). Z kalkulacji cenowych sporządzonych przez Urząd Gminy wynika, że zostały one sporządzone na podstawie wydatków za 9 miesięcy 2004 roku, a nie roku obrachunkowego w rozumieniu rozporządzenia Ministra Infrastruktury – str. 50 protokołu kontroli. W wyniku badania prawidłowości postępowań o udzielenie zamówień publicznych ustalono, iż Urząd Gminy Krypno w 2004 roku dokonywał w trybie zapytania o cenę zakupu oleju opałowego Ekoterm Plus lekki (łącznie wydatkowano na dostawy kwotę 201.040,-zł) – str. 62-68 protokołu, załącznik nr 5 do protokołu. Zgodnie z treścią zaproszeń do składania ofert o udzielenie zamówienia publicznego, przedmiotem zamówienia były jednorazowe dostawy do posiadanych kotłowni centralnego ogrzewania oleju opałowego, charakteryzującego się parametrami według ZN/ITN-PKN SA/NT-219/2000. Postępowanie prowadzono sześciokrotnie (z wartości szacunkowych poszczególnych zamówień – str. 62 protokołu kontroli wynika, że przekraczały one równowartość kwoty 6.000 euro, z wyjątkiem postępowania z dnia 24-25 marca 2004 r.). Dwa zamówienia dostaw (w styczniu i lutym 2004 r.) zostały udzielone pod rządami ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 ze zm.), pozostałe zaś (w marcu, wrześniu, listopadzie i grudniu 2004 r.) – ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 ze zm.). Zaproszenia do składania ofert zawierały informację, iż ofertę, zawierającą cenę brutto a) oferty we wszystkich prowadzonych postępowaniach zostały złożone faksem, a więc były obarczone nieważnością w świetle art. 21 ust. 4 ustawy o zamówieniach publicznych i art. 82 ust. 2 Prawa zamówień publicznych; stosownie do wskazanych przepisów oferta (w odróżnieniu od innych oświadczeń) powinna posiadać formę pisemną pod rygorem nieważności (przy czym Prawo zamówień publicznych dopuszcza złożenie oferty w postaci elektronicznej, opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym); b) w postępowaniach prowadzonych w II półroczu 2004 r. zamawiający nie przesyłał wraz z zaproszeniem do składania ofert specyfikacji istotnych warunków zamówienia, co było sprzeczne z art. 71 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych; ponadto termin składania ofert nie uwzględniał czasu niezbędnego na przygotowanie i złożenie oferty, jak tego wymaga art. 64 ust. 1 w zw. z art. 73 ustawy; świadczy o tym fakt, iż w większości zamówień wykonawcy składali oferty po terminie wyznaczonym przez zamawiającego, c) żadne z postępowań nie zakończyło się zawarciem w formie pisemnej umowy w sprawie zamówienia publicznego; stosownie do art. 74 ustawy o zamówieniach publicznych i art. 139 ust. 2 Prawa zamówień publicznych umowy o zamówienie publiczne wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, chyba że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej. W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano także dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 roku Nr 8, poz. 60), jest Wójt Gminy. Kontrola w powyższym zakresie prowadzona była między innymi pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, kompletności ewidencji, windykacji zaległości podatkowych oraz rzetelności sporządzanych sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń. Podczas kontroli prawidłowości i rzetelności sprawozdania z wykonania podstawowych dochodów podatkowych (Rb-PDP) za 2004 rok w zakresie wykazanych skutków obniżenia górnych stawek podatków oraz skutków udzielonych ulg odroczeń, umorzeń, zwolnień oraz zaniechania poboru, stwierdzono następujące nieprawidłowości: - zaniżono skutki obniżenia górnych stawek podatku od nieruchomości o 14091 zł. Jak ustalono, powyższa różnica powstała na skutek pominięcia przy obliczeniu części powierzchni, które zostały zwolnione z podatku na podstawie uchwały Nr XI/73/03 z dnia 15 grudnia 2003 r. w sprawie zwolnień w podatku od nieruchomości, - nie wykazano skutków obniżenia górnych stawek w podatku od środków transportowych. Obowiązujące w 2004 roku stawki podatku od środków transportowych były niższe od maksymalnych stawek wynikających z obwieszczenia Ministra Finansów. W badanym okresie podatkowaniu podatkiem podlegało 21 pojazdów. W oparciu o przedstawioną dokumentację podatkową ustalono, że w wyniku zastosowania obniżonych stawek uzyskano dochody niższe o 6463 zł, - zawyżono skutki z tytułu udzielonych ulg odroczeń, umorzeń, zwolnień oraz zaniechań poboru w od środków transportowych. W wyniku postępowania nadzorczego prowadzonego przez Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku unieważniono § 1 uchwały Nr XI/75/03 w sprawie zwolnień w podatku od środków transportowych, w którym zapisano, iż zwalnia się z podatku pojazdy będące własnością gminy, służące do dowozu dzieci do szkół. W badanym sprawozdaniu wykazano kwotę podatku za dwa autobusy w wysokości 1313 zł. Mając na uwadze, iż zapis dotyczący zwolnienia został unieważniony błędem było ujęcie ww. kwoty jako skutku zwolnienia. W sprawozdaniu należało jedynie wykazać skutki w wysokości 900 zł wynikające z decyzji w sprawie umorzenia zobowiązania podatkowego – str. 33-34 protokołu kontroli. W wyniku kontroli deklaracji na podatek od nieruchomości, składane przez osoby prawne i jednostki nie mające osobowości prawnej, pod względem prawidłowości i powszechności opodatkowania stwierdzono, iż w deklaracji złożonej przez podatnika wskazanego w opisie na stronie 35 protokołu kontroli, wykazano jako zwolnione na podstawie uchwały Rady Gminy Krypno między innymi: halę sportową, grunty boiska sportowego oraz wartość budowli położonych na boisku. Wszystkie wymienione przedmioty opodatkowania, będące w posiadaniu szkoły, są zwolnione z podatku od nieruchomości na mocy art. 7 ust.2 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2002 roku Nr 9, poz. 84 ze zm.). A zatem niewłaściwym jest wykazywanie ich w deklaracji na podatek od nieruchomości jako zwolnione na podstawie uchwały Rady Gminy. Natomiast u podatników o nr 14001 i 14007 stwierdzono różnice między powierzchnią wykazaną w deklaracjach podatkowych, a wynikającą z ewidencji geodezyjnej. W przypadku pierwszego z wymienionych podatników powierzchnia wykazana jest większa w stosunku do danych geodezyjnych. Natomiast w drugim przypadku powierzchnia z deklaracji jest niższa od danych geodezyjnych. Obie sytuacje maja wpływ na wysokość zobowiązania, należy zatem wszcząć postępowanie podatkowe, w toku którego należy ustalić faktyczną powierzchnię gruntu będącą w posiadaniu podatników i porównać ja z dokumentami źródłowymi będącymi w posiadaniu Starostwa Powiatowego w Mońkach – str. 34-35 protokołu kontroli. Rozbieżności stwierdzono również między powierzchnią gruntów wg danych zawartych w ewidencji geodezyjnej, a danymi wykazanymi przez poszczególne podmioty organizacyjne podatnika opisanego na stronie 35 protokołu kontroli. W ewidencji geodezyjnej figuruje jeden podmiot, który posiada 278.650 m2 gruntów, brak natomiast wyszczególnienia, jakie nieruchomości posiadają poszczególne zakłady organizacyjne tego podmiotu - podatnicy podatku od nieruchomości. Łącznie wszystkie trzy podmioty wykazały do opodatkowania jedynie 1603,08 m2. W związku tym, iż na podstawie danych geodezyjnych nie można ustalić, który z ww. podmiotów posiada w użytkowaniu poszczególne nieruchomości należy przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, w celu ustalenia, jakie faktycznie powierzchnie gruntów posiadają poszczególne podmioty. W trakcie postępowania należy mieć na uwadze, iż w żadnej z deklaracji nie wykazano powierzchni zwolnionych na podstawie art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. W wyniku kontroli prawidłowości i powszechności opodatkowania podatkiem leśnym stwierdzono, że w kontrolowanej jednostce wymiar tej należności od osób fizycznych dokonywany był na podstawie uproszczonych planów urządzenia lasu. W przedstawionej dokumentacji brak było informacji podatkowych na podatek leśny, co stwierdzono w 67 % badanej próby. Art. 3 ustawy z dnia 30 października 2002 roku o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200, poz. 1682 ze zm.) stanowi, że podstawą opodatkowania podatkiem leśnym jest powierzchnia lasu, wyrażona w hektarach, wynikająca z ewidencji gruntów i budynków. W związku z tym, iż ewidencja geodezyjna nie zawiera informacji na temat wieku lasu, ustawodawca w art. 6 ust. 2 i 6 zobowiązał podatników do składania informacji o lasach. Mają one na celu wskazanie momentu powstania albo wygaśnięcia obowiązku w podatku leśnym, zawiadomienie o zaistnieniu zmian mających wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego oraz podanie danych umożliwiających zastosowanie organowi podatkowemu zwolnień na mocy przepisów ustawy. Należy zatem stwierdzić, iż składane informacje obok danych geodezyjnych, są podstawowym źródłem danych umożliwiających organowi podatkowemu prawidłowe ustalenie wysokości zobowiązania podatkowego. Dane wynikające z innych źródeł mogą stanowić jedynie pomoc w przypadku prowadzonego postępowania podatkowego – str. 38 protokołu kontroli. Podczas kontroli realizacji dochodów z tytułu opłaty targowej stwierdzono brak w wewnętrznych przepisach uregulowań dotyczących kontroli prawidłowości obiegu druków ścisłego zarachowania. Procedury te powinny dotyczyć min. takich kwestii jak: określenie częstotliwości kontroli ilościowo-wartościowej ilości druków ścisłego zarachowania, sposobu ich przechowywania oraz wskazania osób upoważnionych do pobierania druków, a także określenia wzoru upoważnienia do ich pobierania. Natomiast kontrola prawidłowości pracy inkasenta wykazała, że pobierał on opłatę za kilka dni z góry. Narusza to zarówno wskazania art. 21 § 1 ust. 1 ustawy Ordynacja podatkowa, jak i art. 15 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Zgodnie z pierwszym z wymienionych przepisów zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem, w którym ustawa podatkowa wiąże powstanie takiego zobowiązania. Natomiast w drugim z wymienionych przepisów, ustawodawca określił moment powstania zobowiązania, które w tym przypadku powstaje w momencie dokonywania sprzedaży na targowisku. Wobec powyższego pobieranie opłaty w opisany sposób jest niewłaściwe. Z analizy przedstawionych do kontroli części biletów pozostających u inkasenta wynika, że nie jest możliwe ustalenie daty ich wydania sprzedającemu. Uniemożliwia to kontrolę wywiązywania się inkasenta z realizacji postanowień umowy zawartej w dniu 24 lutego 2000r., zgodnie, z którymi winien on rozliczać się z pobranych kwot raz w miesiącu – str. 42-43 protokołu kontroli. Wyniki kontroli decyzji, na podstawie których udzielono ulg w zapłacie podatku wskazują, że organ podatkowy nie przestrzega przepisów ustawy Ordynacja podatkowa w zakresie prowadzonego postępowania podatkowego. Podatnicy składając wniosek o udzielenie ulgi, jako podstawowy argument mający uzasadnić brak możliwości opłacenia podatku podawali trudną sytuację finansową. W przedstawionej podczas kontroli dokumentacji nie stwierdzono dowodów, które świadczyłyby, że rzeczywiście tak jest. W przypadku prowadzonego postępowania dotyczącego osób fizycznych dokumentację, na podstawie której udzielono ulgi w zapłacie podatku w postaci odroczenia terminu płatności, rozłożenia na raty podatku bądź zaległości podatkowej stanowiły jedynie podanie i decyzja. W przypadku przedsiębiorców dodatkowo w dokumentacji była informacja o uzyskanej dotychczas pomocy publicznej. Art. 48 Ordynacji wskazuje, iż w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub ważnym interesem publicznym organ podatkowy może zastosować ulgę w ww. postaciach. A zatem ustawodawca konstruując w taki sposób przywołany przepis, nałożył na organy podatkowe bezwzględny obowiązek zebrania i analizy materiału dowodowego w celu wykazania istnienia tzw. ważnego interesu strony wnioskującej lub też interesu publicznego, przemawiającego za przychyleniem się do wniosku. W przypadku, gdy w drodze postępowania organ podatkowy ustalił, ze nie zachodzą przesłanki wymienione w art. 48 § 1 nie ma on możliwości przyznania ulgi w zapłacie podatku. Należy przy tym pamiętać o przepisach Działu IV „Postępowanie podatkowe”, w którym określone zostały zasady prowadzenia postępowania. I tak, w toku postępowania podatkowego organ podatkowy powinien działać w sposób budzący zaufanie oraz podejmować wszelkie niezbędnie działania w celu wyjaśnienia stanu faktycznego i załatwienia sprawy (art. 121 i 122). Należy również pamiętać, o obowiązku dokumentowania przez organ podatkowy dokonanych ustaleń, do których ma on obowiązek się odnieść w wydanej decyzji. Identyczne zastrzeżenia, co do sposobu prowadzone go postępowania stwierdzono podczas kontroli decyzji umorzeniowych o nr Fn 3113-30/2004; Fn 3113-29/2004; Fn 3113-15/2004; Fn 3113-4/2004; Fn 3113-3/2004. Organ podatkowy podjął rozstrzygnięcia bez ustalenia przesłanek, o których mowa w art. 67 § 1. Prowadzone postępowanie w żaden sposób nie dokumentowało i nie potwierdzało podnoszonych przez podatnika przyczyn, które uniemożliwiają mu wywiązanie się z zapłaty podatku. Ponadto w trakcie kontroli stwierdzono, iż w wydawane decyzje nie zawierają wszystkich elementów, wskazywanych treścią art. 210 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W badanych decyzjach brak jest zarówno uzasadnienia prawnego jak i faktycznego. Odstąpienie od uzasadnienia wykluczone jest w przypadku, gdy na podstawie decyzji udzielono ulgi w zapłacie podatku - § 5 art. 210 ww. ustawy. Zarówno w przypadku umorzenia, odroczenia, jak i rozłożenia na raty mamy do czynienia z ulgą w zapłacie podatku – str. 44-46 protokołu kontroli. W wyniku kontroli prawidłowości i powszechności opodatkowania podatkiem od środków transportowych stwierdzono, iż przypadku pojazdu o Nr rejestracyjnym BMN H896 błędnie ustalono kwotę należnego podatku. Zgodnie z danymi wynikającymi z deklaracji DMC pojazdu wynosi 11,5 t. natomiast z danych ze Starostwa DMC pojazdu wynosi 12 t. Ponieważ opisana różnica ma istotne znaczenie dla ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego (900 zł w przypadku danych z deklaracji podatkowej i 2124 zł wg danych ze Starostwa) należy przeprowadzić postępowanie, w którym na podstawie innych dokumentów będzie można ustalić faktyczne DMC pojazdu. W badanym okresie deklaracji na podatek za posiadane i podlegające opodatkowaniu pojazdy nie złożyła Gmina Krypno. Natomiast kontrola w zakresie prawidłowości prowadzonej ewidencji podatkowej wykazała, iż nie powadzi się kont do rozrachunków, o których mowa w § 9 ust. 5 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999r. w sprawie zasad i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat lokalnych dla organów samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 50, poz. 511) – str. 47-48 protokołu kontroli. W wyniku kontroli terminowości składania deklaracji podatkowych ustalono, iż na żadnej z nich nie ma uwidocznionej daty wpływu do Urzędu. Wskazuje to, że ta część dokumentów wpływa do urzędu z pominięciem kancelarii. Taki stan rzeczy narusza wskazania § 6 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 ze zm.), zgodnie z którym korespondencję wpływającą do urzędu przyjmuje kancelaria, rejestrując ją ilościowo. Jak wynika z analizy złożonych deklaracji przeprowadzonej pod kątem daty ich wypełnienia, można uznać, iż żaden z podatników nie dotrzymał terminu złożenia wynikającego z art. 9 ust 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Brak reakcji służb organu podatkowego świadczy również, że nie dokonywano czynności sprawdzających, do jakich organ podatkowy zobowiązany jest na podstawie art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa – str. 48 protokołu kontroli. Podczas kontroli decyzji dotyczących wymiaru podatku oraz udzielania ulg i zwolnień wydawanych na podstawie przepisów ustawy Ordynacja podatkowa stwierdzono, że większość z nich została podpisana przez Panią Alinę Trykozko – Sekretarza Urzędu. W trakcie kontroli przestawiono dwa upoważnienia, na podstawie których dokonywała ona tych czynności. Pierwszym z nich, z dnia 12.01.1998r, Wójt Gminy na podstawie art. 143 §1 upoważnił Panią Trykozko do wydawania decyzji, postanowień oraz zaświadczeń. Wskazany artykuł ustawy stanowi, że Organ podatkowy może upoważnić pracownika kierowanej przez niego jednostki organizacyjnej do załatwiania spraw w jego imieniu w ustalonym zakresie, a w szczególności do wydawania decyzji, postanowień i zaświadczeń. Na podstawie obowiązującego prawa podatkowego można wydać kilka rodzajów decyzji m. in. dotyczących określenia wysokości zobowiązania pieniężnego oraz dotyczących umorzenia, odroczenia, rozłożenia na raty. W związku z powyższym użyty w przepisie zwrot „..w ustalonym zakresie...” nabiera specjalnego znaczenia i zobowiązuje organ podatkowy do szczegółowego określenia uprawnień upoważnionego pracownika. W trakcie roku dokonano zmiany treści upoważnienia. Od dnia 20 września 2004 r. Pani Alina Trykozko upoważniona została do załatwiania spraw dotyczących wymiaru podatków i opłat lokalnych oraz wydawania w tym zakresie decyzji, postanowień i zaświadczeń. Jak wykazała kontrola po tej zmianie Pani Trykozko nadal wydawała decyzje dotyczące umorzenia, odroczenia, rozłożenia na raty, ulg żołnierskich i inwestycyjnych oraz zwolnień z tytułu nabycia gruntów. Mając na uwadze opis zawarty w protokole kontroli na stronach 44 i 45 należy stwierdzić, iż błędy w stosowaniu instytucji upoważnienia mogą powodować wady wydanych decyzji a tym samym ich nieważność w myśl obowiązujących przepisów Ordynacji podatkowej. Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania obowiązujących przepisów prawnych, dotyczących prowadzenia gospodarki finansowej i udzielania zamówień publicznych, podatków i opłat lokalnych oraz rachunkowości. Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał rady gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie zgodnie z art. 28a ustawy o finansach publicznych. Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą o rachunkowości należy do skarbnika gminy, stosownie do przyznanego zakresu czynności. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają też przepisy art. 35 ustawy o finansach publicznych. Mając na uwadze przedstawione nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam: 1. W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej: a) spowodowanie wdrożenia procedur kontroli przez kierowników wszystkich gminnych jednostek organizacyjnych, z uwzględnieniem, iż przyjęcie wspólnych procedur związanych ze skoncentrowaną obsługą finansowo-księgową nie może pozbawić kierowników jednostek prawa dysponowania środkami publicznymi, ani też zdejmować z nich odpowiedzialności za prowadzoną gospodarkę finansową; b) objęcie instrukcją obiegu i kontroli dokumentów księgowych dokumentów wskazanych w protokole i niniejszym wystąpieniu; c)zapewnienie autoryzowania operacji gospodarczych przez osoby formalnie do tego upoważnione; d) opracowanie procedur kontroli wewnętrznej w zakresie obiegu druków ścisłego zarachowania. 2. Dostosowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości do wymagań obowiązujących przepisów oraz potrzeb jednostki, przy uwzględnieniu uwag zawartych w protokole kontroli i w części opisowej wystąpienia, dotyczących zwłaszcza prowadzenia skoncentrowanej obsługi księgowej (ewidencja w rozbiciu na poszczególne jednostki, a nie jak dotychczas na dwa segmenty działalności – urząd i szkoły). 3. Spowodowanie wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, zwłaszcza poprzez: a) bieżące ujmowanie w ewidencji zobowiązań, ze szczególnym zwróceniem uwagi na zgodność podatku VAT naliczonego w fakturach zakupu, wykazanego w deklaracjach miesięcznych VAT-7 i ujętego w ewidencji księgowej; b) dokonywanie na podstawie wystawianych faktur sprzedaży przypisów należności z tytułu dostaw wody, odprowadzania ścieków i wywozu śmieci oraz przestrzeganie zasady, iż VAT należny wykazany w deklaracji VAT-7 powinien być zgodny z ewidencją księgową; c) ujmowanie w ewidencji księgowej zobowiązań finansowych zgodnie z zawartymi umowami: jeżeli umowa dotyczy kredytu – na koncie 134, a gdy umowa związana jest z pożyczką – na koncie 260; d) ujmowanie na koncie 133 operacji związanych lokatami typu over night, a także przestrzeganie zasady, iż zapisy na tym koncie powinny być zgodne z dokumentami bankowymi (ewidencja zwrotów podatku VAT); e) zaprzestanie stosowania odstępstw od zasad funkcjonowania kont syntetycznych określonych w zakładowym planie kont, ze szczególnym uwzględnieniem ewidencji wpłat do kasy należności z tytułu dochodów budżetowych, ewidencji kosztów finansowych, podatku VAT, przeksięgowań rocznych i w następnym roku pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu na kontach 960 i 961; f) bieżące dokonywanie zapisów dotyczących kosztów inwestycji, co pozwoli na uniknięcie przypadku wystąpienia salda strony Ma na koncie 080 stwierdzonego podczas kontroli; g) wycenianie zobowiązania z tytułu kredytu zaciągniętego w EURO nie później niż na koniec kwartału; h) ustalanie różnic kursowych przy spłacie każdej raty kredytu zaciągniętego w EURO; i) ujmowanie odsetek od kredytów w księgach rachunkowych na koniec każdego kwartału. 4. Uwzględnienie przy sporządzaniu bilansu z wykonania budżetu uwag zawartych w protokole kontroli i części opisowej niniejszego wystąpienia. 5. Sporządzanie skonsolidowanych bilansów gminy. 6. W zakresie uchwały budżetowej: a) dokonywanie zmian w planach przychodów i rozchodów, stosownie do przebiegu realizacji budżetu; b) zaciąganie kredytów i pożyczek długoterminowych na podstawie uprzednio podjętej uchwały Rady Gminy, dotyczącej finansowania deficytu danego roku budżetowego; c) planowanie całości wydatków objętych programem współfinansowanym ze środków bezzwrotnych pochodzących z Unii Europejskiej z cyfrą „2” jako cyfrą końcową w oznaczeniu paragrafu wydatków. 7. Wypełnianie zadań w zakresie ustalania taryf cen i stawek opłat za dostarczoną wodę i odprowadzone ścieki, spoczywających na Urzędzie jako przedsiębiorstwie wodociągowo-kanalizacyjnym, zgodnie z przepisami ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków oraz aktów wykonawczych. Występowanie do Rady Gminy z wnioskiem o zatwierdzenie taryf, a nie ustalanie cen. 8. Udzielanie zamówień publicznych wyłącznie wykonawcom, którzy zostali wybrani zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, w szczególności zachowywanie zasady pisemności postępowania i umowy w sprawie zamówienia publicznego. 9. Przeprowadzenie weryfikacji danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za 2004 rok oraz dokonanie jego korekty. 10. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie powszechności i prawidłowości opodatkowania podatkiem od nieruchomości osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej. 11. Przestrzeganie przepisów dotyczących poboru opłaty targowej. 12. Prowadzenie postępowania podatkowego zgodnie z zasadami określonymi w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa oraz wydawanie decyzji zawierających wszystkie elementy wskazane treścią art. 210 tej ustawy. 13. Zapewnienie powszechności i prawidłowości opodatkowania podatkiem od środków transportowych. 14. Zweryfikowanie zapisów na kontach rozrachunkowych podatników z uwzględnieniem opisu zawartego w części opisowej wystąpienia oraz protokołu kontroli. 15. Przestrzeganie, aby pracownicy Urzędu wydawali decyzje podatkowe w zakresie wynikającym z udzielonych im upoważnień. O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Odsłon dokumentu: 120437994 Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak |
|||||||||||||
|
www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 120437994 | Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt | | |